BPM會不會引起內部革命？

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BPM會不會引起內部革命？


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李仰哲

2007/11/29 08:39
BPM則是由業務角度出發來看，此次的業務是請假，故會有一個請假單。請假單會需要哪些資料？員工基本資料由HR系統來、結餘可休天數由差勤系統來、
最近缺勤狀況由門禁系統來（補請病假之類打平用），將這些異質系統的資料撈出顯示於請假單上，再提供幾個欄位如請假天數、事由等便完成了請假申請單。之
後給主管審閱時除了以上資料外主管，可能還要有該名員工的近期休假記錄(以了解近期該員工是否有不尋常的請假狀況需要注意)，甚至員工的近期考績作為參
考。
接著將相關資料顯示於主管專用的審核頁面上供參考，而不僅是把申請表單原樣重現。至於人事單位審核的關卡，若是之前取得資料的HR系統、差勤系統與門禁
系統等的資料可信度夠高，其實相關的查核是可由系統代勞而不再需要透過HR人工比對查驗的。最後再將通過審核的資料更新至差勤與薪資等系統完成歸檔。

Business Process Refine

大部分情況下，BPM有一重要環節是Business Process Refine。Business Process Refine與BPR相同的
是對現行既有商業流程的質疑與挑戰，不同的是採用漸進式的階段調整取代根本式的改革。甚至可以說一個完整的BPM生命週期若是缺少了Business
Process Refine的階段，就不算完整的BPM了。在這我就不特別吊書袋地引經據典，簡單而言，缺少了Business Process
Refine的階段，那用大家熟悉的workflow + EAI即可，也就不用特別冒出個讓人有點熟又不太熟的BPM出來了。

大體而言，只要把思維由系統觀點出發的EAI與Wf(尤其是由ERP所發展出來Wf最明顯)改為由業務觀點出發，技術上由Wf與EAI的充分合作還是可
以達到相同的目的。

關鍵在業務

但要發揮BPM的精髓，更重要的是接下來如何「管理」的流程，且要管理的是業務流程而非資訊流程。流程系統方便收集資料，如：統計假單由送出到完成更新
差勤與薪資等系統平均需時多少是否符合原先預期？（常見的情況是蕭規曹隨久了，等到真的把流程圖列出，主管們才大吃ㄧ驚：怎有這多人要經手且要花費如此
長的時間？換算成企業成本可是不低。）每關平均需時多久？哪些關卡是花時間偏多的地方？繼而由業務面檢討是否有需要改進的業務瓶頸存在：這些是單純因人
力不足還是未能充分提供資訊導致處理人員得花時間另外查找或是負責人員（主管）常跑外務而無法即時處理，甚或是橡皮圖章關卡太多等原因所致？找出問題後
再下手改善企業流程或是表單設計，也就是Optimization。

單以本益比而言，請假流程或許不需要搞到如此複雜也不用常常review求改善（不過實務上若認真分析企業在處理一張假單時所需耗費的時間與人力成本，
可是常常會令企業主吃驚地高），但是其他會影響公司收益的核心業務應該就值得花費相對應的心思與時間來持續review並改善，以便強化企業的效率與競
爭力。

放眼目前最成功的頂尖企業，莫不是在各自企業目標領域內不斷的精益求精，有的體現在成本與價格優勢上如：Wal-Mart、Dell、西北航空、鴻海，
有的體現在品質精進如：Toyota、TSMC...等，無一不是不斷改進既有程序以求得提升成本效益、品質、服務和速度，這是除壟斷與寡佔型企業以外大多
數企業的宿命。

BPM不是魔法棒也不是洪水猛獸，它只是一個方法論、一種工具，方便企業進行流程的管理與精進。至於要如何有效使用這個方法跟工具，網路上有些文章可供
參考，因篇幅有限在這我就不再繼續深入。