ביעור חומרים ברשויות מקומיות אחרי 30 ימים לאחר שהיחידה לא הגיבה

[איגור‎]

שלום לכולם

אם ידוע לכם שמישהו ממנהלי ארכיונים ברשויות מקומיות אחרי שהגיש ליחידה רשימה לביעור  והיחידה לא הכיבה תוך 30 ימים ,מבער את החומר ללא אישור של החידה  (רק עם אישור ארכיון המדינה) ?

איגור שינדל

מנהל ארכיון עיריית הרצליה 

[henk...@netvision.net.il]

תודה על השאלה, איגור,

החומר הארכיוני שייך ליחידה והיא הראשונה שצריכה לאשר.

אין לך אלא להמשיך ולחכות או להיות יותר אגרסיבי עד שיתקבל האישור שלה.

למעשה, לו הייתי מארכיון המדינה, לא הייתי נותנת לך אישור ביעור עד שהיחידה תאשר.

התהליך המנדנד הזה הוא לטובתנו הארכיונאים ומנהלי הרשומות

כדי שלא יאשימו אותנו בביעור לא ראוי.

כמו שאומרים תמיד –

סבלנות.

יום צוף,

מיכל הנקין

ארכיון חרשים

--
פורום "הארכיונאי הישראלי" מיועד לדיון ומידע מקצועיים בלבד ואין להעלות בו כל מידע פרסומי או מסחרי, כולל המלצות על ספקים. יש לחתום על כל הודעה או תגובה בפורום בשם מלא ושם הגוף או הסטטוס אליו שייכים.
---
‏קיבלת את ההודעה הזו מפני שאתה רשום לקבוצה 'הארכיונאי הישראלי' של קבוצות Google.
כדי לבטל את הרישום לקבוצה הזו ולהפסיק לקבל ממנה אימייל, שלח אימייל אל israrchivist...@googlegroups.com.
כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/116232e6-dd81-4cf8-81c6-2814529bf75dn%40googlegroups.com.

[איגור‎]

תודה מיכל, 

תגובתךתעזור לי מאד להתנגד לביעור ללא אישור היחידה

ואת צודק ב100% שיש תקלה בתהליך אישור ביעור מצד ארכיון המדינה. חייבים להציג לו גם אישור היחידה. 

הבעיה שלי שדורשים  לבער  תוך 30 ימים לאחר ההודעה על פי מסמך זה מארכיון המדינה  הנחיות לביעור חומר ארכיוני ניירי במוסדות המדינה .ואני עדיין לא מסכים

 במיוחד שלא מוגד ב100% אם מדובר גם ברשויות מקומיות

среда, 12 января 2022 г. в 09:50:58 UTC+2, henk...@netvision.net.il:

[henk...@netvision.net.il]

השאלה שלך נפלאה, וכדאי לחדד. אני מפרשת את  ההנחיות לביעור חומר ארכיוני כפי שציטטת בתשובה ששלחת.

יכולתי לענות לך בפרטי, אך אני חושבת שזה מעניין עוד מנהלי רשומות ולכן כותבת לכולם.

 

תתכונן, זה הולך להיות קצת מתיש, אבל ממש מוכיח. תגיש את זה לממונים עליך על מגש.

 

בסעיפים 2.1 להנחיות, רשום מתי יש להמשיך לשמור את התעודות השגרתיות מעבר לתקופות השמירה.

ובכן, מידע כזה רק היחידה היוצרת יודעת, ובטח שלא הארכיונאי. ואתה לא מוכן להסתכן.

 

באותו סעיף רשום :

"מוסד מדינה המבקש לבער תעודות שגרתיות, שאין בהן צורך לעבודה השוטפת, ואשר תמה תקופת השמירה עליהן, יפנה לאחראי לניהול הרשומות במוסד, לצורך ניסוח הודעת ביעור חתומה. נוסח ההודעה יהיה לפי טופס 1 שבתוספת השנייה לתקנות הביעור )נספח א'(."

כלומר, היחידה מחליטה שיש תעודות שהיא רוצה לבער, ופונה לאחראי על הרשומות במוסד לנהל את התהליך. אתה רק המבצע. לא הקובע.

 

העניין השני, בנספח 1,  באותו ציטוט, רשום:

אני שמו, תפקידו, תארו וסמכותו של מוסר ההודעה

 

והשאלה, האם אי פעם הסמיכו אותך לאשר ביעור? בודאי שלא. אתה המבצע אך לא המאשר.

 

גם נספח 3 מבקש ממך לכתוב מדוע מותר לבער את החומר, האם אתה יכול לחתום על הטופס? בודאי שלא.

 

אם כך,

אתה יכול לישון בשקט כל עוד אתה מחכה לאישור של היחידה. ללא האישור הזה, אתה לא זורק אפילו פיתקית אחת לסל גם אם יש לך אישור של הגנזך.

ולגנזך, הייתי מייעצת לכתוב את הנוהל שלהם בצורה מדויקת יותר.

 

בברכה ותודה שהערת את הנושא.

מיכל הנקין

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/647b6ce8-a21a-43b2-9466-a945860729c9n%40googlegroups.com.

[Yaacov Lozowick]

אתם מנהלים דיון חשוב, אבל מתעלמים מאחד ממרכיביו החשובים, אם לא החשוב ביותר. אלא אם יש מחלקות בעיריה שעדיין עובדות עם מכונות כתיבה - ואין כאלה - הרי ש-100% מן המסמכים שאתם דנים בהם נולדו בקבצים דיגיטליים בתוך מחשבים, ורק אחר-כך הפכו לעותקי משנה בנייר. דיון בעותקים כאשר מתעלמים מן המקור הוא קצת אנכרוניסטי לשנת 2022, לא?

בארכיון המדינה יש יחידה, אגף מממשל, שאנשיה מסוגלים לסייע בדיון אודות תיעוד דיגיטלי. שווה לנסות.

בברכה,

יעקב לזוביק

כדי להציג את הדיון הזה באתר, היכנס ל-https://groups.google.com/d/msgid/israrchivist-/000e01d807d7%24c51c02e0%244f5408a0%24%40netvision.net.il.

[איגור‎]

מיכל, את צודקת ב100%  ומוזר לי שלא דברו על זה בצורה הזאת: אמנם ארכיונאי בוחר  חומר לביעור , אך הוא הגורם המבצע, אך לא המאשר .

תודה רבה על התשובות 

среда, 12 января 2022 г. в 19:13:53 UTC+2, henk...@netvision.net.il:

[איגור‎]

יעקב,  במקרה שלי  לא כל החומר נמצא במחשב .מה כן נמצא -לא ניתן לדעת ,מאחר ומדובר בחומר שנות ה90 ותחילת 2000.

אך בהחלט הערתך חשובה .

среда, 12 января 2022 г. в 21:35:29 UTC+2, yaacov....@gmail.com: