gestionale studio legale con Google Apps

[Avv. Emilio Curci]

Cari colleghi, approfitto di uno spunto che mi ha dato uno scambio su Twitter con Tiziano per lanciare una discussione/confronto tra chi di noi utilizza Google ed in particolare il pacchetto Google Apps per la gestione dello studio legale.

Sono graditi scambi di opinioni, suggerimenti e descrizioni delle proprie modalità operative.

Comincerei proprio con il chiedere a Tiziano aggiornamenti sulle sue novità, visto che ieri ci ha comunicato di essere in procinto di modificare l'organizzazione del suo sistema gestionale.

Un saluto a tutti e buona giornata

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Avv. Emilio Curci

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[marco coccetti]

Sono sicuramente meno qualificato di Tiziano che resta una bussola anche per me.

Un collega tempo fa mi consigliò il calendario di google e da allora nn uso più agenda.

Il cartaceo resta in studio, ma con me ho sempre l'elenco aggiornato dei miei appuntamenti ed impegni.

Una volta lessi di Tiziano che parlava di google doc: molti erano scettici.

Io volli provare.

Beh, io ho completamente abbandonato office, ed uso solo la suite di google.

Molto immediata e soprattutto semplice.

Molto semplice.

Mi è capitato di recente di dover redigere un atto molto impegnativo in tema di responsabilità dei sindaci in una spa:

ho scritto quasi cento pagine tutte con google doc.

Ed ho inserito grafici e immagini senza problemi.

E poi hai il tuo documento accessibile da qualsiasi pc.

Il problema è quando devi interfacciare i documenti con terzi: con mio immenso stupore il formato pdf
modificabile pare essere una cosa sconosciuta ai più.

Però da google doc puoi scaricare il documento anche in formato word e renderlo così accessibile ai terzi.

Ma lo scegli tu.
Si pongono forse problemi di sicurezza: ma credo che anche se lavori in locale il pc sia esposto a rischi.
Tuttavia, magari per i documenti più delicati, vale la pena ancora lavorare in locale.

in quel caso uso libreoffice.

Un salutone

marco coccetti

[Avv. Emilio Curci]

Allora vi riporto brevemente la mia esperienza, disponibile ad approfondire i singoli punti.

Sono circa due anni che utilizzo gapps in maniera integrata per la gestione dello studio.

Premetto che tutto é condiviso con la mia collega e se necessario anche con colleghi che collaborano all'esterno dello studio.

L'agenda é gestita con gcalendar e sincronizzata con i dispositivi mobili (portatili, cellulare, ipad) in modo che in tempo reale (es: in udienza) vengono aggiornati i rinvii o altri appuntamenti.

Per la gestione delle scadenze utilizziamo i task sempre di calendar anch'essi leggibili o sincronizzabili (con programmi di terze parti) su dispositivi mobili.

La gestione delle anagrafiche clienti e comunque in genere la rubrica la gestiamo con google contatti, sincronizzabili su tutti i dispositivi in modo da avere recapiti, indirizzi mail e numeri telefonici su ogni dispositivo anche fuori studio.

La gestione dei fascicoli processuali (con indicazione delle varie udienze, attività processuali, ecc.) dopo varie prove abbiamo deciso di effettuarla con un programma integrato con google apps (scaricabile da google marketplace) denominato Insightly. La versione gratuita a nostro avviso é già sufficiente.

La gestione documenti é effettuata come segue.

I documenti vengono predisposti in locale (es con Word o libre office) e sincronizzati con google drive, in modo tale da essere accessibili da ogni dispositivo.

Per motivi di sicurezza abbiamo scelto anche di conservare i medesimi documenti anche su altre piattaforme cloud.

Stiamo poi progressivamente scansionando tutti i documenti che riguardano le singole pratiche che non sono prodotti da noi (es atti giudiziari avversi, sentenze, ordinanze, ecc) inserendoli in cartelle e sincronizzandole sulla piattaforma cloud box.com.

