Xu hướng của thư xin việc: Giới thiệu cá nhân bằng ghi chú điện tử (e-Note)
Hiệp hội Quản Trị Nguồn Nhân Lực (Human Capital Management Group)
Xu hướng của thư xin việc: Giới thiệu hồ sơ bằng ghi chú điện tử (e-Note)
Thời gian vừa qua, việc viết một bộ hồ sơ giới thiệu cá nhân (resume), thư tự ứng cử (cover letter) đến các nhà tuyển dụng tiềm năng đã rất hoàn thiện và đẹp mắt. Ngày nay, một lá thư tự ứng cử truyền thống đã dần bị thay thế bởi loại hình ghi chú điện tử (e-note) gởi trực tiếp đến bộ phận tuyển dụng, hoặc cấp quản lý có quyền quyết định. Nó ít chính thức hơn, nhưng nhanh và trực tiếp hơn và gởi đến email hoặc website Công ty thay vì là một bì thư thông qua bộ phận hành chính để phân loại.
Thư tự ứng cử thay thế bằng ghi chú điện tử
Theo cách truyền thống, để xin việc bạn phải một lập bộ hồ sơ giới thiệu đầy đủ (giấy) và gởi trực tiếp đến công ty hoặc là bạn tải chúng lên email của bộ phận tuyển dụng công ty đó. Có một điều chắc chắn là hầu hết các người tuyển dụng hoặc những người ra quyết định sẽ không dành toàn thời gian để đọc đầy đủ một trang viết dày đặc chữ của các bạn. Trong thế giới của Tweet và truyền thông trực tuyến ngày nay để truyền tải thông tin nhanh nhất, hiệu quả nhất thì nội dung phải càng ngắn, càng súc tích là tối cần thiết.
Lưu ý rằng, các nhà tuyển dụng vẫn chưa quan tâm đến bạn vì nhiều lý do khác nhau. Điều này nghe có vẻ vô lý nhưng thực tế là vậy. Ở giai đoạn đầu tiên là việc loại bỏ các hồ sơ, họ sẽ tìm các lý do để đưa hồ sơ bạn vào một trong ba danh sách “ đi tiếp” “ không” hoặc “xem xét sau”.
Thử thách của bạn là phải thu hút được nhà tuyển dụng lúc này. Một lá thư khó đọc, quá dài, nhiều chi tiết không cần thiết sẽ chấm dứt cơ hội của bạn ngay lập tức.
Cấu trúc của một thư ứng cử điện tử như sau:
- Sử dụng tiêu đề khôn khoan: Thay vì bắt đầu bằng tiêu đề chung
chung là một tuyên bố bạn đang xin việc làm thì hãy ghi thẳng tên vị trí đang
tuyển dụng: Giám đốc nhân sự cho công ty XYZ ( English: HR Director with XYZ
Company) Hoặc ghi rõ kinh nghiệm kèm
theo: Kinh nghiệm 10 năm – GĐ Nhân sự cho công ty XYZ (E: 10 years' experience
– HR Director with XYZ Company
- Thu hút nhà tuyển dụng với thông tin quan trọng để phân biệt bạn
là ứng cử viên hàng đầu. Lưu ý là nếu NTD đọc trên điện thoại thì điều này sẽ
giúp họ có lý do để cuộn trang xuống dưới để đọc tiếp.
- Hãy viết thật ngắn, gọn và hấp dẫn bằng các điểm lõi thể hiện
chiều sâu kinh nghiệm. Nhớ rằng lúc này NTD chỉ có vài giây để đọc và đưa bạn
vào mục “đi tiếp”.
- Kết thúc bằng chữ ký điện tử có cung cấp thông tin liên lạc hoặc
các liên kết nguồn trực tuyến khác như điện thoại, email, địa chỉ Linkedin hoặc
nguồn báo chí, ấn phẩm….
- Đừng sử dụng letterhead trong thư, nó không cần thiết và làm phân
tác sự chú ý của người đọc.
Ví dụ một thư ứng cử dạng E-note
Tiêu đề: 8 năm kinh nghiệm nhân sự cao cấp cho vị trí Trưởng phòng nhân sự
Kính gởi: Chị…
Vị trí Trưởng phòng nhân sự của Công ty Chị đã hấp dẫn tôi vì sự tập trung cả hai vấn đề đề nhân sự tổng hợp cho toàn tổ chức và đào tạo huấn luyện nhân viên cho các dự án mới. Sự kết hợp này gắn liền với kinh nghiệm của tôi trong 8 năm làm việc tại công ty ABC.
Mô tả ngắn: Chuyên viên nhân sự tổng hợp cao cấp; 8 năm kinh nghiệm, SHRM - SCP, MBA Quản trị nhân sự quốc tế.
Hồ sơ kinh nghiệm: Tuyển dụng, nhân sự, huấn luyện đào tạo, tuân thủ, chính sách lương thưởng phúc lợi, HRIS, tinh thông luật lao động, luật doanh nghiệp và quản trị ngân sách nhân sự.
Tôi sẵn sàng phỏng vấn qua điện thoại, skype hoặc trực tiếp, vì vậy cho tôi biết những việc cần làm tốt nhất tiếp theo cho bạn. Khi bạn xem xét hồ sơ đính kèm (dịch: resume), Chị sẽ thấy rằng tôi có đủ năng lực để đảm nhận và đáp ứng mục tiêu tăng trưởng cũng như gia tăng hiệu quả nhân sự cho Tổ chức.
Trân trọng cảm ơn.
Ryan Tran, SHRM-SCP
Điện thoại: 0123456789
email:.......
Bạn có thể áp dụng E-note cho nhiều dạng như lý lịch, tiểu sử, hồ sơ trên Linked in…Điều này sẽ giúp thu hút lượng lớn người đọc và phân biệt bạn rất rõ ràng với đám đông ứng cử viên khác. Đây chính là lợi thế cạnh tranh duy nhất để bạn lọt vào danh sách “ đi tiếp” và khởi đầu cho sự chiến thắng. Hãy tự tin vào sự cam kết của chính bạn trong hành trình chinh phục người khác.
Ryan Tran
(Viết và rút gọn theo Wendy Enelow - SHRM.)