#分享# 优秀的文档体现了知识管理的原则(new)

[yibie]

这是我最近关于知识管理的一点思考，还望各位朋友不吝赐教：

本文不讨论纯文学作品

写作是知识管理的过程

刘未鹏曾经说过，书写是为了更好的思考。台湾的侯捷先生，他则身体力行，以“发表是最好的记忆”作为自己写作的动机。

从他们身上可以看出写东西的原因——每写一点东西都是在做思维体操，无论是写了多小的一点，就会让思维的能力得到提高。实际上， 写作就是一个伴随着激烈地思考，将思考的结果不断升华，从而清晰表达出来的过程。 所以，作为写作的成果，一篇文档的表达清晰与否，是可以看出这个人是否了解文档所讨论的主题，以及了解的程度。也因此， “如果一件事你没法讲清楚，十有八九做不好” ，这句话反过来说同样成立， 如果一件事你十有八九做不好，你肯定没法讲清楚” 。

我们可以看到，一篇精彩的文章，一次精彩的演讲，之所以会受到欢迎，原因不是别的，只是可以把这个文章/演讲的主题解释得明了易懂，读者/观众可以轻松的把握作者/演讲者的思路。因此，清晰的表达就成为了一篇好文章、好演讲的标准之一。

写作既然是一个激烈思考的过程，那么文章就是思考的结晶。因此， 一篇有着清晰的表达的文档，是在写作的过程中进行了优质思考的结果。

实际上，写作的过程同样可以看作是实践知识管理的过程。写作本身就是一个创造知识的活动，很自然它必须遵守知识管理的规则。所以， 一篇有着清晰表达的文档，是积极地实践了知识管理的结晶。

具体可以给出一个写作流程与知识管理流程的对比表格：

写作的流程	知识管理的流程
确定写作的主题	找到要解决的问题
确定写作的结构	分析问题的层次
搜集写作的素材	寻求解决问题的方案
将文章写出来	形成解决方案（决策）

可以看出每一步写作的流程都与知识管理的流程相对应。写作是知识管理具体实践的一种，这是确定无疑的。

文档的优秀在于清晰

在前面我已经表达了这样的观点，一篇优秀的文档必然是清晰的。要界定的要素就是怎样的文档才算清晰 。实际上，只要知道关键词“清晰”是如何定义的就可以了。

清晰，是别人对文档的评价，不是自吹自擂就可以得到的。一个文档清晰与否，来自他人对文档的理解，如果文档可以让人 一眼就看明白 ，就肯定是一篇清晰的文档。

所以，文档是否清晰，取决于 他人从第一眼看到文档到完全理解文档里面的内容所花费的时间 。这个时间越短，文档就越清晰；越长，就越不清晰。

清晰的文档有合理的文档结构

不管文字多么优美，如果文档没有一个合理的结构，就无法很好被人理解。文档不是散文，不是文学作品，在文档里面，理性的因素要比感性的因素重要。一份清晰的文档，它一定拥有合理的结构。而合理的结构，实际上是文档章节之间那 容易被他人发现的逻辑关系 。如果一份文档里面的逻辑关系混乱/晦涩不清，就难以让他人理解，你总是无法理解这些文档的结论到底是从哪来的。所以，一份文档要优秀首要的条件不是美丽的词藻，而是有理有据的叙述。

合理的文档结构要求作者有完善的知识结构

我赞同傅佩荣对知识的看法： 知识是概念的正确组合 。如果把份文档看成一个知识点的话，一份清晰的文档，它就有着 以正确的顺序组合的内容 。

不过，这个顺序不是天生的，也不是既定的。顺序的正确，取决于文档要解决的问题是什么。这点和知识管理一样，如果没有一个明确的目标，收集而来的资料不过是一些收藏品，并不能解决问题，仅仅是满足新鲜感而已。

不管怎样《金字塔原理》还是给出了一些原则，不旦可以运用到写文，同样可以运用到组织自己的知识库中去：

1. 文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一个层次思想的概括；
2. 每一组中的思想都必须属于同一范畴；
3. 每一组中的思想必须按逻辑顺序组织。

不得不说这就是知识管理中如何给知识分类的原则。我也明白用树形的结构来给自己的资料分类，过程很呆板。但是在我自己的实践中发现， 也许标签、搜索可以更快的找到资料，但是要形成一个合理的知识结构，就必须坚持用树形目录来给自己的资料分类 。合理的知识结构首先就体现在你的资料目录上。而文档里面的结构明显就是一个树形的目录。

