Erasmus+ Başvuru Sürecinde İzlenecek Adımlar
Oğuzhan ORENLI
Erasmus+ Programı’na başvuru için aşağıdaki basamaklar takip edilmelidir:
1- Başvuru Öncesi Kayıt İşlemi
2- Program Ölçütlerine Uygunluk Kontrolü
3- Mali Şartların Kontrolü
4- Başvuru Formunun Doldurulması ve Gönderilmesi
1- Başvuru Öncesi Kayıt İşlemi
Erasmus + Programından yararlanmak isteyen tüm kurum/kuruluş/gruplar Avrupa Komisyonunun aşağıda belirtilen adımları izleyerek kayıt olmalı ve ilgili yasal ve finansal belgeleri kaydetmelidir.
- İlk Adım: ECAS'e Üye Olunması
https://webgate.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
adresinden Avrupa Komisyonu Doğrulama Hizmetine (ECAS: European Commission Authentication Service) üye olunuz.
Adım adım ECAS'a nasıl üye olabileceğinizi ve daha sonraki bölümlerde anlattığımız veritabanına kayıt işlemi ile birlikte PIC numarasını nasıl alabileceğinizi açıklayan videoyu izlemek için aşağıdaki bağlantıya yıklayınız:
Videolu anlatım: ECAS'a üyelik ve PIC no Alımı
İlgili kullanıcı kılavuzuna ise buraya tıklayarak ulaşabilirsiniz.
- İkinci Adım: Veritabanına Kayıt Olunması
http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html
adresinden kuruluşunuzu/grubunuzu veritabanına kaydediniz. Bunu yapmak için ilgili sayfada "REGISTER ORGANISATION" butonuna tıklayınız. Yardım için ilgili kullanıcı kılavuzuna buraya tıklayarakulaşabilirsiniz.
Başvuru sahipleri kayıt sırasında aşağıdaki belgeleri doldurarak sisteme yüklemelidir.
a) Tüzel Kişilik Formu :
Bu belge Avrupa Komisyonu internet sayfasında http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_en.cfmadresinde yer almaktadır.
b) Finansal Bilgi Formu:
Bu belgehttp://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_en.cfmadresinde yer almaktadır.
c) İlave Belgeler (Proje toplam hibesi 60.000 Avro’dan fazla ise gereklidir): Başvuru sahibi kuruluş finansal kapasite analizi yapılabilmesine yönelik aşağıdaki belgeleri de sisteme yüklemelidir (Kamu kurumları, gruplar ve uluslararası kuruluşlar hariç).
- Kuruluş yasal temsilcisi kuruluşlarının projeyi gerçekleştirmek için yeterli idari kapasite ve finansal yeterliliğe sahip olduğuna dair bir doğruluk beyanı imzalayarak sunacaktır.
- Bilanço esasına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait bilanço belgesi sunacaktır. Bilançonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan bilançolar da kabul edilecektir.
- İşletme defteri hesabına göre çalışan kuruluşlar son bir yıla ait işletme hesabı tablosu (gelir/gider tablosu) sunacaktır. Tablonun aslı veya noter onaylı sureti sunulacaktır, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı olması esastır, ancak, biri muhasip üye ve diğeri yasal temsilci olmak üzere iki yetkilinin imzasını taşıyan tablolar da kabul edilecektir.
Adım adım nasıl PIC numarası alacağınızı anlatan videoyu izlemek için buraya tıklayınız.
