Como se redacta un acta de reunión (plantiila en archivos de grupo)

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Redactar un acta de reunión, no es tarea exclusiva de las secretarias
de dirección, por cierto un puesto cada vez más demandado y valorado
por las empresas, sino que cualquiera de nosotros en algún momento nos
hemos podido ver en esa tesitura, bien porque pertenezcamos a un
equipo directivo o porque se forme parte de una asociación, de una
ong, algún tipo de comité, etc.

La forma del Acta puede tener variaciones dependiendo de si es sobre
actas de conferencias de prensa, presentaciones de resultados,
reuniones de información de accionistas, etc., resúmenes operativos de
talleres o workshops, actas de reuniones internas, sesiones de
formación, actas de reuniones del Comité de Empresa, CHSCT, CTP
actas de consejos municipales, soportes para operaciones de venta o
lanzamiento de productos
documentos de información y comunicación... Pero todas ellas tienen
una estructura común, y un mismo objetivo.

El proceso de redacción de un Acta tiene 3 partes diferenciadas. Para
mí, la más importante es la Transcripción. Es la anotación escrita
fiel a lo que se habla en la reunión (evidentemente corrigiendo
errores de sintaxis, etc) Hay que saber qué anotar, identificar a
quién expone cada punto y tener claro cual es el acuerdo. Esto en
teoría es bastante simple, pero pleno debate en una reunión suele ser
más complicado. Antes de transcribir erróneamente una idea o concepto,
es preferible que preguntes y aclares el punto que necesites. En la
mayoría de las reuniones, la presentación de los puntos y los datos se
hacen en power point y cada asistente tiene el dossier en la mano con
esos mismos datos, si no fuese así, asegúrate que los tendrás para la
redacción del acta, porque de lo contrario puede ser una ardúa tarea
transcribir todos los datos, porcentajes, cantidades que se expongan.
La transcripción es un documento en bruto, sobre el cual se va a
redactar el Acta, no tiene que estar ordenado necesariamente. Luego se
le dará la forma y orden en el acta.

La redacción del Acta, (en los archivos del grupo tenéis una
plantilla. Si requerís otra para una reunión o caso concreto, no
dudéis en solicitármela) tiene un orden y protocolo establecido, que
podrá variar con algunos matices dependiendo del contexto.
Algo muy importante, amén del fondo, es el tiempo y forma. En tiempo,
ya que se debe hacer llegar lo antes posible. Hay veces en los que se
llega a acuerdos con una puesta en marcha
inminente, por tanto se habrá de tener en cuenta. La forma, el orden
del desarrollo de los puntos, el desglose de los mismos, una redacción
adecuada, etc. son fundamentales. El acta es a la vez un documento de
trabajo y de archivo, que ofrece la ventaja adicional de establecer
las prioridades (esquema) del discurso de forma visible. En éste,
aparecen la síntesis de cada punto debatido y acuerdo al que se ha
llegado.