受付 metacon2009
shino@Wikiばな
当日の受付フローが、先のメールではイレギュラーなものの議論になってしまい、
その中から、人によって想定していた「受付」に差異があることがわかりました。
これは、正規ルートの受付フローが共有化されていないためです。
なので、正規ルートの受付フローについて、確認したいと考えました。
で、ついでに、と、言ってはアレなのですが、
もんもんと考えるだけだと胃が痛くなるので
わたしも受付スタッフに入って受付ダンドリすることにします。
（まぁ、要するに、ダンドリストの血が騒いじゃったよ、ということで）
とりあえず、以下、叩き台です。
-----------------------------------------------------------------------
1. スタッフ
* shino（ただしセッション２は壇上に出るため不在）
* rebmevonさん（10時くらいから）
-----------------------------------------------------------------------
2. 受付場所
* 2階？
* セッションがはじまったら会場出入り口付近？
この点、地の利がないので詰められません。どなたかご助言をください。
-----------------------------------------------------------------------
3. 受付業務フロー
3-1. 名前の確認（ATND印刷/メディア来場予定者名簿から）
3-2. 入館証を渡す
3-3. ビアバッシュの参加・不参加の確認。
3-3-1. 参加の場合は成年か未成年か確認。
3-3-2. 参加の成年からは参加費徴収
3-5. 名札、アンケート用紙など配布物を来場者に渡す
3-6. 来場者は名札を装着する
不明点１：メディアの来場予定者は、ATNDに全員含まれていますか？いませんか？
いない場合は、受付スタッフに来場予定者をご連絡ください。
不明点２：メディア来場者の方は、ビアバッシュの料金を徴収しますか？しませんか？
不明点３：入館証を渡すのは誰？日本オラクル様の窓口？それともMetaCon受付が管理するのでしょうか？
備考１：受付脇に名札記入用の専用机が欲しい。受付で停滞されると渋滞が予想される。
-----------------------------------------------------------------------
3. 受付時間
3-1.正規受付時間
* 目覚まし勉強会から参加される方
** 9:30開場～10:00まで
* 勉強会カンファレンスから参加される方
** 12:00～13:00まで
3-2.途中来場者受付
* 携帯で中の人を呼び出し＠2階
** 最後に来ていた人が迎えに行く（このとき、入館証を持っていく？）
** セッション会場出入り口付近でMetaCon受付
-----------------------------------------------------------------------
4. 受付物品
4-1.受付で常備するもの
* 受付用名簿（ATND印刷）
** ＋メディア名簿？
* 両替／お釣りのお金（ビアバッシュ）
* 封筒などお金管理するもの（ビアバッシュ）
4-2.来場者にお渡しするもの
* アンケート用紙
* 数種類のタックシール（ビアバッシュ参加可・不参加、未成年者、スタッフなど）
4-3.来場者に貸し出すもの
* 名札（タックシール）記入用黒マジックペン
4-4.その他
* 会場案内用紙（2階受付と会場までのやじるし）
不明点１：誰が何を用意するか、要調整。
備考：受け付け用名簿は、受付スタッフで用意させてください。
ATNDをそのまま印刷ではなく、少し表計算ソフトで加工します。
（ビアバッシュの会計チェックにも併用したいので）
-----------------------------------------------------------------------
以上な感じで、不明点については、よしおかさんやLINDさんなど、スタッフの方から
回答を望みます。よろしくお願いします。
Hiro Yoshioka
> shinoです。
おはようございます。
> 当日の受付フローが、先のメールではイレギュラーなものの議論になってしまい、
> その中から、人によって想定していた「受付」に差異があることがわかりました。
> これは、正規ルートの受付フローが共有化されていないためです。
>
> なので、正規ルートの受付フローについて、確認したいと考えました。
> で、ついでに、と、言ってはアレなのですが、
> もんもんと考えるだけだと胃が痛くなるので
> わたしも受付スタッフに入って受付ダンドリすることにします。
> （まぁ、要するに、ダンドリストの血が騒いじゃったよ、ということで）
ありがとうございます。
わかる範囲で回答します。
> とりあえず、以下、叩き台です。
>
> -----------------------------------------------------------------------
> 1. スタッフ
> * shino（ただしセッション２は壇上に出るため不在）
> * rebmevonさん（10時くらいから）
>
> -----------------------------------------------------------------------
> 2. 受付場所
> * 2階？
> * セッションがはじまったら会場出入り口付近？
>
> この点、地の利がないので詰められません。どなたかご助言をください。
セッションがはじまっても、2階ということに
なります。
>
> -----------------------------------------------------------------------
> 3. 受付業務フロー
> 3-1. 名前の確認（ATND印刷/メディア来場予定者名簿から）
ATNDの来場者を名前順にソートしたリスト。
＞LINDさん
> 3-2. 入館証を渡す
> 3-3. ビアバッシュの参加・不参加の確認。
> 3-3-1. 参加の場合は成年か未成年か確認。
> 3-3-2. 参加の成年からは参加費徴収
> 3-5. 名札、アンケート用紙など配布物を来場者に渡す
> 3-6. 来場者は名札を装着する
>
> 不明点１：メディアの来場予定者は、ATNDに全員含まれていますか？いませんか？
> いない場合は、受付スタッフに来場予定者をご連絡ください。
メディア参加者も登録をお願いしています。（わたしが
コンタクトした先は）
> 不明点２：メディア来場者の方は、ビアバッシュの料金を徴収しますか？しませんか？
徴収なしでいいかと思いますが、いかがでしょう。
> 不明点３：入館証を渡すのは誰？日本オラクル様の窓口？それともMetaCon受付が管理するのでしょうか？
一括して勉強会カンファレンス受付が渡すというのでいかがでしょう。
> 備考１：受付脇に名札記入用の専用机が欲しい。受付で停滞されると渋滞が予想される。
>
> -----------------------------------------------------------------------
> 3. 受付時間
>
> 3-1.正規受付時間
> * 目覚まし勉強会から参加される方
> ** 9:30開場～10:00まで
