Le compte rendu et le groupe efficace
masmnet
Hier, on a mis un demi accent sur le sujet du travail du groupe, et il
nous reste un demi. Aujourd’hui –incha Allah- on va suivre et finir
ledit sujet par le compte rendu de la réunion, et le groupe efficace.
D’ailleurs, vous savez que les groupes de travail ou les réunions
sont des moyens de communication orale favorisant les contacts, les
échanges, la réflexion, la prise de décision…
Alors qu’à la fin d’une réunion, la rédaction d’un compte
rendu, qui sera adressé à chacun des participants, est très
fréquente surtout à l’action sociale et en situation
professionnelle. Rédigé par un secrétaire de séance, le compte
rendu rappelle aux participants le déroulement des échanges et les
éventuelles décisions prises.
Dans telle ou telle situation ; à la classe, au travail, dans une
organisation,… vous êtes choisi pour rédiger le compte rendu
d’une réunion. Donc vous êtes ici le secrétaire de séance, il
vous est utile de savoir comment faire ?!
* Le secrétaire de séance (ou de la réunion) :
- Il est choisi en début de réunion. Ce peut être une personne ne
prenant pas part aux débats, invitée pour assurer le secrétariat. Ce
peut être un des participants qui se désigne pour assurer cette
tâche. Ce ne peut être l’animateur, qui a déjà la charge de
réguler les débats.
- Le secrétaire de séance prend des notes, qui lui permettront de
rédiger le compte rendu. Il note le contenu des débats et les
réactions des participants. Dès la fin de la réunion, il rédige le
compte rendu qu’il adressera ensuite à chacun des participants.
- Le secrétaire de séance doit avoir une grande capacité
d’écoute, un bon esprit de synthèse et être capable de dissocier
rapidement l’essentiel de l’accessoire et l’opinion du fait. Et
surtout, il doit être objectif, et ne pas imposer sa propre vision des
faits.
A ce stade, vous savez votre rôle comme secrétaire de la réunion, et
il vous reste de savoir ainsi l’utilité du compte rendu. C’est
quoi ? Et comment ?
- Le compte rendu est un exposé sommaire reprenant le contenu et le
déroulement d’une réunion, établi immédiatement après celle-ci.
Il n’interprète pas les faits, ne propose aucune autre solution que
celles évoquées lors de la réunion.
Il présente les points abordés dans l’ordre chronologique du
déroulement de la réunion.
- Le compte rendu est établi à partir de la prise de notes, des
documents distribués lors de la réunion, de la mémoire du
secrétaire. Il arrive quelquefois que les débats soient enregistrés
à l’aide d’un magnétophone ou d’une caméra vidéo…
- Le compte rendu doit :
/ Reprendre l’objectif de la réunion ;
/ Préciser le jour, l’heure, l’identité des personnes présentes
;
/ Indiquer les problèmes abordés lors de la réunion ;
/ Reprendre pour chacun des problèmes abordés : les éléments de la
discussion, les propositions faites, les décisions prises, les
problèmes laissés en suspens.
Bon ! Un autre point sur le groupe de travail…
D’ailleurs, plusieurs individus (en moins deux) réalisent mieux
ensemble, plutôt que séparément, ce qu’ils désirent ou ce
qu’ils doivent faire ; à partir de ce moment qu’il existe un
groupe ! Et ce n’est pas tout à fait que n’importe quel groupe est
efficace.
Néanmoins, le groupe efficace est centré sur sa tâche. Ses buts sont
clairs, explicités, reconnus et acceptés par tous. Ce groupe met en
œuvre les moyens d’assurer sa cohésion affective en donnant la
possibilité à ses membres de se sentir bien.
On reconnaît le groupe efficace lorsque :
- L’atmosphère du groupe est détendue, l’ambiance est amicale ;
- Les membres s’écoutent les uns les autres ;
- Chacun peut exprimer librement ses idées et ses sentiments ;
- Le groupe discute beaucoup ;
- La critique est acceptée et franche ;
- La plupart des décisions sont prises par consensus, c'est-à-dire
ensemble ;
- Les désaccords sont reconnus, analysés et résolus. Les conflits
sont désamorcés ;
- Les responsabilités sont claires et acceptées ;
- Le pouvoir est réparti au sein du groupe ;
- Le responsable ne domine pas le groupe ;
- Le groupe est conscient de ses propres émotions.
Finalement, malgré ces tirets sur le groupe efficace, il se peut
qu’il y ait quelques comportements cachés qui sont négatifs au sein
d’un groupe.
En gros, certaines attitudes ou certains gestes des membres d’un
groupe peuvent nuire à la progression du travail et à la réalisation
des objectifs. Ce sont généralement des interventions qui projettent
les participants dans la sphère affective et induisent des sentiments
de malaise, d’agacement ou d’agressivité pouvant conduire au
conflit.
Ce sont principalement :
- L’agression ;
- Le blocage systématique ;
- L’opposition concurrente;
- Les jugements indirects ;
- L’ironie et la moquerie ;
- La distraction systématique du groupe ou à des moments inopportuns
et inconvenants ;
- La recherche systématique d’attention ;
- La recherche de sympathie ;
- L’auto confession ;
- Le retrait (silence, mutisme).
Remarque : Je vais signaler que chaque situation de communication a des
secrets. La réunion aussi a ses secrets. Et généralement on ne peut
pas les noter comme ça par écris ! Cependant, ce que je veux dire,
c'est que chaque participant à sa place choisie et favorite selon sa
personalité !!!
Rendez-vous la semaine prochaine incha Allah, avec une autre technique
de communication.
N.B : Nous vous souhaitons tous trouver l’utilité dans cette
session. Et pour vous rappeler au reste de la session, voilà les
grands sujets qu’on va traiter aux prochainement –incha Allah- :
* La prise de notes ;
* La lettre de motivation ;
* Le Curriculum Vitae ;
* L’entretien ;
* Le rapport ;
* La soutenance.
Pour les étudiants qui ont les examens demain (Lundi) ou pendant les
prochains jours, nous vous espérons tous une bonne chance. Bon courage
et à très bientôt.
Cordialement