HƯỚNG DẪN CÁCH TƯƠNG TÁC VỚI GOOGLEGROUPS

[Minh Nguyen Quang]

HƯỚNG DẪN CÁCH TƯƠNG TÁC VỚI GOOGLEGROUPS

* Hướng dẫn này được áp dụng chung cho 2 googlegrous: Alphonse Family (AF) & Giải trí Kiến thức Googlegroups (EG)

Vì có nhiều members mới vào cảm thấy lúng túng sau khi gia nhập vào Googlegroups: Không biết Googlegroups (emailgroup) là gì? Không hiểu mục đích và phương thức hoạt động của Group như thế nào? Không biết cách tương tác với Group? Nói chung là không biết phải làm gì sau đó.

Xin giải đáp ngắn gọn như sau:

I. Mục đích tổng quát của từng Group:

Có 2 Groups, tùy chọn khi mình gia nhập, với các mục đích khác nhau:

* AlphonseFamily Group (AF):

"Đây là Diễn đàn của những người theo đạo Chúa nhằm trao đổi các chủ đề thuộc về đạo: tìm hiểu lịch sử giáo hội; nghiên cứu, học hỏi và thảo luận về các đề tài kinh thánh, thần học, giáo lý, tín điều và về các tôn giáo khác; đăng các tin tức, kiến thức và chuyện vui về đạo Chúa".

* Giải trí Kiến thức Group (EG):

"Đăng, trao đổi, bình luận về các bài viết sáng tác, sưu tầm, hay nhận được từ người khác (forward) có nội dung giải trí và kiến thức thuộc các thể loại (no sex, no politics, non-commercial)"

II. Phương thức điều hành:

Hãy coi "Quy tắc điều hành chung của Groups" ở các link dưới đây. Đây là nội dung quan trọng các members nên coi qua để biết:

* AlphonseFamily Group (AF):

https://groups.google.com/g/alphonsefamily/c/NOLnPPynnbE

* Giải trí Kiến thức Group (EG):

https://groups.google.com/u/1/g/giaitrikienthuc/c/7Zxo8-9UMIU

III. Giới thiệu tổng quát về Groups và giao diện chính của Groups:

1. Sau khi chấp nhận gia nhập làm member của Groups, bạn không cần phải làm gì hết. Khi có email mới Group sẽ tự động gửi đến cho bạn coi, qua địa chỉ email mà bạn đã đăng ký. Khi rảnh rỗi, bạn có thể truy cập vào giao diện chính của Groups để coi lại toàn bộ bài cũ lưu trữ ở link sau, tuỳ theo Group mà mình tham gia (nhớ lưu lại link này):

- Nếu là member của AF (AlphonseFamily Group), vào:

 https://groups.google.com/group/alphonsefamily

- Nếu là member của EG (Giải trí & Kiến thức Group), vào:

https://groups.google.com/group/giaitrikienthuc

Nếu muốn gửi bài hay bình luận thì hoan nghênh, im lặng coi cũng được, không ai làm phiền gì vì không ai biết bạn là ai nếu không tự lên tiếng giới thiệu (Groups chỉ hiển thị nick email, không đăng địa chỉ email).

2. Ở giao diện trên, ngoài việc coi bài lưu trữ của Group, các bạn có thể coi bài đăng trước khi gửi qua email "tóm tắt tóm lược", bình luận bài của người khác, chuyển tiếp bài ưng ý và thực hiện các thao tác khác.

* Hình giao diện chính của EG (AF cũng tương tự):

3. Có thể mở rộng hoặc phóng to, thu nhỏ giao diện để tiện coi hơn bằng cách.

3.1 Trong giao diện trên: bấm vào dấu hiệu 3 gạch ngang trên như hình dưới đây (chú ý chỗ vòng tròn màu đỏ).

3.2 Ở máy tính: Ctrl và + hoặc -

3.3 Ở smartphone: nếu muốn mở rộng màn hình coi với giao diện đầy đủ các chức năng như ở máy tính, bấm vào dấu 3 chấm ở bên phải, phía trên của màn hình Google Chrome ở smartphone và đánh dấu vào "Trang web cho máy tính".

IV. Cách Group gửi email đến cho các members:

1. Cách gửi email thông thường:

1.1. Gửi toàn bộ "từng email" ngay khi có email mới.

1.2. Gửi 1 email "tóm lược" các email có trong ngày kèm link để vào coi (bấm vào ở chỗ "...và hơn thế nữa").

* Email tóm tắt sẽ gửi 1 lần/ngày vào lúc 12g ở AF và 15g ở EG.

* Hiện nay Groups đang cài đặt mặc định là gửi email "tóm tắt, tóm lược".

2. Cách gửi email khác theo yêu cầu:

- Không gửi email nào: chỉ tự vào coi trên giao diện của Group ở website.

