ZAMAN ve ZAMAN YÖNETİMİ

[bardas]

1. ZAMAN ve ZAMAN YÖNETİMİ
1.1. Zaman Kavramı
Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiç bir şey onun yerini tutamaz.
Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır, ama zamanımızı iyi
kullanabilmek, hayatımızı iyi kullanabilme ve hep en iyi sonuçları
almak demektir.
Zaman paha biçilmez bir kaynaktır. Belli bir ritimle acımasızca akıp
gider. Geçen zamanı geri döndüremeyiz, zaman demokratik bir biçimde
paylaşılan bir kaynaktır. Hepimizin günde 24 saati, her hafta da 7
günü vardır. Ne kadar zengin olduğumuz hiç önemli değildir, daha fazla
zaman alamayız. Zamanı biriktiremeyiz, ödünç alamayız, çalamayız,
hiçbir şekilde değiştiremeyiz. Sahip olduğumuz kaynaklar arasında
zaman en az anlaşılan ve en kötü kullanılan kaynaktır. Zamanı her
zaman aynı şekilde deneyimleyemeyiz. Sıkıldığımızda yada birşeyi
sabırsızca beklediğimizde zaman daha yavaş geçer, trafik lambasının
yeşile dönmesini yada bir telefon beklerken, işimiz başımızdan aşkın
olduğunda, eğlenirken zaman uçup gider. Belki zaman konusuna girmenin
en iyi yolu, kendimizi zamansal bir persfektif içinde düşünmektir.
Kendinizi geçmişteki halinizi düşünün, sonra geleceği şöyle bir
düşleyin. Geleceğe bakmak zordur, hiçbir şeyden emin olamayız ama
önemli olan denemektir. Bir çok kişi zamanın kendisine yetmediğinden
yakınır, bunun bir sorun değil de, hedeflerin belirsiz olduğu,
önceliklerin iyi sıralanmadığı, zamanın iyi planlanmadığı yolunda bir
belirti olduğunu anlayana kadar. Aslında planlayabileceğimiz bir tek
şey vardır, oda kendimiziz. Zamandan tasarruf etmek için
geliştirdiğimiz aletler ve hileler hiçbir şeyi çözmeyecektir. Zamanı
planlamak hızla ilgili değil, etkili olmakla ilgilidir.
1.2. Başarı Kavramı
Dediğini yapan kişiler tanıyor musunuz? Tümüyle! Tam zamanında! Bu
kişiler daima nereye ve neden gittiklerini iyi bilirler. Ulaşmak
istedikleri yere varmak için bir planları vardır. Sıkı çalışırlar,
yaptıkları işi severler ve organizasyona gerçek bir katkı yaparlar.
Bir şeyi yapmalarını istediğinizde "belki" demezler. "Evet" yada
"hayır" diye cevap verirler. Eğer "hayır" derlerse neden
yapamayacaklarına yada yapmamaları gerektiğine ilişkin iyi bir
gerekçeleri vardır. Eğer "evet" derlerse o işin yapılacağına dair
onlara güvenebilirsiniz. Daima soru sorarlar; çünkü projenin tam
zamanında tamamlanabilmesi için gerekli anahtar budur. Onlar için "ne
yaptığını bilir" denir. Bu onlar için kullandığımız en üst nitelikteki
övgülerden biridir. İnsanların yeni roller alması, başarı kavramlarını
da etkiliyor. Bundan 20 yıl öncesine bakıldığında, erkek çalışıp eve
para getirmekle, kadın ise eve ve çocuklara bakmakla yükümlüymüş.
Şimdilerde ise kadın ve erkek çalışıyor. Çocukların bakımı hem erkeğin
hem de kadının üzerinde. Bir kadının yönetici olması yadırganmıyor.
Başlanan her yeni iş risk içerir. Varmak istediğin yeri bilemediğin
zaman içsel kuşku sürekli bir sorun olur. Başarının dış görünümü
sıklıkla yanıltıcıdır. En üst düzeyde başarılı olanların bulundukları
konum, giderek geçici bir konuma dönüşür. Başarı elimizden geleni,
yani yapabileceğimizin en iyisini yapmaktır. İş alanında, kişisel
ilişkilerde, aile içi konularda, sözün kısası tüm durumlarda kapasite
sınırına yakın düzeyde becerebilen kişi, beceremeyene göre daha
başarılı sayılır .
1.3. Hedeflerin Önemi Nedir
Yaşamınızda neye ulaşmak istersiniz? Pek az insan bu soruya net
cevaplar vermeyi başarmıştır. Ancak neye ulaşmak istediğinizi
bilemezsiniz, kendinizi başka bir yerde bulabilirsiniz. Neye ulaşmak
istediğimizi bilemezsek zamanı kontrol edemeyiz. Hedefler zamana anlam
verir ve yapmamız gereken seçimler için bir iskelet oluşturur; net
hedeflerimiz olmazsa, zamanı iyi kullanmak anlamsız olur. Bu hedefler
içinizden gelmelidir. Soruları sormak kolay ama cevaplamak zordur.
Kesin amaçları olmayan bir çok insan her gün bir sürü hedefe ulaşır;
mektuplar yazarlar, form doldururlar, telefonları cevaplarlar ve
yapılması gerekenler listelerindeki maddelerin yanına çarpı koyarlar,
kısa vadede kendilerini iyi hissederler; ilerlemeyi
görebilmektedirler, ancak daha anlamlı bir amaç olmaksızın bu
"meşrutiyet" ve rutinde bir hapishane olabilir.
Yaşlı insanlara en çok neye pişman olduklarını sorarsanız, size
yapamadık!an şeylerden söz edeceklerdir. Canı sıkılan, yorgun enerjisi
kalmamış birini tanıyor musunuz? Onlara hedeflerini sorun - büyük
olasılıkla hedeflerinin hiçbiri gerçekçi değildir. Amaçsızlık
depresyonun en büyük nedenlerinden biridir. Böyle insanlar kendilerini
düş kırıklığı ve başarısızlıktan korumak için bir düş kurmaktan
kaçınırlar. Onlar güvenlikte olmayı ve statükonun tanıdıklığını
seçmişlerdir. Çünkü hedefler belirleyip bunlar için çalışmak rahat
bölgeyi terk etmek demektir. Hedefler bize kendimizi sevdirir;
davranışlarımızı ölçmek için bir ölçüt oluşturur; hedefler belirleyip
bunlar için çalışmak, şansınızı deneyip biraz enerji harcamak anlamına
gelir. Eğer bu hedefler işinizi ve yaşamınızı anlamlı kılarsa, sizi
motive edip enerjinize enerji katacaktır. Bir işi başarmaya giden yol
genelde pek rahat değildir ve ilk adım hedef belirlemek olmalıdır.
1.4. Başarı İçin Planlama
Başarılı şirketlerin net hedefleri vardır. Şirketin sahibi yada
kıdemli yöneticileri bu hedefleri belirlemek ve arada sırada bunları
yeniden gözden geçirmek ve güncelleştirmek için zaman ayırırlar. Bu
tüzel hedefler daha sonra şirketteki herkese duyurulur, böylece herkes
orada neden bulunduğunu ve neye ulaşması gerektiğini bilir. Bu da
başarılı bir şirkette tutarlı bir değerlendirme sistemi oluşturur,
böylece yöneticiler buna göre kararlar alır ve davranırlar. Net
hedefleri olmayan şirketlerin nasıl başarılı olduğunu anlamak zordur,
aslında neye ulaşmaya çalışıldığı bilinmediği için başarılı olup
olmadığını tartmakta zordur. Sonuç olarak her ayın yada haftanın
sonunda gerçekteki performans planla karşılaştırılır, böylece
gerekirse başarılı olmak için bazı tedavi yöntemleri uygulanır. Bence
aynı işlem biz bireyler içinde geçerlidir. Bize yön vermesi için
hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz
vardır ve katettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak
karşılaştırmalıyız.
BÖLÜM 2.
2. ZAMAN-HEDEF ARAYIŞINDA KAYIP HALKA
Başarı yapabileceğimizin en iyisini yapmaktır. Hedefler olmaksızın en
iyiyi yapmak ise mümkün değildir. Bazı basit kurallara uyarsak geçerli
hedefleri belirlemek hiç de zor değildir. Hedeflere birileri onları
gerçekleştirmek için
uğraşmazsa kendi başlarına anlamlı değillerdir. Başarıların her biri,
bir kritik eleman, hedefleri başarıya dönüştüren bir halka (bağ)
içermekteydi. Bu kritik eleman zamandır. Çalışmalar göstermiştir ki,
hedef belirleyicilerin temel yanılma nedeni, zamanı etkin
kullanmaktaki beceriksizlikleridir. Hedef nasıl tasarlanırsa etkin
zaman kullanımı olmadan gerçekleştirilmesi mümkün değildir.
2.1. Tüm Yönlerden Birden Yüklenmek
Bazı insanlar vardır ki, her işe meraklanır. Böyle bir saptamayı
sizlerde pek çok zaman değişik yerlerde başkaları için yapmışsınızdır.
Aynı anda birden fazla yöne gitmek açıktır ki, mümkün değildir.
Anlatılan davranış ile gerçek arasındaki boşluk davranışın yarattığı
acayip duyguyu açığa vurur. Arkasında yatan nedir? Nedenlerini tam
olarak belirleyebilir miyiz? Ve size zaman hakkında neler anlatır?
Aşırı heyecan ya da korku ve coşkunluk, genellikle aceleci ya da
hastalıklı bir eylemle sona erer. Hangi sıklıkla aklınıza aceleyle bir
iş yapmak fikri gelir, -ki daha sonra bunun, sizin ya da diğerlerinin
ilgi alanı olmadığı ortaya çıkar. Stres altında olduğumuz zamanlarda
böyle davranmaya hayli yatkınızdır. Kriz durumlarında hızın aşırı
önemli olduğunu düşünerek hangi sıklıkta aşırı reaksiyan
gösterirsiniz? Daha soğukkanlı kafalar şöyle diyeceklerdir. "Derhal
bir eylemde bulunmamaktan daha kötü ne olabilir?" Tüm yönlere birden
yüklenme alışkanlığında olanlar; genellikle hareketle başarıyı,
eylemlikle sonuçları karıştırırlar. Önceliklerini netleştirseler ve
ilk önce en önde gelen konulara yer vermek üzere başarma eylemliliğini
yönlendirseler daha başarılı olacaklardır.
Aynı anda tüm yönlere yüklenen kişiler, genellikle ortak bir özelliği
paylaşırlar; yeterli zamanları olmadığından şikayet etmek, sorun için
önlemleri ise daha akıllıca çalışmaktansa.daha hızlı koşmaktır.
Zamanın temel ikilemini kavramakta yanılırlar. Hiç kimsenin yeteri
kadar zamanı yoktur. Fakat herkes olabilen tüm zamana sahiptir.
2.2. Zamanın Dokunaçları
Zaman yaptığımız ya da düşündüğümüz her şeyin içinde vardır. İşte ya
da eğlencede hiçbir şey onun pencerelerinden kaçamaz. Zaman tüketmeden
bir şey bir şey yapmamız mümkün değildir. Zamanı dikkate almayı ihmal
eden yaşamda üç önemli faktör vardır;
- Üretkenlik
- İşkoliklik
- Stres
2.2.1. Üretkenlik ve Zaman
Mühendislik diliyle verimlilik, çıktının girdiye oranıdır. Örneğin,
eğer iyi ayarlanmış bir motor 100 mil için yeterli yakıtı 30 mil
gitmek için harcıyorsa bu motorun verimliliği çıktının girdiye
bölünmesiyle, 30/100 ya da %30 olur. Maliyet - yarar oranı, büyük
projelerin değerlendirilmesinden çok kullanılan bir yaklaşımdır;
burada yarar çıktıdır ve maliyet girdidir. Böylece,
Verimlilik = Çıktı / Girdi = Yarar / Maliyet
olur. Zaman, her işin maliyet unsurlarından biri olarak kabul
edilebilir ve sonuçları yarar olarak görülebilir. Böylece bir işin
verimliliği = Sonuçlar/ Zaman olur. En bilinen zaman tüketicilerinden
biri olan toplantılarımızın verimliliğini arttırmayı düşünelim. Eğer
toplantılarımızın süresini yarıya indirebilir ve öncelikle eşdeğer
sonuçlar elde edebilirsek bu toplantı verimliliğini ikiye katladığımız
anlamına gelir.
2.2.2. İşkoliklik ve Zaman
Zaman ve İşkoliklik oldukça ters biçimde ilişkili görülür. Dr. Marilyn
Maclowitz tarafından tanımlandığı gibi işkolikler, "içsel olarak uzun
ve zorlu çalışma eğiliminde olan, çalışma alışkanlıkları işin tanımını
aşarak kendilerinden beklenenin çok üzerine çıkan" kişilerdir.
Maclowitz'in çalışmaları bazı şaşırtıcı sonuçları ortaya koymuştur;
a - İşkolikler, daha sağlıklı, daha mutlu ve diğerlerine oranla daha
uzun ömürlü olmaya eğilimlidirler.
b - İşkolikler değişmeye açık değildirler; öyle ki onlarla yaşayanlar
bu durumu benimsemek zorunda kalırlar.
Şu olayın kavranması önemlidir: İş ve iş yaşamı arasında bir denge
kurmaya yönelik hedef, işkoliklik durumunda bu kötü davranış lehine
gereksiz biçimde kurban edilebilir. Potansiyel İşkolikler ve
ailelerinin çoğunun karşılaştığı sorun, iş yaşamı ve kişisel yaşam
arasında bir çatışma çıktığında hangisinin önce geldiğine ilişkin soru
bile sorulmamasıdır. Eğlenceye yönelik ya da ailenin zararına, ücretli
ya da zevk için yapılıyor olsun, daima iş önce gelir. İşkoliklik
tuzağından kaçınmak isteyenler için genelde ümit vardır. Bunların
ciddi biçimde dengeli bir yaşamı hedeflemeleri gerekir. Kendileri için
neyin önemli olduğunu kavrayan ve zaman yönetimi kararlarını buna göre
veren bireyler, en az zaman denetim baskı ve sonuçlarını yaşayan
kişilerdir.
2.2.3. Stres ve Zaman
Zamanımızı harcayan her şey, bizi yeterince zamanımız olmadığı
stresine iter; bu nedenle her potansiyel zaman tüketici aynı zamanda
potansiyel bir stres yapıcıdır. Zamanı tüketmenin ne olduğunu iyi
biliriz. Panikleriz, heyecanlanırız ve sıklıkla birlikte yaşam ya da
çalışma için çekilmez olur. Yarattığı stres, günlük olağan işlerde
açığa çıkar. Saatin yatma zamanını geçmiş olduğunu göstermesine rağmen
önünde daha bitirilecek sayfalar dolusu uzun ve zor bir ödev bulunan
öğrencinin durumu böyledir.

Çalıştığı evden uzakta geçireceği hafta sonu yaklaşırken daha önünde
yıkanacak dağlar kadar çamaşır bulunan ev hizmetçisinin durumu budur.
Amiri satışlarda sabırsızlıkla bir artış beklerken son anda bir
daktilo içine takılmak zorunda kalan büro yöneticisini de bu durumda
görebiliriz.
2.3. Zaman Sorunlarına İlişkin Kategoriler
Daha keskin ayrım ve kolay analiz için, zamana ilişkin en üst 20 sorun
aşağıdaki gibi üç temel kategoriye bölünebilir. Her sorunun dünya
genelindeki önem sırası yanında parantez içinde gösterilmiştir. İlk 20
arasında bulunduklarından iki sorunun yanında sıralama numarası
verilmemiştir. Sınıflama kişisel olduğu kadar iş alanında da
uygulamayı gözler önüne sermektedir. Birinci kategori "insandan
kaynaklanan engellerdir" ev yaşamına daha yakın ve denetlenmesi daha
kolaymış gibi görünür. Fakat gerçekte, insan karakterlerine ilişkin
konular içerdiğinden belki de üstesinden gelmesi en zor konulardır.
İkinci kategori "yönetsel zaman engelleridir"; yönetim becerileri ile
yakından ilgilidir ve ihmal edildiğinde önemli ölçüde zaman kaybına
neden olur. Bu yönetim becerileri üzerinde çalışanlar için kolay,
çalışmayanlar için ise hayli zordur. Üçüncü kategori, "çevresel zaman
engelleri" dir; bunlar belirlenmesi ve çare bulunması kolay zaman
sorunlarıdır. Şimdi her bir kategorideki zaman yutan canavarları
gözden geçirelim.
