Jak Z Pdf Zrobić Word

[Henry Gallagher]

Wtym artykule wyjaśniono, jak używać funkcji korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word do tworzenia i drukowania listw przy użyciu danych z arkusza programu Microsoft Excel.

Korzystając z funkcji korespondencji seryjnej programu Word, program Word scala dokument głwny z listy adresatw , aby wygenerować zestaw dokumentw wyjściowych:

Dokument głwny zawiera podstawowy tekst, ktry jest taki sam we wszystkich dokumentach wyjściowych. Może on zawierać nagłwek listowy, tekst oraz instrukcje w pola korespondencji seryjnej do wstawiania tekstu (np. nazwiska i adresy adresatw), ktre rżnią się w poszczeglnych dokumentach wyjściowych.

Lista adresatw jest bazą danych, ktry zawiera dane, ktre mają być scalane w dokumentach wyjściowych. Na przykład lista adresatw jest plikiem bazy danych programu Microsoft Access lub arkusza programu Excel.

Ta baza danych jest zazwyczaj listy nazwy, adresy, numery telefonw i inne rodzaje informacji osobistych.

Dokumenty wyjściowe są wynikiem procesu generowania korespondencji seryjnej. Tekst w dokumencie wyjściowym może być taki sam we wszystkich dokumentach wyjściowych, ale można zastosować formatowanie do określonych dokumentw.

Przed przystąpieniem do Kreatora korespondencji seryjnej, upewnij się, że arkusz programu Excel jest dobrze przygotowany w tym celu. Należy uwzględnić następujące wymagania dotyczące tabeli danych:

Tworzenie pliku danych programu Excel i rozmieść je przy użyciu pola, ktre chcesz użyć do Pańskiego listu, jak pokazano w następującym przykładowym pliku danych.

Po utworzeniu pliku danych programu Excel, zapisz go, a następnie zamknij plik danych.

Aby uzyskać więcej informacji dotyczących sposobu tworzenia listy adresw korespondencji seryjnej kliknij następujący numer artykułu w celu wyświetlenia tego artykułu z bazy wiedzy Microsoft Knowledge Base:

W programie Microsoft Office Word 2003 i starszych wersjach programu Word w menu Narzędzia wskaż polecenie listy i dokumenty wysyłkowe , a następnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej.

W programie Microsoft Office Word 2007 kliknij przycisk Rozpocznij korespondencję seryjną w grupie Rozpocznij korespondencję seryjną na dokumenty wysyłkowe , a następnie kliknij Krok po kroku przez Kreatora korespondencji seryjnej.

W obszarze Wybierz typ dokumentukliknij polecenie listy.

Aktywny dokument staje się głwnym dokumentem. Dokument głwny zawiera tekst i grafikę, ktre są takie same dla każdej wersji scalonego dokumentu. Na przykład adres zwrotny lub zwrot grzecznościowy w liście seryjnym są takie same dla każdej wersji.

Rozpoczynanie od dokumentu aktualnie wyświetlane w oknie dokumentu. Aby to zrobić, kliknij opcję Użyj bieżącego dokumentu.

Możesz można następnie wpisać treść listu w oknie dokumentu lub poczekać, aż Kreator monituje o to zrobić w pźniejszym etapie.

Użyj pl wyboru do wyznaczenia adresatw.

Ta metoda jest użyteczna, gdy lista jest krtka. Kliknij, aby zaznaczyć pola wyboru obok adresatw, ktrych chcesz uwzględnić, a następnie kliknij, aby wyczyścić pola wyboru obok adresatw, ktrych chcesz wykluczyć.

Uwaga Jeśli wiesz, że chcesz uwzględnić większość elementw listy podczas scalania, kliknij przycisk Zaznacz wszystko, a następnie kliknij odznaczanie poszczeglnych pozycji. Podobnie jeśli chcesz uwzględnić tylko kilka rekordw listy, kliknij przycisk Wyczyść wszystko, a następnie wybierz rekordy, ktre chcesz.

Sortowanie elementw na liście.

Ta metoda jest przydatna, jeśli chcesz wyświetlić elementy w porządku alfabetycznym lub numerycznym. Kliknij nagłwek kolumny elementu, według ktrego chcesz sortować. Na przykład jeśli chcesz wyświetlić listę alfabetycznie według nazwiska, kliknij nagłwek kolumny Nazwisko .

Filtrowanie elementw na liście.

Ta metoda jest przydatna, jeśli lista zawiera rekordy, ktre wiadomo, że nie chcesz wyświetlać lub uwzględnić w korespondencji seryjnej. Po przefiltrowaniu listy można użyć pl wyboru w celu uwzględnienia bądź wykluczenia rekordw, zgodnie z wcześniejszym opisem. Aby filtrować listę, wykonaj następujące kroki:

Jeśli źrdło danych zawiera rekordy wspłdzielące tę samą informację i w kolumnie istnieje 10 lub mniej unikatowych wartości, można filtrować według określonej informacji. Na przykład jeśli istnieje wiele adresw zawierających ciąg Australia jako kraj, można filtrować przez Australię.

Dla zaawansowanego sortowania i filtrowania, kliknij strzałkę obok nazwy kolumny, a następnie kliknij (zaawansowane). Aby zdefiniować sortowania lub filtrowania żądaną kwerendę użyj kart Filtrowanie rekordw i Sortowanie rekordw .

Jeśli zainstalowano oprogramowanie do sprawdzania poprawności adresw, kliknij przycisk Sprawdź poprawność w oknie dialogowym Adresaci korespondencji seryjnej , aby sprawdzić poprawność adresw odbiorcw.

