ROTINAS ADMINISTRATIVAS DE CONTRATAÇÕES

[Jakson Alves]

Prezados,

 

Gostaria de saber, se possível, como é o fluxo ou trâmite dos processos de aquisição de bens e serviços em seus órgãos.

 

Resumindo, o que desejo é saber como e onde o processo começa e termina. Um fluxograma do processo de contratação.

 

Meu pedido tem por objetivo melhorar a rotina dos processos de meu órgão (otimizar, desburocratizar, segregar).

 

Desde já grato pela atenção de todos.

 

Atenciosamente,

 

 

 

JAKSON BARBOSA ALVES

Pregoeiro e Presidente da CPL/PR/RO

Mat. 23159

69 3216-0548/8431-9781

[Renan Faria]

Boa noite.

 Segue link interessante: http://www.cadterc.sp.gov.br/

 São Cadernos Técnicos de Serviços Terceirizados de São Paulo, os quais auxiliam sobremaneira na confecção de especificações/ termos de referência e editais de diversos serviços terceirizados.

Atte,

Renan Faria

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De: Jakson Alves <jak...@prro.mpf.gov.br>
Para: NELCA <ne...@googlegroups.com>
Enviadas: Quarta-feira, 28 de Maio de 2014 19:52
Assunto: [NELCA] ROTINAS ADMINISTRATIVAS DE CONTRATAÇÕES

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[Ronaldo Corrêa]

Tentei fazer o mapeamento e modelagem destes processos em nosso órgão mas nunca consegui a contento.

Bem que poderíamos tentar discutir isto aqui, de forma que pudéssemos modelar de forma bem clara os processos de contratações públicas e poder analisar e racionalizá-los.

Basicamente em nosso órgão uma aquisição via licitação por Pregão Eletrônico segue o seguinte script:

- Área solicitante quantifica, especifica e estima o preço de mercado, por meio do Termo de Referência e submete ao Ordenador de Despesas;

- Ordenador de Despesas (OD) autoriza o início do processo licitatório e despacha para o Setor de Logística (SELOG);

- SELOG elabora minuta de Edital e anexos e submete à análise da Conjur;

- SELOG designa servidor para ajustar o Edital às orientações da Conjur - ou justifica a não adoção das orientações que entender não aplicáveis - e submete à ratificação do OD;

- Com a raticação do OD, o SELOG designa o Pregoeiro para finalizar o Edital, apondo a a numeração sequencial anual disponível e publicando o Aviso de Licitação e a disponibilização do Edital no Comprasnet;

- Pregoeiro responde as impugnações e pedidos de esclarecimentos antes da abertura da seção pública;

- Pregoeiro abre e opera a seção pública na data marcada, procedendo à classificação, abertura dos itens para lances, encerramento dos itens, aceitação das propostas, análise prévia de cópias dos documentos de habilitação e análise final das vias originais, habilitação, recebimento e análise de recursos ou adjudicação, enviando posteriormente ao OD para homologação;

- Após homologação pelo OD, o SELOG procede à emissão da Nota de Empenho, formalização da contratação, por meio da Gestão de Contratos (GESCON) e programação, juntamente com o setor solicitante, dos procedimentos e data de início da execução contratual;

- Após formalizada a contratação, o SELOG solicita ao OD a designação ESPECÍFICA de fiscais (titular e substituto) do contrato (preferencialmente do setor solicitante);

- Após designado o fiscal, a GESCON fornece cópia digitais de TODOS os documentos relevantes do processo (Edital, TR, proposta da contratada, contrato etc), subsidiando sua atuação;

- Durante a execução contratual, o fiscal acompanha a execução do objeto e o recebe formalmente, por meio de ateste no documento fiscal, devendo determinar junto ao fornecedor TODAS as providências necessárias para o bom andamento da execução do objeto, sendo necessária a remessa à GESCON das informações acerca de irregularidades que ensejem penalizações e/ou providências que fogem à sua alçada;

- Pelo menos 60 dias antes do término do contrato de prestação continuada, a GESCON consulta ao fiscal, ao fornecedor e ao OD, por meio do SELOG, acerca da intenção na prorrogação, que caso seja desejada, deverá ter sua vantajosidade comprovada, se necessário, pelo setor solicitante.

