Workflow für automatisierten Belegimport

[KMSR]

Die verpflichtende E-Rechnung hat mich dazu gebracht, über den Workflow meiner Buchhaltung nachzudenken. Nach ersten zarten Versuchen des Bankdatenimports zeigten sich bald erste Inkonsistenzen, z.B. die Frage, wie man denn nun mit Zahlungsbelegen umgeht, die kein Eingangsdokument erzeugen (Tankquittungen per Bankkart, Barquittungen für Bewirtungen, Reisenebenkosten, etc.). Schnell kommt sa die Idee auf, die Daten und Belege in einem einheitlichen Workflow nach JES-EüR zu exportieren und durch ersetzendes scannen wo möglich auf Papier zu verzichten. Das ganze zwingend auf Linux basierend und opensource.

Was bisher funktioniert: Belege mittels Fairscan über das Android Mobiltelefon einscannen und per USB-Kabel nach paperless-ngx. Das automatisierte Daten-Auslesen der pdf's will ich morgen angehen. In paperless könnten auch Kontoauszüge und ähnliche Dokumente abgelegt werden. Damit will ich weitestgehend Revisionssicherheit erreichen. Und wenn das funktioniert, warum soll man die Kontodaten nicht auch auslesen können und damit den Zahlungsfluss für die USt-VA nutzen können?

Hat schon jemand Erfahrungen damit gemacht und kann mir den einen oder anderen Tipp gegeben was nicht funktioniert? Endziel soll sein, Eingangs- wie Ausgangsrechnungen, Zahlungsbelege und Geldfluss weitgehend automatisch nach JES zu bringen und die USt-VA dann ebenfalls mit wenigen Klicks direkt nach Elster zu exportieren. Wenn das geht, sollte auch die USt-Erklärung und EÜR kein Problem mehr sein.

Ich bin kein Linux-Spezialist und deswegen für praxisnahen Austausch ohne nerdiges Fachvokabular dankbar.

[René Neumann]

Am 20.04.26 um 20:07 schrieb KMSR:

Was bisher funktioniert: Belege mittels Fairscan über das Android 
Mobiltelefon einscannen und per USB-Kabel nach paperless-ngx.

Hinweis: Die App "Paperless Mobile" wird wieder aktiv weiterentwickelt und eignet sich für mobil-gestützte Workflows hervorragend. Die ist auf dem Handy auch per "Teilen" erreichbar, so dass man zB Rechnungen u.ä. (wenn man eh gerade einen Blick wirft), einfach per "Teilen" nach Paperless einspielen kann.

Je nachdem, wo der paperless läuft spart man sich so das Gewusel mit Kabeln.

 Das automatisierte Daten-Auslesen der pdf's will ich morgen angehen.

So lange eRechnung auch im Eingang nicht Standard ist (ich habe bisher zwei Anbieter gesehen, die ZUGFeRD-PDFs verschicken), bin ich unsicher wie das automatische Auslesen funktionieren soll. Klar, mittels Machine Learning klappt das sicherlich in 80% der Fälle, aber 20% mit falsch ausgelesenen Daten würde ich persönlich nicht riskieren. Vor allem wenn das auch vollautomatisch weitergehen soll (und nicht zB. nur der Erstbefüllung dient).

 In 
paperless könnten auch Kontoauszüge und ähnliche Dokumente abgelegt werden. 
Damit will ich weitestgehend Revisionssicherheit erreichen.

Mach ich so, klappt gut. Ich gebe die Dokumenten-ID auch immer in JES mit ein, damit ich einfach einen Beleg dem Dokument in Paperless zuordnen kann (und hab in Paperless umgedreht ein Feld "JES-Buchung" um ein Beleg auch einer Buchung zuordnen zu können).

Ich hatte letztes Jahr für JES bereits einmal den Wunsch zur Unterscheidung der Beleg-ID nach "intern" und "extern" gewünscht (damit sowohl Rechnungsnr als auch meine Dok-ID Platz finden). Das wurde leider ablehnend beschieden, seitdem trage ich das einfach mit '/' getrennt zusätzlich ins Beleg-ID-Feld.

 Und wenn das 
funktioniert, warum soll man die Kontodaten nicht auch auslesen können und 
damit den Zahlungsfluss für die USt-VA nutzen können?

Als ITler würde ich da aber sagen: Nicht durch Auslesen der Kontoauszüge. Gibt entsprechende Schnittstellen der Banken für sowas: HBCI/FinTS die althergebrachte (bietet nicht jede Bank), X2A die neue (müssen die verpflichtend bereitstellen). Auf diesem Wege arbeiten auch alle Apps/Programme, die einem die Kontodaten bereitstellen.

nach JES zu bringen und die USt-VA dann ebenfalls mit wenigen Klicks direkt 
nach Elster zu exportieren.

für USt-VA in JES hab ich das hier mal gebastelt: https://github.com/Necoro/jesva 

Fällt für dich aber evtl. unter "nerdige Lösung" und ist auch außerhalb meines eigenen Workflows nicht getestet.

Wenn das geht, sollte auch die USt-Erklärung 
und EÜR kein Problem mehr sein.

Das wird schwieriger in der Automatisierung. Hatte zu mindestens mal für UStE auch versucht das in JESVA einzubauen, aber da wird keine Schnittstelle bereitgestellt. Für die direkte Abgabe bräuchte man einen ERiC-Client und das ist ... Arbeit (und nicht so einfach legal als open source zur Verfügung zu stellen, weil man da Bibliotheken der Finanzverwaltung mit ausliefern muss).

Für EÜR kommt natürlich noch das Thema "Klassifizierung" der Belege (und evtl. Aufteilung & Co) hinzu. Da ist durchaus richtig Musik drin.