想让文档的结构合理？先搞定一个清晰的提纲吧。

写作的过程是科学解决问题/知识管理的思路

很有意思的是， 《金字塔原理》 一书后的附录中就给出了一个表格，说明了分析性能科学性解决问题的方法采用了相同的模式，这个是形成优秀文档的过程，同样也是形成优秀知识库的流程：

基本流程	分析性解决问题的方法	科学性解决问题的方法
1.问题是什么	想象你现在得到的结果和你想要的结果之间的差别	界定你得到的结果和在普遍理论下你应该得到的结果之间的差别
2.问题在哪里	想象目前情境中可能导致结果的组成要素	说明传统的可能导致差别的理论假设
3.存在问题的原因	分析每个要素是否以及为什么导致结果	假设可以消除差别和解释结果的备选结构
4.我们能做些什么	提出合乎逻辑的改变结构并导致期望结果的备选方案	设计实验排除一个或多个假设
5.我们应该做些什么	建立体现这些改变能导致最满意结果的新结构	在实验结果的基础上重新提出理论

更新记录

10年10月9日 大幅度修改，增加了文档的优秀在于清晰，清晰的文档有合理的文档结构，合理的文档结构要求作者有完善的知识结构，三个小节

10年10月5日 初稿 10年10月5日 初稿

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时间管理找一斌，做事效率一定行

[Muchenxuan Tong]

      其实写作、阅读、思考这三者是一个密不可分的过程。如果读完一本书不能用自己的语言组织一篇概要或心得，这往往说明你没有读通这本书。同样地，没有一定的思考能力，阅读难以有收获，只能人云亦云，甚至无法做到对阅读文章的通篇理解。另一方面，只有自己经历了写作的过程，才会明白自己很多原始、未经加工的思想是不够严密，或是充满漏洞的。
      李笑来老师有一篇很清晰的文章，就谈到了“概括”、"总结"对阅读这个过程的重要性。http://www.lixiaolai.com/index.php/archives/8840.html

[刘荣俊]

是的，现在我在进一步养成做笔记的习惯，而且是手写的笔记。一来可以炼字二来可产生脑力激荡的效果。我一直认为炼字亦是炼心的过成，用电脑做笔记，虽然快捷方便，保终究难以对人整体思维的提炼，我个人的体会是，手写笔记能够让我进入集体智慧的状态，而在电脑上写笔记，需要借思维导图列出框架，但是难有那种瞬间喷薄的灵感。

在 10-10-14，yibie<gunsh...@gmail.com> 写道：
> 这是我最近关于知识管理的一点思考，还望各位朋友不吝赐教：
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> *本文不讨论纯文学作品*

> 写作是知识管理的过程
>
> 刘未鹏曾经说过，书写是为了更好的思考。台湾的侯捷先生，他则身体力行，以“发表是最好的记忆”作为自己写作的动机。
>

> 从他们身上可以看出写东西的原因——每写一点东西都是在做思维体操，无论是写了多小的一点，就会让思维的能力得到提高。实际上， *
> 写作就是一个伴随着激烈地思考，将思考的结果不断升华，从而清晰表达出来的过程。*所以，作为写作的成果，一篇文档的表达清晰与否，是可以看出这个人是否了解文档所讨论的主题，以及了解的程度。也因此，
> *“如果一件事你没法讲清楚，十有八九做不好”* ，这句话反过来说同样成立， *如果一件事你十有八九做不好，你肯定没法讲清楚”* 。

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> 我们可以看到，一篇精彩的文章，一次精彩的演讲，之所以会受到欢迎，原因不是别的，只是可以把这个文章/演讲的主题解释得明了易懂，读者/观众可以轻松的把握作者/演讲者的思路。因此，清晰的表达就成为了一篇好文章、好演讲的标准之一。
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> 写作既然是一个激烈思考的过程，那么文章就是思考的结晶。因此， *一篇有着清晰的表达的文档，是在写作的过程中进行了优质思考的结果。*
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> 实际上，写作的过程同样可以看作是实践知识管理的过程。写作本身就是一个创造知识的活动，很自然它必须遵守知识管理的规则。所以， *
> 一篇有着清晰表达的文档，是积极地实践了知识管理的结晶。*

