Documentos sem autenticação - novas regras

[Kerley Cristhina de Paula e Silva Kerley]

Boa noite!

Compartilhando com os que ainda não sabem.

Kerley

| MENOS BUROCRACIA |

Você já imaginou não precisar mais autenticar ou reconhecer firma em documentos? Se ele foi expedido no Brasil e você vai apresentá-lo para um órgão público, fique sabendo: essa regra já está valendo! A mudança foi trazida pelo Decreto  n. 9.094/2017, em vigor desde 18 de julho. Outra novidade é que o cidadão não precisará mais apresentar cópias de documentos que já estejam na base de dados do governo, mesmo que em outro órgão. Passa a valer o princípio da boa-fé, ou seja, uma declaração escrita e assinada pelo cidadão servirá como comprovação. Acesse o decreto em http://bit.ly/DecretoMenosBurocracia e saiba mais sobre as mudanças na matéria do Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União - CGU : http://bit.ly/menosburocracia_

Descrição da imagem #PraCegoVer: ilustração de um homem segurando um papel com uma lupa em uma das mãos.

Texto: Autenticação e reconhecimento de firma não podem mais ser exigidos por órgãos públicos em documentos expedidos no Brasil. O cidadão também não precisará mais apresentar cópias de documentos que já estejam na base de dados do governo, mesmo que em outro órgão. fb.com/cnj.oficial

[Franklin Brasil]

Esperemos que isso agilize as compras públicas. 

Continuam válidas as sugestões do NELCA para melhorar a legislação de compras do governo:

7. Substituir a análise prévia de documentos de habilitação por uma declaração do participante de que preenche os requisitos exigidos no edital. A habilitação será validada após a fase de disputas, por meio da Certidão de Habilitação para Compras Públicas e outros instrumentos eventualmente exigidos no certame. Isso tem o objetivo de estimular a relação de confiança com o fornecedor e transferir para ele a responsabilidade por se apresentar em condições adequadas para o certame. Essa ideia deve ser necessariamente combinada com penalidades específicas e efetivas por falsidade, fraude ou outra irregularidade relacionada com a declaração de habilitação.

8.  Criar ferramenta de consulta, na Internet, de Certidão de Habilitação para Compras Públicas. Trata-se de conjugar, numa única consulta, por CNPJ/CPF, as diversas fontes de Certidões e outros documentos obrigatórios para participação de licitantes no certame. Hoje é preciso consultar cada emissor de declaração individualmente, tais como: INSS, FGTS, Divida Ativa,Cartórios de Protestos, Banco de Punidos administrativamente e por improbidade, devedores trabalhistas, entre outros. Tecnologicamente viável, uma consulta integrada simplificaria procedimentos, pouparia tempo e custo administrativo dos compradores e dos participantes. Essa consulta deve se integrar automaticamente aos sistemas de processamento das compras e das despesas públicas, de tal forma que seja desnecessária a pesquisa manual.

14. Deve ser permitida e operacionalizada a celebração, registro e gestão de contratos de forma eletrônica. Se a licitação pode ser completamente digital, o contrato também pode. E deve.

Franklin Brasil
Auditor da CGU
Autor de Como Gerenciar Riscos na Adm Pública

Autor de Como Combater a Corrupção em Licitações

Autor de Preço de referência em compras públicas

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[Kerley Cristhina de Paula e Silva Kerley]

Sim, Franklin, essas sugestões são muito boas.

Imagina nos pequenos municípios, como o nosso, a dificuldade de reunir a todo processo fornecedores para apresentar tantos documentos sem saber se vão "levar" o objeto? Os nossos cadastros de fornecedores são precários. É desestimulante.

Kerley

[licitacao.]

Espero ansioso por esse dia, como a colega Kerley citou, os pequenos municípios sofrem com esse excesso de documentação exigida.

Tomara poder solicitar, ou consultar online, uma única certidão.

Nelson

Setor de Licitações

Prefeitura Municipal de Juruena/MT

Fone: 66 - 3553-1407

[Kerley Cristhina de Paula e Silva Kerley]

Finalizando o tema, essa regra já deve ser aplicada para as licitações em andamento? Temos uma TP que será aberta nos próximos dias e interessados já pleiteiam isto.

