URG : aturan main milist JDC

[heru priyanto]

Dear all,

 

Rekan-rekan JDC grup yang dasyat.... Salam super ! !

 

Dalam lembaran halaman ini, kami --tim administrator milist JDC-- akan coba memberikan sedikit pandangan baru mengenai pemakaian milist, yang tentunya dengan tujuan agar tercapai hasil yang optimal dan lebih baik lagi.

 

Sebetulnya kami hanya meneruskan saran dan masukan --yang bagus sekali-- dari salah satu anggota, yang setelah kami coba 'terawang' lebih jauh, ternyata hal tersebut memang 

diperlukan di milist.

 

Yang akan coba kami 'angkat' adalah tentang "aturan main milist", yaitu sebagai berikut :

 

1. beberapa pedoman yang bisa diterapkan setiap kali akan mengirimkan email, misalnya :

a. sebelum mengirimkan pengumuman atau hal sejenisnya ke milist, mungkin perlu dipikirkan dan dicermati terlebih dulu siapa saja yang yang perlu menerima e-mail tersebut.

Apabila hanya anggota atau tim tertentu saja, maka kirimkanlah ke ybs. saja jangan ke milist karena anggota lain yang tidak merasa berkepentingan dan atau tidak perlu mengetahui lebih jauh ttg informasi tersebut, mungkin akan merasa 'bingung'.  Alasan lain, karena kami khawatir, lama-kelamaan akan banyak e-mail 'penting' yang malah tidak mendapat perhatian karena terlalu banyak e-mail masuk.

 

b. apabila membalas sebuah e-mail pengumuman dari milist, mungkin perlu dipikirkan lagi apakah semua anggota milist perlu menerima balasan e-mail dari yang telah Anda kirim, ataukah --lebih baik-- memberi balasan hanya kepada si pengirim saja.

 

Kedua hal diatas sebenarnya  untuk menghindari "information overload" atau "infoglut" dan riset menyatakan bahwa infoglut menurunkan produktifitas perusahaan karena karyawan sibuk mengurusi e-mail inbox-nya masing-masing.

 

2. selain aturan main diatas, ada juga satu metode lagi yang cukup praktis, yaitu dengan memberi "kode e-mail" pada SUBJECT e-mail.

Caranya begini : beberapa kode ditentukan untuk memberi kriteria pada setiap e-mail yang akan dikirim --dan hal ini bisa diberlakukan juga tidak hanya pada milist saja--, misalnya :

 

JFF : just for fun (kalau ingin menyebar info ringan, guyonan atau hal yang iseng2 saja)

 

URG : urgent  (untuk hal2 yang penting dan harus untuk dibaca segera)

 

ACT : action needed (kategori lebih urgent, karena si pengirim menunggu respon atau balasan dari si penerima e-mail)

 

COM : community (mungkin untuk pengumuman semi-formal yang ditujukan ke komunitas JDC). Misal : pembukaan kolam pancing, spa dll.

 

PSN : personal (untuk pemberian ucapan selamat atau salam perpisahan (resign), ucapan belasungkawa, dll kepada rekan-rekan kita)

 

contoh : PSN : ucapan selamat untuk Pak Yosie dan Ibu Susan

 

Dengan memakai kode e-mail ini, penerima e-mail bisa lebih cepat memutuskan kepentingan masing-masing e-mail sehingga bisa membantu kita untuk mengurangi infoglut.

Demikian mengenai "aturan main" dari milist JDC yang coba kami create dan sosialisasikan kepada rekan-rekan semua. Dan kami harap hal ini bisa berjalan.

 

Akhirnya... kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

 

Best regards,

Tim milist JDC

 

 

     

[Ich Liebe Reinhard]

Saya setuju dengan aturan main seperti yang diusulkan mas Heru.
Salam

Reinhard

Pada tanggal 01/09/07, heru priyanto <herupr...@gmail.com> menulis:

[Januar Darmawan]

Setuju. Usul diapalin. Kalau sering lupa mungkin pakai
2 saja, JFF dan URG.

Salam, JD.

____________________________________________________________________________________Ready for the edge of your seat?
Check out tonight's top picks on Yahoo! TV.
http://tv.yahoo.com/

[Januar Darmawan]

Setuju. Usul diapalin. Kalau sering lupa mungkin pakai
2 saja, JFF dan URG.

Salam, JD.

--- heru priyanto <herupr...@gmail.com> wrote:

____________________________________________________________________________________
Need a vacation? Get great deals
to amazing places on Yahoo! Travel.
http://travel.yahoo.com/

[efendy taniza]

Mas Heru Pri, ini masih usul atau sudah aturan main
nya milist?

