Sobre la organización del GDG DevFest Barcelona 2013

[Rubén Serrano]

Hola a todos,

Después de leer el tercer comentario de este post, en el cual se dice que todo el evento en si fue peor, y que la opinión es compartida por varios asistentes, me gustaría contaros como ha sucedido la organización este año, cuales han sido nuestros problemas y el porqué de muchas decisiones que se han tomado. Esto en ningún caso es un intento desde la organización de escabullirnos de los errores y las deficiencias del evento, que los ha habido.

Primero, lo que no ha cambiado respecto al año pasado: los organizadores no ganamos nada haciendo este evento, más allá de la satisfacción que pueda dar hacerlo (jajajajaja). Mucho peor, ya es el segundo año que sólo llego a ver una de las ponencias del evento para el que me tiro horas (muchas) organizando (y como yo, el resto de organizadores).

Los que vinisteis el año pasado seguro que recordáis los problemas que tuvimos con el presupuesto. Este año nos avisaron a principios de Junio de la season de DevFests, pero fue condición sine qua non tener la cifra exacta de lo que nos iba a dar Google de presupuesto antes de empezar a movernos. Dicha cifra se conoció a mediados de Julio, con lo cual hemos tenido que montar el evento entre las dos últimas semanas de Julio, Agosto (si, de vacaciones montando el evento), Septiembre y los 10 primeros días de Octubre. No sé si os parecerá mucho tiempo, pero determinadas cosas no se pueden hacer en Agosto. Realmente ha sido una carrera contra el tiempo.

En cuanto al presupuesto, el año pasado contamos con 15.000 € (IVA a parte) por parte de Google. Este año nos han asignado 3.000 € (IVA a parte también). Sólo el alquiler del local del año pasado costó unos 3.700 €. Eso hizo que muchos de los recursos (localizaciones, empresas de catering, empresas de swag, etc) que ya teníamos del año pasado se fueran a tomar por saco de buenas a primeras. Y lo peor, nos obligó a buscar patrocinadores con un mes de margen (en Agosto imposible), que el que lo haya tenido que hacer alguna vez sabrá que es toda una proeza conseguir alguno. Por otra parte, una de las cosas que queríamos evitar es que nadie se quedase fuera del evento como ocurrió el año pasado (que estábamos limitados a 300 asistentes por el aforo del local).

Así pues, fue toda una suerte que la UPC nos quisiera ayudar/patrocinar poniendo a nuestra disposición los espacios que utilizamos (y alguno que al final no usamos), con un aforo total de cerca de 1000 asistentes. Y todo ello a cambio de pagar solo los gastos de utilización de las salas (menos de una cuarta parte de lo que nos salió el año pasado), y sólo si no conseguíamos otros sponsors, en cuyo caso nos los cedían a coste 0.

Otra ayuda que nos cayó del cielo fueron los otros sponsors que quisieron ayudarnos con el poco tiempo que les dimos. Gracias a sus aportaciones pudimos rescatar el hackathon (que íbamos a cancelar por segundo año consecutivo), el servicio de bebidas, los regalos a los asistentes, los KitKats, y a algún ponente al que no le hubiésemos podido pagar los gastos de desplazamiento. Pero hubo algunos que fueron incluso más allá, como CodeFactory que nos estuvo ayudando directamente en el evento montando las bolsas de swag (por poner sólo un ejemplo), o Service2Media que además de patrocinar ejercieron de jurado.

Este año sólo hemos tenido un Googler al final, Andrés (el DevRel español), que vino estando enfermo porque sabía de primera mano que si él ya no venía, nos acabamos de hundir en la miseria. ¿Por qué? Contactamos hasta con 9 Googlers con ciertas posibilidades, de los cuales 4 estaban predispuestos (tres de ellos llegaron a confirmar que venían). Luego 2 tuvieron problemas de agenda, y a la tercera le enchufaron una reunión en Mountain View para el día de antes del DevFest, y se lo dijeron justo una semana antes de nuestro evento (que a una semana del evento se te caiga un Googler, no tiene precio). También, como curiosidad, intentamos traernos a Hugo Barra (teníamos bastantes números de haberlo conseguido, por una serie de historias que no vienen al caso, pero siempre y cuando no hubiese decidido irse de Google). De los que no quisieron venir, sólo a modo de curiosidad también, contaros que alguno nos dijo que tenía problemas de presupuesto (¡la crisis llega a Google!) y que nos ofrecía un Hangout; entonces le dijimos que el hangout era algo que no le iba a gustar a los asistentes, pero que no pasaba nada, porque habíamos conseguido un patrocinador que le pagaba los gastos; finalmente nos dijo que tenía problemas de agenda (¿pero no era de presupuesto?) y que si el hangout no nos gustaba, que me podía pasar una presentación y daba yo la charla (esto me lo dijo a mi sólo porque fue a mi a quién le tocó hablar con esta persona, pero vamos, que le daba igual quién diera la charla). Es decir, que además de sudar para conseguirlos, encima con recochineos.

