Cuando un negocio nace, es común que el emprendedor haga de todo. Es el
administrador que genera los proyectos, sale a buscar clientes, paga,
cobra, funge como reclutador y, en ocasiones, es también el que baja la
cortina.
Pero, ¿qué pasa cuando una empresa depende sólo de una persona? Respuesta:
el crecimiento se limita. Este fue el caso de Ezequiel Farca, un
diseñador industrial que en los últimos nueve años se ha dedicado a
establecer estrategias e implementar herramientas que le den
independencia a su negocio, un reconocido estudio de arquitectura y
diseño interior de la Ciudad de México.
“Cuando lo tienes que hacer todo tú, aunque tengas un millón de
clientes no vas a poder atenderlos”, afirma. “No hay una persona que lo
sepa todo, pero cuando se trata de tu negocio a veces te vuelves un poco
terco. Primer error, porque hay un punto en el que físicamente no
puedes”.
Cuando comprendió que su firma debía funcionar sola, el emprendedor dio
un primer paso: aceptó sus errores, paulatinamente dejó de ser un
“todólogo” y elaboró un plan basado en tres ejes: tener todo por
escrito, invertir en tecnología y fortalecer a su equipo de trabajo.
Y lo logró. Hoy, la mayoría de las áreas de su empresa están preparadas
para trabajar sin él al frente. Además Farca afirma que están superando
el tema de la crisis y, aunque cuando empezó hace 19 años su cartera de
clientes crecía al doble cada año, hoy su empresa con planeación logró
la estabilidad.
“Estoy convencido de que para que una empresa crezca el cambio empieza
por ti”, afirma. “Por eso acepté que necesitaba personas que tuvieran la
capacitación de crear ambientes tal y como yo lo haría, pero también
que requeríamos tecnología para coordinar todos los procesos”.
El esfuerzo por alinear todas las áreas ha dado importantes resultados.
Y aunque queda un largo camino por recorrer, su empresa –la cual lleva
su nombre– se ha posicionado como la primera compañía mexicana en
ofrecer servicios integrales de diseño y arquitectura interior para
cualquier espacio, desde hoteles hasta centros comerciales.
Y no sólo eso. Hoy, el pequeño negocio que fundó hace casi 20 años en
la casa de sus padres cuenta con 22 empleados y más de 20 clientes de la
talla de Aeroméxico, Comex y desarrolladores como Corian Dupont, Grupo
Urrea, Nouvel Studio y Res – In.
¿Algo más? La firma Ezequiel
Farca logró posicionar sus servicios a través de sus colaboraciones de
diseño con los arquitectos y desarrolladores mexicanos más renombrados.
Por ejemplo, trabajó con Enrique Norten en la línea de muebles del Hotel
Habita, con Grupo Danhos en el proyecto Reforma 222 y con el grupo
hotelero Hábita en el diseño y la fabricación del mobiliario para
Hotel/Hotel, un nuevo desarrollo en Acapulco. “Todo es gracias al equipo
de trabajo”.
Fortalece tus debilidades
Como cualquier profesional que desea ofrecer sus servicios de
manera independiente, Farca comenzó a diseñar en 1991 desde la casa de
sus padres. Aunque en 1995 abrió su primer despacho de diseño, fue hasta
2000 que decidió abrir una empresa en forma.
Desde el inicio ganó clientes y obtuvo ganancias, pero para
posicionarse como un gran diseñador necesitaba seguir con su formación,
así que decidió estudiar una maestría en Barcelona. Tomó sus maletas y
dejó encargado su negocio.
¿El resultado? Al regresar, las cifras no cuadraban y tenía clientes
descontentos. Aquí comenzó la tendencia del emprendedor por tener las
cosas bajo su control. Hasta que se acercó con uno de sus amigos que se
dedicaba a dar consultoría a negocios. “Me dijo: lo que tienes que hacer
es crear una empresa. Yo creía que ya la tenía, pero habían fallas tan
básicas como las relacionadas al área de administración”, explica.
Entonces, de la mano de asesores y expertos, hizo un diagnóstico de la
organización y detectó qué era lo que necesitaba mejorar. Los resultados
eran sorprendentes. Como él no se sentaba con su equipo a hacer
retroalimentación de los proyectos, no sabía a ciencia cierta qué quería
su mercado, y así era imposible lograr que sus colaboradores estuvieran
alineados creativamente con él.
Por otra parte, los reportes financieros estaban incompletos y todos
los clientes pedían la presencia de Ezequiel en cada uno de los
proyectos. “Ahora nos llega un proyecto y mi nivel de involucramiento es
sólo conceptual, el resto lo llevan los gerentes de células y nombramos
a un director de proyecto que hace que el trabajo sea de máxima
calidad”. Cualquier empresa puede lograr este cambio, pero Ezequiel
recomienda que aunque existan cosas que haga tu equipo de trabajo, la
clave es no descuidar tus cuentas clave. “Yo delego, pero con
prioridades”, apunta.
