تنظيم جهات الاتصال
Sibyl Piccuillo
يمكنك استخدام تطبيق "جهات الاتصال" للعثور على معلومات الاتصال الخاصة بشخص معيّن أو تنظيم جهات الاتصال باستخدام تصنيفات مثل "الأصدقاء" أو "العائلة".
ملاحظة مهمة: ينطبق بعض هذه الخطوات على الإصدار 9 من نظام Android والإصدارات الأحدث فقط. تعرَّف على طريقة الاطّلاع على رقم إصدار Android.
يمكنك الاتصال بجهات اتصالك أو مراسلتها عبر البريد الإلكتروني أو إرسال رسائل نصية إليها. يمكنك أيضًا الاطّلاع على طريقة إجراء مكالمات فيديو مع جهات الاتصال.
نصيحة: في حال كان لدى جهة اتصال عناوين بريد إلكتروني متعددة ستتم إضافة عنوان البريد الإلكتروني التلقائي فقط إلى مجموعة التصنيفات.
صورة الملف الشخصي التي أعددتها في حساب Google هي صورتك في "جهات اتصال Google". يمكنك إضافة صورة جديدة أو تغيير صورتك في أي وقت.
لإضافة جهات الاتصال إلى حساب بريد إلكتروني آخر يمكنك أولاً تنزيلها كملف CSV أو vCard. ولمحو مساحة التخزين يلزم تصدير جهات الاتصال التي لا تحتاجها ثم حذفها.
نصيحة: إذا كنت تستخدم "جهات اتصال Google" للعمل أو في إحدى المؤسسات التعليمية لا يمكنك اختيار جميع جهات الاتصال في "الدليل".
في "جهات اتصال Google" يمكنك تنظيم جهات الاتصال في مجموعات جهات الاتصال باستخدام تصنيفات مثل "المبيعات" أو "التسويق".
ملاحظة: في حال كان لدى جهة اتصال عناوين بريد إلكتروني متعددة ستتم إضافة عنوان البريد الإلكتروني التلقائي فقط إلى مجموعة التصنيفات. يمكنك استخدام تطبيق "جهات الاتصال" على جهاز يعمل بنظام التشغيل Android لتغيير عنوان البريد الإلكتروني التلقائي لجهة اتصال.
Google وGoogle Workspace والعلامات التجارية والشعارات المرتبطة هي علامات تجارية مملوكة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية مملوكة للشركات ذات الصلة بها.
بشكل افتراضي تكون كل جهات الاتصال التي تضيفها جهات اتصال شخصية. ويمكنك عرضها أو تعديلها أو تصديرها من حسابك. ستظهر كل جهات الاتصال الشخصية الخاصة بك تلقائيًا في دفتر العناوين. يمكنك إضافة فئات إلى جهات الاتصال الشخصية لتجميعها واستخدامها لإضافة جهات اتصال متعددة أثناء الإنشاء.
عندما يضيف مسؤول المؤسسة مستخدمًا أو مجموعة تتم إضافة عنوان البريد الإلكتروني إلى جهات اتصال المؤسسة تلقائيًا. تظهر كل جهات اتصال المؤسسة تلقائيًا في الإكمال التلقائي عندما تنشئ رسائل البريد الإلكتروني. عند إضافة مستخدم جديد إلى المؤسسة يمكن للمستخدم البحث بسهولة عن رسائل البريد الإلكتروني أو إنشاء رسائل بريد إلكتروني للزملاء باستخدام جهات اتصال المؤسسة.
وتكون جهات اتصال المؤسسة مشتركة بين جميع مستخدمي المؤسسة. ويمكن لجميع الأعضاء عرض جهات الاتصال واستخدامها. غير أنه يمكن لمسؤولي المؤسسة فقط إضافة جهات الاتصال أو تحريرها أو حذفها من جهات اتصال المؤسسة.
وإلى جانب مستخدمي المؤسسة الداخليين إذا أردت إضافة أي جهة اتصال خارجية مشتركة ليتمكن المستخدمون من الوصول إليها بسهولة فيمكن لمسؤولي المؤسسة القيام بذلك. وسيكون ذلك مفيدًا لجهات الاتصال التابعة لجهة خارجية مثل موفري التأمين أو الشركاء المشتركين في المؤسسة أو موفري الخدمات الآخرين للمؤسسة.