～10:30くらいまで受付
それ以降は、連絡先を記した紙を
張っておき、遅刻者はそこに電話
して、向かえにきてもらう。
最後の遅刻者は次の遅刻者を向かえに
いく。
>
> * 勉強会カンファレンスから参加される方
> ** 12:00～13:00まで
～13:30くらいまで受付
> 3-2.途中来場者受付
> * 携帯で中の人を呼び出し＠2階
> ** 最後に来ていた人が迎えに行く（このとき、入館証を持っていく？）
入館証を持っていく。
> ** セッション会場出入り口付近でMetaCon受付
>
> -----------------------------------------------------------------------
> 4. 受付物品
> 4-1.受付で常備するもの
> * 受付用名簿（ATND印刷）
> ** ＋メディア名簿？
> * 両替／お釣りのお金（ビアバッシュ）
> * 封筒などお金管理するもの（ビアバッシュ）
>
> 4-2.来場者にお渡しするもの
> * アンケート用紙
> * 数種類のタックシール（ビアバッシュ参加可・不参加、未成年者、スタッフなど）
>
> 4-3.来場者に貸し出すもの
> * 名札（タックシール）記入用黒マジックペン
>
> 4-4.その他
> * 会場案内用紙（2階受付と会場までのやじるし）
>
> 不明点１：誰が何を用意するか、要調整。
>
> 備考：受け付け用名簿は、受付スタッフで用意させてください。
> ATNDをそのまま印刷ではなく、少し表計算ソフトで加工します。
> （ビアバッシュの会計チェックにも併用したいので）
CSVデータをLINDさんから入手してください。
> -----------------------------------------------------------------------
> 以上な感じで、不明点については、よしおかさんやLINDさんなど、スタッフの方から
> 回答を望みます。よろしくお願いします。
というような感じです。
よ
--
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Hanazukin
shinoさん、よしおかさんお疲れ様です。
受付フロー大分理解できました！
ということで、受付午後、いまさらですが立候補します！(>-<
* shino（ただしセッション２は壇上に出るため不在）
* rebmevonさん（10時くらいから）
取り急ぎ立候補メールです。
いぢょ
---
はなずきん
hana...@gmail.com
http://d.hatena.ne.jp/hanazukin/
※IT勉強会カレンダーをままーり運営中※
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2009/6/2 Hiro Yoshioka <hyos...@gmail.com>:
LIND
私もわかる範囲内で･･･
> 備考：受け付け用名簿は、受付スタッフで用意させてください。
> ATNDをそのまま印刷ではなく、少し表計算ソフトで加工します。
> （ビアバッシュの会計チェックにも併用したいので）
こちらは、ATNDにリストを出力する機能がありますので、そちらを何枚か印刷してお持ちします。
> 備考１：受付脇に名札記入用の専用机が欲しい。受付で停滞されると渋滞が予想される。
こちらは日本オラクル様にお願いするしかないんですが、
ご用意いただくことは可能でしょうか。 > 日本オラクル 伊東様
>> 不明点２：メディア来場者の方は、ビアバッシュの料金を徴収しますか？しませんか？
>
> 徴収なしでいいかと思いますが、いかがでしょう。
徴収なしでもいいですが、事前にメディアを招待した方をご連絡下さい。
>> 不明点３：入館証を渡すのは誰？日本オラクル様の窓口？それともMetaCon受付が管理するのでしょうか？
> 一括して勉強会カンファレンス受付が渡すというのでいかがでしょう。
日本オラクル様からMetacon側で全てお預かりするという形式でいいと思いますがいかがでしょうか
また、人数の確定などはいつまでにご連絡すればよろしいですか > 日本オラクル 伊東様
>> 3. 受付時間
>>
>> 3-1.正規受付時間
>> * 目覚まし勉強会から参加される方
>> ** 9:30開場～10:00まで
> ～10:30くらいまで受付
> それ以降は、連絡先を記した紙を
> 張っておき、遅刻者はそこに電話
> して、向かえにきてもらう。
> 最後の遅刻者は次の遅刻者を向かえに
> いく。
>
>>
>> * 勉強会カンファレンスから参加される方
>> ** 12:00～13:00まで
> ～13:30くらいまで受付
>
>> 3-2.途中来場者受付
>> * 携帯で中の人を呼び出し＠2階
>> ** 最後に来ていた人が迎えに行く（このとき、入館証を持っていく？）
ここの部分ですが、受付は目覚まし勉強会/強会カンファレンス共通でするものだと思ってます。
最初に来たときに2階で「4. 受付物品」の処理を実施すると思っていたので
よしおかさんのおっしゃる
> 最後の遅刻者は次の遅刻者を向かえに
> いく。
というのは難しいように思えます。
ここは誰かスタッフが毎回迎えに行くようにした方がいいと思います。
(入館書の管理もある為)
>> * 勉強会カンファレンスから参加される方
>> ** 12:00～13:00まで
> ～13:30くらいまで受付
ここも13:30以降にこられる方は
> それ以降は、連絡先を記した紙を
> 張っておき、遅刻者はそこに電話
> して、向かえにきてもらう。
という方法でいいと思います。
以上です。
LIND
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shino
LINDさん、よしおかさん、日本オラクル 伊藤さん へ
shinoです。
まず、先のメールに、よしおかさん、hanazukinさん、LINDさん、
回答＆反応をありがとうございました。
日本オラクル 伊藤さんからの回答をまだいただいていませんが、
２階改札機外側ｗ に、
MetaConの受付スペースを設営でき、
また、来館者QRコードをMetaCon受付スタッフが管理すると仮定して、
一般参加の受付フローを次のように設定してみました。
ちょっと長文です。(´・ω・｀)
（昨日からグーグルグループの「ページ」機能が不調で
使えないのです。辛い～）。
LINDさん、伊藤さんには、用意するものが振ってあります。
特に「4.用意するもの（用意する人）」をお読みください。
また、かわぐちさん、rebmevonさん、hanazukinさんには
受付スタッフの時間割り振りをしました。全体的によくお読みください。
時間、内容、用意するものなど大丈夫そうか、
疑問点、改善点などありましたら、返信ください。
あ、あと、
hanazukinさん、携帯番号を途中入場者受付用に受付に晒すのOKですか？
以下、受付スタッフ作業について6項目にわたり記載してあります。
1. スタッフ
2. 受付場所
3. 受付時間（＆担当者）
4. 用意するもの（用意する人）
5. 受付業務フロー
6.来場者カテゴリ
-----------------------------------------------------------------------
1. スタッフ
* shino（午前受付、午前途中入場者受付、午後受付を担当します）