Per ora mi fermo qui, naturalmente ci sarebbe altro da aggiungere, ma rimango a disposizione

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Avv. Emilio Curci

Studio Legale Curci & Genovese

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From: marco coccetti <marc...@gmail.com>

Sender: leg...@googlegroups.com

Date: Thu, 9 Aug 2012 01:42:38 -0700 (PDT)

To: <leg...@googlegroups.com>

ReplyTo: leg...@googlegroups.com

Subject: [legalit] Re: gestionale studio legale con Google Apps

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hai ricevuto questo messaggio in quanto iscritto al gruppo "legalit" (http://legalit.solignani.it)

[Tiziano Solignani]

Il giorno giovedì 9 agosto 2012, alle ore 10:42, marco coccetti ha scritto:

Un collega tempo fa mi consigliò il calendario di google e da allora nn uso più agenda.

Il cartaceo resta in studio, ma con me ho sempre l'elenco aggiornato dei miei appuntamenti ed impegni.

Sì, tra l'altro è ottimo anche per i gruppi di lavoro e non solo come calendario individuale, basta creare un calendario del gruppo e condividerlo con tutti, come facciamo noi.

Una volta lessi di Tiziano che parlava di google doc: molti erano scettici.

Io volli provare.

Beh, io ho completamente abbandonato office, ed uso solo la suite di google.

Molto immediata e soprattutto semplice.

Molto semplice.

Mi è capitato di recente di dover redigere un atto molto impegnativo in tema di responsabilità dei sindaci in una spa:

ho scritto quasi cento pagine tutte con google doc.

Ed ho inserito grafici e immagini senza problemi.

Musica per le mie orecchie!

 

E poi hai il tuo documento accessibile da qualsiasi pc.

Il problema è quando devi interfacciare i documenti con terzi: con mio immenso stupore il formato pdf
modificabile pare essere una cosa sconosciuta ai più.

Però da google doc puoi scaricare il documento anche in formato word e renderlo così accessibile ai terzi.

Ma lo scegli tu.

Io uso le funzioni di condivisione di drive, che sono molto potenti. Ad esempio adesso sto lavorando su una pratica con una collega che vive in un'altra città e le ho dato accesso all'intera cartella semplicemente spedendole il link relativo. In fondo non c'è bisogno di usare cosa come i pdf modificabili che come dici tu a qualcuno restano astrusi, se tu mandi un link chi lo riceve clicca e apre il documento non siamo già a posto?

Si pongono forse problemi di sicurezza: ma credo che anche se lavori in locale il pc sia esposto a rischi.
Tuttavia, magari per i documenti più delicati, vale la pena ancora lavorare in locale.

in quel caso uso libreoffice.

Non so se hai già installato drive, ma con esso hai la copia di tutti i documenti creati su google docs (che oramai si chiama google drive) in locale, come dropbox, quindi la distinzione direi che oramai sia superata.

Per quanto riguarda la sicurezza, la preoccupazione è giusta, ogni sistema ha i suoi pro e contro ma sicuramente è più facile che sia violata la tua macchina che i server di google.

Ora non ho tempo ma presto rispondo anche ad Emilio.

–
cordialmente,

tiziano solignani, da  Mac

http://blog.solignani.it

[raffael...@libero.it]

per pigrizia non mi sono mai messo per cercare di capire come funziona, ma la cosa mi affascina molto.

a parte l'uso del calendario (immagino basti inserire udienze ed altri impegni per trovarseli giorno per giorno),

gradirei che Tiziano e soci spieghino (terra terra) quali funzioni utilizzano per archiviare le pratiche.

Basta g docs, cioè infilare i documenti in delle cartelle da condividere con gli altri colleghi?

o è necessario acquistare qualche servizio un po' più complesso?

grazie

buone vacanze a chi già c'è e a chi ci sarà

Raffaele Boccia

---Messaggio originale----

Da: emili...@emiliocurci.net
Data: 9-ago-2012 11.24
A: "legalit"<leg...@googlegroups.com>
Ogg: R: [legalit] Re: gestionale studio legale con Google Apps

Un collega tempo fa mi consigliò il calendario di google e da allora nn uso più agenda.

Il cartaceo resta in studio, ma con me ho sempre l'elenco aggiornato dei miei appuntamenti ed impegni.

Una volta lessi di Tiziano che parlava di google doc: molti erano scettici.

Io volli provare.

Beh, io ho completamente abbandonato office, ed uso solo la suite di google.

Molto immediata e soprattutto semplice.

Molto semplice.

Mi è capitato di recente di dover redigere un atto molto impegnativo in tema di responsabilità dei sindaci in una spa:

ho scritto quasi cento pagine tutte con google doc.

