Elektronik rapor ve e-bildirge uygulamaları

[Faik YILDIZ]

Elektronik rapor ve e-bildirge uygulamaları

Bilindiği üzere her ay Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (E-Bildirge) internet üzerinden verilmektedir. Ayrıca ay içerisinde rapor alan personele ait raporlar da yine internet üzerinden Vizite Giriş Sistemi(Sağlık Ödemeleri Sistemi) aracılığıyla girişi yapılarak onaylanmaktadır.

Gerek Sosyal Güvenlik Kurumu(SGK) ile ilgili idari para cezasına maruz kalmamak gerekse personellerin işgöremezlik işlemlerinde kolaylık sağlamak amacıyla, aşağıdaki işlemleri dikkatli bir şekilde eksiksiz olarak gerçekleştirmeniz gerekmektedir.

Rapor  ve E-Bildirge girişlerinde yapılması gereken işlemler şunlardır:

Elektronik rapor girişi

-  Hastaneler özel sektör çalışanları için verdikleri istirahat raporlarını her zaman yazılı olarak vermemektedirler. Bunun yerine hastane, elektronik rapor girişi yaparak raporun işverenin E-Bildirge sisteminde belirlediği e-posta adresine gönderimini gerçekleştirmektedirler.

-  Gelen e-posta da istirahat sürelerine ilişkin tarih aralıkları belirtilmektedir. İstirahat süresinin bitiş tarihinin içinde bulunduğu aya ait “Aylık Prim ve Hizmet Belgesi”nin(E-Bildirge) bildirim süresi içerisinde(Takip eden ayın 23. günü) , vizite giriş sistemini(https://uyg.sgk.gov.tr/vizite/welcome.do) kullanarak elektronik raporların onaylanması gerekir.

-  Vizite giriş sistemine giriş yaptıktan sonra, pencerenin sol tarafında bulunan menüde yer alan, “Kimlik No’ya Göre Rapor Arama” veya “Tarihe Göre Rapor Arama” seçeneklerinden biri seçilerek ilgili rapor bulunur.

-  Rapor bulunduktan sonra, rapor seçilip “Detay Görüntüle” seçeneğinden raporun bitiş tarihi seçilerek, “çalışmamıştır” seçeneği de işaretlendikten sonra, alt kısımda yer alan “Onay” seçeneği ile onaylanır.

§  Rapor elektronik olarak onaylandıktan sonra PDF formatında kaydedilmesi sağlanır. PDF dosyası yazdırılıp, ileride karşılaşılabilecek uyuşmazlıklarda kullanılması için mutlaka personelin özlük dosyasına eklenmelidir.

Not: Bütün raporların(1 gün, 2 gün veya daha fazla) mutlaka sistemden onaylanması gerekir.

Manuel çalışmadığına dair bildirim işlemleri

-  Çalışanın elektronik raporunun onaylanmasından sonra, yine Vizite Giriş ekranında yer alan, “Çalışmadığına Dair Bildirim İşlemleri” menüsünden “Giriş” seçeneği seçilerek rapor girişi sağlanmalıdır.

-  Rapor alan personelin TC kimlik numarası yazıldıktan sonra “Rapor Başlangıç Tarihi” ve “İşe Başlama Tarihi”(rapor bitiş tarihi değil) işaretlenip kaydedilmelidir.

-  Bu girişin yapılması, çalışanların işgöremezlik ödeneklerini almalarını kolaylaştırmaktadır. Aksi halde SGK müdürlükleri raporun onaylanmadığını söyleyip, iş göremezlik ödeneği işlemlerini gerçekleştirmemektedirler.

-  Çalışanların uzun süreli rapor almaları durumunda, raporun bitiş tarihi gelmeden Elektronik Rapor’un parçalar halinde onaylanması mümkün bulunmaktadır.

E-Bildirge işlemleri

-  Ay içerisinde rapor alan personeller için E-Bildirge ekranında, çalışan seçildikten sonra;

1.     İşveren personelin sigorta primini tam bildirmek(30 gün) istiyorsa; eksik gün sayısı ve eksik gün sebebi bildirmeyip, “istirahat süresinde çalışmamıştır” kutucuğu işaretlenmelidir.

1.     İşveren personelin sigorta primini tam bildirmek istemiyorsa; eksik gün sayısı ve eksik gün sebebi belirtilip, yine “istirahat süresinde çalışmamıştır” kutucuğu işaretlenmelidir.

-  Eksik gün sebebi birden fazla ise; sebeplerden biri istirahat olduğu durumda “istirahat süresinde çalışmamıştır” kutucuğu işaretlenmelidir.

-  Bazı ayların 31 gün üzerinden işlem görmesi sebebiyle, 1 günlük raporlarda yine 30 gün üzerinden işlem yapılmaktadır. Bu durumda da prim gün sayısı 30 gün seçilmeli, eksik gün sayısı ve eksik gün sebebi seçilmemelidir.

Ancak “istirahat süresinde çalışmamıştır” kutucuğu işaretlenmelidir.
-  Hizmet listesinde yer alan meslek kodları da kontrol edilmelidir. Bazı meslek kodları güncellenerek değişmekte olup, değişen meslek kodlarını sistem görmemekte ve 1111.11 veya 0000.00 olarak getirmektedir.

Özetle; rapor alan personellerin rapor girişlerinin tamamının gün sayısına bakılmaksızın Vizite Giriş ekranından, gerek elektronik gerekse manuel olarak girişleri yapılarak onaylanmalıdır. Aylık Prim ve Hizmet Belgesi(E-Bildirge) verilirken, raporlu personeller için prim ödemesinin yapılıp yapılmadığına bakılmaksızın, mutlaka “istirahat süresinde çalışmamıştır” kutucuğu işaretlenmelidir. Ayrıca bildirgeler verilirken meslek kodlarının doğruluğuna dikkat edilmelidir.

Notlar:

-  Sosyal Güvenlik Kurumu(SGK), iş göremezlik ödeneklerini 3 günden itibaren vermektedir. Yani ilk 2 gün için iş göremezlik ödeneği verilmemektedir. İşverenin bu 2 günlük ücreti işçiye verme zorunluluğu ücret sistemine göre değişebilmektedir.

-  İş kazalarında süre 3 gün olup, iş kazası meydana geldikten itibaren 3 gün içerisindehttps://uyg.sgk.gov.tr/IsvBildirimFormu/welcome.do adresinden İş Kazası Bildirimi Yapmak zorundadır.

Tarih: 04.08.2016

Uğur Çetin
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir

Kaynak: www.MuhasebeTR.com