* かわぐちさん
（別スレ見ていたら、挙手されていたので
午前受付と、午前途中入場者受付をご一緒にお願いします。
見落としていてすみません！
9:20頃、２階受付にお越しください）
* rebmevonさん
（午後受付と午後途中入場者受付をお願いします。
目覚まし勉強会終了次第、２階受付にお越しください）
* hanazukinさん
（午後途中入場者の受付スタッフとをお願いします。
申し送りがありますので、13:00ごろに２階受付にお越しください）
-----------------------------------------------------------------------
2. 受付場所
* ２階、改札機外側。
前提条件：MetaCon受付を設営させてもらう。
-----------------------------------------------------------------------
3. 受付時間（＆担当者）
3-1.午前受付時間（目覚まし勉強会から参加される方）
* 9:30～10:30まで
* スタッフ：shino,かわぐち
3-2.午後受付時間（勉強会カンファレンスから参加される方）
* 12:00～13:30まで
* スタッフ：shino,rebmevonさん
3-3.途中来場者受付
午前（10:30-12:00まで）
shinoを携帯呼び出し（番号は２階受付に）
shinoまたはかわぐちさんが対応。
受付グッズ・バックを必ず持って移動してください。
午後（13:30-18:00くらい？）
hanazukinさんを携帯呼び出し（番号は２階受付に）
hanazukinさんまたはrebmevonさんが対応
受付グッズ・バックを必ず持って移動してください。
-----------------------------------------------------------------------
4. 用意するもの（用意する人）
* テーブル×２（日本オラクル 伊藤様）
* 椅子×２（日本オラクル 伊藤様）
* 来館者QRコード（日本オラクル 伊藤様）
* 来場者名簿（LINDさん）
* タックシール（shino）
* 名前記入用ペン（shino、他）
* 参加費集金用袋（shino）
* 釣り銭（shino）
* 受付文具（shino）←蛍光ペン、ボールペン、定規などを入れておきます。
* 受付グッズ・バック（shino)
来館者QRコード、来場者名簿、タックシール、参加費集金袋の４点
途中入退場対応に必要かつ紛失しては困るグッズを
入れておくバックです。エコバック用意します。
これ持って、２階←→会場を移動しましょう。
文具は受付に置きっぱなしでOK。
* 途中来場者案内板（shino）
LINDさんへ
来場者名簿は、まず、「メディア用」「一般用」にわけてください。
「メディア用」の来場者名簿は
よしおかさんからお名前を教えてもらってください。
「一般用」の来場者名簿は
「不参加」「未成年」「参加」「備考」の項目を作ってください。
（ATNDのリスト作成って試したことないのですが、項目作れますか？）
-----------------------------------------------------------------------
5. 受付業務フロー
以下、受付スタッフのフロー。
5-1.「メディアの方ですか？」
「はい」の場合、
* お名前をいただく。
* 「メディア用」来場者名簿からお名前を探し、チェックを入れる。
* 緑のタックシールをお渡しする。
* 5-4へ。
「いいえ」の場合、5-2へ。
5-2.「お名前を教えてください」
*来場者名簿からお名前を探し、チェックを入れ、5-3へ。
5-3. ビアバッシュの参加・不参加の確認。
「ビアバッシェに参加されますか？」
「いいえ」→5-3-1
「未成年ですか？」
「はい」→ 5-3-2
上記以外→5-3-3
5-3-1.不参加の方には
名簿のお名前の「不参加」欄に○をし、
白のタックシールをお渡し、5-4へ。
5-3-2.参加する人で、未成年の方には、
名簿のお名前の「未成年」欄に○をし、
赤のタックシールをお渡し、5-4へ。
5-3-3.参加する人で、二十歳以上の方には、
名簿のお名前の「参加」欄に○をし、
\1,500を受け取り、
青のタックシールをお渡し、5-4へ。
5-4. 入館証をお渡しする。
-----------------------------------------------------------------------
6.来場者カテゴリ
来場者は次の４つに分類し、タックシールをお渡しします。
タックシールは基本は無地の白いものですが、
「●」シール（青、赤、緑）を貼ったものと貼ってないもの（白）を用意し、
それぞれにお渡しします。
[来場者カテゴリ]
*【青】ビアバッシュ参加成年（有料＝\1500）
*【赤】ビアバッシュ参加未成年（無料）
*【白】ビアバッシュ不参加（無料）
*【緑】メディア（無料）
-----------------------------------------------------------------------
以上です。
----
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
【フツサラ】
みなさま準備おつかれさまです。
費用が決定したのであれば、告知ページに明記し、
なるべくお釣がでないように依頼しておいた方がよいかと思います。
あと、受付のときに領収書の発行を希望する人っていませんかね？
発行しないなら、発行しないということも併せて書いておきましょう。
【フツサラ】
http://d.hatena.ne.jp/salary-man/
http://d.hatena.ne.jp/benkyou-kai/
Hanazukin
携帯番号さらしOKOKです。
当日、会場に晒し用の印刷物持参します。
別スレで、まっちゃさんがスタッフはオレンジの名札と言っていますね。
もう一度、メールいろいろ目を通しなおします。
取り急ぎ、返信まで。
いぢょ
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はなずきん
hana...@gmail.com
http://d.hatena.ne.jp/hanazukin/
※IT勉強会カレンダーをままーり運営中※
http://tinyurl.com/itcal
shino
別スレを見ていて気がつきました。
LINDさんwrote:
>あと2次会ですが、
>現在20数名が登録しておりますが、
>おそらく当日参加がかなり発生しそうなことが予想されます。
>なので受付時に一緒に確認をお願いしたいと思います。
>そこでの人数で早めに席を押さえるようにします。
がーん。見落としてたよ。
そっかー。受付で確認するのね。OKOK。わかったー。
ということで、「5.受付業務フロー」改訂します。
>5-4. 入館証をお渡しする。
↓
>>
5-4. 二次会の参加有無を確認してください。
参加される場合は、お名前の「二次会」欄に○をしてください。
5-5. 入館証をお渡しする。
<<
にします。
もう少しバグだししたら、また改訂版再送します。
あと、LINDさん、来場者名簿（メディア、一般両方）に、項目を足してください。
「二次会」。
あらかじめ来られることがわかっている方には、「○」しといてくださると助かります。
----
