Seguito riunione del 17 gennaio
Dott. Salvatore De Benedictis
Caro Pierpaolo, mi ero ripromesso di darti una mia visione – per quanto possibile organica – dell’aiuto che potremmo darti.
Ti confesso che le mie difficoltà sono dovute a quattro cause:
1) L’essere stato tre anni assessore mi ha fatto conoscere molti dei dirigenti con cui oggi ti trovi a collaborare e, comunque, la realtà degli uffici;
2) L’essere Commercialista, quindi occupandomi per mestiere di organizzare il lavoro altrui, mi fa affermare con ragionevole certezza che organizzare il lavoro di circa 1500 persone (perché tanti penso siano i soggetti, dipendente ed esteri, che gravitano intorno alla amministrazione) è attività complessa che può essere utilmente affrontata solo in maniera scientifica;
3) L’aver studiato al liceo scientifico e l’aver svolto (e svolgendo) per passione anche il mestiere di analista programmatore di computer mi ha dato una forma mentis particolare, per cui quando tra problema e sua soluzione non vedo il necessario filo logico non riesco a produrre. E’ quello che sino ad oggi mi ha impedito di essere più produttivo;
4) Ho il difetto (forse comune a molti) di riuscire a dare il meglio di me solo se capisco quello che faccio e ne vedo una utilità. E vi assicuro che ho tutta la volontà di capire.
L’occasione che ti viene offerta è importantissima, e tu – a mio modesto avviso – hai la possibilità di avviare una rivoluzione, che puoi attuare non tentando di risolvere lo specifico problema – che comunque va affrontato – ma creando un sistema amministrativo moderno che sia suscettibile di essere controllato in maniera costante e puntuale. Altrimenti corri il rischio di inseguire le galline, senza poterle mai acchiappare. Devi quindi avviare un grande progetto, che sarà la base su cui costruire.
La mia conclusione è che gli interventi che possiamo proporre sono di due livelli; il primo molto alto e il secondo molto basso. MI spiego.
L’ALTO LIVELLO.
Alla domanda se l’Amministrazione Comunale pecchi nell’ordinaria o nella straordinaria amministrazione la risposta è complicata e semplice allo stesso tempo. Perché apparentemente le mancanze sembrano dovute alle URGENZE, ma se si analizza bene, si vede che le urgenze sono spesso dovute alla cattiva gestione dell’ordinario. Questo crea una aberrazione, ci fa concentrare sullo straordinario e così la situazione diventa irrisolvibile, perché il problema non viene mai affrontato alla radice.
L’analisi grezza di qualsiasi organizzazione non può che avviarsi con due macro-informazioni necessarie: sapere cosa bisogna fare e sapere cosa si fa in concreto. Il come fare lo devono sapere i dirigenti, noi possiamo fare da spunto e da sprone, non da supplenti.
Cosa si dovrebbe fare
Il Comune svolge un’attività assolutamente tipica, in cui c’è da inventare poco o nulla. Possiamo anche individuare ciò che dovrebbe fare il Comune osservando quello che fanno i comuni virtuosi. Sapendo cosa si deve fare, si verifica se la pianta organica è adeguata. La risposta è certamente scontata, perché la pianta organica deve essere la conclusione di un processo di analisi che non è mai stato fatto.
Cosa si fa
Qui casca l’asino. Noi sappiamo solo una minima parte di quello che non si fa, sappiamo per certo che molte cose si fanno male, senza parlare poi dei tempi in cui si fanno le cose. Quando una pratica che dovrebbe essere evasa in una settimana viene evase in un mese si può dire che il lavoro è ben fatto ?
Ecco quindi che occorre pensare ad un sistema di reportistica e di controllo di gestione in cui tutte le attività (sia interne che esternalizzate) siano inglobate in processi schedulati e temporizzati, in modo da creare un pannello di controllo generale da cui si possa comprendere in qualunque momento lo stato dei fatti per poter eventualmente interporre i rimedi.
Sintesi
Solo il collegamento tra i “fili” di ciò che si fa e ciò che si dovrebbe fare realizza il presupposto affinchè le cose possano migliorare. Ovviamente è un progetto di medio-lungo periodo, e che richiede la massima collaborazione con i dirigenti, ossia con coloro che, vuoi o non vuoi, sono gli artefici del successo o dell’insuccesso dell’azione amministrativa.
