samenvoegen met excel gegevens
Germaine
een word 2003 document wil ik gaan samenevoegen met een
Exceldocumt. Bij het Excelbestand is een kolom die verwijst dmv formules
naar een ander werkblad. De formule resulteert in een datum of geen datum.
Indien ik die kolom ga samenvoegen in het Word document wordt inien het
datumveld niet leeg is de datum keurig overgenomen maar is de excelcel leeg
dan wordt de huidige datum weergegeven. Hoe kan ik het samenvoegbestand zo
instellen dat indien de cel leeg is er ook geen data ingevuld word tin het
Word document.
Alvast bedankt!
Germaine
Dave
Door toevoeging van een Als...dan... formule.
Activeer de werkbalk Afdruk Samenvoegen (Beeld / Werkbalken) en kies Word
veld invoegen.
Kies het samenvoeg veld waar de Datum staat en kies de optie "is leeg" of
"is niet leeg" (jouw voorkeur). Voor het gemak tik ik vervolgens in de
onderste twee vakken DATUM en LEEG (op de juiste plaats al naar gelang de
keuze van "leeg" of "niet leeg"), want je moet de formule toch handmatig
afmaken, en dat werkt wat handiger.
Terug in het Doc druk je op Alt F9 (alle velden veranderen nu in hun
"formules") en je ziet nu zoiets: {IF {MERGEFIELD Datum} = "" "LEEG" "DATUM"}
In plaats van LEEG komt er niets te staan (dus: "") of je vult daar wat
anders in, bijv. "geen datum". In plaats van DATUM klik je op de knop
"Samenvoegveld invoegen" en kies je het veld waar de datum staat. De formule
ziet er nou ongeveer zo uit:
{IF {MERGEFIELD Datum} = "" "geen datum" "{MERGEFIELD Datum}"}
Druk weer op Alt F9.
Een Als...dan formule toont pas zijn (haar?) resultaat wanneer je kiest voor
volgende of vorige record. Logisch, want pas bij het invullen van nieuw data
"ziet" Word de formule.
Je kunt bovenstaande formules niet kopieren en plakken, want de accolades in
Word zijn niet zomaar accolades.
Er is een mogelijkheid dat dit niet werkt, omdat Excel toch "iets" in die
cel plaatst. In dat geval probeer je met de knop "Weergeven/verbergen ¶" in
Word te zien wat Word laat zien als een voor jouw gevoel leeg Datumveld toch
wordt getoond. De kans is in dat geval groot dat er een spatie in staat. Dan
voeg je in de formule tussen de aanhalingstekens achter het = teken een
spatie in, zodat de formule test of er in Datum een spaties staat of wat
anders.
Het is bovendien mogelijk om met schakelopties de format van de datums te
bepalen. Zoek even zelf in Help naar "schakelopties" want er zijn er diverse.
Het is ook mogelijk dat je in geval van geen datum in dat veld ook geen lege
regel wenst te hebben. Dat is niet moeilijk om te realiseren, maar meldt dat
maar als dat het geval is.
Overigens is het een goed idee om in een gesprek of post over data en datum
NIET taalkundig correct te zijn. Natuurlijk is "data" de meervoudsvorm van
"datum", maar het probleem is dat "data" in de uitwisseling van gegevens
tussen twee programma's ook weer een betekenis heeft. Voor de duidelijkheid
is het een goed idee om te spreken over data als gegevens en over datums als
de meervoudsvorm van datum.
David