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
shino
フツハラさんwrote:
>発行しないなら、発行しないということも併せて書いておきましょう。
はい。受付的には、領収書を発行する余裕はありません。
（どうしても、「それじゃダメ」って声があがるようなら考えるけれど、
現状、いっぱいいっっぱいです。ごめんなさい）。
ATNDにその旨、よろしくお願いします＜LINDさん
ずきんさんwrote:
>別スレで、まっちゃさんがスタッフはオレンジの名札と言っていますね。
>もう一度、メールいろいろ目を通しなおします。
はい。この「受付」に一般の受付時間前の
（おそらく早く済ませるのかな？受付リハーサルかねて）スタッフ受付は含まれていません。
ダメですよね。
あとでスタッフ受付時間は考えます。
ところで、オレンジの名札って何かアテがありますか？＜まっちゃさん
----
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
LIND
何か流れが速くて追いつけないような…(汗w
ATNDに
・懇親会費用 1500円
・領収書を発行しない件を追記しました。
タックシールについては、
ふちに色が付いている物があればそれで色分けできていいと思うんですが、
見つかればそれでお願いします。
> あと、LINDさん、来場者名簿（メディア、一般両方）に、項目を足してください。
> 「二次会」。
> あらかじめ来られることがわかっている方には、「○」しといてくださると助かります。
参加表明は票読みなので、申し込んでいるから必ず来ていただかなければならい訳ではないので
あまり気にしなくていいです。
重要なのは何人くらい来るかわかればいいので
以上よろしくお願いします。
LIND
2009/6/3 shino <shino.fr...@gmail.com>:
Yasunobu Kawaguchi
shino freedomcat
2009/6/3 LIND <mcysma...@gmail.com>:
>
> LINDです。
>
> 何か流れが速くて追いつけないような...(汗w
おつかれさまでしたｗ
今日は受付ダンドリ、全力疾走でしたねー。もう昨日か。
ちょっと備品を買いだしに行ける日程が、
水曜しかないために、今日中にある程度算段つけたくメール流量が多くなりました。
明日以降は落ち着く予定です。
> タックシールについては、
> ふちに色が付いている物があればそれで色分けできていいと思うんですが、
> 見つかればそれでお願いします。
了解です。100ショップで見て、無ければ文房具屋をあたってみます。
値段といろいろ考えて、その場で決めます。
2009/6/3 LIND <mcysma...@gmail.com>:
>
> LINDです。
>
>
> 何か流れが速くて追いつけないような...(汗w
shino freedomcat
Googleグループのページ機能が、どうも調子が悪いので、
「受付」に関する情報集約ページを次のwikiに作りました。
http://socoda.net/wiki.cgi/MetaCon2009
から、「受付（スタッフ情報共有用）」のリンクをたどってください。
必要でしたら、当日は各自、
このページを受付マニュアルとして印刷してきてください。
（一応、一部、受付に置いときます）。
user:member ps:metacon2009
で、ページの作成、編集などができます。
MLで議論してから、決定事項を、wikiページに反映させましょう。
よろしくお願いします。
-----
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
http://wikibana.socoda.net/?shino
まっちゃだいふく
> 何か流れが速くて追いつけないような…(汗w
■同じくwwww
iPhoneで既読になったものが、フォローしきれないｗ
> タックシールについては、
> ふちに色が付いている物があればそれで色分けできていいと思うんですが、
> 見つかればそれでお願いします。
■面倒なので、蛍光ペン（ピンクやオレンジ）で
縁取りするだけでOkだとおもいますー
--
まっちゃだいふく
rip...@gmail.com
http://d.hatena.ne.jp/ripjyr/
https://id.mixi.jp/72585
rebmevon27
や、やっと追いつきました。
shinoさん
なんかみんなお願いしてしまっててすみません。
当日こき使ってください。
当日までの準備でも出来る事であればしますので、ガツガツください。
なんか、全部読んでると自分も話したくなりますが、
それは2次会にとっておいてください…。
--
-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*-*
最近隠居生活始めました。
はてな: id:rebmevon
twitter: http://twitter.com/rebmevon
Wassr: http://wassr.jp/user/rebmevon
Kawasaki Yusuke
感想のみですスミマセン。
こういう運営ドキュメント系はすごいノウハウになる資産ですよね。
次回開催がすごくラクになります。
（メディアテクノロジーラボでも、必要な社内手続きとかドキュメント化してます）
勉強会カンファレンスの運営ノウハウが、他の勉強会でも利用できるように
後で参加者の皆さんにも共有できると良いですね！！
受付応対のフローなど、詳細は各会場・ターゲットごとに変わる部分はありますが、
誰でもゼロから業務設計できるわけではないので、確実に参考になると思います。
2009/6/2 shino <shino.fr...@gmail.com>:
> 以下、受付スタッフ作業について6項目にわたり記載してあります。
>
> 1. スタッフ
> 2. 受付場所
> 3. 受付時間（＆担当者）
> 4. 用意するもの（用意する人）
> 5. 受付業務フロー
> 6.来場者カテゴリ
--
川崎 有亮 Kawasaki Yusuke
株式会社リクルート
メディアテクノロジーラボ／事業開発室
〒104-8001 東京都中央区銀座8-4-17 リクルートGINZA8ビル
MAP: http://map.doko.jp/m/sc=70498705/zm=10/
TEL: 03-3575-6220 （内線：W31-6220） FAX: 03-3575-7446
http://www.kawa.net/
shino freedomcat
お笑い芸人さん、まっちゃさん、
他スタッフのみなさま、川崎さん
shinoです。
まとめて以下の項目、レスです。
■受付撤収（伊東さま 受付スタッフのみなさま）
■タックシール（受付スタッフのみなさま、スタッフのみなさま、まっちゃさん）
■へべれけは２次会で…… rebmevonさん＆受付スタッフのみなさま
■運営設計（川崎さん）
■受付撤収（伊東さま 受付スタッフのみなさま）
まずでっかい取りこぼし項目がありました＜受付スタッフのみなさま
受付の撤収項目をすーっかり忘れてました。
（何か忘れていると思った！）
日本オラクル 伊東さまwrote:
http://groups.google.co.jp/group/metacon/msg/41f60d68c84077e5