- Etc...

Em linhas gerais é isto... algum complemento ou comentário, colegas do DPF?

Att.,

Ronaldo Corrêa

Aracajú/SE
61-2024 7769 (Trabalho DF)

61-9186 3206 (Claro DF)

79-8112 2679 (Claro SE + WhatsApp)

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Dica: Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade com o meio ambiente. Use com moderação.

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[Giovanni Rossi - Sargento]

Bom dia Nelquianos,

Gostei da ideia de racionalização de nossos processos proposta pelo Ronaldo.
Há tempos fico me indagando se nossa rotina é correta e em qual(is) pontos poderíamos melhorar.
Agora vejo que, apesar de pequenas diferenças, basicamente seguimos um mesmo ritual.

• SELOG = SALC

• Pregoeiro - há apenas 01 (este que vos fala), designado pelo período de 01 (um) ano, todo ano.

• Numeração Sequencial Disponível? Talvez seja nosso NUP (Número Único de Processo - 64191.001122/2014-00) Se sim, já o numeramos quando elaboramos o Edital .

• GESCON = SALC

Nossa SALC é composta de Chefe, Pregoeiro/ Aux. da Seção e 02 Empenhadores.

Alguém mais se habilita???

Atenciosamente,

Giovanni Rossi - Sargento
11-2915-3621
Aux. Seção de Aquisições Licitações e Contratos
3º Centro de Telemática de Área - Exército

[Vinicius Melchior Furtado]

Bom dia pessoal,

Confesso que de tempos pra cá ando meio obcecado por tentar aprender a mapear processos, mas entrei no setor de licitações apenas há 10 dias, de modo que não tenho condições de fazer isto aqui ainda. Porém deixo um subsídio que acho bem interessante: http://portal2.tcu.gov.br/portal/page/portal/TCU/comunidades/gestao_processos_trab/curso_mapeamento_processos_trab

Se fosse possível que com o tempo os colegas de cada órgão fizessem um mapeamento poderíamos comparar e propor mudanças.

Para além disso, percebi que tem muito conteúdo interessante aqui no grupo compartilhado, mas a quantidade de posts obriga um recém-chegado como eu a buscar um por um. Será que não dá pra fazer um upload na nuvem de tudo, organizado por tópicos?


Vinícius Melchior Furtado
Analista Técnico Administrativo
Delegacia da Receita Federal em Ribeirão Preto - SP
SEPOL/Serviço de Programação e Logística


ne...@googlegroups.com gravou em 29/05/2014 08:29:50:

> [imagem removida]

-


" Esta mensagem é enviada exclusivamente a seu(s) destinatário(s) e pode conter informações confidenciais, protegidas por sigilo profissional. Sua utilização desautorizada é ilegal e sujeita o infrator às penas da lei. Se você a recebeu indevidamente, queira, por gentileza, reenviá-la ao emitente, esclarecendo o equívoco. Caso queira relatar o mau uso deste instrumento, favor entrar em contato com o Serviço de Ouvidoria do Ministério da Fazenda."

" This message is sent exclusively to its intended recipient (s) and may contain confidential and privileged information protected by professional secrecy. Their non-authorized use subjects offenders to the penalties of law. If you have improperly received it, kindly redispatch it to the sender, clarifying the error. If you want to report the misuse of this instrument, kindly contact the Ombudsman of the Ministry of Finance."

"Só imprima esta mensagem se for realmente necessário. Contribua com a preservação do meio-ambiente."


"Please refrain from printing this message unless it is really necessary. Contribute to preserving the environment."

