Solução para manutenção de impressoras com fornecimento de peças e tonners

[Hugo Souto]

Boa noite, povo!

Visando acabar com as sucessivas dispensas de licitação para manutenção das impressoras e turbulentas compras de tonners, estou elaborando um nova contratação, de preferência como serviço continuado, que resolva esses problemas.

Estudando outras licitações e alguns casos aqui no grupo, surgiram várias opções, mas nenhuma ainda bateu:
1 grupo de manutenção sem peças + 1 grupo de aquisição de peças e tonners por percentual de desconto aplicado a valor de mercado;
1 grupo de manutenção com peças + 1 grupo de aquisição de tonners por valor unit.

Enfim, cabem inúmeras combinações. Alguém teve a mesma experiência recentemente?

PS.: Sempre fui a favor da adoção do terceirização das impressões, mas como ainda existem muitas impressoras ativas e bastante resistência do pessoal, esse trabalho terá de ser feito gradualmente (em outras palavras, as impressoras provavelmente vão funcionar até a morte).

Adm. Hugo Souto
SFA-PB | MAPA

[Ronaldo Corrêa]

Até que a morte vos separe? Isso é licitação ou casamento? Kkkk!

Mas, falando sério agora. As locações de equipamentos em geral, que demandam suprimentos (máquina de café, impressora etc), são mesmo bem difíceis de se especificar. Se fixar uma franquia mensal com fornecimento de suprimentos (incluído ou não o papel), tem que estimar muito bem a demanda, pra não pagar sem usar, ou para a franquia não acabar muito antes de atender a demanda, implicando em gastos além franquia muito elevados. Precisa ter um bom histórico de consumo, pra desenhar esse outsourcing de forma adequada.

Não é incomum as empresas não prorrogarem contratos com baixa demanda (ou mesmo a própria licitação restar deserta ou fracassada). O caso das impressoras, tem que quantificar os equipamentos com um bom balanceamento de carga de impressões, porque a ideia do outsourcing é otimizar o uso de impressoras e ter ganho com isso (especialmente impressoras de grupo), e não prover uma impressora em casa mesa (a famosa "minha impressora").

É mais uma questão cultural a ser mudada!

Att.,

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Ronaldo Corrêa
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[Ronaldo Corrêa]

Complementando:

Se vocês avaliarem que a demanda será baixa e a franquia ficará pouco atraente para as empresas de outsourcing, sugiro que pensem num modelo com itens agrupados da seguinte forma:

GRUPO 1

Item 1: locação de impressora tipo 1 (valor fixo mensal, independente do volume de impressões, dentro do limite nominal de trabalho do equipamento)

Item 2: suprimento A para impressora tipo 1 (pago conforme usar, no preço licitado)

Item 3: suprimento B para impressora tipo 1 (pago conforme usar, no preço licitado)

...

GRUPO 2

Item X: locação de impressora tipo 2 (valor fixo mensal, independente do volume de impressões, dentro do limite nominal de trabalho do equipamento)

Item Y: suprimento A para impressora tipo 2 (pago conforme usar, no preço licitado)

Item Z: suprimento B para impressora tipo 2 (pago conforme usar, no preço licitado)

...

Me lembro que o contrato de locação de máquinas de café da PF em MT era assim. Me pareceu um bom modelo, pois tenho receio de contratos com franquias fixas, visando atender demandas que são naturalmente sazonais.

Como nesse tipo de licitação TODOS os itens são abertos para disputa, a Administração depois paga o valor licitado de cada um, sem aquelas loooongas discussões sobre licitação por maior desconto sobre "tabelas" (que normalmente nem existem).

Att.,

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Ronaldo Corrêa
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[Franklin Brasil]

Oi, Hugo.

Quem faz manutenção necessariamente vende tonners? Penso que não é assim que o mercado se organiza.

Então, se os fornecedores são diferentes, esses objetos devem ser separados.

Minha opção seria por 2 grupos: (1) manutenção com peças (preço mensal); (2) insumos (preço unitário)

Realmente, há muitos formatos possíveis.

Franklin Brasil
Auditor da CGU
Movimento Fair Play em licitação

[Ricardo da Silveira Porto]

Bom dia, Hugo.

Segue em anexo o material que dispomos.

O pregão 358/2010 é referente ao contrato atual, que está na excepcionalidade e o arquivo seguinte é o material do processo que estamos tramitando para a nova licitação.

Estarei enviando em um outro e-mail o segundo arquivo.

Espero que sirva, apenas para uma análise.