1. İnsandan Kaynaklanan Engeller
- Her işe atılmak (6)
- "Hayır" diyememek (9)
- Kişisel düzensizlik, karışık masa (Cool
- Öz disiplin eksikliği (10)
- İşi ağırdan alma, kararsızlık (11)
- İşleri yarım bırakma (15)
- Sosyalleşme (19)

2. Yönetsel Zaman Engelleri
- Kriz Yönetimi önceliklerinin ötelenmesi (2)
- Amaç, öncelik ve planlama eksikliği (3)
- Etkin olmayan görevlendirme (5)
- Eğitimsiz ve uygun olmayan personel (12)
- Yetersiz ya da açık olmayan iletişim (16)
- Sorumluluk ya da otorite karmaşası (1Cool
- Standart, denetim, raporlama eksikliği (20)
- Dinlememe alışkanlığı
3. Çevresel Zaman Engelleri
- Telefon (1)
- Randevusuz konuklar (4)
- Toplantılar (7)
- Eksik veya gecikmiş bilgi (13)
- Kayıt kuyut işleri, kırtasiyecilik (14)
- Eksik veya fazla personel (17)
Gürültü, görsel şaşırtıcılar
2.4. İnsanlardan Kaynaklanan Zaman Engelleri
İnsan özelliklerine dayanan zaman kaybettiriciler, uzmanlaşılması en
zor olan zaman engelleri arasında düşünülürler; çünkü bunlar bizim
içsel doğamızla ve bir yaşamın süresinde oluşan alışkanlıklarla
ilgilidir. Diğer yandan, kendi hal ve gidişimiz konusunda seçimlerde
bulunabileceğimizden bir kez tanımlandığında bu zaman sorunları
üzerinde düşünme ve çalışma fırsatımız daha çoktur. Başkaları yada
çevremizi kontrol etmekten daha çok kendi davranışlarımız üzerinde
denetim sağlayabilmek için çalışmalar yapmalıyız. İnsana ilişkin zaman
engelleri, genelde ihmal edilen yönetsel becerilere ve çevresel
faktörlere oranla daha düşük sıraları almaktadır. Bu durum, öz
sorunlarımızın olası bir kaynağı olarak kendimize bakma konusundaki
bir isteksizliği yansıtabilir.

Başkalarının davranışlarındaki zaman kaybını görmek ve sorunlarımızın
başkalarından ya da çevremizden kaynaklandığını hissetmek daha
kolaydır. Kişisel düzensizlik genellikle bir temel gülmece kaynağıdır.
Yanlış yere koyduğumuz nesneleri bir hatırlayın. Her gün geçici süre
için bile olsa hep bir şeyleri kaybederiz. Bu durum öyle yaygındır ki,
pek çok fıkranın ve çizgi filmin esin kaynağı olmuştur. Genellikle
bulması en zor olan şeylerin kaybolmaması için sıkı sıkı saklanan
nesneler olması ne kadar ilginçtir.
Bir diğer zaman engeli olan "aynı anda çok fazla işle ilgilenme" nin
çok değişik türleri vardır. Bu durum, son tarihlerin kaçırılmasına,
baskı altında çalışmaya, karar vermede hata yapmaya ve zamanlanmış
ortak çalışmalarda bize ihtiyacı olan kişilerin zamanının boş yere
harcanmasına neden olur.
Başkalarının isteklerine sıklıkla "evet" dediğimizde kendimizi,
işimizi unutmuş ve başkaların işini yapar hale gelmiş buluruz. Yüksek
öncelikli olanlar dışındaki isteklere "evet" demek, çok kısa olan
zamanımızda yapmamız gereken çok fazla işi düşündüğümüzde hiçte
anlamlı değildir.
Kesintiler nedeniyle işleri tamamlanmamış bırakma eğilimi, tekrar aynı
işe döndüğümüzde ve hangi durumda kaldığımızı bulmada hayli sorunlar
yaratır. Çalışmalarım göstermiştir ki; bir kesinti sonrasında işi
tekrar ele alarak bitirmek, kesintisiz çalışmaya oranla üç kez daha
fazla zaman almaktadır. Kesinti nedeniyle bırakılan işin tekrar
kalınan noktaya getirilmesinde ve bu durumda işin bitirilmesinde
harcanan zaman, tahminlerimizin çok üzerinde olmaktadır.
Zaman kullanımı ve zaman tüketimi arasındaki en önemli fark,
sosyalleşme tarafından örneklenir. Sosyalleşme; insanları
rahatlatmayı, patrona ulaşmak için birine yardımcı olmayı ya da belli
bir durumda gerginliği azaltmayı amaçlayan bir iş hedefine
dönüşebilir.
İşi ertelemek ve işi ağırdan almada; bir sorunu tüm yanlarıyla
düşünme, başkalarının düşüncelerini albüme, olayları gözden geçirme,
keşfedildiğinde bir hatayı düzeltebilme için yeterince zaman ve bu
demektir ki, iş sonuçlandığında daha yüksek kalite. İnsana ilişkin
zaman engelleri hayli derine sızmıştır ama yinede aşılabilirler.
2.5. Yönetsel Zaman Engelleri
Yönetsel zaman engelleri, ihmal edilen yönetsel becerilerden
kaynaklanır. Bu becerilerin uygun istihdamı, bir büronun sınıfları
içine hapsedilemez. Kişisel etkinliklerimizde bizi bir felaketin
eşiğine getiren uygun yönetim eksikliğine ilişkin bir durumu derhal
tanımlarız. İleriye yönelik planlama zordur ve zaman alır. Çoğumuz
yeterince zamanımız olmadığını düşündüğümüzden planlama için zaman
harcamayı istemeyiz. Pek çoğumuz için planlama "öğle yemeği için
nereye gidiyoruz" demeye benzer.
Winston Churchill "Görebileceğinizden öteki geleceğe bakmak zordur"
diyerek kısa görüşlü planlamaya ilişkin yönelimimizi akıllıca ifade
etmiştir. Olasılıklı planlama, temel planlamanın çok ötesine geçer.
Bir planın potansiyelaksamalarını tanımlamayı, en ciddi olasılıkları
engellemek üzere adımlar atmayı, aksamaların oluşması durumunda
bunları sınırlamayı ele alır. Olası durumlar için plan; daima neyin
kötü gidebileceğini kendinize sorun. Başka? Başka? Daha sonra bu
potansiyel sorunların nasıl giderilebileceğini sorgulayın. Eğer
önlenemiyorlarsa sonuçlarının nasıl sınırlanabileceğini araştırın.
İhmal edilen yönetsel becerilerin birisi de "görevlendirme" dir.
Görevlendirme yapmayan bir yönetici hakkında görüşlerini belirten bir
kişiyi dinleyelim; "Yine her işi kendisi yaptı. Hiç kimseye güvenmez.
Sana verecekmiş gibi başlar, sonra geri alır. 'Kendi yapmamın daha iyi
olacağını düşündüm, biliyorsun patronda öyle ister' der. Bu nedenle
şimdi her şeyi kendisi yapıyor. Bizim için iyi, fakat ona yazık
oluyor. Günde 10, 12 saat ve yarı hafta sonu çalışıyor. Bizim eve
nasıl olup da zamanında gittiğimize hayret ediyor.
Ayrıca kendisini sıkıntıya sokuyor. İşlerle ilgili bir sorun
yaşandığında sorumlu bulunamıyor. Çünkü her işi kendi yapıyor. Nasıl
olsa bir gün görev vermeyi öğrenecek. Görevlendirme kolay bir şey
midir? Hayır. Yapılabilir mi? Evet. Öğrenilebilir mi? Gayet tabi.
İhmal edilebilir mi? Daima. Yaşamsal mıdır? Kesinlikle."
2.6. Çevresel Zaman Engelleri
Bu kategoride en yüksek önemin verildiği zaman sorunları yer alır.
İkilem gibi gözükmekle birlikte; aşağıdaki örneklerinde gösterileceği
gibi bunlar, çözümü en kolay olanlardır.
Telefon, herkesin çevresinin bir parçasıdır. Telefon zilinin sesi,
işyerinde düşüncelerimizi, evde özel yaşamımızı ya da telefondaki
konudan daha önemli bir işimizi işgal edip engelleyebilir. İşte;
kendini yeterince açıklıkla ortaya koyan bir çevresel zaman engeli.
Fakat bazı basit kuralları gözleyerek bu sorunun üstesinden
gelebiliriz. Bu konuya çözüm öneren ilginç buluşlar vardır. Örneğin;
mutfaktaki telefon kablosunu hayli uzun yapmak, bir diğeri ise telefon
çaldığında kapıda birisi varmış izlenimini yaratmak amacıyla telefonun
yanına bir zil monte etmek. Çok ilginç ama işe yarıyor.
Beklenmeyen misafirler tüm zamanımızı kesintiye uğratmaktadır.Çok
kısıtlı bir temelde bile bu girişleri sınırlamak için fazla bir şey
yapmayız.Göreli önceliklerini sıralamaya, sorunlarını kendilerinin
çözümlemeyi deneyip denemediklerine ya da ihtiyaçları olan yardımı bir
başka yerde bulup bulamayacaklarına fazla dikkat etmezsiniz.
Beklenmeyen misafirlerin evde, işte ya da eğlence anında zamanımıza
saldırıları, tahminlerimizin çok ötesindedir. "Açık kapı" politikası,
genellikle bu sorunun aşırı büyümesine neden olur. Kapımızı kapalı
tutmanın erdemi budur işte.

BÖLÜM 3.
