受付 来場者数・会計報告 metacon2009

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shino freedomcat

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Jun 6, 2009, 11:13:14 AM6/6/09
to met...@googlegroups.com
shino@受付です。

今日はみなさま、おつかれさまでした。

取り急ぎ、来場者数と会計報告と入館QRコード表記録です。
また、受付スタッフのみなさま、来場者のみなさま、
受付ノウハウを蓄えるべく、受付について気がついた点を
このメールに返信で書いてくださるといいなぁ、と、思います。

(shinoは受付フローを決めたのに、誰よりも、あたふたと受付業務してました。
かわぐちさん、すごく上手でした。
よしおかさんも朝の忙しい時間、フォローをありがとうございました!)

■来場者数
* 総計 96名
* メディア 4名
* ビアバッシュ 計83名 受付80名+ビアバッシェ会場3名
* 二次会 計40名 受付35名+会場受付5名

■会計報告
* 収入 \1500*83 = \12,4500
* 支出 計\12,2790
  酒 \27,343
  ピザ \90,720
追加購入 \4202
受付文具費(タック代) \800
* 残額 \1,710

残額はshinoが預かっています。

■名札、入館QRコード表
* 入館QRコード表 180預かり 173返却
* 名札 180預かり 139返却

入館QRコード表をこれだけの数返却できたのはよかったなぁ、と、思いました。
日本オラクルのスタッフのみなさまも本当にありがとうございました。

みなさまのご協力を感謝します。m(__)m

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shino
mailto:sh...@freedomcat.com

Yasunobu Kawaguchi

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Jun 6, 2009, 12:59:18 PM6/6/09
to met...@googlegroups.com
かわぐち@午前受付担当です。

 shinoさんの仕切り力ときちんと会計報告まで当日にやりきる「お家に帰るまでが遠足力」に感服しました。
 受付を引き継いでいただいた、revmevonさん、はなずきんさん、ありがとうございました。

 本日得た受付ノウハウを書き出します。今後使わせていただきます。ありがとうございました。
  - 「おはようございます」から始める (よしおかさんから学びました。)
  - 最初はスタッフを受け付けて予行演習する。そこで十分に失敗する。
  - 受付は2人以上おく。1人が受付し、もう1人がプロセス改善に回る、ということもある。
  - 説明が必要な点はどんどん紙に書いて貼ってしまう(ちょっとやりすぎたかも)
  - 回収が必要なものは会場でもアナウンスしてもらう (まっちゃだいふくさん、ありがとうございました。)
  - ATND の OpenID は 即答できない人が意外と多い (おそらく、いくつかのOpenIDを使えるため、どれで登録したか忘れてしまう)
  - 受付で ust 見られるようにする (玉置さんありがとうございました。)
  - 受付は飲食禁止の場合もあるので、お昼を挟む場合はフォーメーションを配慮
  - 返却物は全部返せて当たり前。数が合わないものはきちんとお詫びする。(まっちゃだいふくさんより学びました。)
  - コインケースを用意する。(Shinoさんメソッド。100円ショップで売っているとのこと。)
  - 立て替えで釣り銭を用意し、その分の会費が集まったらすぐに立て替え分を精算する (Shinoさんメソッド)
  - お金はたまに途中集計する
  - 会計報告はその日のうちに公開する (Shinoさんメソッド)
  - その場で使えるものは使う(お借りする)。
   - 受付テーブル
   - 仕切り用のロープ型簡易パーティション
   - 立て札
  - 便利な道具
   - 水性ペン
   - A3用紙
   - テープ(はがせるタイプ)
   - 洗濯バサミ (紙とかを簡易にまとめておくため。洗濯バサミだと厚みのあるものも挟める)

 以上、オラクルの玉置さんに大変お世話になりました。ありがとうございました。

 受付を引き継いでいただいたおかげで午後の部のメモをとれましたので、公開しました。
http://d.hatena.ne.jp/wayaguchi/20090606/1244305912

 みなさま、おつかれさまでした。ありがとうございました。
 伝説は作るもの。そして、残り2週間を切ってからでもできることもある...。


2009/06/07 0:13 に shino freedomcat<shino.fr...@gmail.com> さんは書きました:

shino

unread,
Jun 10, 2009, 10:17:44 AM6/10/09
to MetaCon
shino@受付です。

今回の受付をして、感じたこと、学んだことなどを、記しました。

各種勉強会の受付をする方のお役に立てるとうれしいです~。

http://www.freedomcat.com/diary/?date=20090610#p01

でわでわ。
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shino
mailto:sh...@freedomcat.com

mizo

unread,
Jun 10, 2009, 11:25:29 AM6/10/09
to met...@googlegroups.com
Mizoです。

 shino@受付さん。
 す・す・すっばらししい…

 という事で、
 Shinoさんの話を聞いて、共鳴(Inspire)を受けて描いてみました。

 カンファレンスがきるまでも道筋ですか?

 取あえず、タイムスすたんぷ。

 ・ON/OFFの繋がりによる個人の高揚     :個人主体&グループ萌芽期
 ・メーリングリスト等による方針模索    :グループ形成期
 ・TIカレンダのような軽い告知       :実現性の模索
 ・カンファレンス形成の発壇者のあたり付け :発壇者の形成(スケジューリング)
 ・カンファレンスのUST           :中継支援ノウハウ者まかせ
 ・入金処理                :結構難しいのね、たぶん
 ・ビアバッシュ              :人かシステム化?
 ・二次会メソッド
 ・収収処理                :結構難しいのね、たぶん

 ではないかな、
 そうすると、実務、システム化できそうなことや
 人手が入ったほうが良さそうなメソッドなど
 システム化アイデアの満載ではないですかね (^0^:: ?

