Best Practice per l'organizzazione di cartelle condivise in segreteria

[Alfonso Parisini]

Buongiorno lista. Sono oramai diversi anni che sono iscritto al vostro gruppo e prendo spesso spunto dalle vostre discussioni per gestire al meglio il nostro istituto.

Avrei una richiesta per voi.

Attualmente abbiamo un server smb (su freeNAS) con alcune cartelle condivise che servono per lo scambio di file tra colleghi ed uffici (client Win10 pro :( ...).

Più passa il tempo e più la gestione delle cartelle diventa sempre più un problema. Tra file duplicati in svariate sottocartelle e file scritti anche 10 anni fa e mai più toccati non si capisce più nulla.
Inoltre le dimensioni del backup iniziano ad essere importanti e non più facilmente gestibili.

Vorrei sapere come voi organizzate le risorse nelle vostre scuole e capire come organizzare al meglio questo problema.

[Andrea Primiani]

Il 26/07/19 12:11, Alfonso Parisini ha scritto:

> Più passa il tempo e più la gestione delle cartelle diventa sempre più
> un problema. Tra file duplicati in svariate sottocartelle e file scritti
> anche 10 anni fa e mai più toccati non si capisce più nulla.
> Inoltre le dimensioni del backup iniziano ad essere importanti e non più
> facilmente gestibili.

Anche nella mia scuola c'e' un server Samba con cartelle condivise e un
guazzabuglio di file vecchi e nuovi.
Se le persone che lavorano in amministrazione non sono capaci ad
organizzarsi, credo non ci sia molto da fare; in piu' a differenza dei
fogli, i documenti elettronici non danno il caotico riscontro visivo di
una scrivania coperta di pezzi di carta ;-)

Dal punto di vista tecnico io cerco di contenere le dimensioni
dell'archivio facendo sparire senza troppo clamore cartelle mai piu'
aperte e/o duplicate. E c'e' sempre la possibilita' di fare il backup
incrementale che salva soltanto le differenze rispetto all'ultimo
salvataggio precedente. Un backup completo al mese seguito da 30
salvataggi incrementali - sicuramente di minori dimensioni - puo' essere
una soluzione che risparmia spazio e tempo.

ciao AP

[Valerio Talora]

Da non molto sto utilizzando un indicizzatore di file che si sta
dimostrando parecchio utile: recoll, https://www.lesbonscomptes.com/recoll/

Non aiuterebbe certo a diminuire le dimensioni del backup ma almeno
potrebbe dare una mano a trovare il proverbiale ago nel pagliaio
(spesso, infatti, quando si ha a che fare con una quantità notevole di
informazioni non organizzate diventa difficile reperire le informazioni
stesse...)

> Se le persone [...] non sono capaci ad

> organizzarsi, credo non ci sia molto da fare;

Niente di più vero!

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Valerio Talora

[Maria Pia Dall'Armellina]

Ringrazio moltissimo Andrea e Valerio per gli spunti apportati che mettono in evidenza, in modo indiretto, le potenzialità della tecnologia di forgiare delle strutture mentali..

In linea generale se penso a come il sistema operativo Windows addestra  o invita gli utenti a buttare tutto sul desktop mi viene da pensare che nella scuola non si affronti, in modo approfondito, il tema della organizzazione dei file, dell'indicizzazione e del backup, che si riflette poi nell' educare il nostro modo di pensare a raccogliere informazioni pensieri e progetti e di organizzarli e conservarli nella memoria.

Ho visto di recente dei manifesti sulle " parole ostili" fatti per promuovere una forma civica di comunicazione . Suggerisco a ILS di elaborare un documento simile da diffondere anche nelle scuole e nei social, che verta a richiamare e chiarire i punti sopradescritti. 

Un caro saluto

--
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[griggiof griggiof]