SORUNLAR ve ÇÖZÜMLERİ
3.1. Öncelikler
Sizi burada basit bir ilkeyle tanıştıracağım:"Şirkette üstlendiğiniz
sorumluluğun gerektirdiklerini yapmak için gereken kişisel zaman
arasında hiç bir ilişki yoktur." Sorumluluk ve zaman arasında bir
ilişki olması olanaksızdır. Eğer olsaydı insan nasıl Başbakan veya
Cumhurbaşkanı olabilirdi? Onların sorumlulukları bizimkiyle
karşılaştırıldığında çok ağırdır ve hiç uyumayan bir iş tutkunu için
bile haftada sadece 168 saat vardır, işinizde etkili olmanın yolu her
zaman kaldıraç dengesini korumaktır. "Hata yapmaktan kaçınmak" gibi
olumsuz seçenekleri gözardı etmenizdir, böyle şeyler belki önemli
olabilir ama siz yinede daha etken, olumlu planlar düşünün. Kaldıraç
dengesinde önemli yer tutan unsurlar şu şekilde sıralanabilir.
3.1.1. Eğitim
Personelinizi ve kendinizi eğitmek daha üretici olmanızı sağlayabilir.
Aslında, eğitim ya da yetenek etkinliğinin zamanı müsrifçe harcayan
bir şey olduğu söylenebilir. Örneğin birçok yönetici masasında duran
bilgisayarı tam olarak kullanmayı bilmemektedir.
3.1.2. Planlama
Planlama her ölçüde yapılmalıdır. Haftayı planlamak, günü planlamak,
toplantıyı planlamak, telefon görüşmelerini planlamak gibi. Öyle
insanlar vardır ki, planlama işine bayılırlar ve bütün günlerini
önceliklerini tekrar tekrar düzenleyerek geçirebilirler. Bu,
çalışmamak için bir bahanedir. Planlama ise dönüşmediği sürece hiçbir
işe yaramaz.
3.1.3. Bir Sistem Oluşturmak
Bu sistemler, büyük sayıda insanı içeren karmaşık bilgisayara dayalı
sistemler olabilir ya da masanızı organize etmek gibi basit kişisel
sistemler olabilir. Ama hepside rutin işleri daha az çabayla gelecekte
daha iyi sonuç verecek şekilde düzenlenen sistemlerdir.
Sonuç olarak Amerikalı Filozof Ziggy Ziggler'in dediği gibi;
"Önemli olan, önemli olanın her zaman için önemli olan olmasıdır."
3.2. Erteleme
Erteleme etkileyici bir sözcüktür, ama ertelemek insanı güçsüz düşüren
bulaşıcı bir hastalıktır. Bu, işi sonraya bırakmanın bir sanata
dönüştürülmüş halidir. Halletmemiz gereken zor ya da hoş olmayan bir
işimiz olduğunda, bu işe başlamamız günler alır. Yapmamız gereken iş
yapılacak işler yığınının tepesine geldiğinde daha önce yapmamız
gereken bir şey geliverir aklımıza. Masamızın üstünü toplamak gibi hoş
olmayan işler bile birden bu işten kaçınmak için çekici ve acil
olabilir. Bazılarımız, bu hoş olmayan işi yapmamak için neden bulmakta
son derece yaratıcı olabiliriz, bazılarımızsa sadece hayal kurarız. Bu
sıkıcı işin yarısına geldiğimizde onu yapmamak için bahaneler bulmaya
çalışırken ve odanın önünden geçenlerin bize uğramasını beklerken
yakalarız kendimizi. Hatta gereksiz bir telefon bile bir lütuf gibi
görülebilir. "Ertelemek zaman hırsızıdır", özdeyişi 250 yıl önce
Edward Young tarafından yazılmıştır ve bugün içinde geçerlidir.
Ertelemek zamanımızı çalar, bizi hedeflerimize ulaşmaktan alıkoyar,
yarını baskı altına alır ve strese, bozulan ilişkilere ve sonuç olarak
saygınlığımızın düşmesine yol açar. Bir şeyi başarmak için bu işe
başlamanız ve bunu bitirmeniz gerekir. Ertelemek bizi her iki yönden
yaralar.

3.3. Kişisel Düzensizlik ve Karışık Masa
Kronik biçimde düzensiz olan kişiler, kendilerinin ve güvenilir
bilgileri ve karar için zaman olarak onlara bağlı olan diğerlerinin
engelleridir. "Engel"terimi yeterince kuvvetli olmayabilir. Düzensiz
bir kişi, ister bir sanatçı, ister bir başkan, bir ebeveyn ya da çocuk
olsun diğerlerinin üzerinde bozucu ve yıkıcı etkisi vardır. Zaman
yanlış konmuş dosyaları ya da kaybolan notları aramakla geçirirler.
Pek çok nedenden dolayı bu sorun, çözümlere kolayca erişilmesini
engelleyen bir rol oynar. Masanızı toplamak işkence değildir. Düzenli
bir masa, düzenli bir iş akımı ve zaman tasarrufu sağlayacaktır.
3.4. İşinizin Bölünmesini Engellemek
İşlerinizin başkaları tarafından sık sık kesilmesi, hazırladığınız en
iyi planın göz göre göre suya düşmesine neden olabilir. Bu
müdahalelerin sebeplerini ortaya çıkarabilirsek bize kaybettirdiği
vakitleri en aza indirebiliriz. Sıradan bir hafta içinde saatlerce
vaktimizin; patronumuzun verdiği extra işler bizle sohbet etmek
isteyen iş arkadaşlarımız, beklenmeyen krizler nedeniyle heba olduğunu
fark ederiz.
Bu arada bizde arkadaşlarımız ile çay sohbeti ya da keyfi telefon
konuşmaları yapmak için kendi işlerimizi kesintiye uğratabiliriz. Kim
ya da neyin işlerimizi kesintiye uğrattığını ortaya çıkarır çıkarmaz,
onları en aza indirgemek için harekete geçmeliyiz. Kesintiler meydana
geldiği zaman onları kontrol altına alırsak ve kendi oluşturduğumuz
kesintileri de en aza indirebilirsek, sorunun büyük bir kısmının
ortadan kalktığını görürüz. Diğerlerinin bizi çalışma esnasında
rahatsız etmesini engellemek faydalı olabilir ama aynı dikkati bizde
başkalarına göstermeli ve örnek olmalıyız. Böyle yaparsak, birçok
arkadaşımızın bizi takip ettiğini fark edebiliriz.

3.5. Okumak
Okuma biçimimiz, şirketimizde ya da kişisel yaşamımızdaki
başarılarımızı etkiler. Okuma, yoğunlaşma gerektirir ve zaman alır.
Seyahat ederken, yemek yerken ya da randevu için beklerken
okuyabiliriz. Fakat dikkat gerektiren işleri yaparken okuma
yapmamalıyız. Genellikle ihtiyacımız olandan fazlasını okuruz ve yine
genellikle yapabileceğimizden daha yavaş okuruz. İşlerinin bir
fonksiyonu ya da özel ilgileri nedeniyle okunan tüm bilgiler okuma
hızlarını arttırmalıdır. Bir hızlı okuma kursuna katılınabilir.
Hızımızı arttırmanın yanında gereksiz olan okuduğumuz miktarı
azaltmanın yollarımda denemeliyiz. Bir dergi veya kitabın içeriği
başlıklar konusunda içindekiler listesine bakıp bizi ilgilendiren
yerleri okumalıyız.
3.6. "Hayır" Diyememek
Bazı zamanlar "Evet" dediğimiz halde "Hayır" demiş olmayı tercih
ettiğimiz durumlarla karşılaşırız. Belki de "Hayır" diyememenin tek
büyük nedeni, anlaşılır önceliklere sahip olmamamızdır. Doğal olarak,
başkalarına yardım etmek ve onların taktirini kazanmak isteriz.
Diğerlerini kırmamak için her isteğe "Evet" der ve kendimizi
karşılanması mümkün olmayan bir söz yığını içinde kaybolmuş buluruz.
İnsanlar hayal kırıklığına uğrarlar, öfkelenirler, bir eziklik ve
hüsran duygusu içine savruluruz. Sorunu kavradığımız zamanlarda bile
ağzımızdan "Hayır" sözcüğünün çıkması imkansız gibidir.
İşte; uygun durumlarda size "Hayır" demeyi mümkün kılacak dört adım.
İsteği dikkatle dinleyin. Konuşmacı sözü kesilmeksizin isteğini
açıklasın. Bu yolla sizin bu konuda tam aydınlandığınızı ve konuyu
ciddi biçimde ele aldığınızı bilecektir. Eğer ona konunun önemini
anlatma şansı verilmezse kendisine olgunlaşmamış ya da hatalı bir
biçimde "Hayır" deme durumunda kalabilir ve "Evet" demeniz gereken bir
fırsatı kaçırabilirsiniz.