 これまで考えたことです。
  
 私の、酔っ払いすぎて腐った脳では。、
 真のオープン・システム・カンファレンスが可能か?
 はっきり、答えが出ないのですが、
 ものすごく、面白いテーマと思います。

 この辺の、事で
 単に上記のプロセスのシステム化は、面白くありませんか?
 日本発の、OSS発信、
 オープンデモクラシ・システム・モデルの提案も
 楽しいと思っているしだいです。

 システムが出来て、
 OSSで提供され、
 皆の考えに合ったプロセスで
 只で使えて、
 発展できて、

 みんなで、遊べて、
 次世代に繋げると最高ですね。

 取あえず、散文、ごめんなさい。
 これ以上は、酔っ払いの戯言になります。

以上

Mizo


shino さんは書きました:

shino

unread,
Jun 11, 2009, 2:50:32 AM6/11/09
to MetaCon
shinoです。

On 6月11日, 午前12:25, mizo <mizo.k...@jcom.home.ne.jp> wrote:
>  ・入金処理                :結構難しいのね、たぶん
>  ・収収処理                :結構難しいのね、たぶん

収収処理は、おそらく収支処理のtypoかと思うのですが、
お金関連に関してですね。
んー。たぶん、そんなに難しく考える必要はないって思います。

・収入(会費、寄付)に関しては必ずメンバ(MLやwiki)に提示する。
・収支報告を必ずメンバ(MLやwiki)に提示する。

まず、上記ができていれば基本はOK.

・購入物品に関してはレシートもしくは領収書を必ずもらう。
・現金とレシート類はセットにしておく。
・→で、誰が持っているかを明示しておく。

・赤字になった場合…どう処理をするのかみんなで相談する
例:ビアバッシュの赤字。参加者に現場で追加徴収する など

・黒字になった場合…どう処理をするのかみんなで相談する
例:会が存続しない場合は、どこかの慈善団体などに寄付するなど
  会が存続する場合は、余剰金として、次回活動費予算に回す など

多くの勉強会は「任意団体」なので、「個人」が主催者ですね。

上記の点が明らかになっていれば、「個人」が不当な利益をあげている、と、
思われるのを避けることができます。
(もちろん、特定人物に対して、
講師料や謝礼、はたまた月給として明示して、支払をするのはOKだと思いますが
その場合は、もしかしたら、何か税務法的な事柄が絡むこともあるかもしれない。
誰か解説プリーズ)。

また逆に、上記の点を明らかにすることで、誰か一人が持ち出しをして、
必要以上に負担することを避けることができます。
(会場費などを誰かが一人で負担しちゃうことで、
それが暗黙の負荷となり、会の存続が難しくなっちゃうケース)。

対外的にも、収支報告が明確になっていると、
「ちゃんとした団体」として、扱ってもらえるケースもあります。

勉強会カンファレンス2009では1700円ほど黒字になりました。
いま、shinoの手元にありますが、よしおかさんにお会いする機会があったら
お渡しします。

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shino

Hiro Yoshioka

unread,
Jun 11, 2009, 10:09:26 PM6/11/09
to met...@googlegroups.com
よしおかです。

shinoさん、報告ありがとうございます。

小規模の勉強会だと、にこにこ現金主義がオーバーヘッドが
なくていいですね。

かつて、YLUGでも宴会の残金どうするかということで、
銀行口座に残金を振り込んでもらう方法とか試みた
ことがあったのですが、
(1)銀行振り込みは、振込み手数料がかかる
(2)なにより銀行まで行くのに手間隙がかかる
ということで、徐々に大福帳方式と言うか、収入ー支出
を現金で持つという方法になってきました。

カーネル読書会の場合、わたしが繰越金(現金)を
持っていて、毎回、(収入ー支出)を計算し、
赤字だったら前回までの繰越金から補填し、黒字だったら
そこに追加するという単純な方式でまわしています。

下記が第96回カーネル読書会の会計報告です。例として
示します。

第96回カーネル読書会会計報告

収入(A)
1500*30=45000

支出(B)
ピザ  23520 (ピザ10枚分、20%割引クーポンを利用)
ビール 15466 (生ビール10リットル*2)
ペプシ  188
コップ  990
合計  40164

収入―支出=(A-B)
     4836 (黒字)
関根さんからの繰越(年末の余剰分))(C)
     9500
前回繰越(D)
    30339
今回の繰越(A-B+C+D)
    44675

現金
お札  39000
小銭   5667
合計  44667

差分8円

今回現金で8円足りなかったのですが、
わたしの財布から補填するのではなく、
8円足りなかったことを報告してちゃらに
しています。

よく、主催者の方が赤字が出た場合、一人で
かぶるということをやられる場合がありますが、
それだと主催者にリスクが集中するし、負担に
なるので、カーネル読書会は、赤字は繰越金
から払う、余剰金は次回に回す(繰越金につむ)
という方式をとっています。

今回のような場合は、大赤字になりそうだったら、
急遽割り勘というつもりでいましたが、shinoさん
の管理のおかげで、どうにかセーフでした。ありが
とうございました。

お金は、足りなくても困りますが、いっぱいあまっちゃう
のも、それはそれで管理が面倒になってしまうんですよね。


--
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2009/6/11 shino <shino.fr...@gmail.com>:
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