[Franklin Brasil]

Pleiteam o que, especificamente, Kerley? 

O Decreto só vale no âmbito do Executivo Federal.

Regras similares serão válidas a partir de regulamentos próprios e aplicação da Lei 13460, que trata dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública.

Veja que em ambos os casos estamos falando de "usuários dos serviços". Não estamos falando de fornecedores interessados em participação de licitações. 

Para licitações, as regras são outras, de leis e regulamentos específicos. 

Franklin Brasil
Auditor da CGU
Autor de Como Gerenciar Riscos na Adm Pública

Autor de Como Combater a Corrupção em Licitações

Autor de Preço de referência em compras públicas

[Kerley Cristhina de Paula e Silva Kerley]

Entendem que podem enviar os documentos para cadastro, por exemplo, sem nenhum tipo de autenticação.

Kerley

[Ronaldo Corrêa]

Eles até podem mesmo, desde que apresentem os originais junto com as cópias, para que o próprio servidor autentique.

O servidor pode autenticar, desde que seja à vista dos originais.

Isso não é regra nova.

Att.,

Ronaldo Corrêa

Polícia Federal em Sergipe

79-3234 8527/8500 (Trabalho)

79-98112 2679 (Pessoal - Claro SE + WhatsApp)

--
Alerta: Proteja você e seus contatos contra vírus e SPAM.Use Cco: (Cópia Oculta), e exclua os endereços de seus contatos dos demais campos do cabeçalho antes de encaminhar mensagens recebidas!
--
Dica: Antes de imprimir, pense em sua responsabilidade com o meio ambiente. Use com moderação.

[Kerley Cristhina de Paula e Silva Kerley]

Eles querem mandar cópias simples, desacompanhadas do original, alegando a situação prevista no decreto.

[Ronaldo Corrêa]

Nem o decreto prevê isso!

Att.,

Ronaldo Corrêa

Polícia Federal em Sergipe

79-3234 8527/8500 (Trabalho)

79-98112 2679 (Pessoal - Claro SE + WhatsApp)

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[Franklin Brasil]

Oi, Kerley. Então, acho que documentos "sem nenhum tipo de autenticação" em licitações é coisa complicada. Porque existe um regulamento próprio e específico para isso na Lei Geral de Licitações. 

Já falei que o decreto federal e a lei 13460 não se aplicam a licitações. Porque licitantes não são "usuários de serviços públicos", a quem essa legislação se destina. A menos que haja uma interpretação mais ampla. Com o que posso concordar, mas depende de análise de órgãos como AGU e TCU. Por enquanto, diria que é um tiro no escuro fazer essa associação. 

E de licitantes a gente exige o que está previsto no art. 32 da Lei 8.666/93: documentos habilitatórios apresentados em original ou por cópia autenticada por cartório ou por servidor da Administração ou por publicação em órgão da imprensa oficial. 

No caso de pregão eletrônico, regulamenta pelo Decreto 5450/2005, houve mudanças, mas permaneceu a lógica de autenticação:

Dec. 5450

Art. 25

§ 3o  Os documentos e anexos exigidos, quando remetidos via fax, deverão ser apresentados em original ou por cópia autenticada, nos prazos estabelecidos no edital.

§ 4o  Para fins de habilitação, a verificação pelo órgão promotor do certame nos sítios oficiais de órgãos e entidades emissores de certidões constitui meio legal de prova.

Então, em síntese, vale o que for publicado na imprensa oficial, emitido pela Internet em sites oficiais, cópias simples acompanhadas de originais ou cópia autenticada. 

Especial destaque para "cópias simples acompanhadas de originais". 

É assim que uma cópia poderá ser "autenticada por servidor da Administração".  

E isso pode acontecer até durante a sessão de abertura do certame, conforme decidido pelo TCU nos Acórdãos 1.574/15 e 2835/2016, ambos do Plenário

Acórdão TCU 2835/2016 - Plenário

É ilegal a exigência de autenticação de documentos previamente à abertura dos documentos de habilitação da licitante, em dissonância ao disposto no art. 32 da lei 8.666/1993, que não estabelece nenhuma restrição temporal. a comissão de licitação pode realizar a autenticação dos documentos apresentados por meio de cópia na própria sessão de entrega e abertura das propostas, em atenção aos princípios do formalismo moderado e da seleção da proposta mais vantajosa para a administração, e em consonância com o art. 43, § 3º, da lei 8.666/1993.