Ed ho inserito grafici e immagini senza problemi.

E poi hai il tuo documento accessibile da qualsiasi pc.

Il problema è quando devi interfacciare i documenti con terzi: con mio immenso stupore il formato pdf
modificabile pare essere una cosa sconosciuta ai più.

Però da google doc puoi scaricare il documento anche in formato word e renderlo così accessibile ai terzi.

Ma lo scegli tu.

Si pongono forse problemi di sicurezza: ma credo che anche se lavori in locale il pc sia esposto a rischi.
Tuttavia, magari per i documenti più delicati, vale la pena ancora lavorare in locale.

in quel caso uso libreoffice.

[Tiziano Solignani]

Praticamente, sto passando ad un sistema basato sulle google apps «pure».

Faccio una cartella per ogni pratica.

Dentro ad ogni cartella metto i documenti della pratica più alcuni files speciali che sono il foglio pratica, una scheda dove annoto tutti (i soggetti, i numeri di riferimenti, ecc.) e il foglio cassa (dove metto entrate e uscite), il foglio udienze per le pratiche giudiziali.

Ogni pratica ha un numero di posizione progressivo per anno e ogni documento viene denominato con il numero di posizione e la data, in modo da essere ordinato e ordinabile all'interno della cartella.

Le cartelle sono condivise con i membri dello studio, così ognuno può leggere e scrivere, inserire documenti, scrivere atti e così via.

Per le udienze, non uso il calendario di google docs ma un documento di google drive, agenda generale delle udienze, così una volta al mese le vado ad assegnare ai vari membri dello studio, sfruttando il sistema dei commenti e le notifiche relative, che è un sistema molto potente.

Il calendario lo uso per gli appuntamenti e per le scadenze, queste ultime con promemoria via mail una ventina di giorni prima.

Attenzione sempre al contesto in cui è da valutare il sistema di gestione, un conto è lo studio del monoprofessionista, un contro è il gruppo di lavoro. Il mio sistema è adatto al gruppo di lavoro e ci sono tante complicazioni in più (condivisioni, permessi, visibilità, sicurezza, ecc.).

Con il client di google drive tutti i documenti sono copiati anche in locale così ad esempio posso sottolinearmi i pdf, lasciarci delle note, ruotarli, scurirli, schiarirli, fare quel che mi pare, inviarli via posta elettronica e così via.

La cartella di drive può essere molto agevolmente condivisa con colleghi che lavorano con te sulla stessa pratica anche se da remoto come sto facendo adesso per una pratica dove non sono ferratissimo e ho cercato la collaborazione di una docente della materia, lei apre il link segreto che le ho passato e vede tutto quello che c'è nella cartella.

Oppure si può condividere con lo stesso cliente, naturalmente in entrambi casi alcuni documenti possono essere resi privati e invisibili, lasciando l'intera cartella (e i documenti che ci vengono inseriti dentro) di default visibili a tutti quelli cui si è deciso di dar visibilità.

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Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[Tiziano Solignani]

L'ho appena spiegato nel messaggio mandato in risposta a Emilio.

Per me «basta», poi anche qui dipende un po' dai gusti di ognuno.

-- 

Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[Avv. Emilio Curci]

Si infatti il sistema è molto personalizzabile e dipende dai "gusti" e dalle necessità dello studio.

In ogni caso a parte le singole modalità organizzative la cosa, a mio avviso, più pratica è data dalla possibilità di accedere da qualsiasi dispositivo (e dunque anche fuori studio), sia alle cartelle relative alle pratiche, ad agenda ed elenco contatti, condividendo tutto in tempo reale con i colleghi.

Interessante l'esperienza di Tiziano sul file "agenda generale", ma personalmente preferisco Gcalendar. Ne abbiamo creati due (uno per me e uno per la mia collega) che condividiamo entrambi. E' un sistema immediato e veloce e consente anche di inserire sui singoli eventi commenti, note ed eventualmente inviti ad altri collaboratori.

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hai ricevuto questo messaggio in quanto iscritto al gruppo "legalit" (http://legalit.solignani.it)

[Valeria Lai]

Mi sembra un sistema molto pratico; aggiungo che certamente semplifica la compilazione degli studi di settore, sui quali da qualche anno ci dobbiamo tutti rompere le corna.
V. Lai

Il 22/08/2012 12:24, Tiziano Solignani ha scritto:

Praticamente, sto passando ad un sistema basato sulle google appsￜￜpureￜ.

