Notulen Rapat Natal Minggu, 24 Nov 2012

[Astrid Salome]

Dear all, berikut aku kirimkan Notulen Rapat Natal Minggu, 24 November 2012. Tolong dibaca, dikonfirmasi jika ada pertanyaan dalam dokumen ini dan ditindaklanjuti. Makacihh

Peserta :

1.    Arga Napitupulu

2.    Tasya Hutabarat

3.     Reynald Sitanggang

4.    Ester Tambunan

5.     Ulla Pangaribuan

6.     Angel Sianturi

7.    Ferdinan Pakpahan

8.    Ecan Manalu

9.    Rizki Simbolon

10.  Maretta Sagala

11.  Elsa Ambarita

12.  Monita Sitorus

13.  Elisda Sirait

14.  Harry Tampubolon

15.  Juneven Sinaga

16.  Asry Munthe

17.  Astrid Napitupulu

18.  Ecko Manalu

19.   Iva Tambunan

No	Deskripsi	Ket
I. Kegiatan Sosial Mitra Netra, Panti Galuh, IA DEL Mengajar
1.	Pengumpulan persembahan kasih tidak melibatkan orang tua kita, untuk pengumpulan nya dapat disiapkan kotak persembahan kasih setiap minggu nya (Jadi seperti tabungan Mingguan) à Setiap Minggu akan diupdate hasilnya.	Remaja: Tasya, Lidya, Caroline (akan diedarkan saat katekisasi dan lat kur remaja setiap hari Jumat) Naposo: Asry (akan diedarkan saat lat kur naposo setiap hari Selasa dan Kamis)   Sdh terkumpul Rp 999.000 blm ditambah dengan persembahan pada lat kur naposo Kamis, 22 Nov 2012 (PIC Yosita)
2.	Untuk Naposo yang sudah bekerja disepakati bersama untuk diadakan TakenList, selain itu dibuat juga pengumpulan persembahan setiap kali latihan paduan suara	Ecko, Asry Akan dikumpulkan pada lat kur dan keg naposo lainnya dengan mengedarkan form taken list
3.	Dana yang terkumpul nantinya akan dipakai panitia untuk membeli barang-barang kebutuhan mereka (tidak membantu dalam bentuk Uang secara keseluruhan)	Sie Acara (PIC aksi sosial)
4.	Baju bekas yang masih layak pakai, dapat dipersiapkan oleh setiap panitia untuk disumbangkan	Sie Acara (PIC aksi sosial)
II. Kegiatan Gotong Royong dalam Membersihkan Gereja + Dekorasi Natal
1.	Akan dibicarakan kepada Sie. Dekorasi Panitia Natal Umum mengenai jadwal program dekorasi gereja (Pohon Natal)	Dharma & Andreas, sie perlengkapan   Rabu, 28 November : bertemu dengan sie perlengkapan panitia natal umum dan memulai pengerjaan awal   Sabtu, 1 Des 2012 : memulai pengerjaan awal lanjutan setelah jam makan siang sampai jam 14.00..kemudian dilanjutkan kembali jam 17.00. Krn pd hari tsb ada pemberkatan nikah di pagi harinya dan ada martumpol di sore harinya.   Setelah hari Sabtu jika diperlukan akan dilaksanakan dekorasi lanjutan
III.	Kunjungan ke RS dan jemaat Tebet yang sakit
1.	Perkembangan survey ke Rumah sakit Tebet, UKI dan Cikini untuk Christmas Carol (25 Des 2012) sudah dapat di-update	Elsa dan SGA Fokusnya RS Tebet. Sudah hampir disetujui. Namun kendalanya krn hari libur, beberapa pegawai RS cuti terutama yg Kristen, jd tdk bisa menyambut rombongan. Keputusan rapat kita tetap akan melakukan Christmas Carol pd tanggal itu.
2.	List keluarga yang sudah sakit menahun yang dapat dikunjungi Christmas Carol (koordinasi dg Diakones) (26 Des 2012)	Elsa dan SGA
3.	List Naposo dan Remaja yang dapat melanyani di Christmas Carol (25 Des 2012 atau 26 Des 2012)	Elsa dan SGA
IV	Lomba Fotografi
1.	Peserta sampai hari ini hanya 2 orang.	Eve Melakukan personal approach pada calon peserta seperti : 1.    Panitia 2.    Jessica Sihite (08979503186) 3.    Maghda Sihite (adiknya Jessica) 4.    Posma Nababan (085691243666) 5.    Goklas Rajagukguk (08158359888) 6.    Irma Napitupulu (08999373608)
IV. Acara