سيتم استخدام جهات اتصال المؤسسة التي قمت بإضافتها في عدة أماكن مثل البحث وعمليات الدفق والمهام ومشاركة البريد الإلكتروني ومشاركة المجلدات إلخ.
يدعم Zoho Mail المجموعات لتمكين التعاون الأفضل بين الفرق المختلفة التي يعدّ المستخدم جزءًا منها. تكون جهات اتصال المجموعة مفيدة عندما ترغب في تعيين مجموعة من جهات الاتصال المشتركة للمجموعة بأكملها ولكن ليس للمؤسسة بأكملها. حيث يمكن لأعضاء المجموعة فقط الوصول إلى جهات اتصال المجموعة.
يمكنك ضم مجموعة ثابتة من جهات الاتصال عبر إضافتها إلى فئة. تساعدك الفئات على إضافة "دفعة" من جهات الاتصال المجمعة إلى بريدك الإلكتروني عند إنشاء رسالة بريد إلكتروني. ويتم سرد الفئات الشخصية وفئات المؤسسة في "دفتر العناوين" للوصول السهل أثناء إنشاء رسالة بريد إلكتروني.
يمكنك إنشاء فئة جديدة بالنقر فوق خيار إضافة فئة في الجزء الأيسر ضمن قسم طرق العرض. ويمكنك أيضًا إنشاء فئات لجهات الاتصال مباشرة من دفتر العناوين في محرر الإنشاء. انقر هنا للحصول على إرشادات مفصلة.
لا يمكن إضافة الفئات إلى المؤسسة أو المجموعة إلا من قِبل المسؤول أو المسؤول المميز عن تلك المنظمة أو المجموعة.
يمكنك إضافة جهات اتصال إلى الفئات عن طريق سحب جهات الاتصال وإفلاتها في الفئة المطلوبة. ويمكنك إضافة جهات اتصال متعددة دفعة واحدة إلى فئة ما عن طريق تحديد جهات الاتصال ذات الصلة والنقر فوق رمز إضافة إلى .
إذا كنت تريد إزالة جهة اتصال من فئتها فانقر فوق جهة الاتصال ذات الصلة في قائمة الفئات وحدِّد رمز مسح جهة الاتصال .
يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق الفئة لإعادة تسميتها أو حذفها. يمكنك استخدام خيار التصدير من قائمة النقر بزر الماوس الأيمن لتصدير جهات الاتصال الموجودة في هذه الفئة فقط.
لعلّ لائحة جهات الاتصال التي تحتفظون بها على هاتفكم تضمّ جميع الأشخاص الذين تحدّثتم معهم يوماً وليس من تتحدثون معهم دائماً. وفيما يلي ستتعرفون إلى وسائل لترتيب هذه اللائحة.
متى كانت آخر مرّة حفظتم فيها رقم هاتف بفضل الهواتف الذكية والإنترنت بات بإمكانكم تكديس مئات الأرقام والرسائل الإلكترونية وعناوين البريد في جيبكم في ثوانٍ معدودة. ولكنّ جهات الاتصال هذه قد تعمّها الفوضى مع الوقت ومراكمة الأرقام المكرّرة والمعلومات القديمة وأرقام هواتف لأشخاص لا تتواصلون معهم.
ترتيب العناوين
لسوء الحظّ عندما يتعلّق الأمر بترتيب مفكرة العناوين لا توجد مقاربة أو منطلقات واحدة موحّدة يمكنكم اعتمادها فضلاً عن أنّ التطبيقات لا تستطيع قراءة أفكاركم لذا عليكم أن تقوموا بكثير من العمل بأنفسكم. ولكن ببعض الحيل يمكنكم أن تسهّلوا العملية قليلاً وتضمنوا أنّ جهات اتصالكم لن تتبعثر مستقبلاً.