Ringrazio tutti coloro che stanno fornendo, insieme alle utili digressioni tecniche, anche interessanti spunti didattici, che emergono dagli ultimi argomenti affrontati.
Come docente di sostegno in una Secondaria di 1° grado, posso confermare i sospetti di Maria Pia Dall'Armellina. La nostra aula informatica, basata su Windows XP sta per essere aggiornata a W10 passando per Seven. Non sono ancora riuscito a scalfire il pensiero unico dei colleghi ma solo, e facilmente, quello di alcuni gruppi trasversali di alunne e alunni che usano con disinvoltura Sodilinux in classe o aule per le attività di recupero, su alcune altre postazioni, con PC obsoleti ma adattati anche nell'hardware.
L'aula informatica è organizzata con un account per ognuna delle 9/10 classi in ognuna delle 11 postazioni. Oltre che sulle singole postazioni è possibile salvare i file su un server che contiene una cartella per ogni account con sottocartelle, come l'archivio dei trascorsi Anni scolastici, e altre realizzabili a piacere. Come minimo in ognuna delle cartelle del Server invito ogni studente a realizzarne una a proprio nome e altre per i lavori condivisi, con sottocartelle per le diverse discipline o aree interdisciplinari.
Inizialmente nelle classi di mia competenza e in seguito, anche in quasi tutte le altre, ho tentato di migliorare un minimo la situazione. Per fare ciò mi sono avvalso della collaborazione interessata di alcuni studenti iscritti a un'attività extracurricolare da me condotta sul recupero di PC obsoleti e il loro adattamento. Infatti, nessuno dei colleghi, andato in pensione chi aveva organizzato l'aula, era a conoscenza dell'esistenza del Server e a nessuno, principalmente per disinteresse, sono riuscito a far comprenderne l'idea, né tantomeno l'uso. Come per i PC dell'aula docenti, ERA ed è INVALSA L'ABITUDINE A SALVARE TUTTO SUL DESKTOP e raramente nella cartella documenti. Salvataggio effettuato solo nella migliore delle ipotesi con l'uso di una qualche cartella specifica, mentre le sottocartelle restano quasi sconosciute, sia nell'allestimento sia, perfino, nell'uso.
All'inizio di ogni Anno scolastico o ogni due, il caos dei desktop, dettato anche dal timore di un esaurimento degli spazi (HD da 250 GB a 1 TB, usati per circa il 20% o poco più, compreso il S.O.) veniva e viene risolto con una rapida eliminazione del tutto a opera del Vicario responsabile del settore, sollecitato dalle nuove colleghe e colleghi, giustamente infastiditi dal disordine. L'operazione era preceduta da un avviso che dava tempo un paio di giorni per recuperare quanto ritenuto ancora essenziale. Tornandomi utile, soprattutto come docente di sostegno, riprendere alcune delle attività svolte con le classi dai colleghi, mi ritrovo con frequenza a mettere le mani al cestino o smanettare con Recuva per recuperare dei file, con perdita di tempo prezioso e finanche di materiali validi. Parimenti mi ritrovo in quella situazione nell'aula docenti, dove devo ripristinare sul Desktop le informazioni e i documenti del mio settore, per colleghi e genitori.
Ora mi sono organizzato con dei più semplici link, funzionanti finchè non viene messa mano in modo grossolano anche alle altre cartelle di sistema. Significativa la scaletta di lezioni durante UN breve, basico, ma efficace CORSO, all'interno del percorso di specializzazione per il sostegno, al quale ero stato ammesso poco dopo l'alba del millennio. Era tagliato su misura per quelli come me che allora, già insegnante e in non giovane età, all'epoca di Win98 e degli albori di WinXP, avevano appena solo iniziato a navigare, per l'occasione, con Mountain View dagli Internet point. IL PUNTO DI PARTENZA DEL CORSO, dopo una rapida carrellata dei sistemi operativi (ci è stata fatta conoscere anche l'esistenza di Linux) ERA PROPRIO L'ARCHIVIAZIONE E LA NAVIGAZIONE "A MATRIOSKA" NELLE CARTELLE E SOTTOCARTELLE.
PURTROPPO LA SITUAZIONE DI DISINFORMAZIONE E SEMPLIFICAZIONE in chi non ha seguito alcun corso, SI è ESTESA ANCHE ALL'USO DEGLI SMARTPHONE, I CUI SALVATAGGI DI FILE A USO DIDATTICO VIENE CON FREQUENZA CONDIVISA SOLO ONLINE NELLE CARTELLE CHE IL SISTEMA HA PREINPOSTATO. DIFFICOLTà ENORMI DA PARTE DI TUTTI, GIOVANI E ADULTI, A RECUPERARE FILE E UTILIZZARLI IN ALTRI AMBITI. UN SOLO STUDENTE PER CLASSE IN GENERE SI ORIENTA CON BLUETOOTH, CAVI O PERCORSI DI RETE. QUASI NESSUNO HA ARCHIVI CHE VANNO OLTRE IL TEMPO RECENTE.
Confermo difficoltà simili anche in Segreteria, dove, soprattutto al cambiare delle addette, la ricerca dei documenti porta via ore o giorni preziosi. In quei locali l'uso del desktop non è esclusivo, essendo state create numerose cartelle all'interno della cartella Documenti di Windows, ma raramente si vedono sottocartelle e sconosciuto, credo, resta l'uso di indicizzazione e back-up. Immagino che al momento del ricambio dell'Hardware, purtroppo ben più rapido che nell'ambito didattico, si usi qualche chiavetta personale delle segretarie per spostare qualcosa che in quel momento pare utile. Ancora distante la possibilità di trasferire in elettronico l'enorme archivio cartaceo che ha già cannibalizzato spazi della scuola fino a poco tempo fa destinati alle attività di laboratorio, potenziamento e recupero.
UTILISSIMA, ANCHE PER ME, LA TRATTAZIONE DI SISTEMI DI INDICIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE E BACK-UP. In ambito windows mi ero trovato bene con Acronis, col quale ho recuperato PC con crash dell'Hard-disk imminenti. Non mi oriento ancora bene in tal senso con gli analoghi programmi per Linux, al quale vorrei riuscire a migrare meglio.

Saluti e grazie ancora per il prezioso e sempre più ricco lavoro di questo gruppo,
Fabrizio Griggio.

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