iDempiere im Kleinunternehmen mit Einnahmenüberschussrechnung EÜR / Kontenplan

[Sebastian Stetter]

Hallo Zusammen!

Ich beschäftige mich seit einigen Wochen mit ERP-Systemen für mein kleines Unternehmen (Entwicklung, Produktion, Dienstleistung und B2C Handel) und die Wahl fiel inzwischen auf iDempiere (auch wegen der aktiven Community).

Wie im Titel angedeutet bin ich derzeit mit diesem Unternehmen noch Einnahmenüberschussrechner. Eventuell bleibt das auch so. Dafür klingt iDempiere erstmal nach totalem Overkill, ich weiß, aber es sind eine Reihe andere Funktionen die ich benötige (Produktion, Material, Vertrieb, etc. und die weitreichenden Automatisierungsmöglichkeiten die iDempiere unschlagbar machen.

Jetzt stehe ich vor der Aufgabe die laufenden Geschäftsvorfälle in iDempiere zu erfassen und daraus eine EÜR für die Anlage EÜR und Umsatzsteuervoranmeldungen zu erzeugen. Ich frage mich was da das beste Vorgehen hinsichtlich der Wahl des Kontenplanes ist.

Im wesentlichen denke ich gerade über zwei Szenarien nach:

a) Mandant mit dem vereinfachten SKR04 von Thomas Bayen (danke für die super Arbeit) anlegen. Alles wie in der Bilanzbuchhaltung buchen und am Ende über einen eigenen Report die EÜR rauslassen. Da das zufluss und Abflussprinzip gilt müsste ich die Buchhaltung auf Zahlungseingänge umstellen - ich hab gesehen dass das irgendwo geht, bin mir aber nicht sicher wie sich das auswirkt.

b) Mandant mit minimalem Kontenrahmen anlegen und Konten umbenennen, bzw. fehlende anlegen, so dass daraus die Ziffern der EÜR abgebildet werden können. Da hier nur Zahlungen erfasst werden un es keine doppelte Buchführung gibt müsste es wohl so eine art Sammelgegenkonto oder sowas geben?

Wie Ihr sicher herauslesen könnt bin ich kein Buchhalter, auch wenn ich das alles mal prinzipiell gelernt habe. Aktuell verwende ich https://www.jes-eur.de/ Da gibt es auch jedes Jahr ein Plugin für die Summierung der Konten zu den entsprechenden Ziffern der Anlage EÜR. Eventuell könnte ich diese Info schonmal nutzen um die Konten und Zuordnung in iDempiere abzubilden.

Meine Fragen:

1.)Was haltet ihr für das vielversprechendste Vorgehen dabei - habe ich was offensichtliches übersehen?

2.) Außerdem fände ich es als Techie mal spannend wie die Buchhaltung prinzipiell funktioniert, als wo welche Zahlen hergeholt werden und wann was wo hingeschrieben wird. Gibt es dazu irgendwo grundsätzliche, Abstrakte Infos? Das müsste doch eigentlich erstmal unabhängig von gesetzlichen Regelungen sein, da die ja in jedem Land verschieden sind. Gerne auch auf Englisch.

3.) Wenn ich das richtig verstanden habe, landen alle relevanten Buchungen am Ende auf einem der Default-Konten. Die anderen Konten erweitern bezw. unterteilen den Kontenplan, oder? Könnte man im Prinzip (nur um besser zu verstehen was da läuft) direkt im Minimalkontenplan herumbuchen, geradeso wie man beispielhaft direkt in der Bilanz buchen kann?

Ich danke Euch schonmal für Eure Hilfe!

Achja, natürlich habe ich einen Steuerberater und auch eine Buchhalterin die ich in der Sache noch konsultieren werde. Mir geht es darum das System vorher grundsätzlich verstanden zu haben.

Liebe Grüße vom Bodensee

Sebastian

[Patric Massing]

Hallo Sebastian,

der schon vorbereitete Mandant GardenWorld ist eine sehr gute Basis um die Grundfunktionen kennen zu lernen.
Hier würde ich auch ansetzen, mir einfache Geschäftsfälle anlegen, mich Stückchen für Stückchen
vorarbeiten, Definitionen(Steuer, Sachkonten usw.) ändern und mir hierzu auch die Buchungen ansehen.
Hiermit lernst Du dann schon sehr viel kennen.

Als nächsten Schritt würde ich dann einen neuen Mandanten anlegen und nur die notwendigen (Defaults) Sachkonten anlegen.
Auch hier Stückchen für Stückchen vorarbeiten.