> اختاروا مخزناً واحداً وانسخوا جميع جهات اتصالكم فيه. قبل البدء بالتعديلات عليكم اتخاذ قرار مهم جداً: أين تريدون تخزين جهات الاتصال تختلف الحالة بين هاتف وآخر إذ من المحتمل جداً أن تكون بعض جهات اتصالكم مخزّنة في حساب سحابي وأخرى مخزّنة في حساب غوغل ما يعني أنّكم ستجدون جهات اتصال مكرّرة ومخزنة في مكانين مختلفين وستواجهون بالتالي صعوبات في العثور على معلومات جهة اتصال معينة عندما تحتاجونها.
إليكم هذه النصيحة: إن كنتم تملكون بريداً إلكترونياً من جي ميل ضعوا جهات اتصالكم في مفكرة غوغل للعناوين واحتفظوا بها هناك. يمكنكم مزامنة حساب غوغل مع أي هاتف وربطه بالإنترنت فضلاً عن أنّه يضمّ الكثير من الميزات المتقدّمة واقتراحات دائمة لتحديث معلومات جهات اتصالكم التي تستخدم جي ميل أيضاً. أما مستخدمو آيفون فيمكنهم مزامنة هذه الجهات مع آي كلاود بينما يستطيع مستخدمو هواتف سامسونغ مزامنتها مع حسابهم في سامسونغ. ولكنّ هذه الحسابات لا تضمّ عادة ميزات كثيرة كما جي ميل ولا تتزامن دائماً مع منصات أخرى لذا أنصحكم بالالتزام بملف جهات اتصال يتصل بخدمة بريدكم الإلكتروني.
في حال كنتم تستخدمون هاتفاً يعمل بنظام تشغيل آندرويد من غوغل لا شكّ في أنّ جهات اتصالكم مخزّنة أصلاً في حساب جي ميل. ولكن إن كنتم تستخدمون جهاز آيفون يمكن أن تكون هذه الجهات قد خُزّنت في أماكن كثيرة. في هذه الحالة اذهبوا إلى إعدادات ومن ثمّ إلى كلمات مرور وحسابات للتعرف إلى الحسابات المختلفة الموجودة على هاتفكم. وتجدر الإشارة إلى أنّ أي حساب تجدونه في هذه اللائحة مع عنوان جهات اتصال تحت اسمه سيكون مجهّزاً لمزامنة جهات اتصالكم... ومن بين هذه الحسابات آي كلاود وجي ميل وياهو وآوتلوك وغيرها.
وفي حال كنتم تملكون جهات اتصال في حسابات أخرى قد تودّون استيرادها إلى ملف في جهاز الكومبيوتر ومن ثمّ إلى جي ميل (أو حساب البريد الإلكتروني الذي اخترتموه). بعدها اتجهوا إلى الوسيط الشبكي في كلّ واحد من هذه الحسابات اعثروا على خيار استيراد واستخدموه لوضع الملف على سطح المكتب في جهازكم ومن ثمّ استوردوه إلى المخزن الذي اخترتموه (عادة ما يكون غوغل لأنه متوفر في معظم الأجهزة). ولا تقلقوا حيال جهات الاتصال المتكررة لأنكم ستتعلمون كيف تتعاملون معها قريباً.
فور الانتهاء من هذه الخطوة يمكنكم العودة إلى صفحة حسابات الآيفون وحذف العلامة الموجودة في مربّع جهات اتصال للحسابات التي لا تريدون مزامنتها بعد اليوم أو حذف جهات الاتصال من هذه الحسابات كلياً. (يمكنكم أيضاً أن تستوردوا لائحة ن جهات اتصالكم الأساسية من غوغل حتى يكون لديكم نسخة احتياطية في حال صادفتم أي مشكلة في الخطوات التي سنتحدث عنها فيما يلي). وفي حال شعرتم أنكم يجب أن تحتفظوا بجهات الاتصال في مواقع أخرى (في حال كنتم تملكون بريدين إلكترونيين مثلاً أحدهما شخصي والآخر مهني لا بأس بذلك يمكنكم ببساطة الاحتفاظ بجهات اتصالكم العملية في المخزن الخاص بالعمل وجهات الاتصال الشخصية في المخزن الشخصي وحاولوا ألّا تحتفظوا بنسخ مكررة منها في الحسابين).