[(2011) Gtd A Arte De Fazer Acontecer David Allen
Everardo Laboy
Todo dia voc decide como quer trabalhar. Para David Allen, autor do consagrado A arte de fazer acontecer, fcil escolher entre trabalhar de forma desorganizada, apressada e estressada, e trabalhar com mais tranquilidade, controle dos processos e qualidade de vida.
Em 10 etapas simples, este guia prtico ajuda voc a entender melhor o GTD e acompanha sua implementao passo a passo, comeando com a papelada que voc no sabe como organizar e avanando at o gerenciamento dos e-mails e de todos os planos e compromissos que fazem parte do seu cotidiano.
Imagine ter um espao mental limpo, possibilitando que voc dedique cem por cento da sua ateno e energia s tarefas. Quando voc passa a enxergar problemas como projetos e libera sua mente para fazer o que ela faz de melhor, acontece um extraordinrio salto de qualidade.
Sabe o que existe em um nmero muito maior que as desculpas que podemos inventar para continuar soterrados pela baguna? Informao! ?? Ela est em toda parte: na experincia de quem fera no assunto, nos cursos, livros, filmes, sries, redes sociais, canais no YouTube... Alm do desejo pessoal, o hbito de ser mais organizado exige conhecimento para poder decidir com propriedade o que funciona e no funciona em nossa rotina. Bons livros sobre o tema so A mgica da arrumao: a arte japonesa de colocar ordem na sua casa e na sua vida e Isso me traz alegria, de Marie Kondo; Vida organizada, de Thais Godinho; A arte de fazer acontecer, de David Allen e O poder do hbito, de Charles Duhigg. ??
Comece tambm a acompanhar quem fala sobre isso na rede, ative notificaes e ajude a tornar esse assunto algo natural na sua vida. O BuzzUFC selecionou aqui alguns blogueiros, youtubers e influenciadores digitais que valem a pena seguir:
Depois de comear a reunir informaes hora de comear. Mas calma, jovem! O contrrio de ser um daqueles acumuladores dos programas da TV a cabo no jogar absolutamente tudo fora. ? De acordo com a personal organizer Adriana Castro, no se monta uma rotina de organizao sem um passo a passo gradual, feito aos poucos. "Se voc tira tudo do lugar, cresce a angstia e a tentao de voltar tudo para o lugar sem organizar", ela alerta. Eleja o mtodo que mais lhe agrada.
A dica da Adriana este passo a passo: 1) Desocupar os espaos, fazer a higienizao deles e depois partir para organizao; 2) Organizar tudo por "famlias" (serve para peas de roupa, documentos, utenslios de cozinha); 3) Aplicar tcnicas de armazenamentos como as dobras (rolinho, pacotinho) ou encaixes; 4) Armazenar em produtos organizadores, como caixas, colmeias, nichos, cestas ou cabides, respeitando o tamanho e o material do objeto; 5) Depois disso, voc identifica, assim todo mundo da casa vai saber o que est! ?
Outra dica da organizadora Adriana Castro tem a ver com isso: "Em nossa casa, os objetos de uso frequente precisam ficar mais acessveis, ao alcance da mo, para ganharmos tempo. A roupa de inverno, a loua de festa, a decorao de Natal, que s precisamos raramente, podem ficar quietinhas em reas menos acessveis, como o alto ou a parte de baixo do armrio".
Deixe seu descongestionante nasal a do lado enquanto l as orientaes do Edvander Pires, bibliotecrio da UFC, sobre o local certinho de guardar e como limpar seu acervo. "A primeira dica voc separar para os livros um lugar na sua casa que seja arejado, mas sem a incidncia direta dos raios solares. Voc separa uma mesa, uma estante, jamais ba ou estante de portas fechadas", explica ele.
Sobre a limpeza, que fun-da-men-tal para a conservao, basta contar com um borrifador contendo lcool lquido 70% e tesoura sem ponta (brincadeira, papel toalha). ? Nunca, jamais, NEVER passe diretamente o lcool no livro. Umedea o papel toalha com o lquido para, s ento, pass-lo sobre a superfcie da obra, capa, lombada e rea das folhas.
A Amanda Lima, bacharel em Sistemas e Mdias Digitais, juntou-se ao namorado Wendel Tavares, tambm aluno de SMD, em uma verdadeira fora-tarefa para deixar o quarto antigo com cara de board de decorao do Pinterest. O BuzzUFC conferiu o resultado e, olha... ficou "profissa" o negcio. ? "Chamei meu namorado e colocamos as mos na massa com tutoriais do Pinterest. Fizemos em duas paredes o efeito de cimento queimado e, em outra, tijolinhos 'fake' usando massa acrlica, fita crepe e tinta. Duas tendncias que adoro e agora me fazem ter um quarto do jeitinho que queria, gastando superpouco", conta a ex-aluna da UFC.
Amanda, o boy e mais um monte de gente mundo afora so adeptos da tendncia Do It yourself ou "faa voc mesmo". A internet basicamente composta de vdeos de gatos e passo-a-passos para fazer qualquer coisa. #contmironia
No ambiente hospitalar, a organizao pessoal fundamental para garantir a qualidade do atendimento, a segurana dos pacientes e o bem-estar dos profissionais de sade, j que a as tarefas so mltiplas e as situaes, desafiadoras.
Veja a seguir tcnicas para facilitar a organizao pessoal e tornar a rotina hospitalar mais leve.