Importante ressaltar que essa autenticação especial em licitações só tem valor na esfera interna da Administração que conduz o processo licitatório. A respeito, veja-se Consulta publicada na Revista Zênite - Informativo de Licitações e Contratos (ILC) nº 81, nov/2000, p. 950:

"Ressalte-se que essa autenticação tem validade adstrita à esfera interna da Administração Pública, não vinculando terceiros estranhos ao procedimento licitatório e posterior contrato administrativo.

A faculdade concedida à Administração, de proceder à autenticação de documentos para fins de habilitação, advém do princípio da presunção de validade dos atos administrativos. A presunção de validade, embora relativa (juris tantum), norteia toda a atividade administrativa, dispensando a Administração de provar a legitimidade de seus atos. Presumida esta, caberá ao particular provar o contrário, até demostrar cabalmente que a Administração Pública obrou fora ou além do permitido em lei." 

Então, se for apresentada cópia simples, deve vir acompanhada de original, para ser autenticada por servidor da Administração. 

Já "firma reconhecida" não pode ser exigida em licitação, como regra. Veja-se, por exemplo, a Lei 9.784/1999, que trata do processo administrativo em âmbito federal 

Lei 9.784/1999

Art. 22. Os atos do processo administrativo não dependem de forma determinada senão quando a lei expressamente a exigir.

§ 1^o Os atos do processo devem ser produzidos por escrito, em vernáculo, com a data e o local de sua realização e a assinatura da autoridade responsável.

§ 2^o Salvo imposição legal, o reconhecimento de firma somente será exigido quando houver dúvida de autenticidade.

Nesse mesmo sentido, o Acórdão TCU nº 604/2015-P:

A exigência de documentação com  firma reconhecida em cartório restringe a competitividade das licitações e somente é justificável em caso de dúvida da autenticidade da assinatura e desde que haja previsão no edital.

Tudo isso deve ser bem temperado com o "princípio do formalismo moderado, que prescreve a adoção de formas simples e suficientes para propiciar adequado grau de certeza, segurança e respeito aos direitos dos administrados, promovendo, assim, a prevalência do conteúdo sobre o formalismo extremo, respeitadas, ainda, as praxes essenciais à proteção das prerrogativas dos administrados" (Acórdão TCU 2835/2016 - Plenário)

Com esse princípio, espera-se que a essência seja mais importante que a forma. Há farta jurisprudência sobre o tema. Cito casos do TJRS como exemplos:

...AUTENTICAÇÃO. EXIGÊNCIA DESARRAZOADA. ... II. A licitação deve permitir a participação do maior número de interessados possível, justamente para atingir seu escopo: promover a concorrência, trazendo vantajosidade na contratação (art. 3.º da Lei n.º 8.666/93). Logo, meras irregularidades no procedimento devem ser afastadas ou sanadas, sem maiores percalços. Ordem concedida. Apelação desprovida. Voto vencido. (Apelação Cível Nº 70034311340, Vigésima Primeira Câmara Cível, Tribunal de Justiça do RS, Relator: Marco Aurélio Heinz, Julgado em 14/04/2010)

.... AUSÊNCIA DE AUTENTICAÇÃO EM DOCUMENTO. EXCLUSÃO DA CONCORRENTE. RIGORISMO FORMAL. A licitante que exibiu certidão negativa de débitos tributários, sem a devida autenticação, deveria ter sido considerada habilitada no certame licitatório, pois se trata de requisito meramente formal contido no ato convocatório, podendo tal irregularidade, se necessário, ser posteriormente suprida. Preliminares rejeitadas. Apelo desprovido. (Apelação Cível Nº 70017701525, Segunda Câmara Cível, Tribunal de Justiça do RS, Relator: João Armando Bezerra Campos, Julgado em 28/03/2007)