Reddetmeniz gereken bir konu ise kendisine "Hayır" deyin . "Belki" ya
da "Gerçekten çok meşgulüm" gibi sözlerle kuşkulu bir durum
yaratmayın. Pek çok durumda "Hayır, üzgünüm, yapamam mümkün değil"
biçimindeki cevabınız yeterli olacaktır. Pek çok kişi istekleri
karşısında "Hayır" beklerler; "Evet" cevabını aldıklarında ise
gerçekten şaşırırlar; "Evet" cevabı onlar için bir sürpriz olur.
Eğer bir açıklamanın yararlı olacağına inanıyorsanız cevabınızın
gerekçelerini belirtin "günün tamamını işgal edecek son tarih kısıtlı
bir işim var" ya da "bu iş için ben, doğru insan değilim" ya da belki
"yardım etmeyi isterdim, fakat diğer söz verilmiş işlerim buna imkan
tanımıyor."
Seçenekler teklif edin. Böylece iyi niyetinizi belli etmiş olursunuz.
"Charlie'ye sordunuz mu?" ya da "yarına kadar beklerseniz size bir
saatimi ayırabilirim" demeyi deneyebilirsiniz.
Dinle, hayır, gerekçeler, seçenekler. Bu anahtar sözcükleri bir karta
yazın ve telefonunuzun yanına bantlayın; "Hayır" demeniz gereken
herhangi bir anda "Evet" dememek için gözünüzün önünde bulunsun.
"Hayır" demeniz gerektiği halde "Evet" dediğiniz son olayda olup
bitenleri hatırlayın. Bir arkadaşın, kızının eve gelip şöyle dediğini
hatırlıyor: "Anne, bagajları arabayla 4-H kampına sen götürebilir
misin? Otobüste çok fazla çocuk var ve yeterince yer yok." Pek pahalı
olmayan kamp için yardım etmek istediğini göstermek isteyen arkadaşım,
"Gayet tabi" diye cevap vermişti. Ne yazık ki; kamp 6 saatlik bir
yoldaydı ve bu ise 12 saatlik bir sürüş anlamına geliyordu. Kızının
hesaba katmadığı şey, bu işin daha önce kamp yaşamını seven ve eve
dönmeden önce geceyi kampta geçirme alışkanlığında olan bir çift
tarafından yapıldığı idi. Ayrıca bu çift, kendi yaptıkları işin
ellerinden alınması nedeniyle kırılmışlardı. Öyleyse bu durumda kim
mutlu, kim minnettardı? Bundan sonra arkadaşım, "Hayır" m kesinlikle
yanlış cevap olduğunu bildiği bir durum dışında "Evet" dememeyi asla
unutacak gibi gözükmüyor.3.7. Bellek
Gün boyunca duyularımız, binlerce uyarı ardımanına tutulur. Sürekli
çevremizdekileri görür duyarız, onlara dokunur ve koklarız. Sınırsız
bilgiyle uğraşıp çoğunu gözardı ederiz ve dikkatimizi ancak birkaçına
yoğunlaştırırız. İnsanların çoğu hatırlama kapasitelerini fazla
büyütürler. Bunun nedeni hatırladığımızı bilmemiz ama unuttuklarımızı
pek fark etmediğimizden kaynaklanır. Kendinize bir öğrenme sistemi
geliştirin. Örneğin; bir şeyi hatırlamak istediğimizde, bir bilgi
bulduğumuzda, bazı özet notlar alın - öyle uzun uzun değil, sadece
birkaç anahtar sözcük ya da resim çizin. Bir gün sonra bu notlara
baktığınızda, notlar bir anahtar görevi görür: Konuyla ilgili bir çok
ayrıntıyı anımsatır ve açar. Bu anahtar sözcüklere 2-3 gün boyunca
bakın, böylece bu bilgi uzun vadeli belleğinize yerleşmiş olur. Birçok
yönetici, kendileri için yararlı olabilecek birçok ip ucunu ve bilgi
parçacıklarını unutmuşlardır, böylece "unutmak" daha doğrusu "öğrenme
hatırlama eksikliği" de zamanı çarçur eden şeyler listemize girebilir.
3.8. Toplantılar
Her ne kadar çalışanın bilgilendirmesi ve işlerin yürümesi açısından
faydalı olsada, toplantılar, zaman kavramının iş dünyasındaki bir
numaralı düşmanıdır. Dikkat edilmediği zaman toplantıların akışı
kontrolden çıkar, uzadıkça uzar, ana konudan uzaklaşır, kişilerin
ilgisi azalır ve en önemlisi vaktimiz heba olur. Şimdi sunacağımız
kriterlerle, sıkıcı, vakit kaybettirici toplantıları daha verimli ve
eğlenceli hale getirebiliriz.
1. Çok iyi planlanmalı ve hazırlanmalı.
2. Tüm katılımcılar toplantının amaçlarından haberdar olmalı.
3. Yeterli zaman ayrılmış olmalı.
4. Katılımcılar iletişime teşvik edilmeli.
5. Toplantılar iyi yönetilmeli.
6. Katılımcılar toplantı sonunda bir değerlendirme yapmalı.
BÖLÜM 4.
4. ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ
4.1. Zaman Yönetimi
Zaman, yönetimin temel kaynaklarından biridir. Yönetici için zaman,
paradan daha değerli ve daha önemlidir. Ancak, yönetimin kaynakları
içinde en kötü kullanılan ve harcanan kaynakta zamandır. Oysa, zaman
altın, zamanlama elmastır.
Yönetimde zamanın etkili ve verimli kullanılabilmesi için, günlük
çalışma içinde kısa aralarla dinlenmek gereklidir. Dinlenme zaman
kaybı değildir. Zaman kaybı ve zamanın boşa harcanması, yöneticinin
yönetmeye çalıştığı saatler içindeki harcamadır. Yapılan araştırmalara
göre, yöneticiler çalışma saatleri içinde zamanlarının %70 'ini
başkalarıyla (astlarıyla, üstleriyle, eşyöneticilerle, iş sahipleriyle
ve ziyaretçilerle) konuşarak geçirmekte; sık sık toplantı yapmakta, ya
da toplantılara katılmakta ve kalan vaktinde de evrak-dosya
incelemekte ve günlük yazıları imzalamaktadırlar. Bu yüzden çoğu
yönetici yönetim fonksiyonlarını etkinlikle yerine getirecek zamanı
bulamamaktadır.
Bununla beraber yöneticilere "Yönetimin ne olduğu ve neleri içerdiği"
sorulduğunda, genellikle "Planlama, organizasyon, koordinasyon,
yöneltme (sevk ve idare) ve denetleme" kavramlarından söz etmekte; iş
yaptıkları, zamanlarını nasıl harcadıkları sorulduğunda da,
"toplantılara gittiklerini, telefonlara cevap verdiklerini, astlarla-
üstlerle görüştüklerini, ziyaretçilerle ve iş sahipleriyle
ilgilendiklerini, evraklarını imzaladıklarını, konuşma yaptıklarını ve
seyahat ettiklerini" ifade etmektedirler.
Kuşkusuz yönetimde en önemli sorun, zamanı planlama ve zamanı iyi
kullanmadır. Zira, yapılan araştırmalara göre, bir yöneticinin mesai
içinde rahatsız edilmeden çalışabileceği zaman ancak 10 dakikadır. Bu
yüzden her yönetici verimli ve etkili çalışabilmek için önce zamanını
iyi yönetmek zorundadır. Çünkü yönetici düşünmeye ve dinlenmeye zaman
bulabildiği oranda başarılı olabilir. Zira yönetici düşünen ve karar
veren kişidir.
Çok çalışmak hiçbir zaman verimli olmak değildir. Önemli olan akıllı
çalışmaktır. Aslında, çok çalışan yöneticilere sadece acımak gerekir.
Haftada 45-55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini
yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadırlar. Yapılan araştırmalar, 8
saatin üstünde çalışıldığında verimin hızla düştüğünü kanıtlamıştır.
Zira, 8 saatte yapılacak işe 10-12 saat ayırmak gevşek davranmak
demektir. Nitekim başarısız yöneticilerin bir özelliği de aile
hayatlarından fedakârlık etmeleridir. Zira bunlar aile hayatlarından
ve kendi zamanlarından çalarak iş hayatlarımda tehlikeye atarlar.
Genelde ailenin ihmali, hem iş verimini düşürür, hem de aile hayatını
olumsuz etkiler. Bu nedenle önemli olan günde 16 saat çalışmak değil;
8 saat akıllı ve verimli çalışmaktır.
