DÚVIDAS - LANÇAMENTOS NO SIAFIWEB

[ANDERSON CABRAL]

Olá colegas,

Gostaria de solucionar uma dúvida de natureza procedimental, mas antes gostaria de introduzi-los na nossa situação:

Sou Servidor de Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Brasília. Nossa estrutura institucional tem uma Reitoria e diversos Campis espalhados pelas cidades satélites.

Anteriormente todos os serviços que envolviam licitações, contratos e lançamentos contábeis eram centralizados na Reitoria, que, recentemente, descentralizou boa parte dessas tarefas.

Estamos implantando procedimentos operacionais padrão e surgiu as seguintes dúvidas:

Os lançamentos dos contratos e das garantias contratuais decorrentes desses contratos no SIAFIWEB é obrigação da Coordenação de Compras, ou da de contabilidade?

Estamos nesse impasse. A área de contabilidade informa que não seria atribuição deles pois não sabem quando o empenho substitui o contrato ou quando existe de fato a formalização do instrumento contratual e, também, não sabem quando o contrato é rescindido, que ao meu ver isso é simples de resolver.

A Coordenação de Aquisições e Contratos, por sua vez, já realiza o lançamento desses contratos no SIASG e acredito que o lançamento no SIAFI é de responsabilidade do setor de contabilidade, até porque acredito que tal informação corresponde a um controle contábil, sendo que, posteriormente, tais informações podem ser cruzadas para garantir a fidedignidade das mesmas. Portanto, não faria sentido a Coordenação de Contratos efetuar os dois lançamentos.

Por isso, gostaria de saber dos colegas como os órgãos de vocês executam esses procedimentos e se existe algum material em que possamos nos apoiar para embasar tecnicamente essa discussão.

Abraço!

Anderson do N. Cabral

Instituto Federal de Brasília - Campus Taguatinga

[Ronaldo Corrêa]

Não sei se entendi bem a sua dúvida, mas vamos lá!

Este "lançamento" no SIAFI seria para que finalidade? Por acaso seria para alimentar o saldo da conta contábil de controle, para fins de liquidação das faturas? Sei que o SIAFI verifica se há saldo nesta conta de controle de CADA contrato, quando o pessoal da execução orçamentária e financeira vai liquidar a fatura. Portanto, esta conta precisa sim ser alimentada. Mas não sei se é o seu caso.

Aqui no DPF, basicamente fazemos da seguinte forma:

1º - Homologada a licitação, o processo é enviado à Gestão de Contratos, para:

- Requerer a emissão de Nota de Empenho (Feita por outro setor);

- Providenciar a assinatura e publicação no DOU;

- Cadastrar o Cronograma no SICON/SIASG (este procedimento é que alimenta a conta contábil de controle do SIAFI à qual me referi);

- Obter a nomeação dos fiscais (quem nomeia é o Ordenador de Despesas);

- Enviar cópia de documentos aos fiscais, para acompanhamento do contrato (aqui quem recebe e confere o objeto e atesta a fatura é o fiscal, normalmente da área demandante);

- Intervir exporadicamente, quando for demandada alteração contratual (aditivo, repactuação, revisão, reajuste, reequilíbrio, prorrogação ou rescisão) ou a apuração e aplicação de penalidades (aqui o gestor de contratos é o gerente GERAL de TODOS os contratos, e não atua no recebimento do objeto nem no ateste das faturas. Cuida de prazos, alterações contratuais e penalidades).

2º - Após nomeado como fiscal, o servidor passa a companhar a execução do objeto contratado, demandar correções à empresa contratada, atestar a fatura, medir a parcela do Cronograma e enviar para pagamento. E também enviar à gestão de contratos as PROVAS necessárias para a apuração e aplicação de penalidades.

3º - Ao receber a fatura devidamente atestada pelo fiscal e medida no módulo Cronograma do SICON/SIASG, o Núcleo de Execução Orçamentária e Financeira registra a liquidação da fatura e efetua o pagamento mediante Ordem Bancária.

Pode ser que eu não tenha sido muito explicativo ou tenha esquecido algum passo, mas em linhas gerais aqui é assim que procedemos.