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> 具体可以给出一个写作流程与知识管理流程的对比表格：
>
> 写作的流程 知识管理的流程 确定写作的主题 找到要解决的问题 确定写作的结构 分析问题的层次 搜集写作的素材 寻求解决问题的方案
> 将文章写出来 形成解决方案（决策）
>
> 可以看出每一步写作的流程都与知识管理的流程相对应。写作是知识管理具体实践的一种，这是确定无疑的。
> 文档的优秀在于清晰
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> 在前面我已经表达了这样的观点，一篇优秀的文档必然是清晰的。要界定的要素就是怎样的文档才算清晰 。实际上，只要知道关键词“清晰”是如何定义的就可以了。
>

> 清晰，是别人对文档的评价，不是自吹自擂就可以得到的。一个文档清晰与否，来自他人对文档的理解，如果文档可以让人 *一眼就看明白*，就肯定是一篇清晰的文档。
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> 所以，文档是否清晰，取决于 *他人从第一眼看到文档到完全理解文档里面的内容所花费的时间* 。这个时间越短，文档就越清晰；越长，就越不清晰。

> 清晰的文档有合理的文档结构
>
> 不管文字多么优美，如果文档没有一个合理的结构，就无法很好被人理解。文档不是散文，不是文学作品，在文档里面，理性的因素要比感性的因素重要。一份清晰的文档，它一定拥有合理的结构。而合理的结构，实际上是文档章节之间那

> *容易被他人发现的逻辑关系*。如果一份文档里面的逻辑关系混乱/晦涩不清，就难以让他人理解，你总是无法理解这些文档的结论到底是从哪来的。所以，一份文档要优秀首要的条件不是美丽的词藻，而是有理有据的叙述。
> 合理的文档结构要求作者有完善的知识结构
>
> 我赞同傅佩荣对知识的看法： *知识是概念的正确组合* 。如果把份文档看成一个知识点的话，一份清晰的文档，它就有着 *以正确的顺序组合的内容* 。

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> 不过，这个顺序不是天生的，也不是既定的。顺序的正确，取决于文档要解决的问题是什么。这点和知识管理一样，如果没有一个明确的目标，收集而来的资料不过是一些收藏品，并不能解决问题，仅仅是满足新鲜感而已。
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> 不管怎样《金字塔原理》还是给出了一些原则，不旦可以运用到写文，同样可以运用到组织自己的知识库中去：
>

> 1. 文章结构中任一层次上的思想都必须是其下一个层次思想的概括；
> 2. 每一组中的思想都必须属于同一范畴；
> 3. 每一组中的思想必须按逻辑顺序组织。
>
> 不得不说这就是知识管理中如何给知识分类的原则。我也明白用树形的结构来给自己的资料分类，过程很呆板。但是在我自己的实践中发现， *
> 也许标签、搜索可以更快的找到资料，但是要形成一个合理的知识结构，就必须坚持用树形目录来给自己的资料分类*。合理的知识结构首先就体现在你的资料目录上。而文档里面的结构明显就是一个树形的目录。

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> 想让文档的结构合理？先搞定一个清晰的提纲吧。
> 写作的过程是科学解决问题/知识管理的思路
>
> 很有意思的是， 《金字塔原理》

> <http://book.douban.com/subject/1020644/>一书后的附录中就给出了一个表格，说明了分析性能科学性解决问题的方法采用了相同的模式，这个是形成优秀文档的过程，同样也是形成优秀知识库的流程：

>
> 基本流程 分析性解决问题的方法 科学性解决问题的方法 1.问题是什么 想象你现在得到的结果和你想要的结果之间的差别
> 界定你得到的结果和在普遍理论下你应该得到的结果之间的差别 2.问题在哪里 想象目前情境中可能导致结果的组成要素 说明传统的可能导致差别的理论假设
> 3.存在问题的原因 分析每个要素是否以及为什么导致结果 假设可以消除差别和解释结果的备选结构 4.我们能做些什么
> 提出合乎逻辑的改变结构并导致期望结果的备选方案 设计实验排除一个或多个假设 5.我们应该做些什么 建立体现这些改变能导致最满意结果的新结构
> 在实验结果的基础上重新提出理论
> 更新记录
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> 10年10月9日 大幅度修改，增加了文档的优秀在于清晰，清晰的文档有合理的文档结构，合理的文档结构要求作者有完善的知识结构，三个小节
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