Yapılan incelemelere göre, ideal ve rasyonel olarak, bir yöneticinin
zaman yönetimi (yönetsel etkinliklere ayırması gereken ortalama
zaman): Planlama %40, sosyal faaliyetler %25, raporlar ve yazılar %10,
toplantılar %10, telefonlar %5, taşra ziyaretleri ve denetimler %5
oranında olmalıdır. Görüldüğü gibi, bir yöneticinin zamanın en çoğunu
planlama ile' sosyal faaliyetler almaktadır. Ancak, orta ve alt
kademelerde bu oranlar değişmekte, rapor ve yazılar, telefonlar,
müşteriler (halk) ile ilişkiler ve rutin (günlük) işlemler daha çok
zaman almaktadır.
4.2. Yönetimde Zaman Tuzakları
Yönetimde zaman açısından verimi olumsuz etkileyen faktörler
şunlardır:
Yönetimde, ziyaretçiler yöneticilerin en büyük zaman tuzağıdır.
Özellikle, kapısı açık yöneticilerin hiç zamanı yoktur.
Yöneticilerin zaman israf ettiği önemli bir alan da gereksiz
toplantılardır. Yönetici, sık sık toplantılara katılmak zorundadır.
Ancak yapılan araştırmalara göre, toplantıların yarısı gereksiz ve
yararsızdır. Özellikle yöneticinin karar vermek istemediği ve
sorumluluğu başkalarına yüklemek istediği toplantılar ile amaçsız ve
gündemsiz yapılan toplantılar ve ayrıca sohbet veya tartışmalar
yüzünden uzayıp giden ve bir sonuca varılamayan toplantılar en fazla
karşılaşılan durumlardır.
Yönetimde en büyük zaman hırsızı kararsızlıktır. Zira, yönetimde
kararsızlık en büyük zaman kaybıdır. Oysa, hızla karar verildiğinde
bile onu düzeltmek için zaman vardır.
Yönetimde zamansızlığın en büyük nedenlerinden biride yetki
tekelciliği yani merkeziyetçiliktir. Astlarına yetki devretmeyen bir
yöneticinin elbette zamanı olmaz ve yönetimde rutin işler içinde
boğulur kalır. Astları da boş oturur ve zaman doldurur. Bu nedenle
yönetimde zaman kazanmanın ve zamanı iyi kullanmanın yollarından biri,
yetki devridir. Yetki devretmeyen bir yönetici, "yönetmiyor sadece
kendisi iş yapıyor" demektir.
Yönetimde ast-üst ilişkilerinde aksaklıklarda zaman kaybına yol açar.
Özellikle yöneticilerin astlarını sık sık makamına çağırması,
yöneticiyle görüşmek isteyen astların gelip uzun süre sekreterlikte
(özel kalemde) beklemesi önemli bir zaman kaybıdır.
Oysa, yöneticinin vakti kadar astlarının vakti de kıymetlidir. İşlerin
sürekli ve düzenli yürütülmesinden astlar sorumludur. Belki, bir
işçinin veya memurun bir saat kaybı fazla zarar vermez ama bir müdürün
hatta bir şefin günde bir saat kaybı teşkilata pahalıya mal olabilir.
4.3. Yönetimde Zamanı İyi Kullanma Kuralları
Yönetimde zamanı iyi kullanma, başarılı olmanın etkili yoludur. Zamanı
iyi kullanmanın kuralları da şunlardır:
1. Planlama yapın. Zira, zamanı en iyi yönetmenin yöntemi, planlama
yapmaktır. Planlama, zamanı akılcı kullanma, kısaca "zamanlama"
demektir. Özellikle günlük ve haftalık işlerinizi önceden planlayın ve
planlı- programlı çalışın. Daima yapılacak işlerin listesini çıkarın
ve sırayla yapın.
2. Sizin yapmanız gerekmeyen işleri başkalarına verin. Yetki devredin.
Bunu yaparken de, istediğiniz sonucu alabilmek için, işi verdiğiniz
kişilere günü gününe sorumluluk yükleyin ve denetleyin.
3. Sekreter çalıştırın. Sekreter, sizi arayanlara muhatap olarak zaman
kaybınızın bir bölümünü önleyebilecek, örneğin telefonlara cevap
verecek ve sizinle görüşmek isteyenlere randevu verecektir. Veya,
gelen telefonlardan kurtulmak için telesekreter kullanın.
4. Maiyetinizde çalışanlara, sizinle görüşmeleri için belirli bir saat
tanıyın ve önceden planlayarak bütün sorunların bu süre içinde ele
alınmasını sağlayın.
5. Yardımcılarınızın ve sık sık görüştüğünüz astlarınızın odaları,
yerleşim olarak, size yakın olsun. Fiziki yakınlık iletişimi
hızlandırır ve zaman kazandırır.
6. Zamanınıza hasis davranın. Toplantılara, kendi büronuz yerine
başkalarının odalarında veya toplantı salonunda yapın. Kendi büronuzda
çalışırken de, kapıyı kapalı tutun (açık kapı, herkese giriş serbest
demektir.
7. Odanızda uzun süre oturup zaman çalan bir ziyaretçinizi "dışarı
çıkarmak için, sekreteriniz içeri girip size bir toplantınızı veya
randevunuzu hatırlatsın.
8 Yolculuk sırasında yada beklerken zamanı değerlendirmek için
yanınıza bir kitap yada bir iş alın (rapor tetkik edin).
9. Astlarınızla yapacağınız toplantıları ancak gerektiği zaman yapın
ve toplantılarınıza sadece gerekli kişileri çağırın.
10. Her şeyden önce zamanınızı iyi yönetin: (a) Günlük zorunlu işleri
yaptıktan sonra dinlenmek için kendinize zaman ayırın, (b) Olağanüstü
baskıların üstesinden gelebilmek için işe ara verin, (c) Okumak,
gelişmenizi sağlamak, yeni beceriler kazanmak ve kişisel ilişkiler
kurmak için kendinize zaman ayırın. Zamanı iyi kullanmanın amacı,
sadece mükemmel çalışmak değil, aynı zamanda dinlenmeye ve düşünmeye
de zaman bulabilmektir. Çünkü yöneticilik, her şeyden önce, zihinsel
bir etkinliktir.
11. Başkalarının işlerini yaparak yada işlerine karışarak zamanınızı
harcamayın. Kendi işinize bakın. Zaman "artık" değildir.
12. Zorunlu, gerekli ve önemli olmayan formaliteleri ve
kırtasiyeciliği kaldırın, zaman kazanın. Kırtasiyecilik, iş yapmak ve
çalışmak değildir. Çalışır görünmek ve zaman öldürmektir.
13. Rutin ve sıradan işleri astlarınıza (yardımcılarınıza) bırakın,
zaman kazanın ve önemli işlere siz bakın.
14. Yapılacak işleri ajandaya / takvime yada "akıl defterine" not edin
ve her gün kontrol edin.
4.4. Zaman Yönetiminde Yararlı Bürokratik Teknikler
Bürokrasi, yönetimin uygulama aracıdır. Bürokrasi, yönetimin amacı
değildir ve olmamalıdır. Verimli ve etkili zaman yönetimiyle ilgili
bürokratik teknikler şunlardır:
1. Yönetimde bürokratik iş ve işlemlerin başında, yazışmalar gelir.
Zira, yöneticilerin en çok zamanlarını alan bürokratik işlerden
biridir yazışmalar. Bir çok kuruluşta, maalesef, yazışma amaç olmuş ve
" iş yapma" haline gelmiştir. Özellikle Türkiye'de yöneticiler yetki
devrinde kıskanç ve astlarına güvensiz oldukları için, her evrak
kendilerine havale ve imza için gelmektedir. Zaten, yöneticilerin
çoğunda her evraka imza atma, gelen her evrakı görme ve havale etme
hastalığı vardır. Bu nedenle yöneticilerin vakitlerinin büyük bir
bölümü, gereksiz evrak ve belgelerin imza etmek ve gelen her evrakı
okuyup havale etmekle geçer. Oysa bu vakit öldürmektir ve yöneticinin
görevi bu değildir. Çünkü yöneticilerin sekreterleri ve yardımcıları,
rutin işlemleri ve önemsiz işleri yönetici adına yerine getirmek, yani
yöneticiye yardımcı olmak için vardır. Özellikle her evrakı imza etmek
ve her evrakı havale etmek yöneticinin işsizliğinin ve
beceriksizliğinin bir neticesidir. Yönetici böylece, gününü geçirmekte
ve çok meşgul (iş yapar) görünmekte; ama geleceğe yönelik hiçbir iş
yapmamakta, hiçbir sorun çözmemekte ve arkasında hiçbir eser
bırakmadan gelip gitmektir. Çünkü yönetici vakti olduğu ölçüde
düşünebilir ve iş yaptırabilir. Vakti olmayan bir yönetici geleceğe
yönelik hiçbir iş yapmıyor demektir.