.... Excesso de formalismo. Juntada das cópias autenticadas com a interposição do recurso administrativo junto à Comissão de Licitação. Edital que em nenhum momento refere que a deficiência nos documentos apresentados não poderia ser suprida posteriormente. Licitação que tem por fim, além de garantir a observância do princípio constitucional da isonomia, propiciar à entidade licitante selecionar a proposta mais vantajosa. AGRAVO PROVIDO. (Agravo de Instrumento Nº 70012282240, Segunda Câmara Cível, Tribunal de Justiça do RS, Relator: Adão Sérgio do Nascimento Cassiano, Julgado em 30/11/2005)

.... AUSENCIA DE AUTENTICACAO DE DOCUMENTO. MERA IRREGULARIDADE. APELO IMPROVIDO. MANUTENCAO DA SEGURANCA. SENTENCA MANTIDA EM REEXAME NECESSARIO. (3FLS.) (Apelação e Reexame Necessário Nº 70000294660, Primeira Câmara Cível, Tribunal de Justiça do RS, Relator: Pedro Luiz Rodrigues Bossle, Julgado em 03/04/2000)Nesse contexto, mostra-se despropositada a exigência quanto à autenticação dos documentos pelo próprio Município licitante ou em Cartório, tratando-se mera formalidade.

Veja, então, que a justiça costuma interpretar que a ausência de autenticação de documento é formalidade que pode ser corrigida. Formalismo moderado. 

Sobre o tema, já em 1979, portanto, lá se vão quase 40 anos, foi publicado o Decreto Federal nº 83936, que visava "simplificar as exigências de documentos". Eu adoro os "considerandos" desse documento: 

a) que, no relacionamento da Administração com seu servidores e com o público deve prevalecer o princípio da presunção da veracidade, que consiste em acreditar-se, até prova em contrário, que as pessoas estão dizendo a verdade;

b) que a excessiva exigência de prova documental constitui um dos entraves à pronta solução dos assuntos que tramitam nos órgãos e entidades da Administração Federal;

c) que as despesas com a obtenção de documentos oneram mais pesadamente as classes de menor renda;

d) que, em troca da simplificação processual e da agilização das soluções, cumpre aceitar-se, conscientemente, o risco calculado da confiança, uma vez que os casos de fraude não representam regra, mas exceção, e não são impedidos pela prévia e sistemática exigência de documentação;

e) que a falsidade documental e o estelionato, em todas as suas modalidades, constituem crime de ação pública punível na forma Código Penal; pelo que se torna dispensável qualquer precaução administrativa que, a seu turno, não elide a ação penal;

Decreto Federal nº 83936/79:

Art 5º A juntada de documento, quando decorrente de dispositivo legal expresso, poderá ser feita por cópia autenticada, dispensada nova conferência com o documento original.

Parágrafo único. A autenticação poderá ser feita, mediante cotejo da cópia com o original pelo próprio servidor a quem o documento deva ser apresentado, se não houver sido anteriormente feita por tabelião.

Então, 40 anos no passado, o governo federal passou a aceitar a cópia autenticada, dispensando o original. 

Hoje, poderíamos dispensar o original e aceitar só a cópia simples? 

Depende. Se isso puder ser corrigido com diligência ou outro expediente não vejo grandes problemas. Formalismo moderado. 

O efeito da autenticação é atribuir veracidade e credibilidade ao conteúdo da cópia. É um mecanismo de controle para reduzir riscos para a Administração. Se for possível gerenciar esse risco por outros meios, menos onerosos, pode-se argumentar em favor dessas alternativas. 

Mas apenas citar o Decreto e a Lei federal que tratam de "usuários de serviços públicos" não me parece suficiente. 

É claro, aceito argumentos em contrário. Sou plenamente favorável à simplificação. 

Franklin Brasil
Auditor da CGU
Autor de Como Gerenciar Riscos na Adm Pública

Autor de Como Combater a Corrupção em Licitações

Autor de Preço de referência em compras públicas

[Vitto Giancristoforo dos Santos]

Eu entendo, smj, que o Decreto 9.094/17 só se aplica a usuários de serviços públicos e interessados em licitação não se encaixariam nessa situação.

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Vitto