E quanto à "dificuldade" de identificar quando cabe empenho ou contrato, isto já é previsto no Edital (ou deveria). Não cabe esta decisão POSTERIORMENTE. Afinal, se no Edital não tiver uma minuta de contrato devidamente aprovada pela Consultoria Jurídica, resta impossibilitado assiná-la.

Att.,

Ronaldo Corrêa

SR/DPF/SE

Aracajú/SE
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[ANDERSON CABRAL]

Olá Ronaldo,

Parece que além desse lançamento no SICON/SIASG, feito, no nosso caso, pela Coordenação de Aquisições e Contratos, existe um lançamento no SIAFIWEB. Acredito que seja até um procedimento novo. Não sei qual seria a finalidade dele e também não encontrei nada no manual do SIAFIWEB.

Com relação ao lançamento da garantia contratual, encontrei o manual que encaminho anexo.

Seguem anexas umas telas para vocês darem uma olhada.

Fiquei sabendo desse lançamento pelo pessoal da contabilidade que é vinculada à Coordenação de Planejamento e Orçamento. Segundo eles, conforme expliquei, o lançamento dos contratos, bem como da garantia contratual, quando existe essa previsão, ficaria a cargo da Coordenação de Aquisições e Contratos.

Porém, acredito que não caberia à Coordenação de Aquisições e Contratos porque já alimentamos o SICON/SIASG. 

O SIAFI é um sistema moldado para registro, acompanhamento e controle da execução orçamentária, financeira e patrimonial o que ao meu ver não guarda relação com a nossa atividade.

Sobre aquilo que falei a respeito de eles alegarem não saber se há a necessidade de firmar o contrato ou não, tais informações constam dos nossos editais. Contudo, como essas atividades foram recentemente implantadas no nosso Campus, eles não sabem onde encontrar.

Quando encaminham os empenhos para que enviemos aos fornecedores, nós verificamos se é necessário formalizar o contrato. Se for, preenchemos o contrato, colhemos as assinaturas e lançamentos no SICON/SIASG. Após isso, encaminhamos o processo devidamente instruído a eles para, após o recebimento da nota fiscal atestada, realizarem o restante dos procedimentos relativos ao pagamento. Nesse meio tempo acredito que deve ser realizado o lançamento no SIAFIWEB, bem como das garantias contratuais, quando houver previsão.

O problema é que eles ainda não possuem o costume de verificar o edital, ou o processo para saber se existe necessidade de formalização do contrato. Esperamos que esses problemas sejam resolvidos com a implantação dos nossos processos de trabalho.

Decidi então entrar em contato com os colegas do Nelca para saber se algum órgão está fazendo esse lançamento no SIAFIWEB e como estão procedendo, que área está fazendo esse lançamento e se existe algum manual interno de algum órgão no qual poderíamos nos embasar para elaborar os nossos fluxos.

Obrigado pela atenção!

Abraço!

[Silvonei Antonio de Souza]

O registro do contrato no SIAFIWEB é realizado por meio do documento RC, criando saldo na Conta de Contratos (a baixa é efetuada no momento da liquidação). Entendo que o registro deva ser realizado pela GESTÃO DE CONTRATOS, pelo fato deste ter maior controle sobre valores, aditivos, repactuações, etc. Mas nada impede do setor contábil efetuar o registro (aqui na minha UG o registro é realizado pelo setor contábil/financeiro, mas ainda não está bem definido).

Há um vídeo demonstrativo no RAMEC:

http://ramec.mec.gov.br/index.php?option=com_docman&task=cat_view&gid=231&Itemid=1

Para ver essa discussão na Web, acesse https://groups.google.com/d/msgid/nelca/CADthHqpeQz6jOkskSsaK7tczL-jEWt82i8XOzf1qkVJd2oVwqQ%40mail.gmail.com.

Para mais opções, acesse https://groups.google.com/d/optout.

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Atenciosamente,

Silvonei Antonio de Souza
Assistente em Administração
IFMT - Campus Rondonópolis

[ANDERSON CABRAL]

Olá Silvonei e Ronaldo,

Obrigado pelos esclarecimentos e pelo compartilhamento desse material. Tem muita informação interessante.

Abraço!