Zarf açmak, gelen her evrakı havale etmek ve giden her evrakı imza
etmek yöneticinin işi değildir. Hata gelen evrakları alt kademelere
havale etmek başta evrak şefinin görevidir. Yönetici sadece düşünen,
verdiği kararlan imza eden önemli kişidir. Bu nedenle, yöneticinin
attığı her imzanın bir ağırlığı, önemi ve değeri olmalıdır. Tek
kelimeyle, yöneticinin imzası arşivlik olmalıdır, imhalık evrakları
bırakın yardımcılarınız ve astlarınız imzalasınlar. Memurun karısının
yada çocuğunun doktora şevki için imza atmak yönetici için çok mu
önemlidir? Bırakın o sevk kağıdını da şef imzalasın (emekli
sandığından şef imzasıyla gelen yazıya, genel müdür imzasıyla cevap
vermek doğru mudur?).
Yöneticiler daha çok, önemli yazıları üst makamlara sunulan yazıları,
bütün teşkilata gönderilen genel talimatları ve ilke kararlarını
imzalamalıdırlar. İmza için de ya her sabah yada her akşam mesai
sonunda bir zaman seçmelidir. Zorunlu olmadıkça, herkes içeriye bir
imza kartonuyla girip evrak imzalatmamalıdır.
Yöneticinin imzası, biçim olarak daima kişiliğini temsil etmeli, adını
ve soyadını ifade etmelidir. Çünkü "imza", ad ve soyadın elle
yazılması demektir. En uygun imza şekli, adın baş harfiyle soyadının
'elle ve okunabilecek şekilde yazılmasıdır. İmza, daima ismin üst
kısmına atılmalıdır. İki imzalı yazılarda, üst sol başta imza
atılmalıdır. Unvan, ismin altında olmalıdır.
2. Yöneticilerin zamanını alan ve en çok gerekli olan bir sistemde
dosyalamadır. Yönetici, özellikle bir misafiri (iş ziyaretçisi)
yanında, acele bir dosya ister ve dakikalarca dosyanın gelmesini
bekler ve ikide bir ikaz eder, "çabuk olun! Nerede kaldı bu dosya"
der. Hem ziyaretçi ve yönetici boşuna zaman kaybederler ve hem de
strese girerler. Tabi bu arada başka konularda da sohbet ederler,
vakit geçirmek için. Aslında yönetici ziyaretçisinin bir an önce çıkıp
gitmesini istemektedir ve onun için acele etmektedir. İşte bu basit
sorun dahi, o kuruluşta iyi düzenli, ve pratik bir "dosyalama sistemi"
nin olmadığını göstermektedir. Dosyalar, şüphesiz arandığında bulunmak
için tutulur. Ama dosyalamanın iyi yapılabilmesi için kolay ve
kullanışlı bir şekilde planlanmış olması gereklidir.
Kuruluşun özelliğine göre, yapılan yazışmaların kuruluşlara yada
alfabetik olarak şahıslara, yada yerlere (ülke, bölge, il, ilçelere
veya birimlere/şubelere) veya tarihlere göre; süreklilik taşıyan esas
konularında konu adlarına göre kodlanarak planlanması dosyalanması
gerekmektedir. Ayrıca, kuruluşta uygulanan dosyalama sistem, her yerde
aynı sistem içinde ve her memur tarafından aynı şekilde tatbik
edilmesi gerekir. Dosyalama sistemi hiçbir şekilde karmaşık ve mevcut
personelin varlığına bağlı olmamalıdır. Çünkü dosya, yönetimi hazinesi
ve yöneticinin belleğidir.
3. Günlük rutin iş ve işlemlerden önemli fikir ve düşüncelere kadar
birçok şeyin her an kaydedildiği ve muhafaza edildiği ajanda, cep
günlüğü ve masa takvimi de zaman yönetimi açısından çok yararlı
yardımcı araçlardır. Şüphesiz bütün yöneticiler, ceplerinde, üzerine
not alınmış kağıtlar taşır. Öyle ki, bu kağıtlar dairesinde masasının
çekmecesinde ve evinde komedinin üstünde dahi birikir.
Bu nedenle, gelecekte tekrar yararlanacağınız bilgileri, ya bir cep,
yada bir masa günlüğüne kaydetmelisiniz. Gerektiğinde bu bilgiyi hemen
arayıp bulabilirsiniz. Aksi halde unutursunuz. Onun için, her
yöneticinin daima yanında taşıdığı bir "akıl defteri" olmalıdır.
Özellikle acil ve önemli işler küçük kağıda not edilerek masadaki
stilaforun (dolma kalem) tepesine geçirilerek göz önünde
bulundurulmalı veya yapışkan Post-it kullanılmalıdır.
4.5. Zaman Yönetiminde Ziyaretler ve Ziyaretçilerle İlişkiler
Ziyaretçiler, yöneticilerin en büyük sorunudur. Her ziyaretçi,
yöneticinin bir zaman tuzağıdır. Bu nedenle, ziyaretçiyi içeri
sokmadan önce alınması gereken tedbirler vardır (Bu ziyaretçiler,
astlar da akranlarınızda, vatandaşlarda olabilir. İş ziyareti de, özel
ve kişisel amaçlı bir ziyaret de olabilir).
Ziyaretçilerle ilgili olarak alınması gerekli tedbirler şunlardır:
1. Sekreterinize randevuları düzenleme yetkisi ve sorumluluğu verin.
2. Belirli kabul saatleri koyun. Örneğin saat 13-15.00 arasını
ziyaretçilere ayırın.
3. Sekreterin odası ve masası hiçbir ziyaretçinin kendiliğinden içeri
giremeyeceği şekilde odanızın önünde olmalıdır.
4. Ziyaretçilerle, önce sekreteriniz konuşsun. Sekreterinizin kibar
bir şekilde "Size nasıl yardımcı olabilirim?" sorusu bile yeterlidir
(tabi ki, randevusuz ziyaretçilere).
5. Sekreteriniz ziyaretçilerinizi önce ilgili yardımcınızla
görüştürsün. Çünkü birçok ziyaretçinin işi alt kademeyi ilgilendirir
ve alt birimlerde çözümlenecek bir iştir. Bu da yardımcınızın veya
astlarınızın görevidir.
6. Akran bir yöneticinin sizi ziyaret etmesini önlemenin bir yolu da,
sizin, onun odasına gitmenizdir. Zira yöneticilerde birbirini ziyaret
etmelidir. Özellikle nezaket ziyaretleri ve iadeyi ziyaretler ihmal
edilmemelidir. Çünkü her ziyaret, "sempati ikmali" demektir. Ama bu
ziyaretler hiçbir zaman karşı tarafın çalışmasını, toplantısını,
randevusunu engellememelidir. Ziyaret, haberli veya randevulu olmalı
ve nezaket kuralları içinde yapılmalıdır. Akranlarınızdan birisi,
makamınıza gelip gelemeyeceğini sorduğunda, "Birazdan ben geleceğim"
de diyebilir ve onun gelmesini önleyebilirsiniz. Böylece, hem rahatsız
edilmeyi önlemiş, hem de siz ziyaret etmiş olursunuz.
7. Ziyaret süresini kısaltmak için, ziyaretçinizi (misafirinizi)
odanızın dışında, başka bir yerde kabul edebilirsiniz. O zaman fazla
oturmazlar.
8. Ziyaretçi eğer randevusuz gelmiş ve sekreterinizin uyarısını
dinlemeden içeri girmişse, onlarla ayağa kalkarak ve ayakta durarak
konuşun. Böylece ziyaretçinin oturmasını engellemiş ve kendiliğinden
hemen çıkmasını sağlamış olursunuz.
9. Sekreterinizin ziyaretleri denetlemesini sağlayın. Sekreter gelen
ziyaretçiye "Sayın Başkanımın ancak beş dakikalık zamanı var, bu arada
görüşebilirsiniz" diyebilir. Veya içeri giren bir ziyaretçi zamanını
çalmaya başlayınca, sekreter gelerek bir işinizi veya randevunuzu veya
bir toplantınızı hatırlata bilir ve böylece ziyaretçinin kendiliğinden
çıkmasını sağlayabilir.
10. Ziyareti zamanla sınırlayın. Ziyaretin başında, ziyaretçinize ne
kadar zaman ayırabileceğinizi açıkça belirtebilirsiniz. On dakika
zamanım var diyebilirsiniz.
11. Öğle yemeklerini iş arkadaşlarınızla birlikte yiyin. Böylece
yemekte iş konularını konuşur, hem bilgi alışverişinde bulunur, hem de
onların öğleden sonra sizi ziyarete gelmelerini engellemiş olursunuz.
12. Gerektiğinde, önemli çalışmanız sırasında hiç kimsenin sizi
rahatsız etmesine izin vermeyin (Üstleriniz hariç).