1.	Mengundang Naposo beberapa gereja/organisasi dan internal Gereja kita untuk menghadiri Natal kita dan mempersembahkan lagu pujian: -       HKBP Palmerah: Ferdinan à Hasil ?? -       HKBP Menteng: Iva à Hasil ?? -       HKBP Poltangan: Andreas & Maretta à Hasil ?? -       HKBP Sudirman: Lestari à Hasil ?? -       HKBP Mampang : Astrid à Hasil ?? (sdh ada undangan dr Gereja lain, akan datang tp kemungkinan perwakilannya saja) -       Paduan Suara IADEL: Lestari & Ecko à Hasil ?? -       Mitra Netra (Bandnya diminta menyanyikan lagu mungkin Heal The World à Hasil ?? -       Punguan Ina : Elisda à Hasil ??   Catatan : Sebaiknya kategorial lain seperti ama dan lansia ada baiknya kita undang juga             Sebaiknya undangan untuk Gereja luar kita antarkan ke Gerejanya masing2 bertepatan dengan naposo tersebut berlatih koor. Jadi kita bisa mengundang mereka secara langsung. Secara etika akan lebih dihargai. Panitia bisa dibagi dalam beberapa tim untuk mengantarkan undangan tersebut. Target ada 3-5 persembahan kasih dari luar remaja dan naposo Tebet. Harus segera dipastikan Gereja mana yang akan mengisi pujian!! Mungkin Sudirman bisa diminta atau NHKBP Ps Rebo kita undang juga utk mengisi pujian yg memiliki track record yang bagus.   Jika tidak tersedia, maka dapat mengajak Tata, Ecan, band Remaja atau JRMV untuk memberikan persembahan pujian	Harry dan sie acara memfollow up para PIC utk memberikan report, kerja sama juga dengan sie Pubdok
2	Pengkhotbah (mau meminta Amang Mangara Pakpahan tp dg persetujuan Amang P. Napitupulu)	Harry dan Sie Acara   Sdh Acc Amang Mangara dari Amang P. Napitupulu   Selanjutnya sharing tema dg Amang Mangara Pakpahan. Meminta Amang Mangara untuk mempersiapkan kemasan khotbah semenarik mungkin dengan dilengkapi dengan video atau media presentasi lainnya.
3	Mencari MC	Harry dan sie acara
4	Memfollow up pemusik	Harry dan sie acara Karena sdh ditentukan band remaja, jd perlu dipastikan kembali
5	Mencari singer	Kemungkinan besar singer untuk kebaktian akan berbentuk PS kantoria (4 suara) dg menggunakan KJ 4 suara yg merupakan gabungan remaja dan naposo
6	Mencari penerima tamu dan kolektan	Harry dan sie acara
7	Membuat susunan acara, buku acara, slide susunan acara	Harry dan sie acara
8	Membuat multimedia/video presentasi (dokumentasi rangkaian kegiatan kita)	Harry dan sie acara
9	Memastikan sarana dan prasarana (sound system dan lighting) (koordinasi dengan sie perlengkapan)	Harry dan sie acara, sie perlengkapan
10	Membuat spanduk (koordinasi dengan sie pubdok untuk desain dan sie perlengkapan untuk pencetakan)	Harry dan sie acara serta sie pubdok dan sie perlengkapan Ini perlu didahulukan. Karena ada baiknya dan lebih bagus  kalau kita membawa spanduk kita pada saat aksi sosial
11	Memastikan ketersediaan konsumsi (koordinasi dengan sie konsumsi) dan menentukan timing pembagiannya   ·         Di pintu masuk pada saat pemberian buku acara dan Souvenir (ada souvenir gak ya??) ·         Di jedah antara kebaktian dan perayaan ·         Di akhir acara dengan menjamin acara berlangsung efektif dan efisien	Harry dan sie acara serta sie konsumsi
12.	Mempersiapkan amplop sumbangan utk aksi sosial yang akan dimasukkan dalam buku acara	Harry dan Sie Acara Amplop akan dikumpulkan pada saat kebaktian. Langsung dihitung. Agar pada saat momen ucapan terima kasih sekaligus penyerahan sumbangan.
	CATATAN UNTUK SEMUA PANITIA	Publikasi bukan hanya tanggung jawab Sie Pubdok tapi seluruh panitia. Tapi Sie Pubdok jg tetap harus lebih gencar lagi mempublikasikan  rangkaian acara kita kerja sama dengan PIC tiap acara. Harus lebih gencar lagi melalui fb, twitter, termasuk personal approach.   Fakta: Peserta fotografi baru 2 orang. Sumbangan yang terkumpul masih jauh dari target.