Dejando a los Googlers de lado, otra cosa que nos pasó con el resto de ponentes es que a dos semanas se nos cayó un tercio. Seguramente notasteis que tardamos en publicar la agenda: pues esta fue la razón, y no os quiero decir lo que tuvimos que hacer para conseguir en tiempo record ponentes de nivel para salvar al menos uno de los dos tracks que peligraban (el otro fue inevitable que cayera). Y casi perdemos a Cyril Mottier, porque justo el día de antes del evento, los controladores aéreos franceses se declararon en huelga, y el vuelo en el que venía fue cancelado. Creo que Iñaki (que fue el primero en reaccionar al correo que nos envió Cyril) perdió 10 años de vida :( Porque conseguir a Cyril no fue fácil tampoco.

Tampoco creo que no mejoráramos nada del año pasado (como decía el comentario que he puesto al principio): este año hicimos una página web (dos en realidad, pero una no llegamos a hacerla pública), mejoramos el sistema de inscripciones (creo que nadie se acuerda ya del caos del año pasado... glups), montamos 2 apps para Android (aunque fueran recicladas de Google, el equipo echó horas para adaptarlas), conseguimos que vinieran más ponentes de fuera (que es genial tener a nuestros cracks locales, pero a los de fuera es más complicado verlos por Barcelona), tuvimos hackathon, tuvimos evento extra nocturno con birras, tuvimos las Google Glass (aunque a alguno no le impresionaran, os aseguró que nos costó lo suyo conseguirlas, y si no me creéis, os reto a haceros con unas) y el Liquid Galaxy Lab...

Y también reconocemos errores: a pesar de haber doblado la organización (éramos 14 organizadores vs. los 7 del año pasado), y de contar con casi 30 personas colaborando el mismo día del evento, es obvio que el sistema de check-in tenía que haber sido más rápido; no había suficientes indicaciones (aunque había un mapa en la página web, y teníamos carteles hechos que no pudimos colgar por la lluvia); hubo cierta descoordinación por el hecho de tener más tareas que efectivos (no planificamos bien); y más que ahora no caigo, pero seguro que vosotros si detectasteis.

Cómo espero que hayáis podido comprobar, este año no ha sido nada fácil traer el DevFest. De hecho, nos ha desgastado tanto o más que el anterior, y lo más probable es que no haya una edición en 2014. Por eso, cuando deis feedback o expreséis vuestras opiniones (muy respetables todas), os rogaría que no lanzaseis un "todo peor, todo malo", como si no se hubiese hecho nada bien, porque si ya vas desgastado, esto te acaba rematando. Sed constructivos, por favor, y ya que desde la organización no ganamos nada, si hay algo que creáis que hemos hecho bien, no dejéis de decírnoslo.

Muchas gracias.

Rubén Serrano

[Roc Boronat]

Bones Rubén!

L'organització va estar de puta mare, i les presentacions també. Em van enamorar la d'en Hermés i les dels nois de 47 degrees. Per al següent any, us apunteu lo de senyalitzar millor (que nosaltres anàvem més perduts que un fill de puta el dia del pare) i ja està. I per cert, lo de tenir al Cyril Mottier va estar guay, perquè vulguis o no és una superstar... però la seva presentació, per mi, no és de les més valorades. Així que tampoc et preocupis per no haver portat a més Googlers.

Pues eso, que felicitats per la organització, i no et sobrepreocupis: haters gonna hate :·)

Roc Boronat

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2013/10/14 Rubén Serrano <ake...@gmail.com>

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[Raúl Jiménez]

DON'T FEED THE TROLL

Después de haber organizado muchos eventos he de decir que el vuestro ha estado muy bien.

Yo no tuve ninguna pega (lo de la señalización no lo sufrí porque lo encontré bastante rápido gracias a un tweet que vi).

Ánimo que estuvo muy bien :)

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Raúl Jiménez

[Esteve Aguilera]

Buenas Rubém,

Personalmente me sumo a la opinión de Roc, dejando de lado el tema de la señalización, para mi el resto del evento estubo muy bien y que bueno, preguntando se llega a todos los sitios!

