Contoh Faktur Penjualan Sederhana
Hebe Zuelke
Sebagai pemilik perusahaan, setiap transaksi jual-beli yang dilakukan pasti memerlukan bukti berupa kwitansi atau faktur (invoice) penjualan. Keduanya memiliki perbedaan karena kwitansi umumnya diminta oleh pembeli, tetapi faktur penjualan diterbitkan oleh perusahaan dengan tujuan menagihkan hutang yang belum dibayarkan.
Tentu Anda perlu mengetahui cara membuat jenis dokumen ini agar bisa memberikan informasi akurat kepada pembeli. Maka dari itu, mari simak cara membuat faktur penjualan beserta 6 contoh dokumen untuk memberi gambaran lebih luas lagi! Simak penjelasannya di bawah ini.
Faktur penjualan atau biasa juga dikenal dengan invoice penjualan adalah jenis dokumen atau surat yang dibuat oleh penjual untuk menginformasikan rincian mengenai barang yang dijual kepada pembeli. Faktur ini biasanya hanya diterbitkan oleh pihak penjual atas barang yang belum selesai pembayarannya atau kredit.
Dalam dokumen tersebut, dicantumkan informasi berupa nama penjual, alamat perusahaan dan pembeli, tanggal transaksi, rincian barang yang dibeli beserta harga dan informasi lainnya. Selain itu, informasi penting yang wajib disertakan dalam jenis dokumen ini adalah tenggat waktu pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli. Invoice penjualan bisa dibuat menggunakan software seperti Microsoft Excel, Microsoft Words, situs online, atau aplikasi khusus pembuatan faktur.
Faktur penjualan dibedakan kedalam 2 jenis utama, yaitu faktur proforma dan faktur konsuler. Jenis faktur proforma adalah dokumen yang digunakan untuk mengirimkan tagihan sementara kepada pelanggan. Dokumen ini biasanya dikeluarkan untuk pembelian barang yang dilakukan secara bertahap atau cicilan.
Sementara itu, faktur konsuler adalah dokumen penagihan pembayaran yang dibuat untuk perdagangan internasional seperti ekspor dan impor. Walaupun penggunaannya berbeda, kedua jenis dokumen tersebut mencakup informasi yang sama mengenai detail pesanan barang pembeli.
Pembuatan dokumen bukti transaksi ini bukan tanpa tujuan. Baik pihak penjual maupun pembeli, keduanya akan mendapatkan manfaat dari adanya dokumen ini, seperti bukti riwayat transaksi pembelian, bukti konkret apabila ada kekurangan atau kelebihan barang di luar perjanjian awal, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk membuat faktur penjualan dengan akurat dan teliti untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan rincian pesanan dan efisiensi operasional perusahaan.
Pada bagian pembahasan cara membuat faktur penjualan, disebutkan bahwa tanda tangan berfungsi untuk menandakan keaslian sebuah dokumen perjanjian dalam penjualan. Tanda tangan tersebut dapat dibubuhkan secara manual menggunakan pena atau menggunakan aplikasi pembuat invoice melalui perangkat smartphone, komputer, dan lainnya.
Dengan menggunakan tanda tangan digital, invoice penjualan Anda bisa terjamin keabsahannya. Mengapa bisa demikian? TTd digital bisa dibuat melalui situs atau aplikasi yang hanya pemilik simbol bersangkutan saja yang bisa mengaksesnya. Salah satu aplikasi yang menyediakan layanan dan fitur TTd digital ini adalah Privy.
Selain itu, tanda tangan digital juga dilindungi secara hukum keberadaannya, tepatnya Undang-Undang No. 11 Tahun 2008. Hukum ini menjamin tidak ada seorang pun yang bisa memanipulasi tanda tangan Anda tanpa persetujuan langsung dari pihak bersangkutan. UU tersebut juga mengatur mengenai sistem keamanan TTd digital dengan menggunakan verifikasi dua tahap dan asymmetric cryptography.
Identitas perusahaan yang dimasukkan bisa berupa logo dan nama perusahaan, alamat toko, nomor telepon, alamat email, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan identitas perusahaan. Bagian ini biasanya diletakkan di header kertas atau bagian teratas pada faktur.
Setelah identitas perusahaan sudah ditulis dengan lengkap, jangan lupa tuliskan tanggal transaksi dan tanggal pembuatan faktur. Hal ini penting dicantumkan sebagai bukti historis adanya transaksi pembelian dengan pihak lain.
Inti dari pembuatan invoice penjualan adalah adanya deskripsi lengkap produk yang dijual. Deskripsi tersebut berupa rincian nama produk, jumlah, harga produk per-item, dan total keseluruhan harga produk.
Dalam penulisan harga produk, Anda harus menghitung harga total keseluruhan beserta pajak yang dikenakan terhadap barang tersebut. Dengan begitu, pembeli juga mengetahui rincian biaya apa saja yang dibebankan kepada mereka.
Anda juga dapat menambahkan deskripsi tambahan seperti warna, ukuran, atau bentuk produk. Informasi lengkap seputar produk tersebut akan sangat membantu pembeli dan penjual dalam mengidentifikasi barang yang terjual dan sudah dibeli. Jadi, jika ada kesalahan pengiriman yang terjadi, pembeli bisa segera mengonfirmasi hal tersebut.
Setelah semua cara di atas sudah dilakukan, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan di akhir dokumen faktur penjualan. Tanda tangan di sini berperan sebagai bukti resmi bahwa dokumen tersebut dikeluarkan oleh perusahaan dan ada pihak yang bertanggung jawab.
