v/v Cách phân tách KPI từ chức năng để tạo thư viện KPI cho bộ phận
Nguyen Hung Cuong
Trong hành trình xây dựng hệ thống Quản trị hiệu suất theo phương
pháp BSC mix JD - KPI, chúng ta cần phải xây thư viện KPI của bộ phận.
Mà để xây ra thư viện này, chúng ta sẽ lấy nguyên liệu từ bản BSC tổ
chức (tức KPI từ chiến lược) và KPI từ chức năng. Ở nhiều bài trước, tôi
đã hướng dẫn bạn cách để xây bản BSC hay KPI cho CEO. Ở bài này, chúng
ta sẽ tiếp tục cùng tìm hiểu cách lọc (phân tách) KPI từ chức năng bộ
phận. Tức là chúng ta sẽ cùng nhau sử dụng phương pháp JD - KPI để tìm
kiềm các thước đo hiệu quả công việc. Cách thức làm dưới đây, theo tôi,
bạn có thể ứng dụng để tìm ra các KPI từ mô tả công việc.
Điều kiện để có thể phân tách được KPI là phải có chức năng.
Nếu bộ phận đã có sẵn một bản chức năng hoàn chỉnh thì thật tốt. Còn
không có, tôi thường hay chủ động cùng trưởng bộ phận làm nhanh (tắt).
Để ra các chức năng cũng không khó. Chúng ta chỉ cần trả lời được câu
hỏi: "Công việc lớn của bộ phận theo từng bước thế nào?". Thông thường,
tôi hay thấy khi làm chức năng, đa phần mọi người sẽ cố gắng gộp các
công việc giống nhau lại và sau đó tạo ra một cái tên chung cho cả nhóm.
Còn tôi thì hay dùng cách đó là cắt từng khúc của quy trình công việc
bộ phận và đặt nó là chức năng.|
Chi tiết hơn về cách thức xây dựng chứng năng nhanh cho bộ phận, thân mời bạn xem bài: Cách xác định cơ cấu chức năng bộ phận ( https://blognhansu.net.vn/?p=26481 )
Có được chức năng, để ra KPI, chúng ta đưa vào 1 file tên gọi là Bảng phân tách KPI từ chức năng. Đây là một bảng ma trận. Trong đó dòng là các chức năng còn cột là các câu hỏi sau:
1. Công việc có đích là gì?
2. Công việc như thế nào là đạt?
+ Số lượng (đủ)?
+ Chất lượng (đúng)?
+ Thời gian (đều)?
+ Chi phí (tiết kiệm)?
3. Có vấn đề gì xảy ra ở công việc?
Mỗi một cột câu hỏi lại tách ra thành 2 cột nhỏ hơn là: Diễn đạt bằng
lời và Chuyển đổi thành thước đo. Hiểu một cách đơn giản là: Chúng ta sẽ
lần lượt đi từng chức năng, đặt câu hỏi và trả lời theo ngôn ngữ bình
thường. Sau đó chuyển đổi câu trả lời đó thành thước đo hiệu quả công
việc.
Để công việc dễ dàng và nhanh, khi làm KPI chức năng, chúng ta cần ngồi với trưởng phòng (nếu có thêm CEO càng tốt). Trưởng phòng sẽ giúp chúng ta đưa ra các yêu cầu, tiêu chuẩn công việc. Tức là họ sẽ trả lời cho chúng ta biết các câu hỏi đó.
Ví dụ để bạn có thể dễ hiểu hơn:
Chúng ta có chức năng của phòng Kế toán:
1. Thực hiện các hoạt động thanh toán, hạch toán thu chi
2. Quản lý tài sản, nguyên vật liệu, sản phẩm, vật tư tồn kho về mặt giá trị sổ sách
3. Theo dõi chi phí sản xuất, tính toán giá thành
4. Quản lý công nợ
5. Tiến hành lập báo cáo quản trị tài chính
6. Triển khai các hoạt động tuân thủ luật thuế
7. Thực hiện phân bổ, quản lý quỹ, ngân sách
8. Thực hiện đầu tư và huy động vốn
- Chức năng có đích là gì?
- Diễn đạt bằng lời | Chuyển đổi thành thước đo:
+ Đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp | Hệ số thanh toán nợ
+ Đảm bảo các hoạt động sản xuất không bị đinh trệ | Tổng thời gian dừng sản xuất do thiếu tiền nhập vật tư, NVL
* Số lượng (thế nào là đủ)?
- Diễn đạt bằng lời | Chuyển đổi thành thước đo:
+ Tất các yêu cầu thanh toán đều được thực hiện theo quy định | Số lần thực hiện các yêu cầu thanh toán thu chi
* Chất lượng (thế nào là đúng)?
+ Không có thanh toán nào bị sai | Số lần bị phát hiện thực hiện thanh toán sai (hồ sơ hoặc số tiền) hoặc trễ hạn
+ Nhân viên hài lòng | Số lần bị nhân viên phản ánh về thái độ của kế toán thanh toán
* Thời gian (thế nào là đều)?
+ Đúng thời gian theo quy định | Số lần kiểm tra hồ sơ trễ hơn so với quy định
* Chi phí (tiết kiệm)?
+ Không bị phát sinh chi phí phạt | Tổng chi phí bị đối tác phạt phát sinh; Số lần bị đối tác phạt
--
Ths. Nguyễn Hùng Cường (Mr.)
Admin | Chủ nhiệm BQT Cộng đồng NS Hrshare.net.vn
Tư vấn xây dựng Hệ thống Quản trị Nhân sự | HRM blogger tại Blognhansu.net.vn
HLV | Thành viên Hội đồng chuyên môn của Học viên Nhân sư Daotaonhansu.net
FB fb/kinhcan24 | Skype kinhcan24 | M/zalo 0988.833.616 | Gmail kinhcan24
