Documenti consegnati via email con firme e timbri

[Lucian]

Per conto di associazione onlus mi sono ritrovato a dover inviare
via email alcuni documenti (esempio nomina di ente nazionale come
responsabile al trattamento dati degli associati).
In pratica per mail arriva il loro modello in formato editabile, un
"docx" ad esempio, da compilare e in fondo si trova lo spazio per
apporre la firma del presidente dell'associazione.
È richiesto di allegare in risposta via mail il documento con facoltà
di scelta tra un indirizzo PEC o di email ordinario. È specificato
però la necessità del documento su carta intestata.


Soluzione I:
- si copia il testo del documento docx
- si incolla sul modello di carta intestata docx doc o odt o similare
in modo che il risultato finale sia testo richiesto su carta intestata
- si stampa
- si fa firmare al responsabile
- si riscansiona firmato producendo ad esempio un PDF
- si allega in risposta al messaggio come richiesto


Soluzione II:
- si copia il testo del docx
- si incolla sul modello carta intestata
- si scansiona la sola firma del responsabile ottenendo un'immagine
- si include l'immagine nel documento dove va apopsta la firma
- si esporta in PDF
- si allega in risposta


La soluzione II è molto più pratica, in quanto una volta acquisita
l'immagine della firma del responsabile, questa può essere riutilizzata
in altre occasioni.
Se ad esempio arriva un'altra richiesta che necessita l'invio di un
documento firmato è facile inviare il documento in questione al
responsabile affinché ne prenda visione e confermi (a voce) di aver
visto e di procedere all'invio del documento firmato "a distanza".

Ok, ma praticità a parte...
A fini diciamo, legali, in questi casi come si dovrebbe fare?
È lecita la soluzione I ?
E la soluzione II ?


Grazie mille in anticipo!

[Archaeopteryx]

> È richiesto di allegare in risposta via mail il
> documento con facoltà di scelta tra un indirizzo PEC o
> di email ordinario. È specificato però la necessità del
> documento su carta intestata.

Seguo, dato che ho avuto giusto l'altro ieri lo stesso
problema. L'ente ha accettato via PEC un allegato JPG che
non è certificabile con la sola PEC ma ha respinto il
testo, che avevo ricopiato a mano evitando il modulo
proprio nel timore che la scansione venisse eccepita. Se
non fosse una banale multa, fossero in ballo soldi e mi
venisse consigliato in sede legale di non dargliela vinta,
appunto non gliela darei vinta. Poi chiaro, si finirebbe
in cassazione tanto lo stato ha l'avvocatura di Stato che
non deve pagare, ma questo genere di soprusi è veramente
sgradevole.



--
- Alexa, dov'è mio padre?
- In uno strip club, a Las Vegas.
- Ma che dici? Mio padre è qui accanto a me!
- Quello è il marito di tua madre; tuo padre
è in uno strip club a Las Vegas.

[Lucian]

e7o7@o.o wrote:
> On Sun, 03 Oct 2021 12:39:40 +0200, Lucian <l...@cn.invalid> wrote:
>
>
>>Grazie mille in anticipo!
>
>
> se ho capito bene la I
> prepari-stampa-firma-scansione-pdf,
> la II
> prepari-inserisci una firma scansionata-pdf.
>
> Io uso la II con la mia firma o firma+timbro secondo esigenze, ed
> essendo non riconoscibile la differenza viene **sempre** accettata.
> Il documento lo allego quando richiesto.
>
> Alla fine, se fatto bene non si vede proprio la differenza.
>
> Una volta mi han sgammato, avevo una pessima scansione
> della firma, e mi han detto di rifarla.

Sì, l'ho sempre fatto anch'io:
- se la firma è la mia è un conto
- se la firma è di un altro è un altro conto

Io penso che:
in entrambi i casi chi riceve il documento in cui c'è l'immagine di
una firma (che sia scansionato tutto o solo la firma cambia poco),
non può avere certezza che quel documento sia autentico.
E questo a prescindere dalla richiesta di consegna su carta intestata,
visto che alla fine di fatto si tratta sempre di una copia, perché
in ogni caso devi passare da una scansione.

In sintesi il ricevente ottiene un PDF che comunque credo abbia la
stessa validità di una sorta di "foto-copia".

Per avere la certezza e dare un valore legale al documento da quel
poco che ho letto si dovrebbe:

1- stampare il documento su carta intestata, farlo firmare,
magari anche aggiungendo il timbro dell'associazione,
farne una copia per noi da tenere, e inviare l'originale
per raccomandata a/r.
W l'analogico insomma.

2- scansionare solo la firma, oppure stampare far firmare e
riscansionare il tutto. Produrre il PDF e firmarlo digitalmente.
Ma per farlo occorre avere la firma digitale, e a noi manca mi
sa... Non sono pratico del funzionamento di questo strumento.
E a sto punto mi chiedo se la firma digitale debba essere
intestata all'associazione in quanto persona giuridica, oppure
alla persona fisica del legale rappresentante, che nel nostro
caso sarebbe il presidente dell'associazione.


Al di là del discorso autenticazione, visto che il richiedono solo
il PDF quindi copia del documento su carta intestata firmato...
Secondo voi c'è qualche problema ad adottare per praticità la soluzione
II (immagine della sola firma apposta in fondo al documento digitale)?

Dico "secondo voi", ma mi piacerebbe avere una risposta un po'
sicura, cioè in base alla legge ecco, perché "a buon senso" possiamo
fare solo discorsi... A me invece interessa che non si abbiano problemi,
nè per me nè per il titolare della firma.

[nn]

nessuna delle soluzioni ha valore legale

la firma scansita non vale nulla, neppure se invii via PEC ( la PEC
certifica solo che hai mandato qualcosa )

nel tuo caso devi usare la firma digitale

[Lucian]

e7o7@o.o wrote:

> On Mon, 04 Oct 2021 11:39:43 +0200, Lucian <l...@cn.invalid> wrote:
>
>
>
>
>>Dico "secondo voi", ma mi piacerebbe avere una risposta un po'
>>sicura, cioè in base alla legge ecco, perché "a buon senso" possiamo
>>fare solo discorsi... A me invece interessa che non si abbiano problemi,
>>nè per me nè per il titolare della firma.
>

> non si firma mai per gli altri
>
> e questo risolve ogni problema

Qua nessuno firma per alcun altro, ovviamente chi deve apporre la firma
è informato e prende visione del documento. Rileggi primo messaggio...

[Lucian]

> On 03/10/2021 12:39, Lucian wrote:
>> Per conto di associazione onlus mi sono ritrovato a dover inviare
>> via email alcuni documenti (esempio nomina di ente nazionale come
>> responsabile al trattamento dati degli associati).
>> In pratica per mail arriva il loro modello in formato editabile, un
>> "docx" ad esempio, da compilare e in fondo si trova lo spazio per
>> apporre la firma del presidente dell'associazione.
>> È richiesto di allegare in risposta via mail il documento con facoltà
>> di scelta tra un indirizzo PEC o di email ordinario. È specificato
>> però la necessità del documento su carta intestata.
>>

nn <n...@nn.com> wrote:
> nessuna delle soluzioni ha valore legale
>
> la firma scansita non vale nulla, neppure se invii via PEC ( la PEC
> certifica solo che hai mandato qualcosa )
>
> nel tuo caso devi usare la firma digitale

Ok, io provo a rispondere così, senza farmi troppi problemi allora.
Se non vale nulla, come credo anch'io pazienza.
Se la cosa venisse evidenziata dal richiedente e costituisse effettivamente
un problema, provvederemo in altro modo. Magari via posta cartacea...
O al limite ci informeremo su come ottenere la firma digitale.


PS.
A questo proposito, la firma digitale per un'associazione del genere,
andrebbe richiesta dall'associazione stessa?
E in tal caso si potrebbe utilizzare per firmare i vari documenti "come se"
a firmare fosse effettivmanete il legale rappresentante (presidente)?

