一篇代写的论文
miniyank
档案是档案馆开展工作、服务社会的最主要的物质基础。建立一个内容丰富、结构合理的馆藏体系，是关系到档案工作能否适应社会的现代化建设的需要，更好地为金坛经济发展服务的重大问题。作为县档案馆，如何竭尽全力优化馆藏，大力开发档案信息资源，为社会主义现代化建设服务，这是近几年来，档案界同行经常挂在嘴边的一个热门话题，也是档案馆工作适应改革开放要求的一个带方向性的问题。
优化和丰富馆藏通常是指：档案馆所珍藏的档案，逐步趋于优化，使档案馆藏结构合理，内容丰富，并通过开发利用，提供有效服务。我县档案馆由于历史的、现实的种种原因，从总体来讲，馆藏结构不尽合理，馆藏内容不够丰富，由此造成的与现实改革要求不相适应的状况，是客观存在的，也是不可否认的，必须予以解决。
一、现有馆藏结构存在不合理性
（一）馆藏档案、资料的数量较少，不能很好地满足日常利用工作的需要。我县地处云南省西南，土地面积3760平方公里，人口为41万，辖7个镇7个乡，共192个村民委员会、2个社区居民委员人地。县内居有25个民族，少数民族人口占49.3%。。目前属于县档案馆档案接收范围的县级机关和乡镇机关共有
家，还有属于档案接收范围的企事业单位
家，目前县档案馆共保管档案 万卷册，保管资料
万册。我县档案馆目前保管档案的数量与我县的经济状况和我县的机构情况不相适应，数量明显偏少，一大批该接收进馆的档案没有能如期接收进馆，这将严重影响档案馆的服务功能的发挥，降低档案馆的服务质量。
（二）馆藏档案载体单一，不能有效地满足日常利用工作的需要。虽然经过多年努力，解放初期的部分房产档案、土地档案、农业税征收档案已接收进馆，但整个档案馆的馆藏还是以纸质文书档案为主，文书档案的数量占馆藏档案总量的
%。同时我县档案馆的馆藏档案基本上是以纸质载体的档案为主，其它载体的档案如音像档案等则较少，而电子文书档案根本没有。由于档案品种的单一，造成一大批除文书以外的技术档案、业务档案以及除纸质载体以外的其它载体的档案没有接收进馆，没能得到较好地保护，更谈不上有效地提供利用。
（三）馆藏档案门类单一，馆藏档案中文书档案所占比重过大。县档案馆现有馆藏
万卷，文书档案占总数的
％以上。档案是“国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的”历史记录。从这个概念理解，档案除党政档案，即文书档案外，还应包括反映各机构、各部门主要业务职能活动的科技档案和专门档案。文书档案收集得齐全完整，固然重要，但再齐全完整的文书档案所反映的历史面貌仍带有片面性。
二、形成原因
（一）长期以来，机关事业单位的档案工作主要是围绕纸质文书档案开展的，这是造成馆藏档案载体和门类单一的最重要的客观原因。解放后，我国档案工作的重点一直是机关事业单位，且只重视机关事业单位的纸质文书档案，忽视其它载体的档案，形成了纸质文书档案就是机关事业单位档案的代名词，机关事业单位的工作人员（包括档案人员）在日常工作中，具有做好文书档案工作就是做好档案工作的错误观念，使其它种类和载体的档案在形成、收集等环节就未得到重视，也就很难形成，其它种类和载体的档案，在源头上造成馆藏的品种单一。
（二）档案部门的业务指导人员长期接触的是纸质文书档案，从而对其它门类和载体的档案业务生疏，是造成馆藏品种单一的主观原因。因为我们的档案工作长期以机关事业单位的纸质文书档案为主，平时的交流、学习、培训以及业务指导都是以纸质文书档案为主，因此，档案部门的业务指导人员对纸质文书档案业务相当精通，业务指导到位；而且其它种类和载体档案业务指导人员接触较少，这方面业务上的学习、交流就更少，业务指导人员的这方面业务不太熟悉，指导上不能到位，从而使得其它种类和载体的档案工作不能到位，也就不能很好地移交进馆。
