A modelagem de um contrato de locação de veículos depende muito das condições de uso. Vai rodar muito? Vai usar por muitos dias no mês? Será uma locação eventual, com poucos km rodados?
Tudo isso influencia a escolha do melhor modelo.
No seu caso, usando eventualmente, é mais provável que seja apropriado o modelo [diária fixa] + [km rodado]. Explico.
Existem 2 tipos de custos na locação de veículos: fixos e variáveis. Os fixos se referem a dispêndios que ocorrem até mesmo se o carro ficar parado. São exemplos: depreciação, ipva, licenciamento, seguro. Portanto, se o carro rodar 1km ou 1000km, a empresa terá esses custos da mesma forma. Por isso é importante pagar uma diária fixa pela disponibilização do veículo.
Imagine que você vai usar o carro 1 vez por mês e rodar 20km o dia inteiro. O preço por km teria que ser bem salgado, concorda? E explicar isso pode ser bem chato.
O outro tipo de custo depende do uso efetivo do veículo. E aqui entram diversas variáveis como: tipo e condições de conservação da estrada onde o carro vai rodar, regime de uso, consumo médio do carro, etc. São exemplos de custos variáveis: combustível, lubrificantes, pneus, manutenção, lavagem.
Nesse modelo de contratação, paga-se um valor fixo por dia e um valor proporcional ao efetivo uso do veículo, considerando as condições estimadas antes da contratação e que serviram de base para estabelecer a proposta da contratada.
Um exemplo desse tipo de contrato era o serviço de transporte eventual que atendia a CGU em Mato Grosso, cujo edital envio em anexo. Creio que pode servir como modelo pra você.
Lembrando que locação de veículo é sem motorista. Com motorista é serviço de transporte. Já tratamos disso no Nelca em outras oportunidades.
Espero ter contribuído.