Samenvoegen naar afzonderlijke documenten
Joris
archivering wil ik de samengevoegde brieven echter niet in één bestand maar
in afzonderlijke documenten (per record) opslaan.
Is dit mogelijk? zo nee, is er een slim alternatief?
Dave
Daar is volgens mij geen slimme manier voor bedacht in Word (althans niet in
versie 2003 en eerder). Het blijft moeizaam. Deze vraag is de afgelopen weken
op verschillende manieren en om verschillende redenen al gesteld en ik heb
nog geen goede manier voorbij zien komen.
Dit is wat ik bedacht heb:
1) Samenvoegen naar Nieuw Document, 1 voor 1 documenten knippen en plakken
(wat een hoop werk!).
2) Samenvoegen naar E-mail en als e-mail adres (desnoods in het databestand)
je eigen e-mail adres opgeven. Ze worden dan via Outlook 1 voor 1 naar jou
gestuurd. Nu heb je ze "los" en kun je ze opslaan. Volgens mij hebben ze
allemaal dezelfde bestandsnaam, maar als je ze toch allemaal ergens anders in
dirs opslaat, hoeft dat geen probleem te zijn.
3) Samenvoegen naar E-mail net als hier boven, maar ze NIET verzenden.
Aangezien de bestanden aangehecht zijn, moeten ze toch ergens op de HD als
losse bestanden klaarstaan voor verzendingen. Misschien kun je die locatie
achterhalen en ze vandaar kopieren naar je archief.
4. Samenvoegen naar printer en de hardcopy in een archief opslaan. Dit is
ongetwijfeld niet je bedoeling!
Maar, als ik nadenk over het archiveren van je samengevoegde brieven, dan
denk ik dat het misschien een stuk handiger is om je manier van archiveren
wat aan te passen. Individuele brieven e.d. kun je i.d.d. het beste per klant
opslaan. Samengevoegde brieven kun je waarschijnlijk beter opslaan in een
aparte map (Samenvoeg docs of zoiets) en aan het bestand zelf een duidelijke
naam en omschrijving geven (Document Eigenschappen). Een stuk minder
problematisch. Dus: Samenvoegen naar Nieuw Document en dát opslaan. Dus NIET
het hoofddocument opslaan (dat gekoppeld is aan het databestand), want dat
wil je bij de volgende mailing opnieuw gebruiken, maar het resultaat van de
samenvoeging. Dan heb je altijd een archief exemplaar van wat er op die datum
verzonden is. NB, dat samengevoegde document kan (al naar gelang het aantal
ontvangers) nogal groot zijn. Als er logo's of briefhoofden in zitten, kan
het zinvol zijn om het archief exemplaar te ontdoen van al dat soort dingen
(vóór het samenvoegen). Dat scheelt enorm in de grootte.
David
Joris
Ten eerste dank voor je reactie. Ik kan de eerste 2 stappen uit je oplossing
niet helemaal volgen maar als de individele bestande de zelfde naam krijgen,
gaat de oplossing niet werken.
Het gaat nl. om c.a. 1000 brieven die na verzending in een digitaal
archiefsysteem moeten worden opgenomen. De individuele brieven moet daarbij
terecht komen in het dossier van de geadreseerde. Dit laatste kan
geautomatiseerd als de id van de geadresseerde (veld in data bestand) in de
bestandsnaam wordt gezet. bv: briefX0001.doc, briefX0002.doc ect.
groet, Joris
"Dave" schreef:
Dave
Met de werkbalk Afdruk Samenvoegen kun je Samenvoegen naar Nieuw Document.
In jouw geval krijg je dan 1 document bestaande uit 1000 secties. Elke sectie
is dan 1 brief. Deze kun je (wat een HOOP werk) 1 voor 1 selecteren, knippen,
nieuw doc starten, plakken en opslaan onder een unieke naam (die wellicht al
wordt "voorgezegd" door Word vanuit de tekst op de eerst regel). Handwerk -
dus typisch iets voor een stagiere.
Je kunt ook via die werkbalk Samenvoegen naar E-mail (als bijlage), waarbij
je in je databastand voor elke record een nieuw veld aanmaakt, waar overal
hetzelfde e-mail adres staat (bijv. Bedrijfsnaam Docum...@gmail.com). Nu
worden alle docs via Outlook (moet eerst goed ingesteld worden - maar dat is
niet zo erg moeilijk en STAAT misschien al goed) los verstuurd naar dat ene
e-mail adres. De bijlagen zijn de eigenlijke brieven, deze kun je (ook weer
alle 1000 handmatig) openen en opslaan als in je archiveringssysteem.
Tot zover mijn uitleg van de eerste 2 opties, die je niet helemaal kon
volgen. Nogmaals, met 1000 brieven zijn ze eigenlijk geen van beiden een
goede oplossing, tenzij je een stagiere hebt, die een dag of zo niks te doen
heeft.
Misschien is er een fraaiere oplossing, maar ik heb hem nog nooit nodig
gehad, dus weet ik hem niet en kan ik hem zo gauw niet bedenken. Wellicht is
er software of een Word add-in voor, waar ik niks van af weet.
Je zou je nog kunnen verdiepen in mijn idee, dat nadat je Samenvoegen naar
E-mail hebt gedaan, die aangehechte bestanden toch ergens moeten staan op je
HD en dat ze vandaar "gepakt" en naar de juiste mappen overgeheveld moeten
kunnen worden. Ik heb geen flauw idee waar of hoe!
Het lijkt mij nog steeds de beste methode om de archiveringseisen aan te
passen, zodat samenvoegbrieven niet individueel opgeslagen hoeven te worden
bij iedere klant.
David
Peter Jamieson
http://www.gmayor.com/individual_merge_letters.htm
Sorry voor mijn Nederlands,
Peter Jamieson
"Joris" <Jo...@discussions.microsoft.com> wrote in message
news:30556F40-8BCD-4E5E...@microsoft.com...
Perry
? *huge* ?
Peter, never thought you were able to speak dutch ...
You a springbok, by any chance ?
:-)
--
Krgrds,
Perry
System:
Vista/Office Ultimate
VS2005/VSTO2005 SE
"Peter Jamieson" <p...@KillmapSpjjnet.demon.co.uk> schreef in bericht
news:%23k8%23BEQXH...@TK2MSFTNGP05.phx.gbl...
Peter Jamieson
:-) No, I worked in Venlo for a few months in 1984 and picked some up then.
Mostly gone now :-(
Peter Jamieson
"Perry" <dru...@gmail.com> wrote in message
news:0D6D0A43-3980-4E8D...@microsoft.com...
Dave
Cool. I downloaded the template; looks promising. Thanks!
David