- Gửi email "tổng hợp": kết hợp 25 bài trên 1 email.

* Khi có yêu cầu chọn cài đặt trên quý vị hãy liên lạc với Admin để nhờ hỗ trợ.

V. Cách gửi bình luận (BL), soạn và gửi bài cho Group để đăng:

 * Mọi bình luận hay bài đăng đều được kiểm duyệt trước.

1. Các đặc điểm cần lưu ý khi gửi bài:

1.1. Không cho phép gửi bài có dung lượng vượt quá 8MB. Các bài có hình với tổng dung lượng >8MB sẽ bị Google trả lại.

* Do vậy, nên resize hình nhỏ lại theo tiêu chuẩn <300 bytes và DPI =72 và hạn chế gửi vidéo vì thường đính kèm theo tập tin lớn vượt chuẩn.

1.2. Không được phép điều chỉnh bài đã gửi, kể cả Admin!

Muốn điều chỉnh nội dung sẽ phải gửi lại. Trong trường hợp thay đổi tiêu đề bàiphải gửi lại bài mới

1.3. Google khuyến cáo soạn và gửi bài qua giao diện của Gmail trên website.

Chỉ có soạn bài qua Gmail thì mới đính kèm được hình vào bài

* Do vậy bằng hữu nào đang xài Yahoo mail nên chuyển sang Gmail cho thuận tiện.

2. Cách gửi bình luận (BL):

Có thể gửi BL qua 3 cách như sau:

2.1 Gửi reply email bài nhận được muốn BL.

Lưu ý: Nếu reply từ email tóm tắt tóm lược thì phải điều chỉnh lại tiêu đề, ghi cho biết bài muốn bình luận là bài nào.

2.2 Gửi email lời BL cho Admin (mikali...@gmail.com). Nhớ cũng phải ghi rõ ở tiêu đề là muốn BL cho bài nào.

2.3 Gửi BL qua Zalo group (ZEG), Admin sẽ tự động chuyển đổi qua email để đăng.

* Lưu ý: các BL đều không được đăng liền mà đăng ở bài "THBL & THVD (song groups)" vào cuối tuần, trừ trường hợp đặc biệt.

3. Cách gửi bài (từ đơn giản đến chuyên sâu hơn):

3.1. Forward email nhận được:

Nếu là bài nhận được qua email nay muốn gửi cho Groups thì gửi forward email cho Admin (mikali...@gmail.com) hay gửi trực tiếp vào địa chỉ email của Group mình:

- AlphonseFamily:  alphons...@googlegroups.com

- Giải trí Kiến thức: giaitri...@googlegroups.com

3.2. Gửi link bài muốn đăng:

Các members có thể gửi bài bằng cách chỉ cần copy và gửi đường link bài muốn đăng cho Admin qua email hoặc Zalo. Khi đó Admin sẽ tự động chuyển đổi qua email để đăng.

3.3. Copy bài và paste:

Có thể copy và paste toàn bộ bài muốn đăng, từ bài nhận được qua email hoặc copy trên mạng, và gửi cho Admin hay gửi cho địa chỉ email của Group nói trên, theo 2 cách sau:

- Gửi bằng email thông thường

- Vào gmail của mình trên website và bấm vào chỗ "+ Soạn thư" để paste và gửi đi.

3.4. Tự soạn bài và đăng:

Nếu muốn tự soạn bài riêng của mình, đặc biệt là có hình ảnh dán đính kèm để minh hoạ như các bài đăng ở báo mạng, phải thực hiện các thao tác hơi phức tạp hơn như sau:

1/ Vào giao diện Gmail của mình trên website, bấm "+ Soạn thư" để soạn bài. Chú ý chỗ vòng tròn đỏ bên trái trong hình dưới đây

2/ Copy hình dán vào bài để minh hoạ hay gửi hình attach đính kèm bài (nếu có) rồi gửi cho địa chỉ email của Group. như đã nói trên:

- AlphonseFamily:  alphons...@googlegroups.com

- Giải trí Kiến thức: giaitri...@googlegroups.com

* Các lưu ý thêm:

- Nếu gửi hình attach đính kèm mà không dán hình vào bài thì hình sẽ nằm ở phía dưới bài, không minh họa ở giữa bài và không thể copy paste cho lần gửi tiếp theo (sẽ bị mất hình).

- Có thể gửi bài qua giao diện của Group, chỗ "+ Cuộc trò chuyện mới" nhưng sẽ không đăng được hình!

- Khi gửi theo cách 3.3 và 3.4 nói trên phải đảm bảo theo yêu cầu của Google là tổng dung lượng bài gửi không >8MB và DPI nên bằng 72 (các hình ở trên mạng thường đã có DPI = 72).