2- Program Ölçütlerine Uygunluk Kontrolü
Başvuru sahipleri başvuru öncesinde aşağıdaki ölçütleri sağlamalıdır:
a) Uygunluk Ölçütleri
Uygunluk ölçütleri genel olarak proje türü, hedef grup ve böyle bir projeye hibe sağlamak için gerekli başvuru şartları ile ilgilidir. Eğer projeniz bu ölçütleri karşılamıyorsa, değerlendirmeye alınmaksızın reddedilir.
b) Eleme Ölçütleri
Başvuru sahipleri Avrupa Toplulukları genel bütçesinde uygulanan AB Finans Yönetmeliğinin 106 ve 107. Maddelerinde belirtilen şartlarda olmadıklarını beyan etmek zorundadırlar. Başvuru sahipleri program kılavuzunun C bölümü Eleme Ölçütleri kısmında yer alan şartların herhangi birinin kapsamında iseler, Erasmus+ Programında yer almaktan men edileceklerdir.
c) Seçilme Ölçütleri
Seçilme ölçütleri, başvuru sahibinin projesini tamamlayacak finansal ve idari kapasiteye sahip olup olmadığının Ulusal Ajans tarafından değerlendirilmesine imkân verir.
Finansal kapasite, başvuru sahibinin proje boyunca kendi faaliyetlerini sürdürmesine imkân verecek düzenli ve yeterli mali kaynaklara sahip olması anlamına gelmektedir. Finansal kapasite kontrolü kamu kurumları ve uluslararası kuruluşlar için yapılmaz.
İdari kapasite, başvuranın öngörülen projenin yürütülmesi için gerekli mesleki / kurumsal yeterlik ve yetkinliğe sahip olduğunu göstermesi anlamına gelmektedir.d) Hibe Ölçütleri
Hibe ölçütleri, Erasmus+ Programı çerçevesinde Ulusal Ajansa hibe almak üzere sunulan projenin kalitesini değerlendirme imkânı veren göstergelerdir.
Hibe ölçütleri internet sitemizde yayımlanacaktır.
3- Mali Şartların Kontrolü
Hibe, aşağıdaki türlerden herhangi birinde olabilir:
- Belgelendirilmiş (gerçek) masrafların belli bir oranının ödenmesi
- Kişi / gün / ülke / ortak vs. başına belirlenmiş tutarlar (Birim masraf ölçeği) temelinde ödeme
- Götürü miktarlar
- Düz oranlı finansman
- Üsttekilerin bileşimi.
Yeni programda seyahat bütçesi kilometre aralıklarına göre belirlenmiş sabit miktarlar üzerinden hesaplanacaktır. İki şehir arası mesafe (km) aşağıdaki sayfada şehir bilgileri girilerek bulunabilir:
http///www.ua.gov.tr/distance
Mali şartların detayları için program kılavuzunda ilgili faaliyetin finansman kuralları bölümünü inceleyiniz.
4- Başvuru Formunun Doldurulması ve Gönderilmesi
- Başvuru formu indirilmeden önce başvuru öncesi kayıt işlemi yapılmalıdır.
- Erasmus + Programının her bir alt faaliyeti için TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemi'ne kayıt olunarak başvuru formu indirilmelidir. Başvuru formları henüz yayımlanmamıştır. (25.02.2014 tarihinde yayımlanması planlanıyor)
- Başvuru formu doldurulurken program rehberi ve ilgili başvuru kılavuzları dikkate alınmalıdır. Rehber ve kılavuzlara ulaşmak için tıklayınız.
- Başvuru esnasında gerekli olan tüm ek belgelerin de başvuru formuna eklenmesi gerekmektedir (Belge ekleme işlemi pdf formatındaki başvuru formunda yer alan “Ekler” bölümünden yapılmalıdır). Eklenmesi gereken belgeler:
a) Başvuru formu doğruluk beyanı sayfasının imzalanıp taranmış hali,
b) Program Kılavuzu ve Başvuru Rehberinde belirtilecek diğer ek belgeler. - Başvuru formlarının üzerindeki “Gönder (Submit)” butonuna basılarak çevrim içi gönderim yapılmalıdır.
- Başvuru formunun gönderim işleminin tamamlanabilmesi için formun ayrıca TURNA Elektronik Proje Yönetim Sistemine de yüklenmesi gerekmektedir.
- Tüm başvurular çevrimiçi yapılacak olup, başvuru formları kâğıt çıktı olarak gönderilmeyecektir. Posta, kargo, faks veya e-posta ile gönderilen başvuru formları kabul edilmeyecektir.
Başarılar dileriz.