Faccio una cartella per ogni pratica.

Dentro ad ogni cartella metto i documenti della pratica piￜ alcuni files speciali che sono il foglio pratica, una scheda dove annoto tutti (i soggetti, i numeri di riferimenti, ecc.) e il foglio cassa (dove metto entrate e uscite), il foglio udienze per le pratiche giudiziali.

Ogni pratica ha un numero di posizione progressivo per anno e ogni documento viene denominato con il numero di posizione e la data, in modo da essere ordinato e ordinabile all'interno della cartella.

Le cartelle sono condivise con i membri dello studio, cosￜ ognuno puￜ leggere e scrivere, inserire documenti, scrivere atti e cosￜ via.

Per le udienze, non uso il calendario di google docs ma un documento di google drive, agenda generale delle udienze, cosￜ una volta al mese le vado ad assegnare ai vari membri dello studio, sfruttando il sistema dei commenti e le notifiche relative, che ￜ un sistema molto potente.

Il calendario lo uso per gli appuntamenti e per le scadenze, queste ultime con promemoria via mail una ventina di giorni prima.

Attenzione sempre al contesto in cui ￜ da valutare il sistema di gestione, un conto ￜ lo studio del monoprofessionista, un contro ￜ il gruppo di lavoro. Il mio sistema ￜ adatto al gruppo di lavoro e ci sono tante complicazioni in piￜ (condivisioni, permessi, visibilitￜ, sicurezza, ecc.).

Con il client di google drive tutti i documenti sono copiati anche in locale cosￜ ad esempio posso sottolinearmi i pdf, lasciarci delle note, ruotarli, scurirli, schiarirli, fare quel che mi pare, inviarli via posta elettronica e cosￜ via.

La cartella di drive puￜ essere molto agevolmente condivisa con colleghi che lavorano con te sulla stessa pratica anche se da remoto come sto facendo adesso per una pratica dove non sono ferratissimo e ho cercato la collaborazione di una docente della materia, lei apre il link segreto che le ho passato e vede tutto quello che c'ￜ nella cartella.

Oppure si puￜ condividere con lo stesso cliente, naturalmente in entrambi casi alcuni documenti possono essere resi privati e invisibili, lasciando l'intera cartella (e i documenti che ci vengono inseriti dentro) di default visibili a tutti quelli cui si ￜ deciso di dar visibilitￜ.

--ￜ

Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

Il giorno giovedￜ 9 agosto 2012, alle ore 10:07, Avv. Emilio Curci ha scritto:

Comincerei proprio con il chiedere a Tiziano aggiornamenti sulle sue novitￜ, visto che ieri ci ha comunicato di essere in procinto di modificare l'organizzazione del suo sistema gestionale.

[Avv. Nicola Todeschini]

E per le ricerche come fai? Come gestisci una base dati del genere?

Avv. Nicola Todeschini

@Inviato da  iPhone

[Avv. Emilio Curci]

Naturalmente risponderà Tiziano, ma comunque posso dire che Gapps nell'applicazione Drive (ex documenti) ha un ottimo motore di ricerca interno che trova le espressioni all'interno dei documenti stessi.

In ogni caso, il contenuto essendo riprodotto e sincronizzato anche in locale puoi cercare attraverso il tuo sistema di ricerca sul computer.

[Tiziano Solignani]

La ricerca funziona *splendidamente* ed è uno dei punti di forza di questo sistema.

Come dice Emilio, puoi cercare sia sul web, quindi anche da dispositivi mobili, con un sistema in tempo istantaneo che ti fa trovare sempre subito tutto quello che ti serve, sia in locale, con spotlight per chi usa il mac o altro.

Forse la ricerca è la cosa migliore di tutte, del resto essendo applicazioni di google non è una sorpresa.

Col precedente gestionale - manymoon - la ricerca era troppo lenta, mancava una funzione di ricerca istantanea (i risultati che compaiono man mano che digiti nella casella), che invece c'è nell'interfaccia di drive: praticamente hai trovato quel che ti serve ancor prima di finir di scrivere.