* Muốn thực hiện như vậy cần phải:

- Resize lại hình cho nhỏ dung lượng xuống (khoảng 300KB). Có thể sử dụng phần mềm FastStone Photo Resizer

- Resize hình cho bằng 72 dpi. Có thể resize online tại đây

https://www.img2go.com/vi/resize-image

3.5. Các quy định khi gửi đăng bài:

Khi gửi bài cho Group đăng thì phải/hoặc nên tuân thủ các quy định sau (xem thêm "Quy tắc điều hành chung"):

1. Bài không vi phạm quy định về các nội dung cấm của Groups (bắt buộc).

2. Không cùng gửi Cc bài cho nhiều người khác.

3. Phải có tiêu đề bài riêng phù hợp với nội dung.

4. Tiêu đề bài không đánh bằng chữ IN HOA (chữ HOA chỉ dành riêng cho Thông báo của Groups).

* Không đáp ứng yêu cầu tại mục 1 sẽ bị huỷ đăng. Các yêu cầu tại mục 2, 3, 4 nói trên nếu không tương thích sẽ được Admin điều chỉnh lại và gửi cho phù hợp.

5. Chữ viết nên để fonts lớn: Arial & New Times Roman 14 hoặc 16.

6. Format bình thường (style normal), không nên để cách khoảng ở giữa các dòng chữ.

7. Tuân thủ quy định về bản quyền:

Ghi nguồn trích dẫn. Nếu là sưu tầm thì ghi "St". Nếu nhận bài từ của người khác gửi đến không rõ nguồn thì ghi ký hiệu "Fw"....(Xem thêm ở "Quy tắc điều hành chung").

VI. Cách chuyển tiếp (forward) bài của Groups cho người khác:

Có 2 cách chuyển tiếp bài:

1. Vào giao diện chính nói trên, mở bài muốn forward, ở cuối bài sẽ thấy chữ "Chuyển tiếp". Bấm vào đó và ghi email của người nhận.

2. Bấm vào 3 chấm ở bên phải phía trên màn hình (chỗ vòng tròn đỏ) sẽ hiện ra giao diện có chữ chuyển tiếp

VII. Cách xử lý sự cố khi không thể truy cập vào Groups:

Hiện nay các người dùng ở 2 mạng internet FPT và VNPT ở VN đều bị chặn IP nước ngoài, trong đó có các googlegroups (các mạng khác đều không có vấn đề gì). Do vậy các members sẽ không thể coi email "tóm tắt tóm lược" hay truy cập vào website của Group để coi bài và thực hiện các tương tác khác.

Nếu không đổi nhà cung cấp mạng được, có 3 cách khắc phục:

1. Truy cập vào bằng trình duyệt Cốc Cốc

2. Đổi DNS: xin coi hướng dẫn ở trên mạng

3. Xài phần mềm tự động đổi DNS như Hotspot Shield hay Ultrasurf. Trong đó dùng Ultrasurf là thuận tiện nhất

Cách xài Ultrasurf (nhỏ gọn, rất hữu hiệu)

1/ Dowload Ultrasurf tại đây: https://ultrasurf.us/download/
Nếu ở smartphone, load Ultra Surf ở CH Play hoặc App Store

Hình icon của Ultra surf:

3/ Khi bị chặn website bạn chỉ cần nhấn đúp vào icon trên (ở máy tính) hay bấm vào icon trên và bấm connect (ở smartphone). Ultrasurf là sẽ giúp truy cập ngon lành.

* Nếu đã làm xong rồi thì mời truy cập vào giao diện chính để xem các bài mới gửi và lưu trữ của Group:

- AlphonseFamily (AF):

https://groups.google.com/group/alphonsefamily

- Giải trí&Kiến thức (EG):

https://groups.google.com/group/giaitrikienthuc

* Nếu bấm link vào coi bài ở "email tóm tắt, tóm lược" và các link khác của Group không được mà không thể tự khắc phục, xin báo lại cho biết bằng cách gửi reply email của bất cứ email nào nhận được từ Group hoặc gửi cho Admin để cài đặt lại gửi "từng email".

VIII. Thoát ra khỏi Group (rời nhóm):

Bất cứ lúc nào thấy mình không hợp với Groups, không muốn nhận email gửi đến nữa, muốn thoát ra khỏi tư cách member của Groups, hãy tự động bấm vào các link sau đây, không cần phải thông báo hay hỏi ý kiến ai. Các link này đều được gửi kèm ở cuối mỗi email nhận được:

- AlphonseFamily (AF):

AlphonseFamil...@googlegroups.com.

- Giải trí&Kiến thức (EG):

giaitrikienth...@googlegroups.com.

* Nếu không phải là members, bạn vẫn có thể coi bài ở các link trên, nhưng không được gửi email, đăng bài, bình luận, tham gia thảo luận và thực hiện các tương tác khác với Group.

Bạn nào có thắc mắc xin liên lạc qua email của Admin:

mikalinguyen@gmail.com

MS