Si que algo se podría mejorar, pero eso pasa siempre, y más cuando se mira "a toro pasado"...

Se en primera persona lo que cuesta organizar un evento y organizar un evento como el DevFest con 1000 participantes, y tantos ponentes es un currazo de cuidado!

Muchas felicidades a todos!!

PS: nos vemos en el DevFest BCN 2014 ;-)

2013/10/14 Roc Boronat <r...@fewlaps.com>

--

Esteve Aguilera - Co-Founder at Fewlaps

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[Sergi G]

Rubén!
El evento estuvo bien, no desespereis XD a mí personalmente me gustó más el del año pasado pero fue más bien por la temática de la que se trataba... con respecto al presupuesto, sabemos.que es lo hay, con la mala época que estamos pasando aún tenemos que agradecer que el evento se haya realizado!!
Gracias a todos.los.organizadores y patrocinadores del evento!!!

Atentament/e,
Sergi

[Toni Navarro]

Un gran esfuerzo,  y un gran resultado.
El que tenga aportaciones constructivas, que eche una mano la próxima vez.
El que tenga críticas no  contructivas... que se lo haga mirar. Pero bien lejos ;)

[m3n0R]

Yo creo que tampoco hay que hacer caso de los incendiarios. La verdad es que vi mucho niño de papá y no es de extrañar que la gente (normalmente gente joven) se quejé. Eso es debido a que en esta vida lo han tenido todo, y a la que les falta algo solo hacen que quejarse y no luchar por ello (este es uno de los problemas de este país, que nuestra generación esta muy bien acostumbrada.

Yo os felicito por el trabajo hecho. Se lo dije personalmente a los chicos del gdg de tarragona en el post evento. Si es verdad que no ha habido catering y heladitos xD, pero a parte de eso a mi todo lo demás me parece muy correcto.

A mi la espera en la cola no se me hizo muy larga, la verdad, y aunque comentas que hubo ciertas deficiencias, y si se notó algo la falta de indicaciones (sobretodo para la gente que no ha estudiado en la FIB), lo demás son mimiedades...

En fin, espero que no sea como dices y nos quedemos sin DevFest el año que viene.

Merci x todo!

[Valentí Freixanet Genis]

Muchas gracias por vuestro esfuerzo, y gracias por hacerlo gratuito.

Hubo tres charlas que me gustaron especialmente. La de Jordi Valls y Ricard Garriga, la de Hermes, y la de Galindo! Molaria poder hacer alguna valoración para darles feedback.

Tambien prongo al 2014 que haya algun espacio de pitch para gente que hace cosas interesantes nos las cuente. Seria genial por ejemplo al mediodia, que hubo un rato de tiempo perdido. Pitch de estos de 2-3 minutos.

Salutaciones

2013/10/14 m3n0R <cesary...@gmail.com>

--
Valentí Freixanet

Founder & CEO Biapum

www.biapum.com

@ValentiGoCLimb

[Alberto Pardo Marti]

Me sumo al agradecimiento por vuestro esfuerzo en preparar el evento , hacerlo gratuito y conseguir patrocinadores.

[Roger Sala]

Pues yo opino igual que la mayoría: muchas gracias por el esfuerzo, y después de leer todos los problemes que habíes tenido os doy el doble de gracias. En estos eventos siempre aprendres algo nuevo (almenos en mi caso) así que problemas ningúno.

 

Al tema conflictivo de que no estaban señalizadas las salas...pues para eso estaba la aplicación que tenia una sección de mapas que te indicaba dónde se hacía la charla, tampoco era muy complicado de encontrar. (Almenos a mi me sirvió).

 

Saludos!! Y espero que no sea el último...

Roger Sala,

Twitter: @rogersala

linkedin: http://www.linkedin.com/pub/roger-sala-angordans/25/434/17b

Blog: http://hellogreenrules.blogspot.com.es/

2013/10/14 Alberto Pardo Marti <albertop...@gmail.com>

[imasmitja]

A todos los GDGs, gracias chicos!!! Todos sabemos que no es fácil montar estos eventos. Así que solo espero que de cara a navidades ya se os haya borrado de la mente la idea de repetir en el año que viene ;)

El dilluns 14 d’octubre de 2013 13:07:53 UTC+2, Rubén Serrano va escriure:

[Jon L.]