W oknie dialogowym Wstawianie bloku adresu zaznacz elementy, ktre mają zostać uwzględnione i formaty, ktre chcesz, a następnie kliknij przycisk OK. Aby uzyskać pomoc dotyczącą opcji kliknij znak zapytania, a następnie kliknij żądaną opcję.

Aby uzyskać pomoc dotyczącą opcji kliknij znak zapytania, a następnie kliknij żądaną opcję. Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pl , program Word może być nie można odnaleźć części informacji wymaganych dla bloku adresu. Kliknij strzałkę znajdującą się obok

(niedostępne), a następnie wybierz pole ze źrdła danych zgodne z polem wymaganym do korespondencji seryjnej.

Zaznacz tekst, ktry ma być wyświetlany w przypadkach, w ktrych program Word nie może zinterpretować nazwiska adresata. Na przykład program Word nie może zinterpretować nazwę, gdy źrdło danych nie zawiera imienia ani nazwiska adresata, lecz tylko nazwę firmy.

Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pl , program Word może być nie można odnaleźć części informacji wymaganych dla wiersza pozdrowienia. Kliknij strzałkę znajdującą się obok (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źrdła danych odpowiadające polu wymaganemu w korespondencji seryjnej.

Kliknij przycisk Pola adresu , aby wybrać pola adresu, ktre będą automatycznie mapowane na odpowiednie pola w źrdle danych, nawet jeśli pola źrdła danych mają taką samą nazwę niż pola użytkownika.

Jeśli pojawi się okno dialogowe Dopasowywanie pl , program Word nie może być mg znaleŸ niektrych informacji wymaganych do wstawienia pola. Kliknij strzałkę znajdującą się obok (niedostępne), a następnie wybierz pole ze źrdła danych odpowiadające polu wymaganemu w korespondencji seryjnej.

Uwaga Jeśli użytkownik wstawi pole z listy Pola bazy danych i pźniejsze przełączenie do źrdła danych, ktre nie zawiera kolumny o tej samej nazwie, program Word nie może wstawić informacji z tego pola do scalonego dokumentu.

Elektroniczna opłata pocztowa:

Aby dodać elektroniczną opłatę pocztową, należy najpierw zainstalować program elektronicznej opłaty pocztowej, taki, ktry można zakupić od dostawcy innych firm w sieci Web. Aby korzystać z elektronicznej opłaty pocztowej, wykonaj następujące kroki:

Kliknij przycisk elektronicznej opłaty pocztowej.

Jeśli nie masz zainstalowanego programu do obsługi elektronicznej opłaty pocztowej, program Word wyświetli monit o jego zainstalowanie i propozycja połączenia z następującą witrynę sieci Web Microsoft Office:

Aby dodać elektroniczną opłatę pocztową, należy najpierw zainstalować program elektronicznej opłaty pocztowej, taki, ktry można zakupić od dostawcy innych firm w sieci Web. Aby korzystać z elektronicznej opłaty pocztowej, wykonaj następujące kroki: pocztowy kod kreskowy: należy wybrać typ literę lub koperty, ktry obsługuje kod kreskowy POSTNET. Aby korzystać z pocztowego kodu kreskowego, wykonaj następujące kroki:

W oknie dialogowym Wstaw pocztowy kod kreskowy wybierz odpowiednie pola adresu.

Uwaga Opcja pocztowy kod kreskowy pojawia się tylko wtedy, gdy używasz wersja programu Word dla języka US.

Jeśli pola korespondencji seryjnej są wyświetlane wewnątrz nawiasw klamrowych, na przykład MERGEFIELD miejscowość, program Word wyświetla kody pl zamiast wynikw pl. Nie wpływa to na scalanie, jednak jeżeli chcesz wyœwietlenie wynikw, kliknij prawym przyciskiem myszy kod pola i następnie w menu skrtw kliknij polecenie Przełącz kody pl .

Na przykład za pomocą przedstawiona przykładowa baza danych, list może zawierać pola AddressBlock i GreetingLine, i w związku z tym pierwsza strona zostanie wyświetlony podobny do następującego:

Uwaga Aby wstawić pola korespondencji seryjnej, pracować z dokumentem głwnym korespondencji seryjnej lub uruchomić korespondencji seryjnej umożliwia także paska narzędzi Korespondencja seryjna . Aby wyświetlić pasek narzędzi Korespondencja seryjna , w menu Narzędzia wskaż polecenie listy i dokumenty wysyłkowe , a następnie kliknij polecenie Pokaż pasek narzędzi korespondencji seryjnej.

Pasek narzędzi Korespondencja seryjna dostarcza dodatkowe polecenia, ktre nie są uwzględnione w okienkach zadań Kreatora korespondencji seryjnej. Na przykład można użyć menu Wstaw pole programu Word na pasku narzędzi Korespondencja seryjna do wstawiania pl programu Word służących do kontrolowania procesu scalania. Na przykład można wstawić pole IF wstawia tekst tylko wtedy, gdy określone pole scalania zawiera określoną wartość, że.

Alternatywnie można kliknąć Sprawdzanie błędw , aby program Word uruchomić korespondencji seryjnej i zgłaszać wszelkie błędy, ktre są zawarte w dokumencie głwnym.

Aby sformatować scalone dane, należy sformatować pola scalania w dokumencie głwnym. Nie należy formatować danych w źrdle danych, ponieważ formatowanie nie jest zachowywane podczas scalania danych w dokumencie. Aby zmienić format scalanych danych, wykonaj następujące kroki:

3a8082e126