Microsoft Excel sigue siendo la solucin de software a la que recurren millones de empresas en todo el mundo. Es favorecido por su versatilidad y flexibilidad, y por la profundidad de manipulacin y anlisis de datos que permite. Y gracias a la plataforma Open as App, que convierte las hojas de clculo de Excel en aplicaciones en cuestin de minutos, se han superado algunos de los retos del uso de Excel.
Tanto si necesitas Excel para recopilar datos, planificar proyectos y analizar riesgos, informar sobre mtricas, generar presupuestos, predecir resultados financieros o algo tan grande como la planificacin de la produccin o la gestin de pedidos, sabes que estar ah para ti.
Pero cuando se trata de utilizar Excel de forma colaborativa o de proteger los datos de forma eficiente, es cuando las cosas pueden complicarse de verdad. De repente, tu hoja de Excel se bloquea, los datos se corrompen y no tienes ni idea de si ests viendo la ltima versin o no. Aunque esto es bastante caracterstico de los archivos de Excel no gestionados, tambin puede ocurrir con frecuencia con los gestionados.
En este caso, puedes considerar la posibilidad de convertir tu hoja de clculo de Excel en una aplicacin nativa o web. Esto te permitir reducir algunos de los errores comunes relacionados con la gestin, distribucin y proteccin de los datos, al tiempo que te ofrece una mayor facilidad de uso.
Con las hojas de clculo circulando constantemente, lo ms probable es que la ltima versin se pierda tarde o temprano. Adems, las actualizaciones realizadas por diferentes personas pueden acabar daando los datos principales y hacer que el archivo sea inutilizable.
Aunque Excel es un buen lugar para almacenar y manipular datos, no ofrece las funcionalidades de una base de datos o, mejor dicho, de un sistema de gestin de datos. Excel no admite tipos de datos complejos, ni relaciones entre archivos y registros o conjuntos de datos diferentes. Esto limita los tipos de operaciones que puedes realizar.
Adems, cuando se utilizan en un ordenador de sobremesa y no en lnea, las hojas de clculo no permiten la introduccin de datos multiusuario en tiempo real. As, tu hoja de clculo se convierte pronto en un obstculo para ampliar las operaciones y mejorar la eficiencia. Esto se agrava an ms por el hecho de que, a medida que los archivos aumentan de tamao, las operaciones se vuelven ms lentas y engorrosas.
A la inversa, al convertir tu hoja de clculo en una aplicacin, puedes ofrecer a tus usuarios la ventaja de un acceso flexible y fcil a los datos, y la recopilacin de datos de diversas fuentes, no slo de Excel. Adems, puedes proporcionar a varios usuarios acceso a tus conocimientos, sin riesgo de que sobrescriban tu trabajo o de que tus datos queden expuestos.
Aunque en Excel existe un cierto nivel de seguridad, como la proteccin por contrasea, se puede eludir con bastante facilidad. Si quieres mantener tus datos a salvo, no es buena idea conservarlos en una hoja de clculo que sea ampliamente accesible.
Si conviertes tu hoja de clculo de Excel en una aplicacin, estars eliminando el acceso del usuario al archivo fuente, encriptando los datos y alojndolos de forma segura en tu propio entorno. All, slo ser accesible para los usuarios de nivel de administrador. Esto garantiza la seguridad e integridad de los datos. Tambin te permite determinar especficamente quin puede ver tus datos y limitar totalmente el acceso de terceros. Incluso puedes establecer una fecha de caducidad a tu aplicacin, despus de la cual simplemente dejar de ser accesible a los usuarios.
La creacin de aplicaciones sin cdigo tiene beneficios que van ms all de los problemas de las hojas de clculo y afectarn an ms a tu negocio. Esto se debe a que con la creacin de aplicaciones sin cdigo la innovacin y la optimizacin ya no estn dedicadas nicamente al departamento de TI o a un proveedor de servicios externo: ahora todo el mundo que sepa Excel puede intervenir y empezar a crear, desplegar y gestionar una aplicacin.
A diferencia de lo que ocurre con una solucin de software personalizada que se codifica a mano, no necesitas conocimientos de programacin para convertir tu hoja de Excel en una aplicacin. Esto es as, independientemente de la mirada de funciones de Excel que utilices.