>来場者からも退出時にはQRコード表を回収したいと思います。回収もお手伝いいただけますと助かります。
はい。了解です。
伊東さま、１点質問ですが、回収方法はどうしましょう。
回収箱を２階出口に置いておき、
終了後に枚数の確認をし、お渡しするという形でも大丈夫ですか？
（たぶん、未使用数、返却数、紛失数の３つの報告と
QRコード表の返却になると思うのですが……。大丈夫か心配です）
また別の形式での回収法がありましたら、お知らせください。
他のイベントで使わせてもらうケースの時はどうされているのでしょうか。
この点を回答もらいましたら、「項目7.受付撤収」を立てます。
お笑い芸人さん、
QRコードの返却忘れをふせぐため、「事前説明」に盛り込むのと、
あと、適宜、アナウンスするというのも必要ですね。
対応していただけるでしょうか？
■タックシール（受付スタッフのみなさま、スタッフのみなさま、まっちゃさん）
（１）． 用意したタックシール
50mm×70mmのタックシールを160枚分、購入しました。
あと、直径8mmの「●」シールを赤・青・緑それぞれ288枚ずつ。
（他に、黄色と白の「●」も入っていますが、目立ちにくいので
使用はしません）。
（２）．来場者カテゴリと「●」シール
まず、それで、来場者カテゴリをします。
あらかじめ、ある程度の数、「●」シールをタックシールに貼っておきます。
*青 ビアバッシュ参加 有料 70枚
*赤 ビアバッシュ未成年 無料 5枚
*緑 メディア 10枚
*白（何も貼っていないもの） 75枚
で、スタートします。（各色、1枚ずつ、サンプルにします）。
途中で足りなくなった色は、適宜、
受付スタッフが貼っていくようにします。
（その頃には受付も余裕ができて、貼ることができるよう期待）。
（３）．撮影ＮＧとスタッフマーク（手書きでお願い）
タックシールには、受付脇にテーブルと黒マジックを用意しておいて
各各でお名前を書いてもらいますが、
その時、
* 撮影ＮＧの方には、赤マジックで下線を引いてもらう
でも、大丈夫かなぁ。見本を置いておくので。
スタッフマークは名札タックとは別にもう一枚使って、
赤マジックででっかく「STAFF」って書きましょうか。
それがいいかな。
スタッフって何名いるんでしょう？＜LINDさん or まっちゃさん or誰か把握してる方～
（４）．次回、改善課題
次回からは、来場者カテゴリがある場合は、
あらかじめ、ATND予約の時にカテゴリをアンケートして、
用意しておきたいですね……。
■へべれけは２次会で…… rebmevonさん＆受付スタッフのみなさま
>当日こき使ってください。
こき使いますｗ
いや、使わざるを得なさそうです (汗
お申し出、感謝します。(^^)
２次会で思う存分、へべれけましょう＜受付スタッフのみなさま
撤収まではへべれけに飲まれないよう、がんばりましょう！
（主に、わたし、危ない、わたしｗｗｗ）
■運営設計（川崎さん）
おひさしぶりです～。Wikiばな以来ですね。（何年前ｗ
「運営設計」だなんて、ちょっとプログラマチックに
言ってもらえると、嬉しいです ^^
（今回は発表内容もITそのものとはちょっと離れているので）。
ノウハウ残せるといいですね～。
少なくともプロセスを体験したスタッフの糧になれれば
いいなぁ～って思ってます。
---
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
Yasunobu Kawaguchi
スタッフ集合時間って何時くらいになりますでしょうか。
受付グッズとして、細かいものは持って行こうと思います。
A3紙、水性太字サインペン、剥がせるテープ、洗濯バサミ
On 2009/06/03, at 23:36, shino freedomcat <shino.fr...@gmail.com>
wrote:
Hiro Yoshioka
素敵だなあ～
このライブ感。
このメーリングリストの過去ログを
未来のいつか誰かが読んで、あああ
僕もこの時一緒にいたかったよと
思うようなそんなライブ感。
みんなで作る勉強会カンファレンス。
午前中の受付やらせてください。
2列用意して、A-MとN-Zとか
にわけて待ち時間を最小化。
おはよ～～ございますって言いたい。
よ
--
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Hanazukin
このメールは
[metacon:560] Re: 受付 metacon2009 で書かれた
■QRコードの回収に関して
■タックシールの種類に関する返信です
とか書いておかないと、最後まで読むの大変ですね（＾－＾
■QRコードの回収に関して
提供のオラクル伊藤さんの判断町名状態だとは思いますが、
> 終了後に枚数の確認をし、お渡しするという形でも大丈夫ですか？
> （たぶん、未使用数、返却数、紛失数の３つの報告と
> QRコード表の返却になると思うのですが……。大丈夫か心配です）
ATNDコメントを見ているとあるようなので、随時回収にすると、基本受付に一人必要になるような気がします(汗
受付が定時時刻以降は随時受付セットをもってピッキングするので、
会場出入り口付近に座ると思うので、
・退席されそうな方にあらかじめ回収の声をかける
を受付場所以外での作業という形で織り込むのはいかがでしょうか？
> お笑い芸人さん、
> QRコードの返却忘れをふせぐため、「事前説明」に盛り込むのと、
> あと、適宜、アナウンスするというのも必要ですね。
> 対応していただけるでしょうか？
あと、shinoさんの書いておられる回収箱(目立つもの)があると、
声かけ忘れ時の中途退場者への目印になるかもですね。
■タックシールの種類に関する返信です
>* 撮影ＮＧの方には、赤マジックで下線を引いてもらう
これは、ust担当や、プレスの方にきちんと最初に説明が必要ですね。
あと、タックシールの説明を、どこかに貼っておくとかすると一番忘れなさそうです。
シールの種類説明だけだと、ぜったい忘れる自信あります（ちょっとまて
あと、U-20は見落とし防止のためにも50mm×70mmのサイズだと、
「U-20」 OR 「酒と書いて×」は絶対しておくべきだと思います。
人数が多いと、本気で把握大変だと思います。
以上
---
はなずきん
hana...@gmail.com
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Hanazukin
このメールは[metacon:564] Re: 受付 metacon2009への返信です
■スタッフ集合時間に関して
http://socoda.net/wiki.cgi/MetaCon2009?page=%A5%BF%A5%A4%A5%E0%A5%B9%A5%B1%A5%B8%A5%E5%A1%BC%A5%EB
のタイムスケジュールが最新のはずです
9:15 スタッフ集合ですね
私は、今、新幹線の時間を調べたのですが、
最短で9:08外苑前到着＜迷わなければという前提条件付です...orz
06:18発 新大阪
08:43着 品川
09:08着 外苑前
かな？ 品川と新橋で迷わないのが最大の条件です。
また、新大阪での乗り換えがかなり飛込み気味なので、
最悪1本遅れるかもしれません。
その場合、外苑前09:33着予定になります。
あと、私と、まっちゃだいふくさんの共通として
関西圏からの移動になるため、最悪、新幹線が運行停止の場合もあり得るかと思うので、
そこは注意かなぁ...