[Weberson Silva]

Vinícius, 

Esse link que você enviu do TCU é ótimo, estou usando o mesmo programa aqui no MPOG para mapear um processo "modelo" que represente as fases obrigatória previstas em lei.

Ronaldo, 

Gostaria de propor o uso do programa BIZAGE para quem for fazer a modelagem e mapeamento, ele é bem simples, gratuito, funcional e tem esse manual enviado pelo vinicius. (Até o TCU usa ele)

Posso enviar posteriormente um modelo para usarmos como base e cada um adequa a sua realidade.

Weberson Silva

Departamento de Logística 

Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação 

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão 

weberso...@planejamento.gov.br

[Gustavo Jose Dias]

Bom dia Jakson,

Verificamos a mesma necessidade na Anatel/MG.

Diante disso, fizemos um Informe e um Fluxograma para estabelecer e formalizar o “Processo de Aquisições”, no final de 2013.

Posso afirmar, que depois desta formalização, o tramite do processo e a interação entre todas as áreas envolvidas melhoraram muito.

Segue o documento em anexo.

Caso tenha alguma dúvida acerca do processo, estou à disposição.

Abraços,

Gustavo José Dias

Pregoeiro

Gerência Regional em Minas Gerais - GR04/MG
Agência Nacional de Telecomunicações - Anatel
((31) 2101-6122 - 7 (31) 2101-6128

--

[Weberson Silva]

Senhores, vejam com seus próprios olhos o que o programa BIZAGE pode fazer: http://arquivo.governoeletronico.gov.br/mcti/MCTI.htm

E tudo isso é quase que arrastar e soltar e ligar os pontos e setas. Depois de feito  você cria um arquivo em html (página da web) de forma automática e fica igual ao desse link aí.

Acredito que o ideal seria um mapeamento com o BIZAGE + uma documentação física (parecida com esta apresentada pelo gustavo da Anatel).

Atenciosamente, 

Weberson Silva

Departamento de Logística 

Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação 

Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão 

weberso...@planejamento.gov.br

[Franklin Brasil]

Muito bacana, Weberson. Excelente contribuição! A organização visual ajuda muito a entender a lógica dos processos. 

Me fez lembrar de outro projeto bacana, do Min. Previdência, o PROJETO FRACTAL, que vale a pena conhecer também! Só não sei se o pessoal continua atualizando a jurisprudência. 

Abraços,

Franklin Brasil

[Gustavo Jose Dias]

Isso aí Weberson/Franklin.

 

Observem que no final do documento que enviei tem um fluxograma com caixinhas e setinhas que ajudam demais a entender todo o processo.

 

Abraços,

 

Gustavo José Dias

Pregoeiro

Gerência Regional em Minas Gerais - GR04/MG
Agência Nacional de Telecomunicações - Anatel
((31) 2101-6122 - 7 (31) 2101-6128

 

[Franklin Brasil]

Sim, Gustavo. Gostei do fluxograma da Anatel. Simples e fácil de entender. Sempre me surpreendo como coisas simples podem ter um grande impacto positivo...

[Raquel Kuya]

Bom dia, colegas!
Sou nova aqui neste grupo.
Eu também estou fazendo um trabalho de mapeamento do processo de aquisições onde trabalho.
Gostaria de saber qual o prazo médio de aquisição (da data da requisição até a homologação do pregão ou autorização de nota de empenho) do órgão onde vocês trabalham.

Também, se não for muito incômodo, gostaria de saber se existem trabalhos mais recentes.

Grata,
Raquel
Setor de Planejamento

[Raquel Kuya]

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Bom dia!
Estou lendo este post antigo porque estou fazendo um trabalho para melhorar os nossos processos de compra e torná-los mais céleres.
Uma das etapas que mais demanda tempo aqui é a pesquisa de preços.
Muitos fornecedores não querem enviar orçamentos pois sabem que não irão vender nada ainda, somente no dia do pregão. Desta forma, torna-se muito difícil conseguir o mínimo de 3 orçamentos para compor o preço de referência para a licitação.
Qual o setor que faz a pesquisa de preços em seus órgãos? É a unidade requisitante ou um setor específico para isso?

