Numeração e ordem cronológica de licitações

[Ronaldo Corrêa]

Boa tarde, caríssimos colegas nelquianos!

 

Estou pensando cá com os meus botões, a planejar as próximas licitações deste ano de minha unidade (já que a EUquipe de licitação é reduzida), e me deparei com uma dúvida que pode parecer boba, mas que gostaria de esclarecer.

 

O Art. 60 da Lei de Licitações fixa que para os contratos, deverá ser mantido arquivo cronológico do seu registro, o que para mim significa que a numeração dos contratos de uma unidade deve ser feita em ordem cronológica, de forma que o contrato 09 não seja assinado registrado posteriormente ao contrato 15, por exemplo.

 

De plano vê-se que esta regra não poderia ser “seguida à risca”, pois em uma licitação que origine dois ou mais contratos, é bem possível que o contrato 09 seja registrado/publicado posteriormente ao contrato 10, por exemplo, devido a fatores de prazo de resposta dos fornecedores para o assinar ou até mesmo de não assinatura.

 

Agora e quanto à numeração das licitações? Se aplica aproximadamente o mesmo raciocínio, de que a ordem de “registro” (leia-se, atribuição de numeração) deve ater-se, na medida do possível, às ordem cronológica, evitando que o Pregão 03/2013 seja lançado posteriormente ao Pregão 12/2013, por exemplo?

 

É que constatei algumas “brechas” na numeração de minhas licitações neste ano, pois foram “reservados” alguns números mas as licitações não foram realizadas (apesar de eu, particularmente, preferir numerar no momento do cadastramento do Aviso).

 

Mesmo estando com o Pregão 12/2013 marcado para o dia 01/10/2013, eu poderia, sem maiores problemas, utilizar o número 3, 6, 7 ou 8/2013, que estão “vagos”, para um pregão que será realizado posteriormente ao 12/2013? Isto não me pareceu muito coerente, mas também não parece ilegal ou vedado... o que me dizem?

 

Seria melhor já “reservar” os números das licitações desde o início do processo, ou é melhor numerar só no momento de cadastramento do Aviso de Licitação, para evitar estas “lacunas”?

 

Um abraço e desde já obrigado pelos comentários!

 

Att.,

 

 

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Ronaldo Corrêa Agente Administrativo Matrícula 11.922 ______________________________ Superintendência Regional em Sergipe Setor de Administração e Logística Policial Comissão Permanente de Licitação Aracajú/SE (79)3234-8534/8112-2679 (Claro)

 

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[Emanuel Vitor de Souza Pinheiro]

Ronaldo, bom dia.

1. Creio que pela natureza dinâmica dos procedimentos de licitações, não era a vontade do legislador garantir uma "ordem cronológica", e sim o tipo de classificação chamado de "arquivo cronológico". No caso da Administração Pública, para este esses tipos de atividades, a divisão natural do tempo (digamos assim), é anual. 

2. Logo, entendo que o termo "arquivo cronológico" deve ser lido no seu sentido amplo e foi definido para que não fossem utilizadas outras formas de classificação de arquivos.

Parabéns por sempre movimentar as discussões.

Emanuel Vitor.

Setor de Licitações / PROAD / IFMT.

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[zamyrton]

Ronaldo, bom dia!

Seu questionamento é interessante, no momento em que questiona todo o andamento processual, incluindo a fase externa da licitação.

É impossível definir numeração, por exemplo, no pedido inicial, já que, em tese, deveria ser realizado pelo setor demandante e este não teria acesso aos controles da comissão de licitação ou pregoeiros. Quem deveria definir número de pregão ou qualquer outro processo seria a Comissão ou Pregoeiro, afinal, eles é que têm o controle das licitações que deverão ser lançadas nos sistemas eletrônicos.

Porém, como sabemos, esse tipo de procedimento deve variar de órgão para órgão por conta de reduzido efetivo e, às vezes, o controle se concentrar nas mãos de apenas um ou dois servidores.

O ideal, acredito, é existir, inicialmente um número de protocolo para o pedido inicial e, conforme forem se definindo a forma do processo, vai se definindo também sua numeração. Sabemos que existem órgãos extremamente organizados que sequencialmente apresentam número de protocolo para o procedimento administrativo inicial, depois um número para o procedimento licitatório definido (exemplo: pregão 01/2013 ou convite 01/2013 ou tomada de preço 01/2013). Lançada a fase externa, elaboram-se as atas de registro de preço para quem utiliza SRP, podendo haver uma ATA para cada fornecedor (existe órgão com grupos especializados em gerenciamento de atas). Se dessa licitação resultar contrato, aí seguimos que está no disposto no artigo 60 da lei de licitações, podendo haver vários contratos par uma única licitação. Neste último caso, também sabemos da existência de setores ou grupo de servidores especializados na gestão de contratos.

No mais, não vejo ilegalidade se não houver atenção à ordem cronológica para o registro das licitações. Às vezes, existem procedimentos que são cancelados logo depois de lançados. O ideal é seguir a ordem, mas por muitos fatores imprevisíveis, isso pode se tornar impossível. Corrijam-me se eu estiver errado.

 

Att.,

 

Zamyrton

CPL/DPF/RO

(69) 3216-6230

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[Ronaldo Corrêa]

Bom dia, caro Zamyrton!