（三）进馆档案的质量不高，也是影响馆藏档案质量的重要原因。档案部门的经费相当较紧张，如何将有限的资金发挥最大的效益，一直是档案人考虑的问题。由于历史的原因，档案馆接收了一些没有保存价值的档案，占用了档案馆有限的档案库房和装具，每年都要浪费人力物力对它进行保管，而一部分真正有保存价值的档案，因档案馆库房和装具的限制一时无法正常移交进馆，继续留在各单位保管，造成部分档案的遗失和损毁，就是档案馆以后争取了经费，解决了档案库房和装具问题，再将这部分档案移交进馆，但已经遗失或损毁的档案已无法弥补，从而影响到档案馆馆藏档案的质量。
三、优化之策
优化馆藏的工作，不是一项阶段性工作，而是一个不断优化的工作过程。需要不断地展开，积极地开拓。特别是要遵循档案工作的基本规律，富有创造地实施优化。所谓遵循档案工作的基本规律，就是要求我们，要遵循优化馆藏“完整，系统，实用”的原则。要在揭示档案价值上下功夫，在体现自身特色上做文章。要不断完善优化馆藏的标准，使之结构合理，比例适当，载体新型；使之内容丰富，纵连古今，横贯自然，容纳各方;使之类型多维，不同门类，不同来源，多种载体，互相补充，互相印证；使之层次多级，上有机关，下有基层，历史档案连而不断，现行档案精而不杂。结合本馆近年来优化馆藏的工作，主要应从三个方面入手。
（一）走“特色”之路。县级综合档案馆因其“综合性”，馆藏内容难免“大同小异”。寻求本馆与其他馆的不同之处，办出自己的特色，是档案馆的工作者们一直努力的方向。所谓“特色”，应有二层含义。其一，是地方特色。即馆藏档案除应全面揭示本地地的历史面貌外，还应着重反映本县的“地方特色”。每一个县都会有其独到之处，或工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹，或人文景观，或风俗习惯……，将这些“独到之处”的各种资料收集全，就是这个档案馆与其他馆的不同之处。应该指出的是，一个县的“独到之处”不是一成不变的，它会随着社会的发展而变化，档案馆收集地方特色档案必须及时了解动向，调整收集对象。其二，馆藏特色。这个概念相对“地方特色”而言。地方特色指的是馆藏档案能反映本县的某一独到之处的特色，而馆藏特色是说，馆藏中某种门类或某种载体的档案较多，从而形成本馆的特色。如：有的档案馆收集了大量的照片档案；有的档案馆拥有本县党政机关及所属单位在发展过程中多次变更了的印模档案；还有的档案馆建立了人物档案全宗，把本地的知名人士在各种社会活动中形成的各类资料收集在一起，并为人物档案全宗开辟了一个专用库房。在实践中，地方特色与馆藏特色相辅相成，二者往往是互为依托，又互相补充，在突出地方特色的同时，自然而然地突出了馆藏特色，反之亦然。应该说走特色之路已是一条优化馆藏的成功经验。
（二）走“精品”之路。精品意味着高质量，而提高馆藏质量的办法应从以下三方面入手。第一，对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的案卷。这项工作目前在很多馆尚未开展，是档案馆管理工作的一个薄弱环节。做鉴定工作，馆藏量较小的馆应集中人力和时间，打一场歼灭战，经过鉴定，使馆藏案卷个个“货真价实”。也可分批进行，最好的办法是与开放档案的审查，或计算机录入前的处理工作同步进行，即在审查到期档案是否符合向社会开放条件的同时，做案卷价值的鉴定，在对案卷做分类标引或主题词标引的同时，分析其价值的有无及高低。对应剔除的案卷经手人签署了剔除意见后要有主管业务的局馆领导把关，对确应销毁的案卷分全宗按时间顺序造册登记并报请档案形成的单位批准予以销毁。这样做既提高了馆藏质量，也避免了具体业务工作中容易出现的交叉和重复。第二，严把进馆质量关，把重份文件立卷，保管期限划定不准确以及重复进馆等问题杜绝在进馆前。前两项在实际操作时，负责接收的工作人员只要具备相应的业务素质和责任心就能办到，而避免重复进馆则涉及到一系列有关业务的法规性文件的改动，完全杜绝还有一定难度。第三，加强馆藏信息资源的开发。现有馆藏资源的开发途径有三：
