Re: Metodologia Para Elaborar Propuestas Tecnicas De Cambio De Imagen
Takeshi Krueger
Igual que con un CV, con la propuesta de un evento exhibes todas tus habilidades y experiencias para que las potenciales partes interesadas te tengan en cuenta al momento de decidir quin organizar el evento. Usa nuestra plantilla para propuesta de evento y sigue estos siete pasos para escribir una propuesta eficaz.
Metodologia Para Elaborar Propuestas Tecnicas De Cambio De Imagen
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Independientemente de que tengas que organizar un seminario para toda la empresa o buscar patrocinadores para una feria comercial, en cualquiera de los casos si la propuesta que presentas para el evento es perfecta, mostrars por qu los dems deberan confiar en que el evento ser un xito.
Sin embargo, para armar una propuesta efectiva se necesita algo ms que buenas habilidades para la gestin de eventos. Para impresionar realmente a potenciales clientes o partes interesadas, la propuesta del evento debe mostrar un equilibrio entre la redaccin descriptiva, los elementos visuales y la logstica integral. Con estos siete pasos y mejores prcticas para crear tu propuesta no hay dudas que logrars sobresalir.
Del mismo modo en que muestras tus antecedentes en un CV, en una propuesta para un evento exhibes tus habilidades particulares y tu capacidad organizativa a los potenciales clientes o partes interesadas para que te tengan en cuenta al momento de llevar adelante un evento. Les dars la oportunidad de revisar los elementos que tendrs en cuenta para hacer que el evento sea todo un xito.
En las propuestas para eventos que son efectivas se ilustra una visin clara, concisa y completa de cmo ser el evento. Piensa en algo similar a un discurso de presentacin (tambin conocido como elevator pitch). Causa una buena impresin con estos siete pasos para elaborar una propuesta realmente cautivante.
Antes de empezar a disear tu propuesta, deberas entender claramente cules son las expectativas de tus potenciales clientes para el evento. Organiza una reunin inicial para hablar sobre lo que tienen en mente.
Es muy importante tener en cuenta que, probablemente, tus potenciales clientes o partes interesadas an no tengan las expectativas claras a esta altura del proyecto. Tal vez ese sea el motivo por el que buscan a un experto en planificacin de eventos. Preprate para inspirar a tu cliente con un portafolio de tus trabajos anteriores, con las muestras de colores, un collage, etc. Incluye elementos que creas que despertarn su inters y no temas aportar tus propias ideas.
Al igual que con cualquier otra reunin de negocios, querrs que tus potenciales clientes se lleven una buena impresin de ti. Comprtate de acuerdo con la etiqueta de negocios cada vez que te renas con las partes interesadas.
Ten en cuenta que tu cliente puede estar buscando ms de una propuesta para el evento y puede habrsela pedido a diferentes planificadores. En esta seccin, cntrate en las habilidades que te distinguen de la competencia y en cules seran las ms adecuadas para satisfacer las necesidades del cliente para este evento.
La descripcin del evento no debera incluir solamente la logstica. Es tu oportunidad de persuadir al cliente o a otras partes interesadas de que tu evento ser todo un xito. Si no eres buen escritor, piensa en contratar a alguien que te ayude a poner tu visin en palabras y a hacer que esta seccin sea lo ms atractiva posible.
Probablemente, tambin sea una buena idea incluir fotos de referencia, collages y paletas de colores para ayudar al cliente a formarse una idea de lo que tienes en mente para el evento. Recuerda poner sus necesidades en primer lugar cuando elabores la descripcin.
La lista les dar a los potenciales clientes o partes interesadas una idea ms precisa de cules son los servicios que se prestarn en el evento. Tambin incluir los proveedores con los que piensas trabajar. Para preparar la lista debers hacer las debidas averiguaciones, ya que incluir desde la mantelera hasta los suvenires. Debers asegurarte de incluir absolutamente todo lo necesario para el evento.
Si se trata de algo ms pequeo, como una cena o un baby shower, usa vietas o una tabla para el listado de los servicios que prestars junto con tu equipo. Divide la lista en secciones segn los diferentes aspectos del evento si las tareas pendientes son muchas, como en el caso de una boda o de la fiesta de fin de ao de una empresa.
Si las partes interesadas todava no estn del todo convencidas de que tu visin es la ideal, es el momento perfecto para convencerlas de que tus eventos son los mejores de todos. Si ya has planificado otros eventos antes, incluye fotos y testimonios de otros clientes para exhibir tu trabajo.
Las representaciones visuales de trabajos anteriores pueden ayudar a que tus potenciales clientes reconozcan tus habilidades. Adems, son excelentes para probar que tu estilo coincide con lo que ellos tienen en mente. Los eventos anteriores sirven para que las partes interesadas comparen y se den cuenta de qu es lo que quieren incluir o no en sus propios eventos.