Bukannya kemarin sudah disepakati juga, bahwa untuk
urusan personal, diluar urusan kerjaan, atau dalam
kategori JFF, PSN, COM selalu kirim email ke JDC
forum? Kalo untuk urusan kerjaan ke JDC groups?

Nanti apa ga jadi aturan di atas aturan lagi? Atau
kita pilih salah satu aja? Jadi ga terlalu ribet gitu
lho Mas.

Salam,

ET

____________________________________________________________________________________
Park yourself in front of a world of choices in alternative vehicles. Visit the Yahoo! Auto Green Center.
http://autos.yahoo.com/green_center/

[Fransiskus Kenny]

Dear Partners,

 

Training and Development sekali lagi ingin mengingformasikan Prsentasi TQM vol.3 yang akan diadakan

 Hari/ Tanggal  : Selasa 4 September 2007

 Waktu           : 10.00-12.00

Tempat           : Ruang Serbaguna JDC Sentul

 

Harap datang tepat waktu

terima kasih atas perhatiaannya

 

 

 

 

Salam Sejahtera

 

 

 

Kenny Sinatra

( Magang ) Training n Development Department

 

 

 

 

 

 

---

Be a better Globetrotter. Get better travel answers from someone who knows.
Yahoo! Answers - Check it out.

[Yogie gunawan]

YTh. Mas Heru

Bener sekali dengan yang dikatakan mas Efendi.

Berhubung sekarang kita kan sudah memiliki 2 milis yakni untuk formal dan informal, maka menurut saya untuk apa dipakai lagi pengelompokan-pengelompokan JFF,PSN dan Com?

karena menurut saya seharusnya untuk semua itu seharusnya sudah bisa dipilah untuk lebih baik masuk ke forum saja bukan group.

sebaliknya untuk milis groups memang lebih baik untuk dilakukan subject berdasarkan tingkat kepentingan, karena seringkali message yang masuk  terlalu banyak jadi malas untuk dibaca.

 

Dan mungkin sebaiknya sosialisasi untuk melakukan message mana yang pantas untuk formal dan informal harus lebih ditingkatkan lagi.

 

ok sekian deh opini saya,

 

bravo untuk komunitas JDC

Yogie Gunawan

heru priyanto <herupr...@gmail.com> wrote:

---

Luggage? GPS? Comic books?
Check out fitting gifts for grads at Yahoo! Search.

[heru priyanto]

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas respon dari rekan-rekan...

 

Dan untuk menanggapi pertanyaan dari rekan ET, berikut jawaban kami :

Pertama :

hal ini sebenarnya akan menjadi aturan main milist yang coba kami sosialisasikan terlebih dahulu ke rekan-rekan, dan setelah hasilnya positif maka kami menetapkannya sebagai aturan main milist dan mulai kami berlakukan sekarang.

 

Kedua :

iya betul, mengenai milist memang sudah kami bagi menjadi 2 groups yang telah dibedakan fungsinya. 1 groups untuk fungsi formal (yang menyangkut dengan pekerjaan) dan yang lainnya sebagai fungsi informal (informasi diluar pekerjaan).

Sampai sekarang, kami tetap memakai 2 groups tersebut untuk fungsi diatas, dan tujuan dari "aturan main" yang baru ini adalah sebagai 'penyempurna' saja.

Dan pembagian kode untuk subject e-mail adalah sebagai berikut :

URG dan ACT ditujukan ke milist formal (jdc_...@googlegroups.com) sedangkan untuk

JFF dan PSN masuk ke milist informal (jdc-...@googlegroups.com).

Dan khusus untuk COM, bisa dialamatkan ke milis formal dan milis informal berdasarkan dari sifat dan tujuannya. Untuk milist formal, misal untuk pembukaan kolam pancing dan undangan 17an. Dan contoh lain untuk informal, misal undangan syukuran menikah atau kelahiran anak. 

 

Demikian dari kami, terima kasih.

 

Salam,

Tim administrator milist    

 

[efendy taniza]

Dear heru Pri, Ga bisa singkat HP, karena ntar juga
pak Heru Pamenang naggapin. Hehehehe

According to my opinion, it still too 'njelimet'. Why?
Kita udah harus milih alamat email yang tepat untuk
formal maupun informal. Udah itu harus dibagi lagi
macem macem.

I think, kalo formal, masalah kerjaan, dan emang untuk
konsumsi semua anggota milist, bukannya sebaiknya
semua membukanya dan membacanya.

Tapi kalo untuk personal, untuk community, dimana kita
kirimnya ke forum, yah itu udah jadi pilihan kita mo
membca atau mo delete aja.

So yah pilih salah satu cara aja. Misalnya, kalo mo
milistnya dibedain, ya udah dibedain aja. But kalo mo
judul dibedain, ya judul dibedain aja antara yang
formal dan informal. Jadi ga usah sampe dobel dobel
gitu, supayan ga ngebingungin dan jadi ribet.

ET
Simple is Perfect :p

=== message truncated ===

____________________________________________________________________________________
Boardwalk for $500? In 2007? Ha! Play Monopoly Here and Now (it's updated for today's economy) at Yahoo! Games.
http://get.games.yahoo.com/proddesc?gamekey=monopolyherenow

[Fransiskus Kenny]

Dear Partners,

 

Training and Development sekali lagi ingin mengingformasikan Prsentasi TQM vol.3 yang akan diadakan

 Hari/ Tanggal  : Selasa 4 September 2007

 Waktu           : 10.00-11.30

Tempat           : Ruang Serbaguna JDC Sentul

 

Harap datang tepat waktu

terima kasih atas perhatiaannya

 

 

 

 

Salam Sejahtera

 

 

 

Kenny Sinatra

( Magang ) Training n Development Department

 

 

 

 

 

 

---

---

Yahoo! oneSearch: Finally, mobile search that gives answers, not web links.

[edward kusuma]

Yth., Heru Priyanto

Saya setuju dg Efendy, dg pembagian dua milist yang satu utk formal dan satunya utk informal sudah ckp!

klu terlalu byk singkatan takutnya malah bingungin temen2!

 

Regard,

 

Dandy P.K

(Evo-Mark)

Dear heru Pri, Ga bisa singkat HP, karena ntar juga
pak Heru Pamenang naggapin. Hehehehe

According to my opinion, it still too 'njelimet'. Why?
Kita udah harus milih alamat email yang tepat untuk
formal maupun informal. Udah itu harus dibagi lagi
macem macem.

I think, kalo formal, masalah kerjaan, dan emang untuk
konsumsi semua anggota milist, bukannya sebaiknya
semua membukanya dan membacanya.

Tapi kalo untuk personal, untuk community, dimana kita
kirimnya ke forum, yah itu udah jadi pilihan kita mo
membca atau mo delete aja.

So yah pilih salah satu cara aja. Misalnya, kalo mo
milistnya dibedain, ya udah dibedain aja. But kalo mo
judul dibedain, ya judul dibedain aja antara yang
formal dan informal. Jadi ga usah sampe dobel dobel
gitu, supayan ga ngebingungin dan jadi ribet.

ET
Simple is Perfect :p

---

Kunjungi halaman depan Yahoo! Indonesia yang baru!

[Retno Palupi]

OK, setuju, thanks atas follow up nya

yang penting kita sudah berusaha melakukan perbaikan, sehingga email ini lebih teratur

 

BR

Retno Palupi

 

[primiladini nareswari]

dear heru,

 

menurut saya sih, itu ide yang bagus untuk membuat milist qt lebih rapi dan teratur.dengan adanya spesifikasi email seperti itu, jadinya orang lebih bisa lagi memilah2 mana yang harus dikirimkan,mana yang harus diberi tanggapan segera serta menggunakan 2 milis qt sesuai dengan fungsi dan porsi yang seharusnya.

 

selain itu juga, mungkin bagi orang2  yang menggunakan 1 email untuk bergabung di 2 millist tersebut lebih bisa memilih untuk membuka "email2" yang dianggap penting dan berhubungan dengan pekerjaan mereka,jadi gak banyak buang waktu untuk buka email aja.(mengingat banyaknya rekan-rekan qt yang sangat sibuk :p)

 

at least, improvement lah buat milist qt,mudah2an ke depannya ada improvement yang lebih baik lagi..:)

 

best regards

mila

[yosie]

Dear all,

 

Guys, Considering your comments…..

I encourage You all, “let’s do it”.

How can we know the effectiveness of ‘pak de heru pri’ suggestion, if we don’t try first.

 

Let’s try from now, or never JJJ

PDSA cycle lah…ok pak/bu?

 

Have a great day,

All the best,

yosie

[heru priyanto]

Selamat siang rekan-rekan,

Kami langsung menanggapi saja ya...
Sebenarnya back to the concept sih, artinya memang pada awalnya kami sudah membagi jadi 2 untuk milist yang tentunya ditentukan disesuaikan juga dengan kondisi dan tujuannya.

Pertama kali milist JDC cuma ada 1, terus ada improvement dan disesuaikan dengan keadaan yang ada akhirnya (sampai sekarang) ada 2 milist.
Dan sekarang (seiring berjalannya waktu pula)... kami mencoba untuk melakukan improvement lagi dengan memberikan kode pada SUBJECT e-mail yang akan dikirimkan,
--sebenarnya, kami harapkan kode ini tidak hanya digunakan di milist saja tapi bisa digunakan juga untuk kode subject email yang ditujukan ke rekan2 kita atau ke 1 tim tertentu yang masih tergabung dalam payung JDC grup-- dengan tujuan... begitu rekan kita membuka (melihat inbox) email, ybs sudah langsung tahu bagaimana sifat e-mail tersebut dan langsung bisa memberi respon (reply dan atau mungkin langsung men-delete) terhadap e-mail tsb.
Dengan demikian si penerima tidak perlu membuka (mengetahui lebih lanjut) apa itu isi e-mail yang diterima, karena kadang subject di e-mail kurang sesuai dengan isinya sehingga si penerima terkadang suka 'mengabaikan' e-mail tsb. Hal ini mungkin bisa menjadi pertimbangan dari segi efektifitas dan efisiensi waktu.

