Formal gesehen ist die Erstattung der Fahrtkosten einfach eine Einnahme, die man auf Konto 500 buchen kann.
Wenn es zwei Vorgänge sind, würde ich auch zwei Buchungen dafür machen und nichts zusammenfassen.
Wichtig: Auf die Umsatzsteuer achten! Bei mir ist es z.B. so, daß ich für eine Bahnfahrt nur 7% USt bezahle, beim Weiterberechnen aber 19% USt aufaddieren muß, da ich die 19% auch wieder abführen muß. Für den Gewinn spielt die USt aber keine Rolle: Die 19% führe ich ab, die 7% bekomme ich erstattet.