Boa Tarde Prezado.
Pelo o que você informou, os arquivos parecem estar ficando abertos em alguma estação, ou servidor ou cliente.
Peça para alguma pessoa abrir um arquivo e posteriormente vá até o gerenciador de tarefas ou do servidor ou do cliente e verifique se tem algum processo com o nome do programa em aberto no task list, como EXCEL.EXE(Microsoft Excel) ou WINWORD.EXE(Microsoft Word).
Pois quando um arquivo é aberto por um usuário, nenhum outro pode abrir como modo de alteração para garantir a integridade do mesmo.