いぢょ
---
はなずきん
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まっちゃだいふく
> ■スタッフ集合時間に関して
>
> http://socoda.net/wiki.cgi/MetaCon2009?page=%A5%BF%A5%A4%A5%E0%A5%B9%A5%B1%A5%B8%A5%E5%A1%BC%A5%EB
> のタイムスケジュールが最新のはずです
■御意。
> その場合、外苑前09:33着予定になります。
■私は、8時53分外苑前到着予定です。
> あと、私と、まっちゃだいふくさんの共通として
> 関西圏からの移動になるため、最悪、新幹線が運行停止の場合もあり得るかと思うので、
> そこは注意かなぁ...
■ですね、基本シングルポイントをなくすような、
Unbreakable な運用設計をしましょう（とかいうｗ（伊藤さんこれでいいですよねｗｗｗｗｗ
まぁ、電車が遅れるという事象は東京でも起こるので、各担当さんは
自主的に、複数名でまわせるように（芸人社長さん＋まっちゃだいふく）みたいに
手配をお願いします。
---
Hiroki Ito
> ■QRコードの回収に関して
> 提供のオラクル伊藤さんの判断町名状態だとは思いますが、
>> 回収箱を２階出口に置いておき、
>> 終了後に枚数の確認をし、お渡しするという形でも大丈夫ですか？
>> （たぶん、未使用数、返却数、紛失数の３つの報告と
>> QRコード表の返却になると思うのですが……。大丈夫か心配です）
「超確実に回収しなければダメ」ということを意図したものではないので、そこまで厳密なオペレーションは必要ありません。ただ、最悪、大量のQRコードがそこら中に捨ててある状況だけはさけるべき、というところです。
2F受付に通常の回収箱はおいてあります。
基本的には途中退席の方などはその箱へいれていただくとは思いますが、
大半の方がお帰りになる際に、「箱へいれてください」だけでは混乱すると思いますので、回収役（回収箱へいれることを促す案内役）としてどなたか2Fにいていただくと助かる、というくらいの感じです。
よろしくお願いします。
伊東
--
伊東 裕揮 / Hiroki Ito
Senior Manager, Technology Marketing, Campaign Marketing, Oracle Japan Marketing
日本オラクル株式会社 マーケティング本部
tel:+81.3.6834.4715, fax:+81.3.6834.6129
mailto:hirok...@oracle.com http://www.oracle.com/jp/
2009/6/4 Hanazukin <hana...@gmail.com>:
伊東裕揮 / Hiroki Ito
hirok...@gmail.com
hir...@ito.net
LIND
受付ですが
9:30と12:30はたぶん来場者が殺到することが予想されます。
なので、できれば2～3人体制が望ましいと思います。
(参加者をチェックする人、受け渡しをする人)
自分は上にいなければならないと思うので
手の空いている人がいれば自主的に協力してあげてください。
よろしくお願いいたします。
LIND
ATNDに「受付について」を追記しておきました。
以上です。
Hiro Yoshioka
なると思います。
名簿は、アルファベットでソートして
ざっくり半分にわけるといいかと思います。
よ
--
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まっちゃだいふく
> 2列にするというので待ち時間は半分以下に
> なると思います。
>
> 名簿は、アルファベットでソートして
> ざっくり半分にわけるといいかと思います。
■可能であれば、列の判断を付きやすいように
懇親会も参加：5000円
カンファレンス＋ビアバッシュ：1500円
カンファレンスのみ：0円
で３列に分けたほうが、受付側が楽だと思います。
LIND
> 懇親会も参加：5000円
これって二次会の費用も込みという意味ですか？
二次会についてはあとから「やっぱり参加したい」っていう人たちが出てくると思うので
受付では参加の有無を確認するだけでかまいません。
お金は現場で回収します。
あと、ビアバッシュについてもあとから参加したいという人が出てくることが予想されます。
なのでビアバッシュ開始前に対応できるようにしておいたほうがいいと思います。
(会場が別なので、入場するときに申し出ていただくような感じでいいと思います。)
以上です。
LIND
2009/06/04 11:55 まっちゃだいふく <rip...@gmail.com>:
shino freedomcat
腹くくりましたｗｗｗ
セッション２のときのみ会場にいって、あとは２階受付に常駐します。
（まぁ、トイレ抜けと煙草抜けは赦してくださいｗ）
なんか、誰か一人そうしたほうがいろいろよさそうなので。
※なので、ビアバッシェ費用は免除してくださいネ。
ちょっとshinoCPU140%くらいなので、他の返事は夜書きます。
とりいそぎ。
-----
shino
2009/6/4 LIND <mcysma...@gmail.com>:
rebmevon27
うーん、常駐じゃなくてもいいと思います。
まず、前説というか、説明の時点で
受付時に申込をしていないけど参加したい人への案内をしてもらう。
これはしつこい位でいいと思います。
ビアバッシュ・2次会とも来るもの拒まずのために。
で、その時にあわせて参加したい人はスタッフに声かけてくださいと
言ってもらえばいいんじゃないんでしょうか。スタッフは区別つくはずなので。
ビアバッシュに関してはLINDさんがかいてらした通り、
入り口で声かけてもらうかたちで。
もちろん、ビアバッシュに関しては特にお金の問題もありますので、
できる限り事前の申込をとお願いしてもらう。
（ビアバッシュでの問題は人数×お金の一致ですよね？）
2次会に関しては会計の時にお金を回収することになると思いますので、
お金のことは考えず、人数確認のためにできる限り早めに申告してもらえばいいと思います。
（2次会での問題は人数が早めにわかるといいですよね？）
混み合ったときは「受付する人」として手をあげてたあげてない関わらず、
スタッフとしている人に手伝ってもらい、（スタッフじゃなくても手伝えれば手伝ってもらい）
基本はshinoさんの組み立ててもらったスケジュール通りが一番かと。
300人とかになると大変な騒ぎですが、
200人前後ですよね。増えても。で、ばらけますよね、きっと。
あまり重く構えなくてもいいと思います。大丈夫、さばけます。