O planejamento estratgico um processo conhecido por ser aplicado no mbito empresarial e organizacional, mas que pode ser projetado tambm na esfera pessoal como um plano de metas e aes para conquist-las. Apesar de ser um trabalho individual e de longo prazo, ele pode ter impactos diretos no trabalho das equipes de sade 4.
O PEP envolve a criao de uma viso clara de onde voc deseja estar e a formulao de estratgias para chegar l atravs de uma organizao pessoal. Existem diversas formas de fazer isso4. Uma das mais conhecidas a do americano Stephen Covey, autor de Os Sete Hbitos das Pessoas Altamente Eficazes, publicado em 1989 5.
Covey enfatiza a importncia de alinhar nossos esforos com nossos valores, princpios e objetivos mais profundos e prope um modelo baseado em sete hbitos. A seguir, detalhamos cada um deles e damos exemplos de como aplicar na organizao hospitalar e vida profissional 5:
Definir as tarefas mais urgentes e importantes fundamental para uma boa organizao pessoal e at mesmo para reduzir a carga mental do profissional de enfermagem 6.
No servio de emergncia, por exemplo, um setor marcado pela imprevisibilidade, instantaneidade e intensidade das necessidades assistenciais, um bom resultado depende no apenas da capacidade de prestar cuidado, o gerenciamento de pessoas e recursos parte essencial do trabalho. A priorizao de tarefas, assim, uma das atividades que ganha destaque nesse cenrio 6.
Entre os mtodos de organizao no trabalho que podem auxiliar na priorizao de tarefas, a matriz de Eisenhower uma das mais populares. Essa ferramenta classifica as atividades em quatro categorias diferentes, com base em dois critrios: urgncia e importncia 7.
O primeiro passo para a construo da matriz de Eisenhower desenhar um quadrado e dividi-lo em dois eixos, formando um plano cartesiano com quatro quadrantes, nos quais sero dispostas as tarefas. A linha horizontal representa a urgncia, enquanto a vertical representa a importncia. Assim, as tarefas podem ser de quatro tipos 7:
Ao utilizar essa abordagem, os profissionais da enfermagem podem tomar decises mais informadas sobre como alocar seu tempo e esforo, resultando em uma melhor organizao hospitalar e, o mais importante, uma prestao de cuidados de sade de qualidade 7.
Com o surgimento de novos modelos de trabalho e o aumento do uso de novas tecnologias na enfermagem, a capacidade de gerenciar o prprio tempo ganhou destaque entre os mtodos de organizao no trabalho como uma das habilidades essenciais para o futuro 8.
Dentro das iniciativas de organizao pessoal, uma boa gesto de tempo no apenas melhora a eficincia das tarefas dirias, mas tambm alivia o estresse e contribui para um ambiente de trabalho mais saudvel 9.
O mtodo "Getting Things Done" (GTD) uma das tcnicas de organizao mais populares. Criada pelo consultor americano David Allen, essa abordagem de gerenciamento de tempo e produtividade se baseia em princpios fundamentais que auxiliam os indivduos a processarem informaes, definir prioridades e executar tarefas 9.
Embora seja uma ferramenta simples, o GTD capaz de oferecer um fluxo de trabalho de alto desempenho, evitando que tempo e energia sejam desperdiados. Para utilizar a ferramenta, necessrio seguir cinco passos, que Allen explica no livro A Arte de fazer acontecer 9:
Obviamente, compromissos s podem acontecer no horrio certo (uma reunio, por exemplo). Mas quaisquer outras atividades que possam ser feitas ao longo do dia, com prazo para o dia em questo, eu gosto de terminar antes da hora do almoo. Isso, claro, quando eu estou trabalhando em meu home-office e tenho condies de ajustar o meu dia, o que acaba sendo a maior parte dos meus dias. Chegar at a hora do almoo com a sensao de que cumpri minhas metas do dia e fiz o que era mais importante de uma tranquilidade impagvel.
Outra tcnica que o GTD ensina a organizar as aes de acordo com o contexto que eu preciso estar para que possa execut-las. Por exemplo, se estou na fila do correio e vou ter que esperar uns 40 minutos, como eu posso aproveitar esse tempo? Eu abro minha lista de aes @telefonemas no Todoist e trabalho nela. Consigo adiantar muita coisa em qualquer janela de tempo, sejam 15 ou 90 minutos.
Toda vez que sinto uma queda de energia, prefiro parar e descansar um pouco que continuar forando. Sei que no vou ser produtiva assim. muito comum, no final da tarde, umas 16 horas, minha energia cair bastante, especialmente se eu comecei a trabalhar antes das 8h. Sempre que possvel, ajusto o alarme do celular para 30 minutos e consigo dar uma relaxada no sof. revigorante! Parece pouco, mas eu acordo com outra energia! Levanto, fao um lanchinho e volto a trabalhar.
Muitas vezes, a coisa mais produtiva que voc pode fazer parar, respirar, meditar, dar uma volta, tirar uma soneca. Descansar to importante quanto trabalhar duro. O que acontece com um elstico que a gente s estica, sem relax-lo?
Tenho uma lista completa e atualizada com todos os meus projetos em andamento e os reviso semanalmente. Garanto que todos eles tenham aes definidas para que eu aproveite meu trabalho at a prxima reviso. Isso faz com que eu conclua projetos muito rapidamente, alm de me dar uma sensao de controle e de perspectiva muito satisfatria.
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