13. Ciddi, önemli ve acil bir işiniz varsa, işe erken gelin, (Ne yazık
ki işten geç gitmenin hiçbir yararı yoktur. İşten yorgun düşen
insanlar ancak gevşeklik etmek için akşama kalırlar.
14. Gizlenmek için bir yer bulun. Özel bir çalışma odası veya başka
birinin bürosu gibi. Böylece rahatsız edilmeden çalışabilirsiniz
(Nerede olduğunuzu sadece sekreteriniz bilmelidir). Ayrıca, değişik
bir çevrede olmak insanı rahatlatır. Değişik bir ortamda daha-çok iş
yapılır. Çalışma odası daha çok günlük işler için faydalıdır. Sonuç
olarak; yönetici kapalı kapılar arkasında oturan kişi olmamalıdır. Ama
tamamen açık kapı politikası da uygulanmamalıdır. Yönetici
ulaşılamayan kişi olmamalıdır ama herkesin kapıyı açıp içeri daldığı
kişide olmamalıdır.
4.6. Zaman Yönetiminde Telefonla iletişim Teknikleri
Telefon, yönetimde en çok kullanılan bir iletişim (haberleşme)
aracıdır ve yöneticiler zamanlarının çoğunu telefonda konuşarak
geçirir ve işlerinin çoğunu da telefonla hallederler. Bu nedenle,
ziyaretçilerde olduğu gibi, telefon iletişiminde de sekreterlere büyük
görev düşmektedir. Sekreter, telefonla aranmaları engelleyerek
yöneticisinin ilgisinin dağılmamasını ve rahat çalışmasını
sağlamalıdır. Bu da becerikli bir sekreterin sizin adınıza hareket
etmesini gerektirir.
Telefonla Etkili ve Verimli İletişim Teknikleri Şunlardır:
4.1.6. Başkaları Sizi Ararken
Telefonla arandığınızda sekreterinizin ilk yapacağı şey, konunun ne
kadar acil ve önemli olduğuna ve kim tarafı dan halledilmesi
gerektiğine karar vermektir. Zira, birçok telefon yönetici için
gereksiz olabilmekte ve daha çok alt kademe yöneticilerini
ilgilendirmektedir. Bu durumda sekreter politik bir nezaket diliyle,
görüşmenin konusunu öğrenmeli ve ilgilisiyle görüştürmeyi temin
etmelidir. Veya, "Şu anda çok meşguller, müsait olunca biz sizi
arayabilir miyiz?" diye sormalıdır. Çünkü çoğu yönetici, acil durumlar
dışında telefona daha sonra cevap vermeyi tercih eder. Bu çok etkili,
güçlü ve yararlı bir yöntemdir. Yöneticinin gerçekten meşgul olduğunu
ve rahatsız edilmemesi gerektiğini gösterir. Veya sekreter "Lütfen
bekleyin. Meşgul olup olmadığını öğreneyim" diyerek yöneticinin
takdirini isteyebilir. Böyle bir anlaşmada verimli ve değerlidir.
Ancak, sekreter önemli veya acil olup olmadığını bilemediği bir
telefon görüşmesi talebinde, en iyi yaklaşım olarak " Şu anda
meşguller, kendisini aramamı ister misiniz?" şeklinde bir soru
yöneltebilir ve sorumluluğu telefon edene yükleyip, iki tarafa da
yardım etmiş olur.
Bir de, yönetici tarafından önceden belirtilmiş önemli telefon
konuşmaları vardır ki, bunlar derhal irtibatlandırılmalıdır. Çünkü bu
tür telefonlar iş gereğidir. Ayrıca, üstlerden gelen telefonlarda
yönetici ne kadar meşgul olsa da derhal bağlanır ve yönetici bunlara
cevap vermek zorundadır. Ancak, k bir üst, sekreteri aracılığı ile
astının uygun bir zamanda kendisini aramasını da rica edebilir.
Daha sonra arama yöntemi -mutlaka aranmak şartıyla- zamanı ve
çalışmayı programlamak açısından yararlıdır.
Telefona çıkmamak ve görüşmemek için, sekretere "Burada yok",
"Makamında değiller", "Toplantıda" dedirtmek ve telefon edeni atlatmak
kabalığı yerine, başka bir yetkiliyle görüştürmek veya özelse "Şu anda
telefonunuzdan haberdar oldu, uygun bir zamanda biz sizi arayacağız
veya bir saat sonra tekrar arayabilir misiniz?" dedirtmek en iyisidir.
Unutmamak gerekir ki, bir doktorun ameliyat ederken, bir öğretmenin
ders verirken ve bir hakimin yargılama yaparken gelen telefonlara
cevap vermesi nasıl istenmez ve beklenmezse, çalışan bir yöneticinin
de her telefona cevap vermesi beklenmemelidir.
4.6.2. Siz Başkalarını Ararken
Arayacağınız kişinin numarasını kendiniz çevirmeyin. Bu bir hatadır.
Numarayı kendisi çeviren bir yönetici hattın bozuk veya meşgul olması
halinde hem zaman kaybeder ve hem boş yere strese girer; hem de, karşı
tarafın astı durumuna düşer. Çevirdiği numarayı bulsa dahi büyük bir
ihtimalle aradığı kişinin sekreteriyle görüşür ve kendisinin sekreter
olmadığını anlar. Onun için mutlaka bir sekreteriniz olmalıdır. Ancak,
üstünüzü direkt ararken de sekreterinize bağlatma hatasına düşmeyin.
Amiriniz bunu saygısızlık kabul eder. Ayrıca, zamanı verimli kullanmak
için, telefon görüşmelerinizi önceden tasarlayın ve uygun zamanda
hepsini birden arayın veya aratın. Ancak, görüşmelerden önce elinizde,
görüşme konularıyla ilgili kısa notlar olsun ki, söylemeniz gereken
şeyi unutup, telefonu kapattıktan sonra aklınıza gelmesin. Eğer
aradığınız kişi meşgulse veya toplantıdaysa veya yoksa, daha sonra
tekrar arayacağınızı bildirin.
4.7. Zaman Yönetiminde Sekreterlik İşlevleri
Bir yöneticinin verimliliğine katkıda bulunan kaynakların hiç birisi
sekreterinden daha önemli değildir. Zira etkili ve verimli bir
yönetici olmanın sırrı sekreterin elindedir. Hatta yönetimde daha çok
yükselenin etkeni bile iyi bir sekretere sahip olmaktır.
Sekreterin işlevi (fonksiyonu), yöneticinin görevleri kadar önemlidir.
Ama en önemlisi, sekreterin, yönetimi yönetici kadar temsil etmesidir.
Çünkü sekreter daima yönetici adına hareket eden ve yöneticinin
zamanını yöneten ve düzenleyen kişidir.

Herkes yöneticiye ulaşamaz ve onunla görüşemez ama, herkes sekretere
ulaşır ve onunla görüşür. Bu nedenle sekreter özellikle halkla
ilişkilerde yönetimin dışa açılan penceresidir. Bu açıdan, iyi bir
sekretere sahip olan bir yönetici yönetimde daima başarılı görünür.
4.7.1. Bir sekreterin Nitelikleri ve Özellikleri
Sekreter, her şeyden önce bakımlı ve güzel, iyi giyimli, güler yüzlü,
k, davranışlarında saygılı ve ölçülü, güzel konuşan, düzenli çalışan,
bilgisayar bilen, güvenilen ve sır saklayan, protokol ve görgü
kurallarına vakıf olan kişidir. Ayrıca, yabancı dil bilen sekreter
tercih edilmelidir.
Sekreter sizi, sizin yönetim anlayışınızı ve yönetim tarzınızı, sizin
normlarınızı ve kurallarınızı, huyunuzu ve üslubunuzu, amaç ve
hedeflerinizi, politikanızı, aile hayatınızı, akrabanızı ve
arkadaşlarınızı tanımalı; size gerçekten bağlı olmalı ve size yardımcı
olmalı; sizin adınıza konuşmalı davranmalıdır. Onun için sekreter, iyi
niyetli, becerikli ve inisiyatif sahibi olmalı; çalışma saatleri
dışında da sizinle çalışmalı; günlük işleri size ihtiyaç duymadan
yapabilmeli ve size güvenmelidir. Ama siz de sekreterinize, yeterli
ücreti vermeli, gerekli maddi ve manevi imkanları temin etmeli, hak ve
menfaatlerden daha çok istifade ettirmeli, onu ödüllendirmen ve siz de
sekreterinize güvenmelisiniz.
Ayrıca, iyi bir sekreter, dedikodulardan uzak durmalı ve yöneticinin
ispiyoncusu olmamalıdır. Sekreter, özelliği ve gizliliği korumalı ve
sır saklamalıdır.