Hola,

He leído el Thread y he creído oportuno dejar mi mensaje de apoyo. via Twitter estuve dando apoyo y ánimos antes, durante y después del evento como seguramente visteis. El año pasado no fui al evento por no poder desplazarme a la upc, pero este año he estado por aquí y lo que he visto me ha gustado. De nuevo felicidades por conseguir montar esto. No solo bien si no que tal y como comenté por Twitter lo peor que noté es el hecho de que cada hor ahabian 4 charlas distintas por lo que te acabas perdiendo varias de itneresantes pero si se graban y se cuelgan despues creo que es un asunto menor =).

Me sabría mal que no se montara otro el año que viene la verdad. Creo que es muy enriquecedor juntarnos tantos amantes/trabajadores/aficionados de la temática Google y visto lo visto creo que es de los mejores eventos indies del tema que se pueden ver por Barcelona. 

Y por supuesto recordad, esto es internet, a la gente le encanta soltar lo primero que se les pasa por la cabeza, y cuanta más gente haya pues mayor es este número. Como en todo, filtrar, quedarse con lo que vale la pena y omitir lo que no. Ánimos, felicidades a los organizadores y voluntarios y gracias a los sponsors que lo hicieron posible.

Saludos!

@diamant_x

[Israel Ferrer Camacho]

IMHO, el nivel era bueno, las críticas para mejorar siempre son buenas. También puedo decir que la organización de estos eventos no es trivial, no los organizadores viven de ello. 

Quien no le guste que no vaya(Es gratis y no se obliga a nadie). El año que viene no falto y felicidades a la organización

2013/10/14 Jon L. <jon.le...@gmail.com>

[Toni Navarro]

Y una última cosa... quizá la señalización era mejorable, pero contábamos con la App... y mejor aún, aunque todos sabemos que muy pocos se atreven a dar el paso: se puede preguntar a la gente. Sin necesidad de móvil, wifi o 3G, te giras, le das los buenos días a alguien y le preguntas cómo se va al Vértex.

Creedme, yo lo he probado... y funciona ;)

2013/10/14 Israel Ferrer Camacho <ral...@gmail.com>

[Tiago Ameller]

Ánimo, Rubén, que esto no es más que la depre post-evento. Seguro que el año que viene os estáis estresando otra vez para conseguir este alto nivel que tiene el BCNDevFest. A estos que critican, me gustaría verlos metidos en semejante follón para organizar un evento que roza los 1000 inscritos.

[Adrià Bergé Aguilar]

Eso, que todo fue muy bueno y todo que el presupuesto era muy muy justo!! yo creo k valio la pena y espero que el año que viene tengamos mas! que con el tema pasta.... una entrada simbolica no creo que a nadie le importara asi teneis un poco mas de financiacion para lo que aga falta!

gracias por el esfuerzo

2013/10/15 Tiago Ameller <tiago....@gmail.com>

Ánimo, Rubén, que esto no es más que la depre post-evento. Seguro que el año que viene os estáis estresando otra vez para conseguir este alto nivel que tiene el BCNDevFest. A estos que critican, me gustaría verlos metidos en semejante follón para organizar un evento que roza los 1000 inscritos.

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[Jon L.]

ahora que se comenta se podría estudiar otras formas de financiación, a lo Play Store.

Venta de merchandassing (equivalente a compras in-devFest), entrada al evento (showroom y ambiente) gratis pero pagar para entrar a cada conferencia (en plan 0.20€, modelo freemium). O eso está fuera de la filosofía del DevFest? Pagar 20cents creo que no importaria tanto. Es tipica moneda que te cae de cambio del cafe de maquina jaja.

Brainstorming! Save the DevFest!

[Ferran Gállego]

Yo hasta votaría por hacer que la entrada, sin dejar de ser simbólica, ya sea algo más cuantiosa... ¿pongamos 5€? Algo pequeño pero que mejore el ratio de conversión de inscripciones en asistentes reales. Puede que si hay que pagar algo se inscriba menos gente, pero es más probable que los inscritos asistan realmente...

... es muy fácil apuntarse a algo que es gratis y no pierdes nada luego por no asistir.

Y oye, 5€ sigue siendo casi nada pero si multiplicas le da un empujoncillo considerable a la financiación del evento.

[Toni Navarro]

Apoyo la moción... una entrada de 5 o 10 euros está más que plenamente justificada. Y si os parece "feo", pues se reparten bocatas y latas de coca-cola a la hora de comer. A los asistentes les sale más barato que ir a comer a un bar, pueden ser un par de sandwiches de 1 euro... vamos, que quedan 7 euros de margen. Y 7*900 = 6300 eur.