Abraço,

--

Ricardo da Silveira Porto

Diretor do Departamento de Licitações

____________________________

Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC
Pró Reitoria de Administração - PROAD/UFSC
Departamento de Licitações - DPL/UFSC
Fone (48) 3721-4429

E-mail: ricard...@ufsc.br

"Aqueles que se sentem satisfeitos sentam-se e nada fazem. Os insatisfeitos são os únicos benfeitores do mundo".

(Walter S. Landor)

 

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[Ricardo da Silveira Porto]

Hugo,

Segue em anexo o TR do processo que está em andamento para realizarmos o novo pregão.

Aqui na UFSC este formato de contratação, se mostrou bastante interessante e eficiente.

Espero que seja útil.

Abraço,

--

Ricardo da Silveira Porto

Diretor do Departamento de Licitações

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Em 10 de abril de 2017 22:29, Franklin Brasil <dige...@gmail.com> escreveu:

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[Renato Luis Sawa]

Bom dia !

Sou novo no grupo, e tenho um pé atrás com o tema,

aqui na prefeitura de São José dos Pinhais o serviços de impressão foi terceirizado (sem fornecimento de papel).

Problemas que eu vejo em nossa contratação:

-As especificações técnica de velocidade de impressão, diferença de poucas páginas a mais por minuto,

fizeram com que ficassem de fora da competição uma parte do mercado apta ao fornecimento com preços muito inferiores,

diferença de R$ 0,12 para R$ 0,07 conforme pesquisa de preços em renovação de contrato;

- Superdimensionamento do número de equipamentos à disponibilizar,

(620 equipamentos, sendo utilizados 280) fato que sugere direcionamento por parte do departamento técnico.

 

Em minha opinião a terceirização de impressão ainda é uma boa opção,

tendo em vista que aquisição de equipamentos envolve uma gama enorme de marcas e todas com assistência técnica  dedicada,

e, muita dor de cabeça após a instalação destes “feudos”...

 

 

 

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[Ronaldo Corrêa]

Bom dia, Renato!

De fato, para licitar outsourcing, primeiro precisa fazer um estudo muito bem feito da demanda. Senão ao tentar resolver um problema acaba é adquirindo outro, potencialmente maior.

Como eu comentei anteriormente, se a demanda for muito sazonal ou se não se tiver uma segurança muito grande sobre esse quantitativo, penso que a locação a preço fixo só do equipamento é a melhor opção. Aí, pelo menos, se tem um controle sobre o valor do contrato, o que no contrato de franquia mais excedente não se tem. Frisando que o que excede a franquia normalmente é mais caro. E se a franquia for muito baixa as empresas fogem da licitação ou não conseguem executar, pois não conseguem diluir o custo de propriedade e de manutenção dos equipamentos.

Quanto aos suprimentos, tem que efetuar uma outra análise. Pode-se licitar eles em um grupo separado, para uma empresa especializada fornecer. Pode-se licitar agrupado com o item da locação de impressoras, se o mercado trabalhar assim (como no caso do café da PF/MT). Ou pode licitar via SRP para aquisição por demanda. Só que, se for contrato de fornecimento não pode ser continuado (tem que licitar todo ano). E se for SRP não pode ultrapassar 12 meses e tem que efetuar uma contratação a cada demanda, o que pode inviabilizar a logística de suprimento.

O ideal a meu ver seria um contrato de locação com fornecimento de suprimentos sob demanda, a serem pagos conforme o consumo. Mas, como bem alertou o Franklin, precisa se certificar de que o mercado trabalha assim na sua localidade, senão a licitação ou dá deserta, ou quem ganhar a licitação não conseguirá executar o contrato.

Quem disse que tem que ser fácil, né? Rs!

Att.,

Ronaldo Corrêa

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[Protogenes Afonso dos Santos]

Bom dia amigos,

                Renato, concordo com o Ronaldo....eu aqui além de ser Presidente Permanente de Licitação e Pregoeiro sou também chefe da divisão de reprografia da UEL....certamente aqui para nós a locação a preço fixo do equipamento foi a melhor opção....no edital colocamos também papel, toner, quebra de peças por tempo de uso e técnico na cidade...a diferença é que a nossa impressão/cópia excedente ficou menor quando atingir a franquia mínima...atualmente estamos com R$ 0,111 para franquia mínima e R$ 0,089 para o que exceder.

                Nesse momento estou alinhavando outro Certame, pois em janeiro/18 acaba o contrato de 60 meses. Já estou levando borrachada aqui dos pretensos licitantes, pois eles querem por que querem colocar maquinas que não nos atendem...a briga vai ser boa!

                Há 6 empresas interessadas.

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[Ronaldo Corrêa]

Muito interessante, caro Protógenes!