Wenn ich Dich richtig verstanden habe, möchtest Du Cash Based Accounting verwenden? Diese Möglichkeit findest Du
im betreffenden Buchführungsschema.

Die Funktion der Geschäftsberichte kann/wird Dir dann später bei Auswertungen weiterhelfen.

Es gibt Bücher zu Adempiere, die aber auch das Grundlagenwissen für iDempiere enthalten.
Sonst Wiki, Forum.

Grüße
Patric

[Thorsten Kreutz]

Hallo,

zu 1) also die Frage ist auch, wie viel Zeit man damit verbringen will, sich in Software einzuarbeiten insbes. komplexere Software. Als kleine Firma kann es sinnvoll sein die Buchhaltung auf einen Dienstleister auszulagern, um sich zunächst auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. Wenn die Firma dann größer wird, sollte man über Lösungen nachdenken, die mit den Anforderungen wachsen.

zu 2). Es ist immer ein Geschäftsprozess, der hinter einem "Ablauf" steckt. Das Abstrakte Modell nennt sich Geschäftsprozess Modellieren, dazu gibt es entsprechende Tools. Das komplexe ERP-System hat auch einige Modelling Tools intetriert - da wird also an der großen Plantafel modelliert, wie der spätere Ablauf sein soll und entsprechend laufen dann hintereinander die Programme ab.

zur Buchhaltung: Es gibt auch Einstiegskurse. Der einfachste Weg ist es, ein Schulbuch zu nehmen und die Geschäftsvorfälle durchzugehen. Bei einigen Buchhaltungsprogrammen ist eine entsprechendes Handbuch auch mit dabei.

Das Problem ist nur, wenn man selbst keine Ahnung hat von Buchhaltung, wird es möglicherweise Ärger mit dem Finanzamt geben, weil die Buchführung nicht in Ordnung ist und ggf. sogar ein Prüfer kommt, um die Buchhaltung zu prüfen. Unwissenheit schützt leider nicht vor Strafe, immerhin ist die Buchführung ja eine wichtige Dokumentation. Da würde ich also empfehlen, mal eine Existenzgründungsberatung in Anspruch zu nehmen. (Die wird teilweise sogar kostenlos angeboten).

Gruß

TKr

Am Montag, 15. Oktober 2018 15:51:24 UTC+2 schrieb Sebastian Stetter:

[Sebastian Stetter]

Hallo Patric!

Danke für Deine Antwort. Genau so wie Du es beschreibst taste ich mich gerade vor.

Dieses Video hat mir sehr geholfen die Struktur der Buchhaltung von iDempiere zu verstehen: https://www.chuckboecking.com/adempiere-idempiere-introduction-accounting-structure/

Die Einstellung "Cash Based Accounting" (in Deutsch heißt das Feld wohl "Abgrenzung") hatte ich im Blick. Mit ist nur noch nicht ganz klar welche auswirkung es konkret hat, wenn ich die herausnehme. Wir dann die Zahlung verwendet um die Buchung auszulösen, oder passiert dahinter noch andere Magie?

Ich habe mir das ganze mal in Lexware angesehen. Dort ist es möglich für die Mandanten Bilanzierung oder EÜR einzustellen. Gebucht wird auch bei der EÜR auf einen ganz normalen Kontenrahmen, wie z.B. SKR04. Die EÜR scheint dann ein anderer Report zu sein.

Für eine reine EÜR-Funktion ist das meines Erachtens mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Allerdings ist eine EÜR für andere betriebliche Zwecke als die Gewinnermittlung für's Finanzamt auch kaum ausreichend, wodurch es wieder Sinnvoll sein könnte normal, doppelt zu buchen und die EÜR z.B. als eine Auswertung über die SU/SA-Liste zu machen. Die Frage ist hier nur ob es für die korrekte Terminierung (Zufluß-/Abflußprinzip ausreicht den berühmten Haken bei "Abgrenzung" im Buchführungsschema zu entfernen.

So wie es sich aktuell darstellt ist es also eine Zeitpunkt- und Reporting-Frage.

Ich habe auch noch keinen Report für SUSA oder Umsatzsteuervoranmeldung gefunden. Wie macht ihr das? Habt ihr Euch das alles selbst gebastelt?

Du hast Bücher erwähnt. Hast Du eine Konkrete Empfehlung? Ich verwende bisher als Informationsquellen: das iDempiere-Wiki, das aDempiere-Wiki, die Seite von Chuck Boeking, und einige Videos auf Youtube. Gibt es noch etwas, dass sich lohnt anzusehen, insbesondere für Deutsche Unternehmen?