¿Realmente alguno de los asistentes no habría ido por no pagar 10 euros?

2013/10/15 Jon L. <jon.le...@gmail.com>

[Toni Navarro]

Apoyo la moción... una entrada de 5 o 10 euros está más que plenamente justificada. Y si os parece "feo", pues se reparten bocatas y latas de coca-cola a la hora de comer. A los asistentes les sale más barato que ir a comer a un bar, pueden ser un par de sandwiches de 1 euro... vamos, que quedan 7 euros de margen. Y 7*900 = 6300 eur.

¿Realmente alguno de los asistentes no habría ido por no pagar 10 euros?

2013/10/15 Jon L. <jon.le...@gmail.com>

ahora que se comenta se podría estudiar otras formas de financiación, a lo Play Store.

[Fernando Cejas]

Chicos, son muy grandes! Gracias por todos los ánimos. La verdad que estas son el tipo de críticas constructivas que nos ayudan. :).

Nos vemos pronto y a ver si hacemos algunas cervezas multitudinarias ;).

Fernando

Fernando Cejas

GDG Barcelona Organizer

@fernando_cejas

fce...@gmail.com

http://www.android10.org/

http://nfcquickactions.com

2013/10/16 Toni Navarro <lordk...@gmail.com>

[m3n0R]

Por cierto Rubén, ya que mencionabas el tema monetario y las ayudas que habíais recibido...

http://economia.elpais.com/economia/2013/10/17/actualidad/1382042842_603429.html

Con el tema de la crisis, no hace falta saber que Google, al igual que otras empresas, utilizará la estratagema de "ai es que estamos en crisis" para no daros un duro. En fin... supongo que todos opinaremos lo mismo... ahora ya nos tienen en el bote, no? :)

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César Díez Sánchez 

2013/10/16 Fernando Cejas <fce...@gmail.com>

[Rubén Serrano]

César, lo de que Google está en crisis era cosa mía, ellos nunca se han justificado así. Permitidme que aclare esa parte, porque me parece que he dado a entender algo que no es así. 

Las explicaciones por las que el presupuesto se ha rebajado (no digo que las compre, solo que son las que realmente nos han dado ellos) son que hemos pasado de unos 70 DevFests en todo el mundo el año pasado, a 160 este año (más del doble), y sin embargo el presupuesto español "sólo" ha bajado de 16k a 10k. A nivel local, hemos pasado de 2 DevFests (Barcelona y Murcia) a 4 (Barcelona, Bilbao, Córdoba y Madrid). También el dinero no se ha repartido igual: el año pasado nos dieron prácticamente todo el presupuesto a Barcelona, y este año ha sido un café para todos.

Otro tema es la excusa de que el departamento del Advocate que nos querían pasar por Hangout, que es que no tenían presupuesto para hacerlo venir. Aquí es donde comentaba con ironía que Google estaba en crisis, pero lo que pasa realmente es que nos han dado esa excusa para no enviar a la persona (las razones reales las desconozco, pero según se dice, parece ser que no quieren enviar a nadie para no tener a los Advocates 1 mes danzando por todo el mundo de DevFest en DevFest, que también tienen familias, amigos, gatos y tal). Fijaos que cuando les respondemos que no hay problema por el dinero, que nosotros corremos con los gastos, entonces el problema muta misteriosamente a otro de agenda.

¿Qué Google gana más pasta y da menos? ¿Qué cada vez nos aprietan más las tuercas? Bueno, siempre podemos decir que no lo hacemos y punto. Este año no les podemos reprochar nada, porque cuando dijimos que lo hacíamos, ya sabíamos la pasta que nos iban a dar.

¿Qué juegan un poco con los sentimientos de la gente? Bueno, esto tiene su miga. A nivel español el DevRel tiene muy claro que no somos precisamente fanboys. A nivel global, lo que se respira no es lo mismo. Pero esto puede dar para otro tocho mail, y ya me toca empezar a trabajar :P

Si hay interés sobre estas cosas, y sobre la deriva que va a tomar el GDG (al menos desde la organización), podemos incluirlo en el próximo Colaworking (Birraworking sin alcohol, por cuestiones legales :P).

Saludos!

PD: Gracias por todas vuestras opiniones. Vamos tomando nota aunque no digamos nada.

[m3n0R]

Perfecto! Claro y alto! :D

Gracias a vosotros, un saludo!

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César Díez Sánchez 

2013/10/18 Rubén Serrano <ake...@gmail.com>

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