朝一で行ければいいのですが...。
個人的な気持ちとして、私は入り口付近じゃないといれない人です。
なので、確実に入り口付近に私はいますので時間割関係なく
フォローできます。(抜けるときはどなたかに声かけますし。)
こんな感じです。
2009/6/4 shino freedomcat <shino.fr...@gmail.com>:
Hanazukin
rebmevonさん shinoさん
受付は常駐という形にしなくても良いかなぁ？って思います。
入り口に、目に付く形で
・回収のコト
・急遽ビアバッシュ/2次会参加したいときに声かける人のハンドル
を明記して張り付けちゃいましょう！
私もrebmevonさん 同様入り口近くに構える予定なので、
3人いれば大丈夫ですよ！
3人だけじゃなく、ほかのSTAFFの人も協力してくださると思いますよ♪
■最初にSTAFF全員起立でアピール！ってどうでしょう？＞ALL STAFF
いぢょ
---
はなずきん
hana...@gmail.com
http://d.hatena.ne.jp/hanazukin/
※IT勉強会カレンダーをままーり運営中※
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hatsune
On Thu, 4 Jun 2009 20:26:11 +0900
Hanazukin <hana...@gmail.com> wrote:
> rebmevonさん shinoさん
> 受付は常駐という形にしなくても良いかなぁ？って思います。
> 入り口に、目に付く形で
> ・回収のコト
> ・急遽ビアバッシュ/2次会参加したいときに声かける人のハンドル
> を明記して張り付けちゃいましょう！
>
> 私もrebmevonさん 同様入り口近くに構える予定なので、
> 3人いれば大丈夫ですよ！
> 3人だけじゃなく、ほかのSTAFFの人も協力してくださると思いますよ♪
朝の集中時期を乗り越えれば常駐は必須ではないですね。
でもね、でもね。
そこの担当の人がやりたい感じでやるのもいいと思いますよ。
半常駐できっちりとみていたいということであれば、そういった感じ
でやって担当した方が気持よくやれるといいかと。
クールに決める！とか受付を演出したいときもありますしねっ！
もちろん、色々人を巻き込んでやって盛り上がるのも楽しいですよ＞受付！
受付だいすき！
> ■最初にSTAFF全員起立でアピール！ってどうでしょう？＞ALL STAFF
「めたこーんっ！ふぁい！」「おー！」ですね、わかります。
--
hatsune <hat...@wankuma.com>
Microsoft MVP for Visual Basic / Oracle ACE
http://hatsune.wankuma.com/
shino freedomcat
このメールは次の内容を扱っています。
受付スタッフの方は目を通してください。
■常駐の件
■受付撤収の件
■タックシールの件
■撮影ＮＧの件
■おはよ～ございますっの件 または受付分岐整理係の件（よしおかさん読んでください）
■スタッフ集合は9:15ですね。ということは、受付設営はその前に（かわぐちさん、伊東さん読んでください）
■常駐の件
rebmevonさん、ずきんさん、初音さん
ありがとうございます。
では、基本は常駐はなしで。あとは臨機応変に。
■受付撤収の件
撤収は、タイムテーブルにある撤収時間に
受付スタッフ４名は２階受付におりて、
QRコード表の確認と
テーブルなどの撤去をしましょう。
■タックシールの件
タックシールの件は「U-20」は採用で。人数少ないと思うので（甘いかなぁ）
「STAFF」みたいに、名前とは別タックにでっかく「U-20」と。５枚くらい用意しときます。
「STAFF」って、
よしおかさん、ust部隊（２人くらい？）、受付（４人）、司会（まっちゃさんとお笑い芸人さん）で
いいですか？発表者は抜きます（人数ふくれちゃうので）。約10枚
あと、メディアも「PRESS」と別タック。10枚くらい用意しますか。
ビアバッシェ参加者が多いはずなので、
逆にビアバッシェを払ってない人に「●」シール貼ったの渡すようにしようかなぁ。
ちょっと、明日整理して、最終メールします。（だめだ、頭死んでる）。
■撮影ＮＧの件
>>* 撮影ＮＧの方には、赤マジックで下線を引いてもらう
>これは、ust担当や、プレスの方にきちんと最初に説明が必要ですね。
ですね。プレスの方対応の受付フローに足します。……明日でいいですか。
■おはよ～ございますっの件 または受付分岐整理係の件
よしおかさんありがとうございます。
午前の受付スタートは、では、shinoとかわぐちさんが２窓口に別れて行います。
（で、いいのかな？）
よしおかさん、みなさんに「おはよ～ございますっ」と、列の整理をお願いします。
■スタッフ集合は9:15ですね。ということは、受付設営はその前に
その前に受付テーブルはセッティングしたいな……。
受付セット出して、説明して。
お金の集金もあるので、設営しつつスタッフ受付って事態は避けたいんです。
ust部隊とかは9:15に来たら、すぐあがってセッティング入りたいだろうし。
受付設営は9:00に集合、伊東さん、かわぐちさん、shinoで。
というのはどうでしょう。
伊東さん、かわぐちさん、よろしくお願いします～。
何か書かないといけないような気がするのですが、
ちょっと今日は頭が朦朧としているので、寝ます。
ばたっ。
shino freedomcat
>「STAFF」って、
>よしおかさん、ust部隊（２人くらい？）、受付（４人）、司会（まっちゃさんとお笑い芸人さん）で
>いいですか？
LINDさんを忘れてたーッ。
ごめんなさいごめんなさい。
LINDさん、重要。超重要。
当日はいろいろよろしくお願いします。
あと、各セッションの代表者の方は入れます。
上記で抜けているのは、セッション１の代表さとうようぞうさんですね。
それから、日本オラクル 伊東さま。
合計、１２名分、用意します。
LINDさん、
ビアバッシェスタッフワークをする方に
STAFFタックは必要ですか？
STAFF章付けてない方も、発表者の方は、
「めたこんー ふぁぃっ！」をやるときはたってください。
2009/6/4 shino freedomcat <shino.fr...@gmail.com>:
Hiro Yoshioka
やるよやるよ、おはよ～～ございます。
9時ころ目標に日本オラクルに到着するよーに
がんばりまっす。
よ
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Hiroki Ito