Convertir tu hoja de clculo en una app tampoco es tan costoso como una solucin personalizada. Digamos que quieres desarrollar una aplicacin web o nativa que permita a los usuarios realizar varios tipos de clculos. Esto puede llevar mucho tiempo y ser costoso de codificar.
En cambio, crear estos clculos en Excel y luego convertirlos en una app es muy eficiente en cuanto a costes y tiempo, y te permite movilizar tus datos sin cambiar tu sistema ya existente o los archivos almacenados en lnea.
Las personas que van a trabajar con la app, son las que mejor conocen lo que quieren. Una aplicacin sin cdigo es creada por expertos en el negocio: los que antes crearon la solucin de Excel. Conocen los procesos, las necesidades de sus usuarios y cmo debe utilizarse la aplicacin. Informar a un desarrollador y explicarle lo que es vital para tu negocio lleva mucho tiempo y es un proceso de iteracin.
Cuando la aplicacin se crea directamente sobre la base de la solucin de Excel utilizada previamente, la creacin, el despliegue y la actualizacin son asombrosamente rpidos. Una vez que los expertos de la empresa saben lo que es posible, normalmente se les ocurren un montn de ideas innovadoras que pueden llevarse a cabo en muy poco tiempo.
Para tus clientes, socios y tu equipo, una aplicacin siempre es ms fcil de usar que una hoja de clculo de Excel. Normalmente se puede acceder a una aplicacin en cualquier momento y lugar, mientras que una hoja de clculo de Excel puede ser bastante engorrosa para trabajar con el mvil.
Una ventaja adicional de tener una aplicacin es que puedes desplegar automticamente las actualizaciones a toda tu red de usuarios. Esto te ayuda a reducir el coste del ciclo de vida de una aplicacin. Con las notificaciones incorporadas por correo electrnico y push, puedes notificar fcilmente a los usuarios los cambios y actualizaciones, lo que mejora la comunicacin de tu marca.
Si tienes curiosidad por los tipos de aplicaciones que puedes crear convirtiendo una hoja de clculo en una aplicacin, consulta la siguiente seccin para ver una lista y una visin general de varios casos de uso.
Las posibilidades de crear una aplicacin a partir de una hoja de clculo estn limitadas, en su mayora, por lo que puedas imaginar crear en Excel. La gama dentro de la cual puedes crear aplicaciones vara desde sectores con muchos datos, como las finanzas, los seguros, la sanidad y el sector inmobiliario, hasta simples aplicaciones de directorios y presupuestos personales.
Estas son slo algunas de las posibles aplicaciones de las plataformas de desarrollo de apps. Entonces, qu plataformas y herramientas estn disponibles para convertir una hoja de clculo en una app y cmo funcionan? Aqu tienes Open as App con ms detalle.
Antes de enviar tu hoja de clculo a la plataforma Open as App, tienes que asegurarte de que est bien formateada. Esto facilitar el proceso de convertirla en una app y eliminar la posibilidad de errores. Hay varias reglas sencillas que debes seguir al hacer esto.
Una vez que hayas preparado tu hoja de clculo y la hayas subido a la plataforma Open as App, obtendrs una recomendacin para tu app, entonces podrs elegir un tema de diseo que te guste, as como disear manualmente tu app de la forma que imagines.
Con la plataforma Open as App, puedes personalizar el diseo de tu app segn tu identidad de marca, as como configurar ms especficamente el funcionamiento de las celdas. Tambin puedes aadir funcionalidades adicionales.
Utilizando el App Designer, puedes estilizar tu aplicacin tanto visualmente como funcionalmente para que se ajuste a tu resultado deseado. Puedes ajustar hasta qu punto los usuarios pueden interactuar con los diferentes contenidos, as como enriquecer la presentacin de los datos gracias a diferentes elementos visuales como tablas y grficos. Todo esto lleva un tiempo mnimo, y la sencillez o complejidad de tu aplicacin final depende totalmente de lo que quieras.
Gracias al funcionamiento de Open as App, existe una conexin bidireccional entre la hoja y la aplicacin. Esto significa que tanto la hoja como la aplicacin se actualizan siempre en ambos sentidos. Al mismo tiempo, el acceso a tu app y a sus funcionalidades es muy fcil para todos los usuarios, mientras que todos los datos permanecen protegidos en la medida que t quieras.
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