Kemudian kalau untuk kode pada subject e-mail, apa perlu untuk dipangkas dan dinormalisasikan? Kalau memang begitu keadaannya...mari kita bersama2 mencari solusi untuk memecahkannya. Karena dasar yang kami pakai untuk kode subject e-mail adalah dari hasil pemetaan kebutuhan yang ada dan mungkin ada dimilist kita. Tidak terlalu simple dan juga terlalu 'berlebihan', sesuai dengan porsinya.

Dengan banyaknya usulan yang masuk terutama tentang ke-efektifan dan kegampangan, maka dalam waktu dekat kami akan segera merealisasikannya.
Yaitu dengan hanya menggunakan 1 alamat milist saja (jdc-...@googlegroups.com) dan 'melenyapkan' milist yang lainnya yaitu jdc_...@googlegroups.com.
Kenapa kami memutuskan memakai nama jdc-forum?
Karena milist ini merupakan media komunikasi dan forum anggota JDC grup, serta menurut kami nama tsb sesuai.
Atau mungkin ada rekan2 yang punya usulan nama lain ?? Mohon untuk diteruskan ke kami dan untuk kita diskusikan bersama2...
Aturan pemakaiannya, dengan cara memberikan KODE SUBJECT pada tiap e-mail yang akan di-posting ke milist. Anggaplah sekarang ini sebagai sosialisasi dan melatih kebiasaan terlebih dahulu untuk selalu menuliskan kode pada e-mail yang akan dikirimkan baik ke milist ataupun ke rekan2 kita.

Untuk alamat e-mail yang nantinya didaftarkan ke milist JDC juga harus sama. Yaitu  dengan menggunakan alamat 1 webhosting saja dan rencananya menggunakan jdcteam.com. (c// : herupr...@jdcteam.com)
Kenapa kami menggunakan alamat tsb?
Singkat saja, karena alamat tsb telah ada dan siap untuk digunakan. Untuk pengurusannya adalah menjadi tanggung jawab kami.         
Kenapa kami ingin seragam?  Karena jujur saja, kadang kami masih bingung dengan nama e-mail dan nama pengguna sebenarnya karena selama ini e-mail yang terdaftar masih 'umum'.

Demikian dari kami dan terima kasih atas masukan, saran dan himbauannya.
Dan yang pasti adalah ini semua kami lakukan dengan tujuan agar terciptanya suatu keadaan yang lebih baik bagi milist JDC ini.

Salam super dasyat !!

[efendy taniza]

Dear Heru Pri,

As I know, if we use @jdcteam.com, we don't have to
use googlegroups anymore. We can group email using our
mail server.

Maybe you should check first this facility from our
mail server.

We even can group email into several group according
to its recipient, such as:
- j...@jdcteam.com, means we send it to all jdcteam
addresses.
- qui...@jdcteam.com, means we send it to all quindo
team.
- h...@jdcteam.com, means we send it to all hr jdc team.
and so on depend of what kind of group we need to
make, to make sending email easier.

if we use only one group, giving an initial for
subject is important to divide important or junk mail.
but again, please make a standard for the initial,
socialize it, and most importantly keep it simple.

Since jdcteam.com is a mail server for our internal
communication, i think it wouldn't be too many emails
in our inbox. Would you please inform us about our
email account at jdcteam.com, the capacity, and other
information that we need to know.

Sorry, if i talk too much. it's up to you mailist
team...

regards and peace

et

____________________________________________________________________________________
Sick sense of humor? Visit Yahoo! TV's
Comedy with an Edge to see what's on, when.
http://tv.yahoo.com/collections/222

[heru priyanto]

Dear dik Efendy Taniza,

 

thanks banyak ya atas perhatian dan sarannya...

nanti coba saya follow up secepatnya

dan memang ini semua demi kemajuan kita semua :-))

 

Warm rgrds,

Heru Pri

 

On 9/3/07, efendy taniza <efendy...@yahoo.com> wrote:

[Fransiskus Kenny]

Dear Partners

ini 7 tools yang dijanjikan untuk dipelajari

GBU alll

 

nb. selamat belajar yaa

---

Choose the right car based on your needs. Check out Yahoo! Autos new Car Finder tool.