Atenciosamente,
Raquel
Setor de Planejamento
Câmara Municipal de São Paulo

[Christiano Braga de Castro Lopes]

Boa tarde Raquel!

No SENAC-AL o processo tramita de forma semelhante ao da Polícia Federal, citado pelo Ronaldo, com pouquíssimas alterações nas figuras e atuações, até porque as funções são similares, mudando apenas a nomenclatura nos departamentos. Segue algumas delas:

1. A área demandante quantifica e especifica o objeto a ser licitado. Na quantificação, o processo é acompanhado pela Gerência de Materiais e Contratos, que pode questionar o levantamento com base no histórico da demanda ou classificação ABC. A especificação é técnica e apenas o solicitante tem esta prerrogativa de detalhar, junto ao fiscal técnico do futuro contrato;

2. A pesquisa de preço é realizada pela GMC, através de algumas ferramentas de pesquisa já tratadas aqui;

3. O ordenar de despesa apenas autoriza o orçamento que vai receber a despesa no exercício, mas o certame é autorizado pelo dirigente maior;

4. Os gestores de contratos e fiscais são nomeados antes mesmo do início da licitação;

5. O documento fiscal deve ser necessariamente assinado pelo gestor e fiscal técnico;

6. A GMC notifica no prazo de 90 dias o gestor do contrato acerca do interesse no aditamento/prorrogação;

7. Quem designa o pregoeiro é a CPL.

Att,

Christiano Braga Gerente de Materiais e Contratos | GMC Departamento Regional de Alagoas CRA-AL 1-1382 Tel.: 82 2122-7891 www.al.senac.br

--
*** TODAS AS ATAS DO COMPRASNET: < http://migre.me/vTHgf > ***

Obs.1: IDENTIFIQUE NOME E ÓRGÃO nas mensagens!
Obs.2: A manifestação aqui é pessoal. Não representa opinião oficial.
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[isaac.euzebio]

Aqui no IF começamos a mapear o nosso fluxo para todos compreenderem melhor, em alguns casos colocamos até o prazo médio necessário.

O fluxograma não ficou bacana porque precisa de editar melhor e isso não sei fazer, mas ainda iremos aprimorar ele para dar publicidade.

Como base encaminho para vocês conhecerem e até emitirem sugestões. Se alguém se interessar, encaminho o arquivo editável do fluxo.

[Raquel Kuya]

Olá Isaac!
Gostei do seu fluxo sobre as etapas do processo, mas achei que faltou as áreas envolvidas em cada etapa.
Eu também me interessei sobre os prazos médios. Você pode citar exemplos?

Aqui, identifiquei que a demora ocorre na fase da pesquisa de mercado, que irá balizar o preço de referência para a licitação, e em virtude de falhas na elaboração do Termo de Referência.
E, pensando sobre isso, percebi que um problema tem relação com outro: A unidade requisitante que elabora o Termo de Referência, por não ser responsável pela pesquisa de mercado, elabora mal o termo de referência e, em consequência disso, a pesquisa de mercado demora porque o a unidade que realiza a pesquisa de mercado não sabe o objeto que está sendo solicitado através do Termo de Referência.
Qual seria a solução / sugestão para diminuir esse problema?

Grata,
Raquel
Planejamento
CMSP

[Ronaldo Corrêa]

Creio que o paradigma trazido pela IN 05/2017-SEGES, de criação de equipe multidisciplinar para planejamento da licitação, com integrantes das áreas solicitante, de licitação, contratos e outras, pode resolver tal problema.

Por mais que possa parecer de início um aumento de trabalho, os ganhos de qualidade na fase de planejamento certamente causarão melhorias nas fases de seleção do fornecedor e execução contratual, trazendo ganhos que muito provavelmente compensarão o tempo e esforço adicional empregado na fase de planejamento.