1、好开放工作。除馆内年满三十年的档案要按期向社会开放外，根据《档案法实施办法》的有关规定，可将“经济、科学、技术、文化等类”档案随时向社会开放。
2、做好编研工作。通过编研工作把散落在不同全宗，不同案卷的有价值的信息，分门别类编写成系统的参考资料。这种参考资料是馆藏中某类信息的集合，它所产生的利用价值和效益是哪一条单个的信息都无法比拟的，它使那些因先天不足如：立卷不科学，收集不齐全等后天又难以弥补的案卷质量得到“升华”。
３、建立科学的检索体系。根据不同的利用需求编制的检索工具，从不同角度揭示着馆藏信息资源，建立起一整套馆藏档案检索体系，有助于馆藏信息的开发和利用。总之，走所谓“精品”之路，就是要在提高案卷质量和开发信息资源上做文章。
（三）拓宽馆藏信息领域。我们必须清楚，县级综合档案馆的档案来源主要是县级党政机关、社会团体及所属企事业单位在日常工作、社会活动中形成的，其现实效用和历史价值远比不上中央、省级、市级档案馆的高，社会的需要范围也小得多，这种因档案形成者的社会地位、重要程度、行政级别而造成的馆藏信息资源缺乏是档案工作者们无法改变的。拓宽馆藏信息领域是一个解决问题的极好对策。首先，根据《档案馆通则》中对县级档案馆接收时限在“10年左右”的规定，可以考虑对一些重点部门或机关的接收时间适当提前，其提前的“度”掌握在3－5年为宜。其次，应建立本馆的目录中心，将各立档单位室藏中未进馆的永久和长期保管期限的各门类档案包括未到进馆时间的和不在进馆范围的的目录集中起来。这样做可以通过档案馆的“中介”作用，使一些室藏档案提前产生社会效益。第三，收集与馆藏档案有关的各种资料，使之成为档案信息不可或缺的一种补充。这类资料包括：本馆根据馆藏编写的各种文件汇集和档案参考资料，其他部门或单位编写的与本地有关的地方志、专业志、年鉴、统计数字汇集以及口碑性、传说性的文章、书籍。最后，在做好前三种的基础上，应该考虑走档案、情报一体化的道路。这在我国沿海、开放地区已有成功的例子，日本的一些公文书馆中也有类似的做法。
要知道，社会上很多人对档案与非档案概念的界限并不清楚，对档案馆保存哪个年代的档案也不十分了解。把这些材料以资料的形式提前收进馆来，在不泄密的前提下，使其提前或更多地产生出社会效益。将来，在档案成批进馆后，一些提前进馆的“资料”大部分可以销毁，其中少量较为珍贵或利用率较高的可以挑出，让其继续发挥作用。档案馆收集这类信息所起的作用实质上是一种情报中介服务。档案馆可以利用现有的技术人才，硬件设备与国内、国际信息网相联，从中获取有用的情报信息，同时依靠档案馆可靠的信誉和与各基层单位已经建立起的牢固的、广泛的联系做好这种服务。这样做，一来可以使档案馆的技术力量得到发挥，二来可以为社会的发展做一些力所能及的贡献，三来可以解决馆藏信息陈旧，内容匮乏，范围窄小，利用效果不佳等弊病，对提高社会档案意识，扩大档案馆知名度都大有好处。
优化和丰富馆藏是档案馆基础建设的重要任务，是事关档案馆工作全局和长远发展的重要工作。只要我们深化认识，加大档案宣传和接收的力度，就能尽快建设一个内容丰富，结构合理的馆藏体系，为我市的经济建设和各项事业作出应有的贡献。