理事会会议纪要：2014年4月27日第八届热爱家园理事会第七次会议
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2014年4月27日第八届热爱家园理事会第七次会议
会议纪要
时间：2014年4月27日星期日 下午3：00-下午6：00
地点：热爱家园办公室会议室 上海市闸北区中山北路588弄第二幢630室
与会人员：
理事: 张衡、毛靖燕、王海、奚志浩（兼秘书长）、封曙厉
微公益： 宋慧、程诚、马琴（美丽新家园龙池本地志愿者）、郁弘芳
法律项目 ：唐国亮、俞金岳
环保项目： 江峰 、康晓兰
财务与行政： 周聪
监事： 陆璇
主持人：理事长 张衡
会议纪要：
一． 微公益项目推进事宜
- 美丽新家园龙池绣娘公平贸易项目暨支持震后农村妇女创业就业计划
负责人程诚. 这个微公益项目希望通过对龙池的妇女提供蜀绣培训，并协助建立公平贸易的渠道，以支持当地的可持续发展。具体项目计划见附件。在本次会议上，来自龙池的马琴女士向我们展示了若干从龙池带来的蜀绣作品，令与会者惊叹不已。龙池当地人在大地震后基本靠外出打工维持生计，帮助留守村民（主要是女性）从事蜀绣制作与加工很有意义。目前需要解决的困难是对更多的村民进行蜀绣技法培训，如何把绣品加工成成品，如何使得交易模式可持续，如何使得绣娘成为主要受益人。
理事会经讨论达成以下共识：
1) 家园支持该微公益项目
2) 采用公平贸易原则，回馈当地村民
3) 若在绣品交易中使用家园名义，需要家园理事会同意。
4) 为该项目提供启动资金预算2000元（含会员已定向募捐金额），报销流程需要符合家园的财务制度。
- 公益私董会
负责人郁弘芳。公益私董会借鉴商业私董会的形式，为公益机构的创业者提供一个交流和成长的平台，在有丰富经验的主持人的引导下，可能达到比一般沙龙性质聚会更有针对性的效果。鉴于商业私董会在国内刚刚兴起，弘芳提出的公益私董会理念立刻吸引住了大家的眼球。理事会同意提供1200元预算（含会员已定向募捐金额），该笔预算用于第一次公益私董会活动，具体方案见附件。
- 公益青年访谈
负责人 马晓璐。该项目准备访谈10位30岁以下的青年公益人，客观展现青年公益人的状况和环境。该项目已经成立小组并设立微信群，准备在5月开展第一期视频采访。会议决定提供为该微公益项目提供1000元的预算。
- 家园会员联谊项目
负责人 宋慧。本项目拟通过每季度至少开展一次活动，包含但不限于公开课、自然体验、沙龙、养身厨房、健身运动等形式，提升会员之间的凝聚力、参与度、归属感。该项目结合爱芬环保的净山活动已经开展过一期。与会者为该项目提出不少良好的建议，并一致通过为该项目提供500元预算。
二、家园现有项目事宜
- 法律项目
法律项目每月费用约500元，年开销6000元。目前经费能够支持到年底。理事会需要考虑法律项目的持续与发展。有关法律咨询进社区的事宜，需要法律志愿者和环保项目，太阳花项目沟通，探讨法律咨询进社区的渠道和方式。
三、家园机构与行政事宜
1.家园理事会，法人，登记证备案事宜
家园的社团法人登记证和组织机构代码证已经于2013年9月到期，更新事宜迟迟未能完成。现在需要解决的问题是房租协议期限需要到2015年底，登记相关文档的调整。理事会委托周聪尽快完成相关事宜，目标是在5月完成此项工作。
4月29日下午，理事会全体成员到闸北团委拜访了团书记俞林伟，团委对于家园的建议概要如下：
1) 不能接受境外的资金
2) 暂停开设开设分支机构，
3) 活动范围在上海市内
4) 关键业务岗位主要负责人应由青年担任。
5) 涉及法人变更，变更场所，大额资金引进等重大事宜提前报备
闸北区团委于4月29日对于家园下发了“关于加强热爱家园青年社区志愿者协会管理的若干意见”一文，以上为要点，需要详细了解的会员可以来邮件索取。
会议上，俞书记在沟通了解理事会成员的背景的基础上，也对于家园发展提出以下看法:
1) 清晰战略发展定位
2) 面向本地社区
3) 培育知名的品牌项目
4) 对于双方的合作持开放态度
同一天，理事会成员也拜访了闸北社团局，就目前证照登记事宜交流目前的问题，并达成共识需要尽快完成登记工作。
- 家园与爱芬的办公室合租事宜
家园理事会与爱芬环保负责人就办公场所的联合使用达成共识。原则如下：
分配原则
房租：家园 25%， 爱芬75%；
其他共同承担费用：家园40%，爱芬 60%，
合作期限期限2014年，2015年两年.
操作方式
家园与业主签署601室的租赁合同，爱芬与业主签署630室的租赁合同，家园和爱芬签署合作协议，落实以上分配原则。
- 家园的工资发放与报销流程问题
家园2014年4月的员工工资发放不及时，这暴露了家园财务运作和管理上的问题。本次会议上，理事会与秘书长和财务达成共识，以下时间节点需要确保：每月10日发工资，每月25日报销截止，31日发放报销。
- 家园财务报表问题
该次会议也讨论了月度报表出具不及时的问题，理事会明确，每月15日前出具上个月的财报，若有账务调整方面的需要，财务应提前报理事会批准调整方案。
- 家园邮件组
目前家园邮件组存在不全面和不准确的问题，理事会委托毛靖燕负责整理家园邮件组，计划6月完成。
上海市闸北区热爱家园青年社区志愿者协会 第八届理事会
2014年5月17日