Trainee接机以及注意事项
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殷浩成 kate | VP iGCDP @ AIESEC Changsha,MoC 2014
Jan 3, 2014, 10:53:25 AM1/3/14
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在经历了苦逼的match期之后，每个项目都招到了自己中意的Trainee了咩~~~
现在相信大家都已经无比盼望我们可爱Trainee的到来了！
但是，接机方面我们还是有很多小的细节要注意呢！
So~~~这封邮件就是告诉大家如何做好接机，完善每一个小的细节！
Pre-arrival
| 项目 | 具体内容 | 负责人 |
| Trainee基本信息收集和公布 | Match成功后，TN Manager将本Editgrid链接发给trainee并督促填写SHEET--Trainee Information 上的信息 | TN-Manager |
| 同Trainee进行必要邮件沟通 | Visa | TN-Manager |
| TN-Manager 随时确认Trainee签证办理情况 | ||
| 并及时根据对方要求提供签证所需材料 | ||
| 签证办好后要求trainee将电子版（扫描或拍照均可）发至TN-Manager | ||
| Insurance | TN-Manager | |
| TN-Manager督促Trainee办好保险（一般应为出境险） | ||
| 签证办好后要求trainee将电子版（扫描或拍照均可）发至TN-Manager | ||
| Physical Examination | TN-Manager | |
| 提醒Trainee做体检并带体检结果报告到长沙 | ||
| Trainee Package | ||
| 将Delivery & Service Team 准备的Trainee Package 发送给Trainee并确认收到 | ||
| 来华材料准备 | TN-Manager | |
| Trainee来长沙参与项目需要有足够的材料准备。如 出入境材料、AIESEC Product、本国特产...... | ||
| TN-Manager需根据不同项目的需求提醒和协助Trainee进行材料准备 | ||
| 必备材料如下： | ||
| 文化标志物（用于Global Village），AIESEC product（当地LC或MC的”特产”）；VISA、photocopy of 保险单、护照，体检单原件等 | ||
| 申请Buddy | TN manager将trainee基本信息公布至AIESEC Changsha gmail group里进行宣传，有意者进行申请。 | TN Manager Buddy |
| 确认Buddy | TN manager与VP PBoX& Delivery and Service Team TL商议选出buddy。 | TN Manager & VP PBoX & Delivery and Service TL |
| 如果没有人申请或者没有适合的applicants，则由TM负责推选出buddy | TM | |
| 三方通信 | 所有涉及Reception的邮件确保Trainee、TN Manager、Buddy共同参与 | TN-Manager & Buddy |
| TN Manager负责让Trainee和Buddy相互认识 | TN-Manager | |
| Buddy负责与trainee沟通，了解trainee的性格特征、喜好、对这次traineeship的expectation、对工作和住宿条件的要求等。 | Buddy | |
| Buddy和trainee事前交换照片便于相认。 | Buddy | |
| 航班信息确认 | Buddy负责了解trainee的航班时间、航班号（实现建议trainee选择白天到达的航班和临近周末的航班），并去Buddy沟通，组织AIESECers或者朋友去接机。 | TNM（到底是BUDDY还是TNM） |
| 小礼品和英文版地图准备 | Buddy可以准备一些sweet的小礼品和长沙特色中国特色的东西欢迎trainee的到来，英文版地图是事前准备也可以让两人有更多的话题并为trainee提供方便。（和Finance商量报销事宜。） | Buddy |
On-arrival
| 项目 | 具体内容 | 负责人 |
| 接机前准备 | 最后确定航班信息，以免延误接机 | Buddy& TN manager |
| Buddy联系好TN manager和接机人员（还可以邀请朋友或是其他Buddy共同前往机场接机），。 | ||
| 记得穿AIESEC文化衫，带好礼物等相关物品，准备好接机牌（事前准备好的纸张写有AIESEC和trainee的名字等） | ||
| 接机 | 坐立珊至长岛路口下车，再步行至长沙民航大酒店乘坐机场大巴（民航大酒店发车时间段06:20-20:30，黄花机场08:30-当日最后航班，空调车16元Buddy请留好发票。）。 | Buddy |
| 接机后 | 手机卡办理 |
Buddy |
| Buddy在接机当天带trainee去买手机卡，并将其号码更新到Editgrid，告知TN manager、TN taker和TM。 | ||
| DDL：当天 若由于到达时间太晚无法办理，则必须在trainee到达两天之内办理 |
||
| 派出所注册 | Buddy | |
| Buddy带trainee去公安局办理外国人士来华相关证明以免后续麻烦 | ||
| DDL：当天若Trainee到达时间为星期五下午或晚上无法办理，则必须在下周星期一完成手续。否则，将会造成一天500元的罚款 | ||
| trainee签证信息确认 | TNM | |
| TNM确认trainee的签证状况并更新至EP database，具体了解签证类型、有效期限，若有状况则及时与trainee沟通并寻求公司帮助解决。 |
Post-arrival
| 项目 | 具体内容 | 负责人 |
| 购买日用品 | 带trainee去大型超市买生活必须品 | Buddy |
| DDL：当天或次日 | ||
| 熟悉交通方式 | 教trainee怎样坐车去住处以及别的地方，最好附上英文版公交线路地图 | Buddy |
| DDL：当天或次日 | ||
| delivery contact list | 将AIESEC Changsha的EB和PBoX 以及TN taker contact list英文版形式打印和电子版形式给trainee | TNM |
| DDL：当天 | ||
| Follow up | 1.buddy定期与trainee沟通，将trainee介绍给更多人认识，帮助其建立network | Buddy |
| 2.buddy和PBoX带trainee bonding |
殷浩成kate
Vice President of Projects Based On eXchange 2014/2015 |
AIESEC Changsha,Mainland of China
AIESEC 中国大陆区长沙分会 副主席 公益项目部 2014/2015
Site:www.aiesecchangsha.org | Facebook:yhckate5
Our international platform enables young people to explore and develop their leadership potential for them to have a positive impact in society | www.aiesec.org
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