Demikianlah pembahasan mengenai contoh faktur penjualan hingga cara membuatnya. Cantumkan informasi yang jelas dan detail dalam dokumen invoice penjualan agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.
Anda dapat meningkatkan efisiensi dalam memasukkan tanda tangan digital pada faktur penjualan secara digital dengan menggunakan aplikasi yang terpercaya dan telah disertifikasi keamanannya oleh Kemenkominfo, seperti Privy. Dengan menggunakan aplikasi ini, tanda tangan digital Anda akan memiliki keabsahan hukum dan membantu mengurangi risiko kecurangan selama proses transaksi.
Namun invoice adalah istilah yang mungkin masih kedengaran asing, karena jenis dokumen tersebut tidak sepopuler faktur yang lebih sering digunakan oleh para pengusaha dan pebisnis.
Bagi Anda yang sedang bergelut dengan dunia bisnis dan harus berkutat dengan segala macam transaksi jual beli ataupun penyedia layanan jasa, mungkin cukup perlu untuk mengulas lebih dalam mengenai makna dan pentingnya invoice tersebut dalam bidang yang sedang Anda geluti tersebut.
Invoice biasanya diperbanyak dalam 3 rangkap. Bagian yang asli akan dijadikan arsip untuk perusahaan, sedangkan sisanya akan diberikan kepada pihak penjual, pembeli, dan terakhir sebagai arsip keuangan.
Selain itu, karena sangat erat kaitannya dengan transaksi jual beli, invoice sering digunakan sebagai bukti transaksi jual beli oleh badan usaha yang telah terdaftar oleh pajak. Bagi kalangan awam, istilah invoice lebih dikenal dengan nama nota.
Meskipun nota dan invoice itu sendiri memiliki perbedaannya masing-masing, akan tetapi biasanya badan usaha yang belum terdaftar pajak atau masih cukup konvensional, masih menggunakan nota sebagai pengganti kebutuhan dokumen transaksi seperti invoice.
Penggunaan invoice maupun faktur sendiri pada sebuah bisnis sendiri agar pengeluaran yang dilakukan dapat tercatat dan terdata. Pelajari lebih dalam melalui buku Mahir Akuntansi Belajar Cepat Akuntansi Biaya Akuntansi Manajemen.
Sugeng Hariyanto menyatakan bahwa invoice merupakan jenis dokumen yang memuat catatan-catatan detail mengenai suatu barang, terutama produk yang telah dibeli oleh pelanggan beserta harga yang telah disepakati.
Setiap jenis invoice yang dapat ditemukan dalam transaksi pada setiap perusahaan biasanya memiliki format yang berbeda-beda tergantung dari kebutuhan. Akan tetapi, secara umum terdapat beberapa poin penting yang harus menjadi komponen dalam suatu invoice agar informasi yang dimuat dapat tersampaikan dengan baik kepada penjual maupun pembeli. Komponen-komponen tersebut, antara lain:
Dokumen invoice pada dasarnya terbagi menjadi beberapa jenis. Semua jenis-jenis yang ada sering digunakan oleh pengusaha dan pebisnis kelas menengah ke atas untuk melakukan transaksi. Beberapa jenis-jenis dari invoice tersebut, antara lain:
Jenis invoice ini merupakan jenis yang paling sering atau yang paling umum digunakan sebagai dokumen penagihan hutang. Pada umumnya, dokumen ini digunakan untuk transaksi yang sederhana, karena formatnya yang juga cukup sederhana, yakni hanya terdiri dari nama barang dan harga jual saja.
Invoice proforma juga dapat disebut sebagai invoice sementara. Disebut demikian sebab surat ini biasanya digunakan ketika suplai produk masih belum rampung. Adapun ciri dari jenis invoice ini, yaitu diberikan kepada pembeli secara bertahap untuk digunakan sebagai bukti bahwa sebagian produk yang tercatat telah dikirimkan.
Jenis invoice konsuler ini merupakan invoice yang paling eksklusif sebab sering disertakan pada transaksi besar hingga kelas negara. Oleh sebab itu, jenis invoice ini paling sering digunakan dalam transaksi ekspor dan impor yang dilakukan oleh negara.
Untuk mempelajari lebih dalam mengenai proses pencatatan, pengglongan, peringkasan, serta penyajian biaya pembuatan serta penjualan produk beserta penafsiran hasilnya, buku Akuntansi Biaya karya Prof.Dr. Dermawan Sjahrial,MM. dkk. dibawah ini bisa kamu jadikan referensi.
Berdasarkan formatnya, dokumen transaksi berjenis invoice ini dapat digambarkan kedalam beberapa contoh sesuai dengan kebutuhannya. Beberapa contohnya tersebut yakni, invoice sederhana, invoice penagihan, invoice barang, serta invoice jasa. Berikut adalah ulasan dari beberapa contoh invoice tersebut dengan mengikuti formatnya masing-masing.
Sesuai dengan namanya, contoh invoice sederhana ini memiliki format yang juga cukup sederhana, sehingga mudah untuk dibuat kapanpun dan dimanapun. Akan tetapi, meskipun sederhana, format informasi yang tertera di dalamnya harus memuat segala informasi yang akan digunakan oleh pihak penjual maupun pembeli. Adapun beberapa muatan informasi dalam format invoice sederhana ini, antara lain:
Invoice penagihan pada dasarnya harus memuat informasi mengenai daftar nama barang, jumlah barang yang menjadi hutang, serta total harga barang yang harus dibayar. Namun, ada beberapa poin informasi yang juga tidak kalah penting yang harus tercantum dalam invoice penagihan, diantaranya yaitu: