GÓP Ý CẢI TIẾN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI GOOGLE GROUPS

[Mikali Nguyễn]

GÓP Ý CẢI TIẾN QUẢN LÝ ĐỐI VỚI GOOGLE GROUPS

Kính gửi: Google - đơn vị quản lý đối với Google Groups

Trước nhất chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý vị đã tạo ra diễn đàn trực tuyến và miễn phí để giúp chúng tôi, những người sử dụng email nói riêng và cộng đồng mạng nói chung, có được một công cụ hữu ích và linh hoạt để kết nối, cộng tác, thảo luận và chia sẻ thông tin với những người có cùng sở thích hoặc mục tiêu.

Những lợi ích thiết thực lớn mà chúng tôi ghi nhận được từ nền tảng Google Groups (theo các chức năng cơ bản mà chúng tôi đang quen sử dụng):
1. Đăng các cuộc thảo luận hay bài viết hữu ích (các cuộc trò chuyện, sau đây gọi tắt là bài) lên Google search, giúp lan tỏa những giá trị hữu ích về kiến thức và giải trí cho cộng đồng.
2. Lưu trữ thông tin và cho phép kết nối vô giới hạn
3. Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu của người dùng khỏi các mối đe dọa an ninh: từ khi sử dụng cho đến nay chưa thấy có mối đe dọa an ninh nào xảy ra.

Để góp phần cải tiến nhằm tối ưu hóa, giúp Google Groups trở thành một công cụ cộng tác mạnh mẽ hơn, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng và cạnh tranh với các nền tảng tương tự khác, chúng tôi xin có các góp ý như sau:

1. Cho phép Admin chỉnh sửa bài viết đã đăng:
Việc chỉnh sửa này bao gồm chỉnh sửa tiêu đề và nội dung bài đã đăng, tương tự như đang có ở Facebook và Viber (tính năng này có ở phiên bản cũ nhưng nay đã bị loại bỏ)
Tính năng này rất quan trọng, nó giúp điều chỉnh, bổ sung các đoạn cần thiết để bài đăng loại bỏ lỗi chính tả và trở nên mượt mà, phong phú, chính xác và đúng ý của tác giả hơn, mà không phải xóa bài cũ và gửi lại bài mới tăng thêm lưu trữ và gây phiền hà cho các thành viên.
* Tính năng có thể hạn chế với 1 số điều kiện nhất định.

2. Tối ưu hóa Google Groups để giúp hỗ trợ các nhóm lớn:
Coi các Groups có số lượng thành viên lớn thực thụ là trang web hay trang báo để cung cấp thông tin lên mạng xã hội, đặc biệt đối với các giá trị hữu ích và thiết thực mà nó mang lại cho cộng đồng.

Còn có thể tối ưu hóa đối với các nhóm lớn bằng cách
2.1. Cho phép tạo ra hay chia thành các nhóm con nhỏ hơn dựa trên chủ đề, dự án hoặc vị trí địa lý. Điều này giúp quản lý dễ dàng hơn và tăng tính tương tác trong từng nhóm nhỏ.
2.2. Tạo các thư mục để lưu trữ các tệp đính kèm, tài liệu quan trọng của nhóm.
2.3. Cấp quyền truy cập phù hợp cho từng thành viên (chủ sở hữu, quản trị viên, thành viên, khách).
2.4. Tự động xóa các thành viên không hoạt động. Cho phép biết được thành viên vừa rời nhóm.
2.5. Thông báo khi có thông tin đăng trùng lặp để giảm bớt lưu trữ.

2.6. Có cơ chế khuyến khích đối các bài đăng có giá trị cho cộng đồng.

2.7. Tổ chức các cuộc Hội thảo để các Admin điều hành các Groups tốt hơn

4. Các cải tiến nhỏ khác:
4.1. Cho phép nhóm các bài đăng cùng một tiêu đề đề thành 1 chuỗi với thời gian theo dõi vô giới hạn (hiện nay hình như không quá 1 tuần), đặc biệt là các bài có tiêu đề "cập nhật", trừ trường hợp bài bị Admin khóa. Không đăng theo chuỗi đối với bài có tiêu đề khác. 
4.2. Làm sạch các bài đăng theo chuỗi để có giao diện đẹp mắt hơn khi có bài bị xóa và gửi lại, bỏ đoạn "bài viết đã bị xóa"
4.3. Hiện hình ảnh và mô tả khi share link bài của Groups trên các nền tảng khác
4.4. Tăng số từ hiển thị đối với chủ đề bài đăng ở Groups và đăng lên mạng.

4.5. Không hiển thị các bài đã đăng lên mạng nhưng sau đó đã bị xóa ở Groups
4.6. Không thông báo vào email rút gọn gửi đến các thành viên trong ngày đối với những bài đã bị xóa.

5. Tăng cường tương tác giữa Google và Google Groups:
Từ trước đến nay chúng tôi đã có các ý kiến đóng góp hay có yêu cầu đề đạt, hầu như tất cả đều được quan tâm đáp ứng thỏa đáng từ những người quản lý Google Groups. Tuy nhiên chúng tôi chưa bao giờ nhận được tiếp xúc phản hồi nào từ quý vị!

Cần thiết tăng cường sự tương tác này bằng cách:
5.1. Thông báo các quy định điều hành: hướng dẫn, hạn chế… đối với Google Groups khi đăng bài. 

5.2. Thông báo khi có sự cố xảy ra khi thao tác ở Groups, nếu không phải do lỗi của Groups .
5.3. Tổ chức các cuộc thi, sự kiện nhỏ (có giải thưởng) để khuyến khích thành viên tham gia thảo luận và tạo thêm sự thú vị.
5.4. Tổ chức các cuộc khảo sát để thu thập ý kiến đóng góp của thành viên, tạo thêm lợi ích và sự quan tâm của các thành viên.
5.5. Tổ chức các cuộc hướng dẫn ngắn hay có các tài liệu hướng dẫn để giúp thành viên mới làm quen với cách sử dụng Google Groups.

Trên đây là một số gợi ý cải tiến mà Google có thể cân nhắc áp dụng trong phiên bản quản lý Google Groups mới. Chúng tôi đang mong đợi có sự cải tiến này. Góp ý này sẽ được điều chỉnh bổ sung khi có ý kiến xác đáng của các thành viên của Groups.

Admin Giải trí Kiến thức (EG) & Alphonse Family Google Groups (AF)
Nguyễn Quang Minh (MS) (mikali...@gmail.com)
Trân trọng