¿Como podemos combinar correspondencia usando LibreOffice?

[Naudy Villarroel Urquiola]

La combinación de correspondencia es una herramienta a través del cual podemos utilizar los datos de una lista contenidos en una hoja de cálculo, por ejemplo, para ser insertados en un documento base, como por ejemplo una carta, creando así un documento personalizado para cada uno de los miembros de la lista tomada como base.

Es decir, el documento base tiene el mismo cuerpo de mensaje, dirigido a los destinatarios cuyos datos se encuentran contenidos en la lista. Estos datos pueden ser el nombre completo, el cargo, la dirección, entre otros.

LibreOffice no es ajeno a esta herramienta, por lo que utilizaremos LibreOffice Writer y LibreOffice Calc para desarrollar el ejemplo de su uso.

Para nuestro ejemplo utilizaremos una carta de invitación a los presidentes regionales del Perú, para lo cual tenemos un documento base previamente elaborado utilizandoLibreOffice Writer. La información de los presidentes regionales, como el tratamiento, el nombre y cargo lo tenemos en una lista contenida en una hoja de cálculo utilizandoLibreOffice Calc.

La Lista de Destinatarios:

La Carta de Invitación:

Abrimos la carta de invitación con LibreOffice Writer y posicionamos el cursor en el lugar donde queremos que aparezcan los datos de los presidentes regionales.

Utilizamos el menú Herramientas y la opción Asistente para combinar correspondencia...

El asistente para combinar correspondencia nos brinda diferentes posibilidades para el documento base, en nuestro caso seleccionaremos la opción Usar el documento actualpuesto que ya tenemos elaborada y abierta nuestra carta de invitación. Para continuar hacemos click en el botón Siguiente.

El asistente nos pregunta sobre el tipo de documento que deseamos crear, en nuestro caso seleccionaremos la opción Carta. Para continuar hacemos click en el botónSiguiente.

El asistente nos solicita la inserción del bloque de direcciones, es decir la fuente de datos desde donde obtendremos la información de nuestros destinatarios, en nuestro caso haremos click en el botón Seleccionar otra lista de direcciones....

Para añadir nuestra lista de direcciones haremos click en el botón Añadir.... Es importante resaltar que nuestra lista en LibreOffice Calc no debe encontrarse abierta.

Para seleccionar nuestra lista de direcciones nos ubicamos en la carpeta que corresponda y seleccionamos el archivo de nombre PR-2010-2014.ods y haremos click en el botón Abrir.

Hasta aquí nuestra configuración debe quedar tal como se muestra en la siguiente imagen:

Ahora deberemos realizar las configuraciones necesarias para el reconocimiento de la información relevante de la lista de direcciones, sin tener en cuenta títulos, encabezados, filas en blanco, entre otros. Para este fin haremos click en el botón Filtrar...

Nuestra lista de direcciones tiene como primera fila y primera columna (columna A) el título Presidentes Regionales del Perú: Periodo 2010 - 2014, luego tenemos una fila en blanco y luego una fila con los encabezados Tratamiento, Nombre y Cargo. El encabezado Tratamiento es absorvido por la columna A, por lo que la configuración del filtro sería como se muestra en la figura. Haremos click en el botón Aceptar.

Terminada la configuración del filtro de datos haremos click en el botón Aceptar.

Nuestro documento debe contener un bloque de direcciones donde ubicaremos los campos que deseamos aparezcan en la carta, para lo cual haremos click en el botónMás...

Nuestra lista de direcciones tiene tres campos: Tratamiento, Nombre y Cargo y para adecuar un bloque de direcciones a nuestras necesidades haremos click en el botónNuevo...

Con la ayuda de las flechas configuraremos nuestro bloque de direcciones, tal como se muestra en la imagen. Terminada la configuración haremos click en el botón Aceptar.

La selección del bloque de direcciones configurado quedaría como se muestra en la imagen. Haremos click en el botón Aceptar.

Para hacer coincidir el nombre de campo usado en la configuración del bloque de direcciones con los encabezados de columnas del origen de datos, haremos click en el botón Asignar campos...

Nos aseguramos de la coincidencia de los campos, en nuestro caso sería como se muestra en la imagen. Haremos click en el botón Aceptar.

Finalizada la inserción del bloque de direcciones haremos click en el botón Siguiente.

Para nuestro caso no necesitamos la creación de un saludo, puesto que trabajamos en un documento elaborado. Haremos click en el botón Siguiente.

Podemos ajustar el diseño del saludo y del bloque de direcciones de acuerdo a nuestra conveniencia. Terminado, haremos click en el botón Siguiente.

Tenemos la posibilidad de editar nuestro documento base. En nuestro caso haremos click en el botón Siguiente.

Los documentos de combinación de correspondencia pueden ser personalizados en este paso. En nuestro caso haremos click en el botón Siguiente.

Procedemos a guardar el documento. En nuestro caso haremos seleccionaremos la opción Guardar el documento inicial y haremos click en el botón Guardar el documento inicial.

Se ha terminado la combinación de correspondencia. Haremos click en el botónFinalizar.

El documento combinado se mostrará de la siguiente manera:

fuente: http://capitanapiacho.blogspot.com

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