IL BASSO LIVELLO
Un ulteriore modo per contribuire a dare una mano alla Amministrazione è creare la giusta saldatura tra le esigenze dei cittadini e il Comune. La sensazione comunemente avvertita è che è inutile segnalare, parlare, proporre tanto non cambia nulla. Ciò in parte è vero, ma in parte è dovuto da un lato alla disorganicità delle richieste (spesso si fa confusione tra competenze, si chiedono cose irrealizzabili, etc.etc.), in parte è dovuto alla “saggezza” dei dirigenti dell’Amministrazione, per cui i problemi nuovi si fanno invecchiare, i problemi vecchi non meritano di essere affrontati. Tanto prima o poi gli assessori cambiano e il walzer ricomincia; si confida sulla precarietà dei ruoli politici. Teoria che ha sempre avuto successo. A ciò si deve aggiungere che non esiste un sistema che rendiconti il rapporto tra istanze (mi riferisco a quelle accettabili) e a riscontri. Questo è un problema che io mi sono posto a livello professionale ed ho risolto con la progettazione di un sistema nel quale:
a) Vengono definiti i ruoli, i compiti e schedulati i passaggi e i tempi;
b) Gli step che gli operatori compiono vengono registrati al sistema, che, avendo anche le date entro cui devono essere realizzati gli step, provvede a generare degli alert prima della scadenza e un sistema di reportistica dopo la scadenza. In pratica, nessuno può scordarsi di ciò che deve fare, e se se lo scorda, c’è chi sta più in alto gerarchicamente che deve essere informato e deve gestire la non conformità;
c) Chi avvia una attività (latu sensu) deve avere il controllo del suo svolgimento tramite la reportistica degli attori coinvolti nella stessa. L’attività si chiude quando chi l’ha aperta verifica che è stata eseguita.
Adesso mi chiedo e vi chiedo. Se io, per cercare di dare ai miei clienti le risposte che loro si aspettano e per avere il controllo costante della situazione mi sono dotato di un sistema di comunicazioni e di controllo di gestione (siamo solo qualche decina di soggetti che interloquiscono) perché un sistema molto più articolato e complesso, che ha una responsabilità di gran lunga superiore della mia (si gestiscono risorse della collettività) non deve fare lo stesso ?
Tornando alla esigenza di dare risposte, potremmo organizzare, noi come gruppo in collaborazione con la Amministrazione, un centro di raccolta, filtro, smistamento e processo delle istanze dei cittadini (quindi anche le nostre). Creare una pagina nel sito in cui dare pubblicamene conto di tutto, così resta traccia di quello che facciamo noie di quello che fa l’amministrazione.
CONCLUSIONE
Il mio approccio è tecnico-scientifico, ma ovviamente non ho la presunzione di avere il monopolio della scienza. Ho però la presunzione di sapere che qualunque attività complessa, che coinvolge centinaia di individui come operatori, deve essere ORGANIZZATA. L’organizzazione al Comune NON ESISTE.
Se poi vogliamo avere il piacere di dire “c’ero anch’io” o di volerci limitare a dire di aver fatto qualcosa, va bene lo stesso, l’importante è avere le idee chiare.
PS
Più di 10 anni fa avevo avviato un percorso riorganizzativo col Preside della università di Bologna- Forlì, mio caro amico, Giuseppe farneti (vedete su internet chi è) Il fine era l’implementazione del controllo di gestione del comune. Riunione tra sindaci, assessori, dirigenti, mesi e mesi di attività e qualche centinaio di milioni di lire spesi. Appena i dirigenti hanno capito che da ciò sarebbe emersa una valutazione del loro operato, d’accordo con i loro mandanti, hanno fatto abortire il progetto.
Salvatore
salvatore benintende
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Dott. Salvatore De Benedictis
Potresti scambiarli di posto e, siccome tra l’altro sono anche molto grassi, potresti iniziare col metterli a dieta e magari barattare qualche pasto in più con risultati e performance migliori.
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Salvatore De Benedictis
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Da: salvatore benintende [mailto:arch.salvo...@gmail.com]
Inviato: mercoledì 21 gennaio 2015 11:03
A: dbn...@eptanet.it
Cc: Pietro Coppa; Lavori InCorso
Oggetto: Re: Seguito riunione del 17 gennaio