Att.,

__
Ronaldo Corrêa
Polícia Federal em Sergipe
79-98112 2679 (WhatsApp)

[Franklin Brasil]

Oi, Raquel. 

Para essa questão de especificação x pesquisa de preços, minha sugestão é criar um normativo interno que discipline os fluxos, atribuições e procedimentos. 

Como referência, indico um modelo de norma que elaborei para o Programa APRIMORA do TCE-MT

Nesse modelo de norma, ficou previsto que o Demandante deve fazer a especificação e uma pesquisa preliminar:

Art. 7º Compete ao demandante:

I – Identificar e justificar a necessidade do objeto a partir de planejamento adequado

II – Especificar o objeto e todas as condições de fornecimento com base em parâmetros de padronização e pesquisa de mercado

III – Realizar pesquisa de preços preliminar

IV – Informar ao setor de compras indícios de desatualização dos preços registrados

Isso está em harmonia com o conteúdo da obra Preço de referência em compras públicas:

Na elaboração do Termo de Referência é importante considerar a inserção do preço de referência preliminar. É o setor requisitante, que elabora as especificações do objeto, quem detém o conhecimento especializado para realizar a pesquisa de preços, pelo menos em termos primários. Não é aceitável que toda a responsabilidade pela definição do preço estimado fique a cargo de quem não participou do processo decisório de definilção do objeto pretendido. Assim, sempre que possível, o setor demandante deve participar ativamente da pesquisa de preços e isso deve ficar registrado formalmente no processo, para que as responsabilidades sejam claramente registradas.

Nesse sentido, vale citar o Acórdão TCU 6.638/2015-1C, que recomendou a adoção de controles internos de forma a assegurar que as contratações sejam precedidas de estudo técnico preliminar, que servirá de base para a elaboração do termo de referência ou projeto básico, devendo conter, entre outros aspectos, o levantamento do mercado, a escolha do tipo de solução, estimativas preliminares dos preços, descrição da solução como um todo, justificativas para o parcelamento ou não da solução, os resultados pretendidos, as providências para adequação do ambiente do órgão, se for o caso, análise de risco, bem como declaração da viabilidade da contratação.

Se o demandante fica encarregado de fazer a pesquisa preliminar, espera-se que os riscos mais graves de especificação possam ser reduzidos, pois nessa busca preliminar já será possível identificar a necessidade de elaborar descrição clara e objetiva do objeto para sua correta precificação. 

Assim o setor demandante também fica engajado na responsabilidade por determinar um patamar de preços aceitável para o objeto. 

E espera-se que isso possa gerar um processo ativo de relacionamento entre o setor demandante e o setor especializado de orçamento. 

Espero ter contribuído.

Franklin Brasil
Auditor da CGU
Autor de Como Gerenciar Riscos na Adm Pública

Autor de Como Combater a Corrupção em Licitações

Autor de Preço de referência em compras públicas

[Raquel Kuya]

Obrigada pela ajuda, colegas!
Os materiais que vocês me indicaram são muito bons!
E lendo-os, eu concordo que o preço de referência preliminar é responsabilidade do demandante, pois é ele que conhece o objeto a ser adquirido.
Também, gostei da menção contida em um dos Manuais de Compras de que a utilização de preços obtidos em licitação de outros órgãos públicos já é o menor preço. Isso tem prejudicada o nosso preço de referência, uma vez que a CMSP não consegue ganhos de escala como conseguiria um órgão maior, resultando em licitações fracadas.

Raquel
Planejamento
CMSP

[isaac.euzebio]

Oi Raquel,

O nosso fluxo ainda se encontra bem primitivo, porque elaboramos de forma rápida para mapear um procedimento mínimo para todos cumprirem. Iremos trabalhar agora para criar o fluxo da forma correta e menos embolado, rsrs.

Quanto ao prazo médio, colocamos os prazos legais e os prazos que normalmente os setores aqui da nossa instituição gastam. Mas irá variar de acordo com a demanda.