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公寓大廈管理因各戶面積不同，為要顧及戶數與持分比例二方面權利均衡，區分所有權人會議決議綜合一般政治事務一人一票、票票等值與公司用股份數量來決定權力比例的兩種決策模式，區分所有權人會議決議須人數與區分所有權比例同時達到法定或約定標準才具效力。因此傳統開會舉手表決因為只能計算人數，無法分辨與加總區分所有權比例（除非每戶面積相同），不符合法律規定與權利平衡原則。除非每個議案都無異議通過，否則這將是社區大樓必須努力克服的問題。
社區大樓如果在區分所有權人會議召開前議案既已經形成，可以製作「議決書」將各項議案內容列載於「議決書」內，在會議前發給全體區分所有權人。區分所有權人出席會議、議案討論結束後在「議決書」內各項議案內容後方分別勾選同意或不同意選項方塊，並在底端寫上自己門牌號碼並簽名或蓋章，然後將「議決書」交給議事人員進行統計，就可以算出每一個議案同意與不同意的人數和比例。這種作業方式有二個優點：
一、表決結果留下憑證。舉手表決除了無法計算區分所有權比例外，更大的缺點是會議主席表示完成點數，表決者手一放下，就無法再回頭進行檢驗確認，留給有心人操縱表決結果的空間。如果區分所有權人在「議決書」上白紙黑字留下表決記錄。表決結果即可反覆查證檢核，避免錯誤或弊端發生。
二、讓無法親自出席會議的區分所有權人亦能行使表決權。一般社區大樓為湊足會議出席人數，經常呼籲無法親自出席會議的區分所有權人提供委託書交由其他住戶代表出席會議。但此舉等於交出一張空白支票任人使用，受委託人出席會議時未必代表委託人利益立場參與決議。因此若在會議前提供全體區分所有權人「議決書」，讓無法出席會議的區分所有權人可以自行勾選同意或不同意選項、填寫門牌號碼並簽名蓋章，將「委託書」和「議決書」一併交給受委託人。受委託人在會議中將委託人「委託書」和「議決書」交付議事人員，即等於協助委託人直接行使表決權。去除委託人與受委託人立場不一致的疑慮，充分保障無法出席會議區分所有權人權益。
當社區大樓用以上方式辦理區分所有權人會議時，其實已經打破原本會議先天時間與空間限制，將會議從集會型態改為投票型態，可以擴大區分所有權人的參與。社區大樓若同步實施以下配套措施，將可以讓會議過程更加完善：
一、設置「出席代表」。許多區分所有權人因故不克出席會議，左右鄰居平日又都沒有往來，不曉得該找誰幫忙。如果社區大樓會前約定並公布由某些管理委員或區分所有權人擔任會議出席代表，接受無法親自出席會議區分所有權人的委託參加會議，就可以幫助這些找不到人或原本懶得找人幫忙的區分所有權人出來參與公共事務決策。
二、規劃提供「委託書」和「議決書」回收方式。社區大樓設置「出席代表」同時，應規劃「委託書」和「議決書」回收方式，讓區分所有權人可以用投入信箱、管理服務人轉交或當面交付方式將「委託書」和「議決書」送到「出席代表」手中。甚至於提供貼上郵票的回郵信封，讓未進住社區大樓的區分所有權人在收到會議資料袋後，勾選完選項填寫完資料將「委託書」和「議決書」置入回郵信封寄回管理委員會再轉交各「出席代表」。
三、安排說明會。社區大樓必須認清人數超過一定規模時，會議即無法有效率解決問題的現實。因此區分所有權人會議僅為決定公寓大廈重大公共事務必經的法律程序與儀式，所有溝通討論都應該在正式會議舉行前完成，區分所有權人會議純粹進行決議的表決統計。要達此目的，社區大樓應在議案決定後，區分所有權人會議前舉辦一到二次說明會，公開說明各項議案背景、目的、成本、實施時程、住戶須注意配合事項等，讓所有關心公共事務的區分所有權人能夠透過說明會充分了解各項議案內容、以凝聚共識、化解歧異。而區分所有權人一旦產生定見，不論支持或反對某項議案，皆可直接透過「委託書」、「議決書」與「出席代表」的協助參與表決，維護自身權益，不必再花一次時間另外參加正式會議。
四、強化委託書功能。當社區大樓將「議決書」做為會議工具時，應該在「委託書」上列載區分所有權人是否同意受委託人變更區分所有權人提供「議決書」內容與區分所有權人是否同意受委託人行使「議決書」以外議案表決權二個選項。前者應用於當議案內容或相關條件在會議中發生變化，與委託人原先認知或同意條件不同時，受委託人是否有權力變更區分所有權人提供「議決書」內容，以維護委託人利益。後者則是更清楚界定，當會議中有「議決書」以外議案出現時，受委託人是否可以替委託人做決定。選擇不親自出席會議的區分所有權人可以透過這二個選項，決定其授權範圍，以防止自己的信任遭到濫用。
五、建立網路溝通平台。網路已成為現代社會基本普遍的資訊傳遞工具，在網路上針對社區大樓公共事務進行討論，因為文字保存性佳、傳達訊息比口語更加嚴謹周延，將有助於提高議案品質。社區大樓善加運用，將會是會議凝聚共識過程的最佳溝通平台。
處理公共事務，程序有時比內容更重要。社區大樓辦理區分所有權人會議如果能抱持著嚴謹的態度、運用高效率的工具及方法、提供區分所有權人良好的參與介面。必能獲得住戶們的支持與回應，促進公寓大廈管理組織內部互動的良性循環。
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