Por supuesto, el cliente o parte interesada querr saber cunto le costar el evento. Despus de describir el evento de forma que puedan visualizarlo, elabora un resumen detallado de cunto costar cada componente y de para qu servir.
Otra vez, es muy importante incluir la mayor cantidad posible de detalles en esta seccin. No te convendr que surjan, luego, costos inesperados que no se hayan incluido en la propuesta. No olvides detallar incluso hasta los tems ms insignificantes, como los calientaplatos o los gastos de transporte para el traslado de los equipos que alquiles. Tambin deberas incluir cualquier descuento posible que se pudiera obtener, como alguno por reservar con suficiente anticipacin.
Finalmente, cierra tu propuesta agradeciendo a los potenciales clientes o interesados por brindarte la oportunidad de trabajar con ellos. No olvides incluir la informacin de contacto para que puedan comunicarse contigo en caso de haberse quedado con dudas (o, mejor an, en caso de que quisieran contratarte).
Usa esta plantilla como una gua general para escribir tu propuesta. Aunque como cada evento es nico, probablemente necesites diferente informacin para cada caso; adapta esta plantilla de propuesta de evento para adecuarla lo mejor posible a las necesidades de tu cliente.
Una historia bien contada despierta emociones y entusiasmo, dos aspectos que pueden ayudarte a inclinar la balanza a tu favor. Cuando escribas la descripcin del evento, tu cliente deber ser el hroe de la historia. Describe qu pueden lograr con tu ayuda y qu ponen en riesgo si eligen otra opcin para el evento.
Por ejemplo, agrgale algo de teatralidad a la historia para que el evento cobre vida. Inclyete dentro del relato para generar una conexin emocional con el cliente que le resulte difcil de establecer con cualquier otro planificador de otra empresa.
La propuesta perfecta para un evento debera ser completa y orientada a los detalles. Una propuesta desordenada con mucho texto puede darle a tu cliente una impresin errada sobre tus habilidades organizativas.
En cambio, enfcate en crear una propuesta estticamente agradable para impresionar a las partes interesadas y hacerles ahorrar tiempo. Las personas retienen un 80 % de lo que ven; por lo tanto, si incorporas elementos visuales creativos te podrs diferenciar fcilmente de la competencia. Piensa en las siguientes opciones:
Elementos de diseo grfico: Prueba agregar un poco de alegra a tus propuestas, agrega elementos grficos divertidos con Adobe Illustrator o con herramientas gratis como Canva. Tambin puedes contratar a un diseador grfico freelance si quieres dejarlo en manos de profesionales.
Presentaciones visuales: Nadie quiere verse obligado a hojear una montaa de texto. Con elementos visuales contundentes como los logos, las fotos de eventos anteriores, las paletas de colores, los grficos y los diagramas, tu propuesta ser ms fcil de entender. Las imgenes y los encabezados ingeniosos tambin aportarn lo suyo para determinar el matiz de la oferta.
Ten en cuenta que el propsito de la propuesta es exhibir lo bien que puedes alinear tu visin del evento con las expectativas y objetivos del cliente. Considera los elementos que ms le interesar ver al cliente y ten cuidado de no abrumarlo con demasiadas imgenes.
Tmate el tiempo necesario para investigar al detalle el evento, la visin, las necesidades comerciales y las expectativas del cliente. Demostrar que entiendes estos puntos resultar esencial para sentar las bases de tu propuesta para el evento. Si tienes problemas para ponerte en los zapatos de tu cliente, piensa en cmo quieres que el lector los perciba a tu empresa y a ti.
Sin dejar de escribir pensando en tu cliente, debes entender como prioritario destacar tambin en la propuesta aquello que es valioso y te distingue del resto, lo que eres capaz de aportar con el evento.
En tu propuesta, brinda un panorama detallado del evento, para destacar tu habilidad para administrar la logstica. Explica cmo planeas reunir todos los elementos para desplegar un evento cohesivo y exitoso.
Muchos temen hablar sobre dinero, pero no hablar sobre el presupuesto de frente podra causar graves problemas de comunicacin ms adelante. Afortunadamente, hay formas de presentar esta seccin de la propuesta con tacto.
Siguiendo con el mismo tono del resto de las mejores prcticas para propuestas de eventos, puedes introducir el presupuesto propuesto vinculndolo a los valores del cliente. Los costos se deberan alinear con las necesidades del cliente, con su visin del evento y el impacto esperado. Por ejemplo, una cena de cinco pasos podra ser adecuada para una boda real, pero probablemente sera demasiado para eventos ms informales.
Recuerda que la transparencia es esencial al momento de proponer el presupuesto para el evento. Ser honesto y realista con respecto a las opciones puede ayudarte a generar una relacin de confianza con tu potencial cliente. Una buena prctica es dividir la lista en tres secciones:
Si te preocupa que el costo sea el factor determinante para tu cliente o las dems partes interesadas, incluye un presupuesto con opciones de primer nivel y de niveles inferiores para que puedan decidir qu es lo que se ajusta ms a sus necesidades.
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