Vielen Dank! Liebe Grüße, Sebastian

[Sebastian Stetter]

Hallo Thorsten!

Danke für Deine Antwort!

Die Situation ist die, dass das Unternehmen seit über zehn Jahren läuft. Viele Abläufe werden bisher einfach irgendwie gemacht (das meint nicht die Buchhaltung). Da es viele komplexe Prozesse gibt, ist das Wissen dazu nur bei den ausführenden - solange es nicht vergessen wurde und neu erfunden werden muss. Das skaliert natürlich nicht gut und ist Fehleranfällig.

Daneben gibt es eine Reihe von kaufmännischen Abläufen die immer gleich sind und die leicht automatisiert werden können.

Der größte Engpass ist, dass wir zu langsam sind, weil eine vielzahl dieser Aufgaben durch die zergliederung viel mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Der Plan ist also das ganze Unternehmen mehr zu definierten Prozessen zu bekommen (Es gibt dann für alle wiederkehrenden Abläufe einen Prozess. Alle anderen sind ein Projekt und auch für Projekte gibt es einen Prozess.) Das hat erstmal mit der Buchhaltung noch nicht so viel zu tun, außer, dass viele der Informationen die künftig anfallen, für die Fibu nochmal erfasst werden müssten was wiederum fehleranfällig und ineffizient ist.

Mit iDempiere kann ich eigentlich alles (eher noch mehr) abbilden was ich brauche.

Vom Organisatorischen Standpunkt würde es absolut Sinn machen die integrierte Buchhaltung zu benutzen. Nur möchte ich halt nicht bilanzieren, solange ich das nicht muss. Daher das Problem wie ich einersets iDempiere voll integriert nutzen kann, und andererseits meine EÜR und UStVa für den Steuerberater und letztlich das Finanzamt rauslassen kann. Mir sind sowohl Bilanzierung als auch EÜR nicht fremd - ich hab beides in den letzten zwanzig Jahren gemacht, allerdings immer mit Unterstützung durch einen Buchhalter / Steuerberater. Das wird auch künftig so sein. Mein Problem ist also eher iDempiere so weit zu verstehen und zu konfigurieren, dass ich mit dem Steuerberater zusammenarbeiten kann. Die laufenden Buchungen möchte ich nicht auslagern, weil sonst wieder doppelt erfasst werden, muss was ohnehin schon als Daten vorliegt, und die Infos dann nicht tagesaktuell sind. Ich möchte, dass der Geschäftsvorfall alle nötigen Prozesse triggert, von der Bestellung über den Materialfluss, die Kundeninformation, die Leistungserbringung bis zur korrekten Dokumentation bzw. Buchung um so viel wie möglich davon zu automatisieren. Wir haben vor einige Bereiche auszubauen, was zu einer erhöhten Nachfrage fürhen wird. Ich will im Vorfeld alle relevanten Prozesse skalierbar haben damit ich auch dann Lieferfähig bin. Mehr Personal ist leider keine Lösung.

Mein Problem ist also eher ein Verständnisproblem der Buchhaltungsmechanismen von iDempiere und deren Einrichtung. Im Gegensatz zu Buchhaltungssoftware die rein für den Deutsche Markt gedacht ist, sind die Dinge bei iDempere ja etwas flexibler und damit komplexer. Was mir helfen würde iDempiere zu verstehen, ist wie andere Deutsche Unternehmen die Buchhaltung z.B. in einem fiktiven Standardfall implementiert haben, in dem Wissen, dass das angepasst werden muss. Also eine Art minimalkonfiguration mit der man schon mal loslegen und auswertungen machen kann. Falls es sowas nicht schon gibt würde ich es mir basteln und dokumentieren.

Liebe Grüße, Sebastian

[Dirk Niemeyer]

Guten Morgen Sebastian,

ich empfehle immer noch gerne die Compiere-Dokumentation. Compiere ist
ja der "Urvater" von ADempiere und iDempiere und für das Verständnis der
Kernfunktionalität und der "Philosophie", die Jörg Janke bei der
Entwicklung verfolgt hat ist die Compiere-Dokumentation sehr hilfreich.

Für Deine Frage speziell wäre sicher der Absatz

"Select the Accrual check box if Accrual based accounting is used. When
the check box is left unselected then Cash based accounting is used.
When Cash based accounting is selected, Income and Expenses are not
accounted until the payments have been made. When Accrual based
accounting is selected, Income and Expenses are accounted when invoiced."

auf der Seite http://wiki.compiere.com/display/docs/Performance+Analysis
nützlich. Gut ist auch aus meiner Sicht die Info in Jankes Blog
"Compiere from the Source" (http://www.compieresource.com/blog/) für das
Verständnis der Basics.

