Programa Para Llevar La Contabilidad De Una Comunidad De Vecinos
Chamar Riche
Como ya sabemos, dentro de las diferentes funciones que un administrador de fincas puede abarcar, la contabilidad en las comunidades de propietarios es una de ellas. En concreto, quizs podramos decir que es una de las ms importantes, y tambin, de las que suele traer ms dolores de cabeza.
En el siguiente post trataremos de mostrar cmo llevar una correcta contabilidad conociendo las obligaciones contables, quin est obligado a participar en la contabilidad, cules son los mejores programas de contabilidad, etc. Tambin revisaremos los libros de cuentas de las comunidades de propietarios y, por ltimo, analizaremos cundo debe rendir cuentas sobre esta contabilidad un administrador de fincas.
La legislacin espaola obliga a toda empresa a presentar sus cuentas anualmente, sin embargo, las comunidades de propietarios no tienen personalidad jurdica propia, esto significa que, de momento, no tienen obligacin de presentar dichas cuentas.
No obstante, el que no estn obligadas a presentar las cuentas anuales ante el registro mercantil, no quiere decir que no sea recomendable llevar las cuentas en perfecto estado de revista. Este aspecto nos permite inferir en la primera obligacin contable, en la que todos los propietarios tienen derecho de conocer el estado de las cuentas de la comunidad para estar al tanto del balance de ingresos y gastos.
Otra de las obligaciones contables es la que permite al presidente de dicha comunidad ser la persona autorizada en la cuenta corriente de la entidad bancaria respectiva. De este modo, cuando se produzca el relevo de la presidencia, que suele ser con carcter anual, tanto el presidente entrante como el saliente debern acudir al banco y cambiar el nombre por el del presidente entrante que ser la persona autorizada en dicha cuenta bancaria.
Tambin cabe destacar que, de la unin de las anteriores obligaciones contables, nace una nueva en la que todos los propietarios tienen derecho a solicitar al presidente la informacin sobre el estado de las cuentas. ste, a su vez, tiene la obligacin de proporcionarla, por el contrario, ningn propietario podr recibir informacin contable directamente de la entidad bancaria.
En los ltimos aos, gracias a la transformacin digital y la modernizacin de los procesos que estn experimentando los despachos y administradores de fincas, existen programas de contabilidad para administradores de fincas. Este tipo de herramientas facilitan enormemente las tareas contables y de administracin, permitiendo llevar un control de pagos, estableciendo unos prorrateos y clculos de cuotas entre otras funciones.
Por tanto, hoy en da se hace imprescindible contar con este tipo de programas que simplifican estas tareas, agilizan los trmites y adems nos permiten tener un cmputo global del estado de cada una de nuestras comunidades de propietarios de un solo vistazo.
En este punto es realmente importante comentar la seleccin del mtodo de firma electrnica que vayamos a utilizar ya que firmar con firma avanzada, o bien, con certificado digital ser el modo ms seguro. A travs del certificado digital de CAFirma es posible trabajar en la nube con plena seguridad y firmar desde cualquier dispositivo mvil, contando con una auditora de quin, cundo y para qu ha usado el certificado.
En primer lugar, es recomendable realizar un Plan General Contable. Se trata de generar una plantilla en la que figuren los gastos, ingresos, cuentas con gastos especiales, extras a tener en cuenta, derramas y otros campos de inters para obtener una visin global. Como ya hemos dicho, cada ao debemos cerrar el periodo contable, esto significa que una vez cerrado el periodo contable anual, ya no podr modificarse. Por eso es importante llevar una supervisin mensual e ir controlando cada uno de los pagos etc.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que cada ejercicio contable tendr un Libro Diario distinto lleno de asientos contables. Por regla general tendremos 3 asientos contables especiales en cada uno de estos ejercicios:
El asiento de regularizacin, como su nombre indica, regula todas las cuentas de gastos e ingresos para dejarlas a cero. De ese modo se podr comenzar cada ejercicio sin tener que arrastrar datos de ejercicios anteriores.
La participacin en la contabilidad podemos decir que es tripartita. Esto quiere decir que, por un lado, el presidente debe participar en la contabilidad de la forma especfica que hemos mencionado anteriormente. Sin embargo, la legislacin nos indica que existe otro participante, as la ley de Propiedad Horizontal indica lo siguiente:
Por ltimo, aunque la obligacin puede ser discutida, tenemos la figura del administrador de fincas. Si la comunidad de Propietarios se gestiona por un administrador, ste tambin vendr obligado a participar en la contabilidad, pues ser quien gestione la contabilidad de dicha comunidad.