Oppure la firma digitale dovrebbe richiederla proprio il presidente
dell'associazione a nome proprio? E quindi per ogni documento in cui
è richiesta dovrebbe provvedere di persona alla procedura per apporre
la firma digitale?

[nn]

la firma digitale è personale, quindi viene rilasciata al legale
rappresentate

devi sapere però che purtroppo molte volte funziona tutta al
"contrario", cioè i vari enti vanno avanti a firme scannerizzate e
addirittura se gli mandi un file firmato digitalmente non sono magari
neppure in grado di leggerlo e verificarlo

[Lucian]

nn <n...@nn.com> wrote:
>
> la firma digitale è personale, quindi viene rilasciata al legale
> rappresentate
>
> devi sapere però che purtroppo molte volte funziona tutta al
> "contrario", cioè i vari enti vanno avanti a firme scannerizzate e
> addirittura se gli mandi un file firmato digitalmente non sono magari
> neppure in grado di leggerlo e verificarlo

Ah ma su questo non avevo dubbi!a :D

D'altra parte nella suddetta associazione mi è sempre
stato suggerito di fare così... Ed effettivamente è una
comodità. Però adesso ho un po' più di responsabilità
su questa manovra e volevo per lo meno escludere che non
comportasse un illecito.

Come ho già scritto, l'intestatario della firma viene
sempre avvisato e prende sempre visione dei documenti,
solo invece di firmare, si limita a dare una conferma
a voce che per lui l'oggetto da firmare è ok.

Il problema potrebbe saltar fuori ipoteticamente se il
titolare della firma smentisse di aver dato il consenso
a voce. Ma in quel caso comunque si potrebbe far decadere
il discorso appoggiandosi proprio alla valditià del
documento, che non essendo in originale poiché digitalizzato,
di fatto non ha alcuna pretesa di autenticità, neanche se lo
avesse firmato di pugno per davvero.

Se aveste qualche idea per tutelarmi un po' di più pur
mantenendo la procedura con firma scansionata dite pure.

Ma mi sa che l'unica sarebbe demandare l'operazione al
titolare della firma.
Non sempre così facile perché mi occupo io delle comuni-
cazioni e si renderebbe tutto più lento e macchinoso,
tipo che una comunicazione verrebbe gestita in una settimana
invece che in un'ora o in mezza giornata, tempo che il tizio
veda la mail, vada in ufficio appena può, stampi la roba
firmi e invii ecc ecc...
Credo abbiate capito la comodità della firma scansionata
insomma: io preparo il PDF glielo mando già firmato col suo
scarabicchio apposto nel documento digitale; lui legge dal
telefono; conferma, e io invio.
Se ha tempo subito si fa tutto in pochi minuti.

[UgoA]

Magari farsi rispondere per mail che quello specifico documento può
essere inviato con la sua firma....sarebbe almeno uno straccio di prova,
del resto pare che le mail possano essere usate per incriminare.

[Lucian]

UgoA <u...@ping.it> wrote:
>>
>> Ma mi sa che l'unica sarebbe demandare l'operazione al
>> titolare della firma.
>> Non sempre così facile perché mi occupo io delle comuni-
>> cazioni e si renderebbe tutto più lento e macchinoso,
>> tipo che una comunicazione verrebbe gestita in una settimana
>> invece che in un'ora o in mezza giornata, tempo che il tizio
>> veda la mail, vada in ufficio appena può, stampi la roba
>> firmi e invii ecc ecc...
>> Credo abbiate capito la comodità della firma scansionata
>> insomma: io preparo il PDF glielo mando già firmato col suo
>> scarabicchio apposto nel documento digitale; lui legge dal
>> telefono; conferma, e io invio.
>> Se ha tempo subito si fa tutto in pochi minuti.
>>
> Magari farsi rispondere per mail che quello specifico documento può
> essere inviato con la sua firma....sarebbe almeno uno straccio di prova,
> del resto pare che le mail possano essere usate per incriminare.

Di solito andiamo di whatsapp, il più delle volte mi arriva la
figura della manina col pollice in su come conferma...