Los ingredientes básicos en la profesionalización de Ezequiel Farca
fueron crear manuales de procedimientos y completar su plan de negocios
–que con el tiempo se hizo más sólido–. La meta estaba clara: él quería
ser empresario y no un simple diseñador sobre el que recaen las
responsabilidades.
Entonces creó una estructura organizacional, definió todos los puestos
que requería su negocio y luego realizó flujos de trabajo. En ellos
describió cada proceso desde el momento en que llega a un cliente y la
manera en que se le atiende, hasta el diseño de los muebles y el
espacio, y los tiempos de entrega. Así cualquier empleado sabe qué hacer
ante determinadas situaciones.
En suma, la empresa forma parte de la red de emprendedores de la aceleradora de negocios Endeavor.
Pero toma en cuenta que detectar las fallas de una compañía no es una
tarea sencilla, necesitas humildad para reconocer que no lo estás
haciendo bien. En el caso de Farca, antes de buscar asesoría,
institucionalizarse y tener todo por escrito, los días se enfocaban a
solucionar `bomberazos´. Y es que no había una estrategia definida y el
equipo no tenía herramientas para hacer una verdadera planeación de
proyectos (con tiempos, funciones y costos medibles).
Otro foco rojo era que como la firma no fabricaba sus muebles y no daba
seguimiento a los maquiladores, éstos les daban el precio que querían.
Actualmente, aunque Ezequiel Farca fabrica sus piezas, cuando ganan
proyectos en lugares remotos y complicados de llegar, buscan apoyo de
maquiladores locales. Para garantizar la calidad de toda la producción
la firma cuenta con manuales de fabricación. También contrataron a una
persona que se dedica únicamente al departamento de compras, controlaron
gastos y elaboraron una tabla de costos.
Al mismo tiempo, todos los directores de la empresa saben exactamente
cuáles son las tendencias del mercado. La información fluye
constantemente y saben mes con mes qué producto es el que más se vende,
de qué tamaño, de qué color y de qué material. “Si no conoces esta
información, ¿cómo puedes saber qué diseñar?”, apunta.
El siguiente reto será desarrollar un área de ventas que le permita al
emprendedor delegar la búsqueda de clientes. “El 80% de esta tarea la
hago yo y el 20% restante se genera en la tienda y nada más. Estamos
reforzando justo esta parte”, añade.
Integra tecnología
“Existen inversiones que tienes que hacer si lo que quieres es crecer”,
dice convencido Farca. Una de ellas es la integración de soluciones
tecnológicas para conocer los tiempos de entrega, los tiempos de
producción, la capacidad de respuesta, los clientes frecuentes, los
flujos de efectivo, etcétera.
En sus inicios la firma no contaba con ninguna herramienta
administrativa para controlar ingresos y, como sucede con muchos
emprendedores, todo se hacía con los recursos disponibles a mano y con
esquemas caseros. Por lo tanto, la información tenía errores
importantes.
“Si hubiera estudiado administración posiblemente las cosas hubieran
sido más sencillas, pero no fue así y como todo dependía de mí, ocho
años después de arrancar mi empresa todo era un verdadero desastre”,
comenta. La recomendación radica en buscar personas que hagan
eficazmente estas tareas y que busques una solución para estar ordenado.
Luego de una selección profunda entre las distintas opciones que
existían en el mercado, Ezequiel adquirió en 2006 el Sistema de
Planificación de Recursos Empresariales (ERP) de SAP para pequeñas y
medianas empresas. La decisión se basó en los requerimientos del
negocio, así que analizó quién podía darle (en una misma solución)
información sobre el área de producción, así como luces de qué era lo
que debía ordenar y cómo organizar el área de ventas.
Los beneficios son tangibles. Los directivos saben el estatus de sus
entregas, pueden monitorear sus ingresos, hacer pronósticos de ventas,
tener reportes inmediatos y, sobre todo, compartir información entre
todas las áreas involucradas. Y no todo queda en manos de Farca. “Yo
estaba acostumbrado a gritar como loco porque se supone que las cosas
así funcionaban. Hoy duermo tranquilo”.
Claves
• Cualquier giro de negocios puede profesionalizarse. Hazlo por escrito.
• No juegues al “Llanero solitario” y pon a otras personas al frente de
determinado proyecto. No hay una persona en el mundo que sepa hacerlo
todo.
• No tengas miedo a invertir en tecnología, así todo lo tendrás bajo control sin gastar de más o perder tiempo.
• Encuentra un nicho que te apasione y hazlo rentable.
• Implementa herramientas que te permitan crecer de forma ordenada.
• Capacita siempre a tus empleados, ellos harán que tu negocio funcione cuando tú no estás.
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