El libro de cuentas viene a ser el almacn de todos aquellos asientos registrales que hemos mencionado anteriormente. Adems, el libro de cuentas tiene como funcin principal resumir todas las operaciones de una comunidad de propietarios, esto es:
Los libros de cuentas deben presentarse a la Junta para que sean aprobados, si bien, la Junta debe recibir el libro con antelacin al da de celebracin de la Junta para que se puedan verlo con detalle y detenimiento.
En trminos generales la rendicin de cuentas de un administrador viene dada por la legislacin, es decir, es un mandatario y se rige por estipulado en el Cdigo Civil, dicho lo cual, el legislador indica:
Pero como ya hemos indicado, esta responsabilidad es a nivel general. Lo que nos importa ahora es conocer su responsabilidad a nivel contable. En este sentido debemos sealar la obligacin del administrador de fincas de devolver la contabilidad y los libros de actas cuando fuese requerido por la comunidad de propietarios.
As pues, cuando la comunidad de propietarios solicita la entrega de la devolucin de la contabilidad, el administrador est obligado a devolver la contabilidad, los libros de actas y la documentacin que se le requiera tras el cese de su cargo, ya que forma parte de su deber de dar cuenta de las operaciones.
Como ya hemos visto, la legislacin nos indica las obligaciones del mandatario y la responsabilidad de su incumplimiento. Sin embargo, no se indica qu obligacin especfica debe cumplir un administrador de fincas para con su comunidad.
Es por ello que ha sido mediante la jurisprudencia donde se ha indicado esta obligacin, es obligado citar las siguientes sentencias en las que se establecen la obligacin del Administrador de fincas de devolver la contabilidad y dems documentacin:
En definitiva, si el administrador de la comunidad es cesado por la Junta de propietarios no puede oponerse a entregar la documentacin de la comunidad, incluso aunque le parezca que el acuerdo de cese tiene defectos. Dicho lo anterior, a quien debe entregar dicha documentacin es al presidente de la comunidad, no a cualquier otro vecino.
Fynkus realiza la gestin de comunidades gratis para administradores de fincas, en una de sus versiones, as que sin lugar a dudas fynkus est entre los mejores programas contables gratuitos para fincas.
Este sera un primer paso que seguramente este muy bien en tus inicios, pero a medida que lleves mas y mas comunidades de propietarios echaras en falta algunas funcionalidades que estn en la versin pro, como la descarga y categorizacin automtica de movimientos del banco.
Tener toda tu base de datos de comunidades en un sistema en la nube (totalmente en Internet) sin la preocupacin de que necesites tener un sistema operativo determinado o que tengas que descargar copias de seguridad continuamente es otra cualidad a tener muy en cuenta.
En estos dos ltimos aos se esta valorando tambin muchsimo entre las comunidades de vecinos el tema de que la aplicacin tenga una APP. Desde el punto de vista del Administrador es importante que esta App suponga un ahorro de trabajo y no sea una carga mas, asi que en Fynkus las cuentas de usuarios es algo de lo que el Administrador de fincas no se tiene que preocupar, ya que el programa lo hace solo.
Por supuesto para acceder a estas funcionalidades EXTRA, tendrs que pagar algo, pero te podemos asegurar que te valdr mucho la pena. Normalmente el pago es por comunidad y el desembolso es bastante asequible, asi que esto no te debera de preocupar.
Aunque parezca fcil, te aseguramos que cada software de administracin de comunidades es distinto y por ese motivo no puedes basar tu decisin en el precio o en una funcionalidad concreta, ya que hay otras cosas ms importantes a tener en cuenta.
Y es que no estamos buscando un software de gestin y ofimtica como microsoft Office, o una aplicacin para hacer algo muy concreto como adobe Reader. Lo que un administrador de fincas realmente quiere es una herramienta o una plataforma en la que pueda gestionar de una manera gil y sencilla toda la informacin de sus comunidades de propietarios.
El Administrador de fincas 4.0 ha de ser mas ambicioso y debe de buscar esa plataforma que le permita tener en su cartera comunidades eficientes en la que predominen vecinos satisfechos con su gestin de la comunidad de propietarios.
Gestionar comunidades, no es algo tan automtico, y requiere de muchas habilidades interpersonales que necesitan de un sistema que nos aporte la seguridad de que la informacin de los usuarios, est bien gestionada, que no tiene nada que ver con las copias de seguridad.
Pregunta por las nuevas funcionalidades. Muchas veces es ms importante una aplicacin que igual no tenga una funcionalidad concreta pero veas que en pocos meses no solo va a tener esa caracterstica sino que va a ampliar muchas ms.
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