SATO Yozo
Hiroki Ito
すんません、いまさらの連絡で。
受付で渡す予定の「名札」ですが、首からぶら下げるタイプのもの（透明なケースにひもが付いてるやつ）を、人数分こちらで用意できるようになりました。別イベントで調達したものの流用ですので、基本的には終了後に回収させていただく、というのを前提でお願いしたいですが、こちらで用意をしておきます。
また、せっかくお越しいただくので、何かしらお配りできそうなものを用意しておきます。
では明日、よろしくお願いします。
伊東
2009/6/5 SATO Yozo <yoozo...@gmail.com>:
--
まっちゃだいふく
> 受付で渡す予定の「名札」ですが、首からぶら下げるタイプのもの（透明なケースにひもが付いてるやつ）を、人数分こちらで用意できるようになりました。別イベントで調達したものの流用ですので、基本的には終了後に回収させていただく、というのを前提でお願いしたいですが、こちらで用意をしておきます。
■ありがとうございます。
クロージングの中で忘れないように追加しておきます。
> また、せっかくお越しいただくので、何かしらお配りできそうなものを用意しておきます。
■ぉーーーーーーーーーーーっ！！！！！
気体期待！！まだ間に合いますよ！！！＞迷っている人！
> では明日、よろしくお願いします。
■こちらこそ、色々ご迷惑をおかけするかもしれませんが
よろしくお願いしますm( _ _)m
shino freedomcat
■名札レンタルの件（伊東さん）
■タックの件
■受付フローの件
■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
■名札レンタルの件（伊東さんへ）
伊東さん、名札のレンタルありがとうございます。
・名刺を入れてもらうイメージで大丈夫でしょうか。
・あと、回収は、QRコード表のハコと一緒で大丈夫ですか？
と、仮定して、受付フロー改訂版＆タック改訂をしました。
■タックの件
名札レンタルによって、タックに名札機能を盛り込む必要がなくなったので、
ビアバッシュチケット機能＋STAFFタックを意味します。
次の４種類のタックを用意します。
１．PRESS
２．U-20
３．BEER
４．STAFF
イメージは次のURLをみてください。
http://socoda.net/wiki.cgi/MetaCon2009?page=%BC%F5%C9%D5%A1%CA%A5%B9%A5%BF%A5%C3%A5%D5%BE%F0%CA%F3%B6%A6%CD%AD%CD%D1%A1%CB#p32
■受付フローの件
大ざっぱにこんな感じです。ずきんさん、だいじょうぶそう？
１．メディアの方ですか？
はい→PRESSタック、名札、QRコード表を渡す
２．ビアバッシュは参加されますか？
いいえ→名札、QRコード表を渡す
３．ビアバッシュに参加する未成年ですか？
はい→U-20、名札、QRコード表を渡す
４．ビアバッシュに参加する成年です
→BEER、名札、QRコード表を渡す
スタッフには別途、STAFFタックを渡す。
■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
あとでよしおかさんに渡す、で、良いでしょうか。
----
shino
mailto:sh...@freedomcat.com
まっちゃだいふく
> ■名札レンタルの件（伊東さん）
> ■タックの件
> ■受付フローの件
> ■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
>
> ■名札レンタルの件（伊東さんへ）
> 伊東さん、名札のレンタルありがとうございます。
> ・名刺を入れてもらうイメージで大丈夫でしょうか。
> ・あと、回収は、QRコード表のハコと一緒で大丈夫ですか？
■一応、事前に数を数えるタスクを追加
名札回収は2段階
・ビアバッシュ不参加の人（QRコードと一緒に回収）
出口付近で回収の人追加
・ビアバッシュ終了後（QRコードと一緒に回収）
> ■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
>
> あとでよしおかさんに渡す、で、良いでしょうか。
■吉岡さんがメディアへの説明をされるときに、各自でOKじゃないですかね。
shino freedomcat
>> ■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
>>
>> あとでよしおかさんに渡す、で、良いでしょうか。
> ■吉岡さんがメディアへの説明をされるときに、各自でOKじゃないですかね。
その引き替えの意味もちらっと考えたり。
よしおかさん判断を待ちます。
2009/06/05 22:01 に まっちゃだいふく<rip...@gmail.com> さんは書きました:
mizo
色々な、イベントに出たときに回収されなかった
名札ケースが手元にあります。
統一感が無くてすみませんが、
手作り感があって良いかも…
明日、持って行きます。
以上
Hiroki Ito さんは書きました:
Hiroki Ito
> ・あと、回収は、QRコード表のハコと一緒で大丈夫ですか？
回収ですが、QRコード回収箱はQRコード専用なので、別の箱を用意してそれで対応しましょう。
ではあす、よろしくお願いします。
伊東
2009/6/5 shino freedomcat <shino.fr...@gmail.com>:
shino freedomcat
タックの説明ページをつくりました。
http://socoda.net/wiki.cgi/MetaCon2009?page=%A5%BF%A5%C3%A5%AF
見ていただけるとわかるのですが、
すっかり「撮影ＮＧ」の件が抜けています orz.
タックに赤線引いてもらうでOKかなぁ。
でも、ビアバッシュにでない人にはタックをお渡ししないので、
どうしようかな。
会場の運営でなんとかなりませんか？
（以前行った、ある勉強会では、
会場の右半分がustや撮影にうつっても大丈夫な人、
左半分がダメな人、という運用をしていました）
誰か良い案あったらください。
すみません。;_;
Hiro Yoshioka
いよいよ、本日です。
>>> ■よしおかさん、メディアの方には受付で名刺もらいますか？
>>>
>>> あとでよしおかさんに渡す、で、良いでしょうか。
よ
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2009/6/5 shino freedomcat <shino.fr...@gmail.com>:
>