GARR Workplace

[Giuseppe Attardi]

Stiamo pensando di offrire un servizio di supporto al lavoro collaborativo ai nostri utenti, denominato GARR Workplace.

Si tratta di una soluzione basata su software OnlyOffice, che offre le seguenti funzioni: 

1. Documents
2. Projects
3. People
4. Mail
5. CRM
6. Community
7. Talk
8. Calendar

Documents consente di editare in modalità collaborativa via web in contemporanea documenti direttamente in formato Office Open XML, compatibile con gli applicativi Microsoft.

Le funzionalità di editing sono abbastanza complete:

• si possono utilizzare e creare stili (che Google Docs per esempio non supporta: per un confronto vedere questa presentazione: https://www.onlyoffice.com/best-google-docs-alternative.aspx)
• sono supportate tabelle, disegni, equazioni, footnote e tabella dei contenuti
• ci sono ampi controlli di formattazione di paragrafi, font, liste (anche se a volte bisogna scoprire dove di trovano): spesso vanno evidenziate con un bottone sul bordo destro
• si possono inserire commenti e chattare con gli utenti mentre si edita 
• si tiene traccia dei cambiamenti

I documenti sono mantenuti nel formato originale Office Open XML, senza essere trasformati in un proprio formato, facilatando notevolmente lo scambio.

I documenti possono essere condivisi con altri, anche esterni, mandando un link che si ottiene dal bottone Share a fianco del file e abilitando il pulsante External link access.

Intere cartelle possono essere condivise con altri e appaiono nel pannello a sinistra sotto Shared Documents.

Si può collegare il servizio ad altri servizi di storage (Google Drive, OneDrive, GarrBox, ecc.) usando i bottoni nel pannello a sinistra in basso.
In questo modo si crea una dashboard unificata con cui gestire tutti i propri file, ovunque si trovino.
Per i documenti nativi, lo storage dei documenti è sul server cloud del GARR, ridondato e backuppato.

I documenti mantengono la storia delle revisioni e si può assegnare un numero di versione a quelle considerate stabili. 

Projects serve per gestire attività di progetti, task, discussioni, scadenze e GANTT, oltre che per organizzare documenti relativi al progetto a cui appartengono.

People consente di amministrare utenti e gruppi assegnando loro permessi.
Talk consente di dialogare in tempo reale con altri utenti dell’ambiente.
Community consente di pubblicare blog e gestire eventi.

Dal Control panel si può configurare l’interfaccia per usare l’italiano.

Video illustrativi delle varie funzioni li trovate nel pannello a sinistra, sotto Video Guides. 

Se volete provare la suite, fate richiesta collegandovi a:

    https://test.workplace.garr.it 

Il software è Open Source, ma stiamo negoziando delle licenze di supporto con la ditta sviluppatrice.

L'idea sarebbe di creare un'instanza del servizio per ciascun ente sul cloud GARR, di cui noi cureremmo l'installazione, gli aggiornamenti e il backup.

Il servizio risponderebbe all' indirizzo ENTE.workplace.garr.it.

Ciascun ente potrà gestirsi in proprio la sua installazione, amministrando utenti e gruppi, eventualmente collegnadolo al proprio servizio LDAP.

Chiederei a tutti opinioni in generale e in privato l'interesse del suo ente ad adottarlo, la quantità di utenti possibili e la quantità di spazio disco necessaira, per poter fare una stima delle licenze e delle risorse necessarie.