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公寓大廈因為有共用空間與公共設施需要維護修繕，因此必須靠區分所有權人共同分擔各項管理、維護、修繕與更新等各項經費。小型公寓大廈（如四層樓雙拼公寓）共用設施少，容易轉換成各戶獨立運作方式（如各戶自行負責自家門前的樓梯間照明、廢除共用水塔，個自在頂樓裝設自用的不銹鋼水塔、輪流支付公共電費等），於是發展出共同生活卻不必依靠組織運作的特殊文化。偶爾發生公共設施設備故障需要修理或更新（如揚水馬達損壞），就由最有急迫需要住戶先行處理，事後再找其他人一塊分攤。住戶間省卻收繳與保管管理費的麻煩，卻依然能夠依循公平原則解決共同問題。
但隨著大樓樓層、規模、設施、功能的增加，前述公寓管理模式無法再繼續適用。原因在於：
- 公共設施，如電梯、消防機電設備以及建築物中庭、大廳、停車場、健身房等共用部分的設置，提高了社區大樓的功能價值；但也產生了相對於公寓而言，數額龐大的使用與維護費用，必須集合多數區分所有權人繳交的管理費方足以支應。
- 建物功能與設施共用性增強，使社區大樓成員無法像小型公寓居民將其共用部分與共有設施私有化，或將應分攤的義務平均分割給住戶輪流負擔。
- 戶數增加，使溝通變困難、意見不易整合、成員之間互信降低，個人願意為其他住戶服務的意願更隨之低落，出現「搭便車心理」與「三個和尚沒水喝」現象。
因此中型以上社區大樓要維持建物正常功能與管理事務順利運作，必須發展組織，推派代表（管理委員或管理負責人）管理公共事務。管理組織必須準備好一筆錢（「公共基金」）由管理委員會在授權範圍內支付日常各項費用，管理委員會定期向區分所有權人收取管理費，好讓公共基金不虞匱乏。
倘若社區大樓未設置公共基金，或公共基金不足以支付各項開支，管理委員會或管理負責人就必須自己先行墊支或向廠商賒欠，再憑收據與分攤表向住戶逐一說明收取。唯在此處境下，溝通與收費之繁重負荷將使任何原本願意挺身服務的理性住戶怯步，致使公寓大廈管理組織的運作停頓癱瘓，管理維護無以為繼。「人」、「經費」與「運作規則」是社區大樓管理的基本原素，因此公共基金的設置與維持充足的金額，實對於公寓大廈管理能否正常運作有決定性的影響。
早期大樓設置「公共基金」多為固定金額，用途僅限墊支周轉日常費用。管理委員會先以「公共基金」墊支各項費用，到次月結算並通知各住戶按分攤金額繳納。遇有重大修繕或設備更新需要時，經會議通過由全體區分所有權人另行分擔。這種方式的好處是「公共基金」金額不高，不必擔心被人捲款潛逃，而且住戶平日不必負擔重大修繕成本，因此分擔金額較低，缺點是「管理費」每個月變動，住戶無法預先精準掌握「管理費」金額；另外區分所有權人習慣平日僅負擔經常性費用，除非每一個區分所有權人房屋皆長期持有且不打算脫手，否則重大修繕更新要找特定時期區分所有權人另行分擔必然會引發公平性的質疑，且因負擔過重而難以推動。
隨著住宅型大樓興起、社會信任增加與法律條件的成熟，公寓大廈居民開始意識到「公共基金」除用於日常管理維護外的預備周轉外，還應該做持續性的累積，為日後重大修繕更新預作準備。建築物時間久了，需要換電梯、修發電機、外牆拉皮等耗費大筆金錢的修繕更新，但其支出既然主要來自於隨時間發生的自然損耗，其最公平的分攤方式就是每一個區分所有權人在其每一期繳交的「管理費」中附帶一點結餘；全部人結餘長期累積，就可以支付這些費用，使建築物設施始終維持良好狀況與正常功能。這可以達到跨時間的公平，雖然會增加住戶「管理費」負擔，但「管理費」金額固定，且當重大修繕更新需要發生時，不必再為籌措經費傷腦筋。
民國八十四年「公寓大廈管理條例」通過，規定起造人必須按工程造價提撥公共基金，也規範區分所有權人有依區分所有權人會議決議繳交公共基金的義務，奠定公共基金設置與運用的法制基礎。但因社區大樓居民對公共基金的設置目的與公寓大廈管理運作關係普遍缺乏完整正確的認識，誤把公共基金當成一筆「存起來不可以隨便動用的錢」。結果是許多社區大樓雖擁有幾百萬，甚至上千萬公共基金，管理委員會卻拒絕住戶頂樓漏水修繕、或其他公共設施維護更新的請求，使得公共基金功能大打折扣。
展望未來，我們的社會當更理性成熟。公共基金的設置與運用，將隨著公寓大廈管理發展受到重視，各種使用爭議也會逐漸浮現，將促使這個問題獲得釐清。
「公寓大廈管理條例」第五十六條規定，公寓大廈之起造人於申請建造執照時，應檢附專有部分、共用部分、約定專用部分、約定共用部分標示之詳細圖說及「規約草約」。於設計變更時亦同。
前項規約草約經承受人簽署同意後，於區分所有權人會議訂定規約前，視為規約。
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