Integra og bogkælder på CPH WEST

[Maria Klostermann Tapdrup]

Jeg har prøvet at tænke hvorledes vi bruger Integra til bogkælderen.
Jeg forestiller mig, at det bliver udgangspunktet for et forhåbentlig
en dialog, hvor I alle byder ind!

Glæder mig til at høre fra jer!


Integra og bogkælder

Elevdata bliver kørt automatisk via filer, som vores it-afdelingen
trækker i Easy og Lectio. Vi er i gang med at få lagt personalet ind
automatisk på samme måde.

Eleverne er oprettet på følgende måde:

Cpr-nr. – anvend som kortnummer
Fornavn
Efternavn
Adresse
Kategori - personale eller elever
Elever i de respektive klasser
Personale samles i klassen personale

Vi holder i et excel-ark styr, på hvilke bøger, som er ude i hvilke
klasser. Vi har nu 63 klasser og 4 forskellige uddannelser, så det er
en absolut nødvendighed. Booking systemet vil være en kæmpe fordel for
os, men vi skal have trimmet OPAC’en og opdraget vores lærere først
Lige nu går alle bestillinger gennem vores mailboks.

Elevernes bøger bliver kaldt hjem i maj. Vi er nødsaget til at sende
excel arket ud i stedet for systemets hjemkaldelser, da vores
rørløsning har sat den fælles afleveringsdag til sidste eksamensdag.
Vi håber, at vi kan ændre dette, så vi kan lave fornyelser tidligere
og bruge systemets hjemkaldelser.

Fornyelser laver vi samlet efter, at den fælles afleveringsdag for
etårs lån er overskredet på den måde slipper vi for at taste datoer.
Vi bruger klasselister med stregkoder fra rapportgeneratoren til at
lave fornyelserne.

Vi bruger slutopgørelser både ved de løbende udmeldelser og bruger
slutopgørelsesfunktionen til afgangsklasserne. Det tager jo op til et
par måneder fra eleven går ud til de modtager en faktura fra
regnskabsafdelingen, men vi har ikke ressourcer til at lave manuelle
regninger med det samme, da vi har så mange

1. hjemkaldelse efter 7 dages overskridelse af lånetiden.
• I forbindelse med bogafleveringen om sommeren bliver 1.
hjemkaldelser sendt hjem til elever, som stadig går på skolen sammen
med et følgebrev i starten af august.
• I forbindelse med bogafleveringen om sommeren bliver 1.
hjemkaldelser ikke sendt hjem til dimitterede elever.
• 1. hjemkaldelser til eleverne, som går på skolen, bliver delt ud i
klasserne via protokollen.

2. hjemkaldelse efter 14 dages overskridelse af lånetiden.
Denne hjemkaldelse er i princippet en regning i bibliotekets system. I
det vi gerne vil have priserne med på hjemkaldelserne for at få
bøgerne hjem hurtigere.

• I forbindelse med bogafleveringen om sommeren bliver 2.
hjemkaldelser ikke sendt hjem til dimitterede elever.
• 2. hjemkaldelser til eleverne, som går på skolen, bliver sendt med
posten.

Regning sendes til regnskabsafdelingen efter 21 dages overskridelse af
lånetiden.

• Denne regning er i princippet en inkassosag i bibliotekets system.
Gælder både elever på skolen og udmeldte elever.

Vi har forresten biblioteksbøger på en hyldeliste og klassesæt på en
anden.


Ønsker
I forhold til ønsker til det nye system ville vi for det første gerne
have eksemplarstatusfunktionen F6 udbygget, så eleverne bliver opdelt
efter klasser.

Fælles fornyelser for en bog for en hel klasse – kunne det ikke være
fantastisk!

Hvilke bøger er ude i hvilke klasse? Måske er det muligt at sammenkøre
vores excel ark struktur med det nye system.

Mulighed for at køre bibliotekets regningsstruktur parallelt med
bogkælderens regningsstruktur uden at skulle have et helt separat
system.