-- 

Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[Tiziano Solignani]

Aggiungo anche due ulteriori cose:

1) tutti i pdf che acquisisco allo scanner li passo automaticamente all'OCR così diventano ricercabili anche nel loro contenuto interno

2) i pdf che carichi su drive, non provenienti da scansioni (ad es ricevuti via mail) comunque Google li passa all'OCR e li indicizza, quindi quando fai poi una ricerca ti trova le parole contenute al loro interno.

La ricerca, vi dico, allo stato non potrebbe essere migliore.

E la ricerca è assolutamente fondamentale per qualsiasi sistema gestionale, l'approccio di individuazione gerarchica delle informazioni (cartella madre, cartella sotto, altra cartella, ecc.) è oramai superato, bisogna usare sempre una casellina con qualche parola chiave; lo facciamo con google su internet dobbiamo poterlo fare anche con le pratiche, almeno io faccio così e lavoro molto velocemente.

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Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

Il giorno giovedì 23 agosto 2012, alle ore 10:56, Tiziano Solignani ha scritto:

La ricerca funziona *splendidamente*

[Tiziano Solignani]

Noi siamo in 12 quindi creare per ognuno un calendario e incrociare le condivisioni sarebbe stato defatigante. Ne abbiamo creato quindi uno condiviso con tutto lo studio, anche per gestire le risorse limitate (ad es.: chi usa il giorno x ora y la sala riunioni?).

Per le udienze, ho preferito il documento perché mi offre funzioni di organizzazione della distribuzione delle varie udienze che non avrei avuto nel calendario, ad esempio io assegno le udienze ai vari colleghi, sento inviando loro un commento se sono disponibili a farle, poi se loro confermano faccio le istruzioni, altrimenti riassegno e così via… 

Il sistema dei commenti è poco usato ma è una delle funzioni più formidabili di google drive lato documenti, la vera rivoluzione nell'editing e nella creazione di documenti e progetti a più mani.

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Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[studiolegalebarile]

Uso da anni con dominio personale le google apps, l'agenda di studio "studiolegalebarile.info" la sincronizzazione degli eventi e la condivisione (ora gdrive) ma ho ancora due problemi che non mi fanno abbandonare il vecchio sistema di rete locale 1) la quantità di dati (nel mio studio archivio tutto in e out quindi lo spazio occupato  è tanto) 

2) più grave GOOGLE non ha un servizio di assistenza telefonico e ho sempr eil timore che da un istante all'altro uno degli indirizzi per motivi oscuri venga revocato (è successo con l'accounto realta...@gmail.com) con la impossibilità assoluta di riottenere l'indirizzo e tutto il contenuto, e per quanto si tenti google non da alcuna risposta plausibile, il che per uno studio legale può essere pericolosissimo!!! QUindi affidarsi è bene, ma non troppo!!!

ps gli sms per gli impegni sono fantastici

[Avv. Emilio Curci]

Se proprio volessi provare Gapps esiste anche in versione a pagamento che ti dà assistenza telefonica dedicata ed anche Gdrive scegliendo un piano dati a pagamento può offrire molto più spazio di archiviazione.

Per quello che mi riguarda con la versione gratuita lo spazio per ora è sufficiente, se fosse necessario in futuro valuterei anche opzioni a pagamento. 

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hai ricevuto questo messaggio in quanto iscritto al gruppo "legalit" (http://legalit.solignani.it)

[Tiziano Solignani]

Esatto, io ho la versione for business (costa 50 euro all'anno a utente, non pensate che costi tanto, quindi il collega se è da solo o in due spenderebbe 100 euro anno, che mi sembrano molto pochi) e c'è l'assistenza telefonica, anche quella via mail è abbastanza rapida.

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Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[Tiziano Solignani]

Con pochi euro io ho fatto l'upgrade e ho adesso a disposizione 80 giga su drive.

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Tiziano Solignani

http://blog.solignani.it

[Dott. Pasquale Adinolfi]

Faccio una cartella per ogni pratica.

Dentro ad ogni cartella metto i documenti della pratica piￜ alcuni files speciali che sono il foglio pratica, una scheda dove annoto tutti (i soggetti, i numeri di riferimenti, ecc.) e il foglio cassa (dove metto entrate e uscite), il foglio udienze per le pratiche giudiziali.

Ogni pratica ha un numero di posizione progressivo per anno e ogni documento viene denominato con il numero di posizione e la data, in modo da essere ordinato e ordinabile all'interno della cartella.

 

Avvocato,

mi farebbe uno screenshot come esempio?