Eu ainda acho que há a possibilidade de locação a preço fixo SEM franquia mesmo. O que você acha?

Eu vejo potenciais problemas até na locação a preço fixo mensal com franquia, quando a demanda é muito sazonal. Aí em um mês você chega na franquia, no outro ultrapassa, no outro não chega, e isso pode ser difícil de definir com exatidão de forma prévia, no planejamento da licitação. E também pode ser difícil de controlar na fase de execução.

Se a locação do equipamento é feita a preço fixo sem franquia, não tem esse problema. Mas tem que analisar se isto encareceria muito o custo da locação. Aí é estudar muito bem a sua demanda, fazer cálculos estimativos para cenários diferentes e então tomar a decisão que melhor lhe atenda.

Nestes casos o senso comum não ajuda muito. Precisa de um estudo técnico preliminar muito bem feito para, somente então tomar a decisão, com base em FATOS.

P.S.: Efetuei alguns estudos similares para a contratação de energia elétrica para grande consumidor, com bandeira tarifária horo-sazonal e demanda contratada. Nestes contratos também precisa estudar muito bem o comportamento sazonal da demanda, e verificar se as multas por eventuais ultrapassagens de demanda contratada e os consumos abaixo disso, geram mais custo do que alterar a potência contratada. (Vide Resolução 414/2010-ANEEL)

Att.,

Ronaldo Corrêa

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[Hugo Souto]

kkkkk Pois é, Ronaldo... Desse jeito...

Você tocou no fator principal dessa contratação de locação para cá, a baixa demanda. Não creio que caibam mais que três aqui por causa da demanda, enquanto que a distribuição física do prédio é bem espaçada. Por isso tanta dificuldade na adoção do outsourcing. Mas mesmo assim, quero colocar algumas por aqui para ir acostumando o pessoal com a ideia. Um dos grupos será de locação.

Franklin, realmente o mercado não se configura exatamente com as mesmas empresas vendendo tonner e fazendo manutenção. A ideia era reduzir os riscos de possíveis incompatibilidades de peças utilizadas nas manutenção, que poderiam gerar vai e vem materiais. Em relação aos toners, tem toda razão. São duas coisas diferentes mesmo!

Depois das contribuições, cheguei à seguinte configuração:

GRUPO 1 (baseado no TR do Ricardo)
1.1 Locação de equipamento
1.2 Impressão P&B
1.3 Impressão colorida

GRUPO 2
2.1 Serviço de manutenção (das impressoras existentes)
2.2 Fornecimento de PEÇAS E INSUMOS (% de desconto, similar a alguns contratos de manutenção automotiva)

O que acham desse 2.2? A intenção é contratar como serviço continuado de manutenção das impressoras, incluindo as peças e insumos (toners) necessários para que permaneçam em atividade.

[Ronaldo Corrêa]

Pode ser complicado aplicar percentual de desconto em itens que não são tabelados (não de forma OFICIAL).

Se pelo menos se soubesse previamente a marca e modelo dos equipamentos, dava para tentar estimar as quantidades de cada suprimento (toner, transferidor, fusor, papel etc) e lançar os respectivos itens para disputa na licitação, de forma agrupada ou não (cabe uma Regra de Paretto aí). Aí quando fosse comprar, pagaria o preço licitado, como qualquer contrato de fornecimento.

Tem que pensar melhor nesse ponto aí...

Att.,

Ronaldo Corrêa

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[Renato Luis Sawa]

O contrato aqui em São José doa Pinhais é sem franquia,

mas penso que a contratação apresenta sobrepreço,

tendo em vista pesquisas “internéticas” locais  como eu já havia citado de R$ 0,12 para R$ 0,07,

embora haja pequeno diferencial técnico de velocidade dos equipamentos, e a quantidade de máquinas previstas,

sanados estes dois problemas a locação é só alegria...

 

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[Jose Helio Justo]

Nosso contrato de locação de máquinas fotocopiadoras é com franquia compensável semestralmente entre todas as máquinas. Assim, como também temos sazonalidade, acabamos não pagando excesso de franquia ou pagando muito pouco.

Fizemos dessa forma depois que o TCU entendeu como irregularidade, em um acórdão, a não utilização da franquia, pois o contratado estava tendo um lucro maior que o previsto, pois utilizava menos toner, cilindro, menos manutenção, troca de peças, deslocamentos, etc.



José Hélio Justo
Chefe de Equipe de Logística
Divisão de Programação e Logística
Superintendência Regional da Receita Federal do Brasil da 10ª Região Fiscal
Porto Alegre/RS
Fone: 51-3455.2412
Email: jose....@receita.fazenda.gov.br