 

Primeiramente, obrigado pelo seu comentário.

 

Na verdade, não acho que há dúvida acerca de QUEM deve numerar as licitações, pois são os membros da CPL que elaboram Editais e publicam licitações. Portanto, não há que se falar em setor requisitante atribuindo numeração aos certames licitatórios, já que não se confunde com o número do processo (protocolo) que – este sim –, é atribuído pelo setor requisitante, pois o Memorando de solicitação, acompanhado do TR, é o documento que dará “start” ao processo, e é este o número (protocolo) que o processo em si terá. Mas a minha preocupação específica no momento é quanto à numeração das licitações em si (Pregão x/2013, Pregão X+1/2013... Pregão x+n/2013).

 

E quanto ao controle de numeração, o próprio sistema de divulgação de compras do Comprasnet se incumbe disto, pois não aceita duplicidade de numeração quando da inserção do Aviso de Licitação. Assim, s.m.j., não vejo necessidade de manter controle “paralelo”, muito menos sob a responsabilidade de apenas um ou outro servidor. Desde que a numeração de cada Pregão, DL etc seja atribuída no momento da inclusão no Comprasnet, nunca haverá “lacunas” de numeração, como ocorreu aqui, pois foram “reservados” números de Pregão no momento da autuação do processo, quando a CPL recebeu o Termo de Referência, antes mesmo de mandar para a CJU. Aí, se a licitação não ocorrer, como de fato não ocorreu em alguns casos, o número fica “vago”.

 

Objetivamente, me preocupo com o fato de eventualmente o órgão de controle me questionar sobre estas “lacunas” de numeração, por supostamente não estar cumprindo o que determina a norma (se aplicado analogicamente o Art. 60), pois mesmo as licitações revogadas, se forem numeradas na ordem cronológica, não gerarão lacunas, pois este número da licitação revogada, de qualquer forma, não poderia ser “reaproveitado” para outro certame.

 

É uma dúvida “boba”, mas que gostaria de esclarecer...

 

Novamente obrigado pelas suas ponderações.

 

Att.,

 

 

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Ronaldo Corrêa Agente Administrativo Matrícula 11.922 ______________________________ Superintendência Regional em Sergipe Setor de Administração e Logística Policial Comissão Permanente de Licitação Aracajú/SE (79)3234-8534/8112-2679 (Claro)

 

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[Ronaldo Corrêa]

Boa tarde, caro Emanuel!

 

Interessante essa observação acerca do conceito de “arquivo cronológico” como metodologia de arquivo. Não tinha pensado nisto...

 

De fato, existe uma metodologia de arquivo chamada “numérico-cronológica”, a saber:

 

“3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

 

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

 

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

 

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro, constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.”

Fonte: http://www.ebah.com.br/content/ABAAAAhCYAJ/tecnica-arquivo

 

“Método Numérico Cronológico: nesse caso, além da ordem numérica, deve observar-se a data da produção do documento. Nesse método, quando se anula um registro, só se aproveita o número se for na mesma data.”

Fonte: http://concursospublicos.uol.com.br/aprovaconcursos/demo_aprova_concursos/arquivologia_para_concursos_04.pdf

 

“Nesse método, também é possível o reaproveitamento de numeração, desde que seja da mesma data.”

Fonte: http://pt.scribd.com/doc/7027955/35/Metodo-numerico-cronologico

 

 

Apesar de falar de “processo”, me parece que, na prática, este método quer dizer que para um determinado período cronológico (anual), deve haver uma única série numérica, de forma que a cada exercício o primeiro pregão seja denominado Pregão nº 1/201x e assim sucessivamente, reiniciando-se a sequência a cada novo período cronológico. É isto?

 

Creio que “reservar” o número assim que o processo chega na CPL e não no momento de cadastrar efetivamente o Aviso no Comprasnet, não atende exatamente ao método, pois possibilita “lacunas” na numeração e também o lançamento de licitações fora da ordem numérica (p.e.: o Pregão 3/2013, que demorou mais tempo para ser analisado pela CJU, ser lançado depois dos Pregões 04/2013 e 05/2013, que ficaram prontos antes, subvertendo a ordem numérico-cronológica.).

 

Muito obrigado pelos comentários. De uma dúvida “boba” já está virando um “tratado”, rs!

 

Att.,

 

 

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Ronaldo Corrêa Agente Administrativo Matrícula 11.922 ______________________________ Superintendência Regional em Sergipe Setor de Administração e Logística Policial Comissão Permanente de Licitação Aracajú/SE (79)3234-8534/8112-2679 (Claro)

 

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Dica: Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade com o meio ambiente. Use com moderação!

 

De: ne...@googlegroups.com [mailto:ne...@googlegroups.com] Em nome de Emanuel Vitor de Souza Pinheiro
Enviada em: terça-feira, 17 de setembro de 2013 09:23
Para: ne...@googlegroups.com
Assunto: Re: [NELCA] Numeração e ordem cronológica de licitações

 

Ronaldo, bom dia.

[zamyrton]

Colega Ronaldo,

 

Dúvida boba, é?

Precisamos discutir urgentemente o gerenciamento de processos realizados no nosso órgão e em cada unidade para avaliar a realidade. Espero ter a liberdade de fazê-lo naquele outro fórum.