Ich denke, für Deine Bedürfnisse wäre vielleicht eher der SKR03
passend?! In der Beschreibung des Kontenrahmens (des bekannten
Steuerberatungsunternehmens ...) findet man auch eine Spalte "Posten in
der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG", die einem wohl helfen
sollte, einen passenden Finanzbericht zu erstellen.


Viele Grüße

Dirk Niemeyer

[Patric Massing]

Hallo Sebastian,

>>Wird dann die Zahlung verwendet um die Buchung auszulösen, oder passiert dahinter noch andere Magie?

Sorry, bin da auch nicht so sattelfest.

- Deine Warenbewegungen werden gebucht.
- Bei der Fakturierung erfolgt hier keine Buchung -> In der Rechnung.
- Im EK erfolgt ein Rechnungsabgleich, dabei werden eventuell entstandene Preisdifferenzen gebucht
(Bestellung/Lieferung zu tatsächlichem Rechnungsbetrag)= Lagerwert-Korrektur
- Die finalen Buchungen erfolgen in den Zahlungen sowie in den Zuordnungen mit ggf. der
notwendigen Steuer-Korrektur -> bei Skonto als Beispiel.

Statistische Buchungen mal hier außen-vor gelassen.

Ja, die Berichte habe ich erstellt. Basteln nicht erlaubt :-)
- SuSa und Geschäftspartner SuSa
- BWA
- Umsatzsteuervoranmeldung mit Verprobung
Hier kannst Du aber auch den Bericht Invoice Tax nutzen.
Die restlichen Werte dann aus den Sachkonten manuell ermitteln.

In Deinem Fall kannst Du mit den vorhandenen Berichten schon viel machen, denke ich.
Beispiel:
Invoice Tax
Trial Balance
Sachkonto-Infofenster

Kontenplan:
Wenn Du Deine Sachkonten in Zusammenfassungseinträgen geschickt zusammenfasst,
Basic: In Klassen(1,2,3 . . .) , ist das schon eine große Hilfe für
Deine weitere Definition des Kontenplans.
Aus Erfahrung weiß ich, sollte man es hier nicht übertreiben.
Und wirklich nur die Sachkonten anlegen, die Du wirklich benötigst, unabhängig
für welchen SKR Du Dich entscheiden wirst.

Grüße
Patric

[Thorsten Kreutz]

Hallo Sebastian,

verstehe - dass ist natürlich ein etwas anderer Hintergrund. Ich gebe zu, auch schon über den Ersatz von Standard-Buchhaltungssoftware nachgedacht zu haben.

Meine Erfahrung ist aber, dass diese einfache Buchführung tatsächlich besser angesiedelt ist in den "kleinen" dafür gedachten Programmen, die es auf dem Markt gibt (z.B. Lexware Buchhalter). Wie ein Vorposten bereits schrieb, ist eine große WaWi automatisch auf doppelte Buchführung und ggf. Mehrmandantenfähigkeit und Konzernrechnungswesen ausgelegt - d.h. die Sachen, die Adempiere/IDempiere von Haus aus schon kann, müsste man im Prinzip wieder vereinfachen (wegprogrammieren/umprogrammieren).

Wenn es "nur" darum geht, doppelte Erfassung zu vermeiden, dann probier doch den Datenaustausch über eine Schnittstelle in Form eines CSV Exports und importiere die Daten einfach in die Buchhaltungssoftware, die dann die EÜR per Knopfdruck erstellt. Der Weg wäre doch einfacher, als die gesamte Buchhaltungsautomatik von iDempiere umzuprogrammieren. Den Datenex- und Import kann man auch Task- oder zeitgesteuert laufen lassen.

Bestimmt mag es auch einen Weg geben, iDempiere EÜR fähig zu machen - aber ist halt ein gewisser Aufwand.

Gruss

Thorsten

[Sebastian Stetter]

Danke Euch allen für Eure Antwortenund hilfreichen Hinweise und interessanten Denkansätze.

Auf die Copmpiere-Doku wäre ich nicht gekommen, und die scheint mir wohl das Umfangreichste was es an Anwender-Doku gibt! Danke, Dirk!

Auch sehr hilfreich war das Aufdröseln der Funktion "Abgrenzung" und die Hinweise zu den Berichten - Danke Patric!

Das mit dem Export in das EÜR-Programm ist ebenfalls eine vielversprechende Idee.

Ich werde da noch etwas darauf rumdenken. Vielen Dank und ein schönes Wochenende!

Sebastian