轉載【聯強觀念短語】不系統化管理部門，是主管怠惰

[ICe]

 作者：杜書伍 (聯強國際集團總裁兼執行長)

 

　　主管管理一個部門要完整，必須有一套系統化的方法，才能將部門管理的方方面面都兼顧到，不會因為疏於檢核，形成不作為甚至藏污納垢，等到出現問題，將可能對部門甚至公司帶來很大的影響。

 

　　不能系統化管理部門的主管，除不願、不習慣去學習如何「系統化管理」外，最主要是習慣於「憑感覺做事情」，也就是「想到甚麼才去管甚麼」。所以，當很多地方沒想到時，就不會去管；等到出現問題了，他才會去管。

 

　　漸漸的，當各種問題陸續出現，主管就忙於處理問題；回過頭來，原先有注意的方面變成無暇關注，導致原來沒問題的地方也變成有問題…，漸漸的演變成被問題追著跑，一邊解決了、另一邊又生出新的問題。因此，這樣的主管就形成無法「主導性的全面管理部門」；而是像救火隊一樣「被動性的被問題追著跑」，完全被問題控制他的行為，主導他的時間分配。

 

　　久而久之，我們就會發現這樣的部門因為到處是問題，主管對有些問題便無暇處理、無力處理，變成不處理的、擺著爛…。緊接著，便連帶影響其他協同運作的單位…。當然，這種問題重重的部門，對於上級要求推動執行的事物，怎麼可能會有好的執行成效？

 

　　以上這種問題部門的典型現象，源頭便出在主管是靠感覺、即興式的管理模式。這種部門的主管，其人格特質本身也屬於自律性差、低自我期許、不思積極提升；即便將一個體質健全的部門交給他，終究也會每況愈下，淪為問題部門。

 

　　所以，一個主管不願自我要求學習建立「系統化管理」部門的模式方法，不但是主管怠惰，也將變成不適任的問題主管。同理，同仁對於自身的工作內容，若不建立系統化管理的模式與習慣，同樣也會處於掛一漏萬、忘東忘西、窮於應付工作的窘境，必然是一個效率不彰且頻出紕漏的問題員工，遲早要被淘汰。(Y130805)

 

　　

(本文取材自「聯強觀念短語」，為聯強國際集團內部管理課程主題)

[nono]

系統化管理，SOP？

很久很久以前，我因沒有電腦QB被當，所以為了他我買電腦，接觸到所謂的模組化程式，寫模組可以有效運用且可再利用，但有個問題，小程式若用模組去做變得很沒效率(一行程式變成要10行)，所以我問了老師，實務上簡單程式有必要模組化嗎？老師回答說：當然不用，就像小公司並不需要SOP或ISO一樣，不一樣的規模才用不一樣的方式，不然只是浪費時間與精力。

那家很大的租賃影印機公司就面對過這狀況，20人變200人變500人，管理出問題，舊的那套行不通，一直在標準化流程，但一直上有政策下有對策，雖曾建議過但沒有付諸執行過。我建議是維修與收款分開，工程師專心維修提升良率，工讀生專心收款即送碳粉且一區2個，一人只顧150~180家，主管不出門，只處理換機換合約與檢視合約，分區教育電腦與網路問題，不寫報表不打卡不開會但須回報與聯絡........

總之，不管如何，需要在位者認同才可以執行，不然都白說

以上愚見參考

PS.魚與熊掌不可兼得，給自由換熊掌，不然只能拿到魚